Der E-Mail-Filter besteht aus zwei Teilen: den Junk-E-Mail-Filterlisten und der neuesten von Microsoft Research entwickelten Technologie, mit der basierend auf verschiedenen Faktoren (u. a. Uhrzeit des Versands und Inhalt der Nachricht) beurteilt wird, welche Nachrichten als Junk-E-Mail zu betrachten sind. Der Filter sortiert keine bestimmten Absender oder E-Mail-Nachrichtentypen aus. Er basiert auf dem Inhalt der Nachricht allgemein und ermittelt anhand einer erweiterten Analyse der Nachrichtenstruktur die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um eine Junk-E-Mail handelt.

Es gibt fünf Junk-E-Mail-Filterlisten: die Liste sicherer Absender (Liste sicherer Absender: Eine Liste mit Domänennamen und E-Mail-Adressen, von denen Sie Nachrichten empfangen möchten. E-Mail-Adressen in "Kontakte" und im globalen Adressbuch sind in dieser Liste standardmäßig enthalten.), die Liste sicherer Empfänger (Liste sicherer Empfänger: Eine Liste mit Adressenlisten oder anderen Abonnementdomänennamen und E-Mail-Adressen, denen Sie angehören und von denen Sie Nachrichten empfangen möchten. Nachrichten, die an diese Adressen gesendet werden, werden nicht als Junk-E-Mail behandelt.), die Liste blockierter Absender (Liste der blockierten Absender: Eine Liste mit Domänennamen und E-Mail-Adressen, die blockiert werden sollen. In dieser Liste enthaltene E-Mail-Adressen und Domänennamen werden immer wie Junk-E-Mail oder Spam behandelt.) und zwei internationale Listen: die Liste blockierter Codierungen (Liste blockierter Codierungen: Eine Liste, mit der eine Sprachcodierung oder ein Zeichensatz zum Herausfiltern von unerwünschten internationalen E-Mail-Nachrichten blockiert werden kann, die in einer von Ihnen nicht verstandenen Sprache angezeigt werden.) und die Liste blockierter Domänen oberster Ebene (Liste blockierter Domänen der obersten Ebene: Eine Liste, mit der Domänennamen der obersten Ebene blockiert werden können. Mit der Blockierung der Länder-/Regionendomänen der obersten Ebene können Sie unerwünschte E-Mail-Nachrichten aus bestimmten Ländern oder Regionen herausfiltern.).

Liste sicherer Absender   Wenn vom Filter eine E-Mail-Nachricht fälschlicherweise als Junk-E-Mail-Nachricht gekennzeichnet wird, können Sie den Absender dieser Nachricht der Liste Sichere Absender hinzufügen. E-Mail-Adressen und Domänennamen in der Liste Sichere Absender werden nie als Junk-E-Mail behandelt, und zwar unabhängig vom Inhalt der Nachricht.

• E-Mail-Adressen im Ordner Kontakte sind standardmäßig in dieser Liste enthalten. Deshalb werden Nachrichten von Personen im Ordner Kontakte nie als Junk-E-Mail-Nachricht behandelt.
• E-Mail-Adressen von Personen, die nicht im Ordner Kontakte enthalten sind, mit denen Sie jedoch regelmäßig korrespondieren, sind in dieser Liste standardmäßig enthalten, wenn das Kontrollkästchen Personen mit persönlichem E-Mail-Kontakt automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen aktiviert ist.

