In einer Tabelle werden Elemente in einem Raster aus Zeilen und Spalten angezeigt. Jede Zeile enthält ein Element. Die Details zu den Elementen werden in den Spalten angezeigt. Sie steuern die angezeigte Detailebene, indem Sie Spalten hinzufügen oder löschen oder Elemente nach bestimmten Kriterien filtern, sortieren oder gruppieren, oder indem Sie die Anordnung (Anordnung: Eine vordefinierte Kombination aus gruppierten und sortierten Nachrichten in der Tabellenansicht.) ändern. (Anordnung: Eine vordefinierte Kombination aus gruppierten und sortierten Nachrichten in der Tabellenansicht.)

In der Tabellenansicht können Nachrichten entweder im Einzeilen- oder Mehrzeilenlayout angezeigt werden. Sie können auch mithilfe von Outlook basierend auf der Breite der Nachrichtenliste automatisch ermitteln, welches Layout verwendet wird.

Im Mehrzeilenlayout werden normalerweise vier Felder angezeigt (Von, Betreff, Datum und Symbol). Wenn die Nachrichtenliste im Mehrzeilenlayout nicht breit genug ist, um alle Spaltenüberschriften (Spaltenüberschriften: Die horizontalen Leisten oben in den Tabellenspalten. In einer Spaltenüberschriftzeile sind mehrere Spaltenüberschriften vorhanden.) für ein Element (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) anzuzeigen, positionieren Sie den Cursor über dem Element. Eine QuickInfo (QuickInfos: Anmerkungen, die auf dem Bildschirm angezeigt werden. Hierbei kann es sich um Informationen zu Symbolleisten-Schaltflächen, Überarbeitungen und Kommentare sowie um Fußnoten und Endnoten handeln. QuickInfos zeigen außerdem den Text an, der in einem Dokument angezeigt wird, wenn Sie ein Datum oder einen AutoText-Eintrag einfügen.) zeigt dann alle fehlenden Informationen an. Außerdem können Sie festlegen, dass zusätzliche Felder in weiteren Zeilen angezeigt werden, wenn Sie den Cursor über einem Element positionieren.

Eine Tabellenansicht eignet sich besonders gut zum Anzeigen von Nachrichten, Aufgaben (Aufgabe: Eine persönliche oder geschäftliche Aufgabe, die Sie bis zur Erledigung nachverfolgen möchten.) und Details zu einem beliebigen Element.

In einer Zeitskalaansicht werden Elemente als Symbole angezeigt, die in chronologischer Reihenfolge von links nach rechts auf einer Zeitskala angeordnet sind.