  Anmerkungen

  • Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird standardmäßig nur dann gespeichert, wenn Sie die Nachricht wie gewohnt in Outlook erstellen und absenden und die Nachricht nicht automatisch durch ein Programm generiert wird.
  • Persönliche Verteilerlisten werden durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens nicht hinzugefügt.
  • Wenn Sie unabsichtlich auf eine unerwünschte E-Mail-Nachricht (Spam) antworten und dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird die Adresse desjenigen, der die Junk-E-Mail gesendet hat, zur Liste Sichere Absender hinzugefügt. Wenn Sie in Ihrem Posteingang nachfolgende Junk-E-Mail-Nachrichten bemerken, müssen Sie sie die Absenderadresse der Liste Blockierte Absender hinzufügen und den entsprechenden Eintrag aus der Liste Sichere Absender entfernen.
  • Wenn eine Adresse sowohl in der Liste Blockierte Absender als auch in der Liste Sichere Absender enthalten ist, hat die Liste Sichere Absender Vorrang, und die Adresse wird nicht als Junk-E-Mail angesehen.
• Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-E-Mail-Konto verwenden, werden die Namen und E-Mail-Adressen in der globalen Adressliste (Globale Adressliste: Das Adressbuch mit allen E-Mail-Adressen von Benutzern, Gruppen und Verteilerlisten einer Organisation. Der Administrator erstellt und verwaltet dieses Adressbuch. Die globale Adressliste kann auch E-Mail-Adressen aus Öffentlichen Ordnern enthalten.) automatisch als sicher angesehen.
• Sie können Outlook auch so konfigurieren, dass Nachrichten nur von Personen in Ihrer Liste Sichere Absender angenommen werden. Damit erhalten Sie die vollständige Kontrolle darüber, welche Nachrichten in den Posteingang geliefert werden.

Liste sicherer Empfänger   Wenn Sie zu Adressen- oder Verteilerlisten gehören, können Sie diese Namen zur Liste Sichere Empfänger hinzufügen, damit Nachrichten, die Sie an diese E-Mail-Adressen oder Domänennamen senden, unabhängig von ihrem Inhalt nie als Junk-E-Mail behandelt werden.

Liste der blockierten Absender   Sie können Nachrichten von einem bestimmten Absender leicht blockieren, indem Sie die E-Mail-Adresse oder den Domänennamen dieser Liste hinzufügen. Nachrichten von Personen oder Domänennamen in dieser Liste werden immer als Junk-E-Mail behandelt, unabhängig vom Inhalt der Nachricht. Wenn Sie den Namen eines Absenders oder eine E-Mail-Adresse zur Liste der blockierten Absender hinzufügen, verschiebt Outlook alle Nachrichten aus dieser Quelle in den Ordner Junk-E-Mail.

• Wenn das automatische Downloaden von Bildern ausgeschaltet ist, werden Nachrichten von oder an E-Mail-Adressen oder Domänennamen in den Listen Sichere Absender und Sichere Empfänger wie Ausnahmen behandelt, und ansonsten blockierte Inhalte werden gedownloadet.
• Wenn Sie bereits über Listen mit sicheren oder blockierten Namen und Adressen verfügen, können Sie diese Informationen in Outlook 2003 importieren.
• E-Mail-Adressen werden auf exakte Übereinstimmung überprüft, und einzelne Adresseneinträge haben Vorrang vor Domänennameneinträgen. Um eine gesamte Domäne zu blockieren und trotzdem Nachrichten von bestimmten sicheren Adressen anzuzeigen, fügen Sie diese Adressen der Liste Sichere Absender hinzu. Fügen Sie jemand@example.com beispielsweise zur Liste Sichere Absender und @example.com zur Liste Blockierte Absender hinzu. Damit werden alle E-Mail-Nachrichten blockiert, die auf @example.com in der E-Mail-Adresse enden. Nicht blockiert wird dagegen jemand@example.com.

Internationale Liste   Zum Blockieren unerwünschter E-Mail-Nachrichten, die aus dem Ausland oder einer anderen Region stammen oder in einer Fremdsprache angezeigt werden, stehen zwei Listen zur Verfügung.

• Liste blockierter Domäne oberster Ebene   Diese Liste ermöglicht es Ihnen, E-Mailadressen zu blockieren, die die Endung einer bestimmten Domäne oberster Ebene aufweisen. Durch das Aktivieren der Kontrollkästchen CA [Kanada], US [Vereinigte Staaten] und MX [Mexiko] in der Liste werden beispielsweise Nachrichten mit E-Mail-Adressen mit den Endungen : .ca, .us und .mx blockiert. In der Liste sind zusätzliche Ländercodes aufgeführt. Diese unterstützen Sie dabei, unerwünschte E-Mail-Nachrichten zu entfernen, die Sie aus bestimmten Ländern oder Regionen empfangen.
• Liste blockierter Codierungen   Diese Liste ermöglicht Ihnen das Blockieren aller E-Mail-Adressen, die in einer bestimmten Sprachcodierung (Codierung: Eine Methode der Darstellung von Zeichen in HTML- oder Nur-Text-E-Mails, beispielsweise US-ASCII, Unicode (UTF-8) und Western European (ISO). Outlook wählt automatisch die optimale Codierung für ausgehende E-Mail-Nachrichten aus.) formatiert sind (auch als Zeichensatz bezeichnet). Heutzutage wird die große Mehrheit von Junk-E-Mail-Nachrichten in US-ASCII-Codierung gesendet. Andere E-Mail-Nachrichten werden in verschiedenen anderen internationalen Codierungen versendet. Mit der Liste blockierter Codierungen haben Sie die Möglichkeit, unerwünschte internationale E-Mail-Nachrichten auszufiltern, die in einer für Sie unbekannten Sprache angezeigt werden.

   Hinweise 

  • Unicode (Unicode: Ein vom Unicode-Konsortium entwickelter Standard für die Zeichencodierung. Durch die Verwendung von mehr als einem Byte für die Darstellung eines Zeichens ermöglicht Unicode die Darstellung fast aller geschriebener Sprachen der Welt mithilfe eines einzelnen Zeichensatzes.)-Codierungen sind nicht in der Liste blockierter Codierungen enthalten.
  • Nachrichten mit unbekannten oder unspezifischen Codierungen werden durch den normalen Junk-E-Mail-Filter gefiltert.

Der Junk-E-Mail-Filter kann mit den folgenden E-Mail-Kontotypen verwendet werden:

• Microsoft Exchange Server-E-Mail-Konten im Exchange-Cache-Modus
• Exchange Server-Konten, die Elemente an eine Persönliche Ordner-Datei (PST) (Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie Elemente verwalten und sichern.) übermitteln
• HTTP (HTTP (Hypertext Transfer Protocol): Protokoll, das beim Zugriff auf Webseiten über das Internet verwendet wird. Outlook verwendet HTTP als E-Mail-Protokoll.)-Konten (MSN Hotmail)
• POP3 (POP3: Ein häufig verwendetes Protokoll, mit dem E-Mail-Nachrichten von einem Internet-E-Mail-Server abgerufen werden.)-Konten
• IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): Im Gegensatz zu Internet-E-Mail-Protokollen, wie beispielsweise POP3, erstellt IMAP Ordner auf einem Server und speichert und organisiert darin Nachrichten, die durch andere Computer abgerufen werden können. Sie können nur Nachrichtenkopfzeilen lesen und dann auswählen, welche Nachrichten heruntergeladen werden sollen.)-Konten
• Microsoft Office Outlook Connector für IBM Lotus Domino
• Outlook Connector für MSN

Alle E-Mail-Konten im gleichen Outlook-Benutzerprofil (Outlook-E-Mail-Profil: In einem Profil speichert Outlook E-Mail-Konten und Einstellungen, durch die das Programm weiß, wo Ihre E-Mail-Nachrichten gespeichert werden.) verwenden die gleichen Junk-E-Mail-Filtereinstellungen und -listen. Wenn Sie sowohl ein Exchange Server-E-Mail-Konto als auch ein Hotmail-Konto verwenden, ist für jedes E-Mail-Konto ein eigener Junk-E-Mail-Ordner vorhanden. Wenn Sie allerdings sowohl über ein Exchange Server-E-Mail-Konto als auch über ein POP3-Konto verfügen, verwenden beide E-Mail-Konten den gleichen Junk-E-Mail-Ordner.

Wenn Sie das Profil wechseln, sollten Sie eine Kopie Ihrer Junk-E-Mail-Listen exportieren, bevor Sie die Änderungen vornehmen, und anschließend die Informationen in Outlook 2003 importieren, um Ihre Junk-E-Mail-Filterlisten nicht neu erstellen zu müssen.

• Vergrößern des Schutzes nach Bedarf   Um mithilfe des Junk-E-Mail-Filters und erweiterten Datenschutzfeatures den größtmöglichsten Schutz sicherzustellen, legen Sie die Schutzebene des Junk-E-Mail-Filters auf Hoch oder Nur sichere Absender und Empfänger fest.
• Halten Sie Ihren Junk-E-Mail-Filter auf dem neuesten Stand   Updates finden Sie unter Downloads auf Office Online. Klicken Sie unter Office Update auf Suchen nach Updates.
• Blockieren Sie Bilder in HTML-Nachrichten, die Junk-E-Mail-Absender als Webbeacons verwenden   Ein Webbeacon kann ein mit einem externen Webserver verknüpftes Grafikbild sein, das in eine als HTML-formatierte Nachricht platziert wird. Der Webbeacon kann zum Überprüfen der Gültigkeit Ihrer E-Mail-Adresse verwendet werden, wenn die Nachricht geöffnet und die darin enthaltenen Bilder gedownloadet werden. Standardmäßig ist Outlook auf das automatische Blockieren von Bilddownloads festgelegt. Um die Einstellungen zum automatischen Download zu überprüfen, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Sicherheit, und klicken Sie dann auf Einstellungen für den automatischen Download ändern. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Bilder oder anderen externen Inhalt in HTML-Nachrichten nicht automatisch downloaden aktiviert ist.
• Deaktivieren Sie die automatische Verarbeitung von Besprechungsanfragen und von Lese- und Übermittlungsbestätigungen   Absender von Junk-E-Mail-Nachrichten greifen gelegentlich auf das Versenden von Besprechungsanfragen und Nachrichten mit Lese- und Übermittlungsbestätigungen zurück. Das Antworten auf Besprechungsanfragen und Lese- und Übermittlungsbestätigungen macht Sie automatisch für Webbeacons angreifbar.
• Stellen Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht überall zur Verfügung   Seien Sie beim Bereitstellen Ihrer E-Mail-Adresse auf öffentlichen Websites zurückhaltend, und entfernen Sie Ihre E-Mail-Adresse von Ihrer persönlichen Website. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse aufführen oder eine Verknüpfung mit ihr erstellen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie Junk-E-Mail-Nachrichten erhalten.
• Tarnen Sie Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie sie in einer Newsgroup, in einem Chatroom, auf einem Bulletinboard oder in anderen öffentlichen Speicherorten bereitstellen   Sie können beispielsweise Ihre E-Mail-Adresse jemand@example.c0m mit einer Null anstelle des Buchstabens "o" verwenden. Dadurch bleibt Ihre Adresse für eine Person verständlich, ist aber für die von Junk-E-Mail-Absendern verwendeten automatisierten Programme nicht zu interpretieren.
• Verwenden Sie unterschiedliche E-Mail-Adressen für verschiedene Zwecke   Sie können beispielsweise eine Adresse für die persönliche Korrespondenz mit Freunden, Familie oder Kollegen einrichten, und eine andere Adresse für offizielle Aktivitäten, wie z. B. Informationsanfragen, Einkaufen oder das Abonnieren von Zeitungen, Diskussionslisten und Newsgroups verwenden.
• Überprüfen Sie die Datenschutzrichtlinien von Websites   Wenn Sie sich für Onlinebanking, -einkauf und -newsletter registrieren, überprüfen Sie genau die Datenschutzrichtlinien, bevor Sie Ihre E-Mail-Adresse oder andere persönliche Informationen zur Verfügung stellen. Suchen Sie nach einem Hyperlink oder einem Abschnitt (normalerweise unten auf der Homepage einer Website) mit dem Titel „Datenschutzbestimmungen“, „Datenschutzrichtlinien“, „Bedingungen und Bestimmungen“ oder „Nutzungsbedingungen“. Wenn die Website keine Auskunft darüber gibt, wie Ihre persönlichen Informationen verwendet werden, überdenken Sie die Nutzung dieses Dienstes auf dieser Website.
• Achten Sie auf bereits aktivierte Kontrollkästchen   Wenn Sie online einkaufen, fügen Unternehmen manchmal (bereits aktivierte!) Kontrollkästchen hinzu, mit denen Sie sich damit einverstanden erklären, dass Ihre E-Mail-Adresse an andere Unternehmen („Dritte“) verkauft oder weitergegeben wird. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, sodass Ihre E-Mail-Adresse nicht weitergehend verwendet wird.
• Antworten Sie nicht auf Junk-E-Mail-Nachrichten   Antworten Sie niemals – auch nicht, um ein Abonnement zu kündigen –, solange Sie den Absender nicht kennen und ihm vertauen. Das Beantworten von Junk-E-Mail bestätigt nur, dass Ihre E-Mail-Adresse gültig ist.
• Wenn ein Unternehmen E-Mail-Nachrichten verwendet, um nach persönlichen Informationen zu fragen, antworten Sie nicht per E-Mail-Nachricht   Seriöse Unternehmen fragen keine persönlichen Informationen in E-Mail-Nachrichten ab. Seien Sie misstrauisch, wenn dies versucht wird. Es könnte sich um eine getarnte E-Mail-Nachricht handelt, die sich als seriöse Nachricht ausgibt. Diese Taktik wird als „Phishing“ bezeichnet, weil mithilfe der Junk-E-Mail nach Informationen, wie z. B. Kontonummer oder Kennwort „gefischt“ (Phishing) wird, die zum Zugriff auf Ihre Finanzkonten und deren Manipulation benötigt werden. Wenn die Junk-E-Mail von einem Unternehmen stammt, mit dem Sie in geschäftlichem Kontakt stehen (z. B. Ihre Kreditkartenfirma), rufen Sie das Unternehmen an, verwenden Sie dabei aber nicht die in der E-Mail angegebene Telefonnummer. Verwenden Sie eine Nummer, die Sie selbst recherchiert haben, entweder durch ein Telefonverzeichnis, eine Bankauskunft, eine Rechnung oder andere Quellen. Wenn es sich um eine berechtigte Anfrage handelt, sollte Sie die Telefonzentrale des Unternehmens an die richtige Stelle vermitteln können.
• Spenden Sie keiner Wohltätigkeitsorganisation aufgrund einer E-Mail-Anfrage   Leider versuchen einige Junk-E-Mail-Absender, Ihren guten Willen auszunutzen. Wenn Sie eine Anfrage von einer Wohltätigkeitsorganisation erhalten, behandeln Sie diese wie eine Junk-E-Mail-Nachricht. Wenn es sich um eine Wohltätigkeitsorganisation handelt, die Sie unterstützen möchten, ist es sicherer, die Nummer mithilfe anderer Quellen herauszufinden und sie dann wegen einer Spende anzurufen.
• Leiten Sie keine Ketten-E-Mail-Nachrichten weiter   Abgesehen davon, dass es zu einer Erhöhung des Datenverkehrs kommt, kann das Weiterleiten einer Ketten-E-Mail einen bösen Scherz (Hoax) fördern, und Sie verlieren gleichzeitig die Kontrolle darüber, wer Ihre E-Mail-Adresse kennt.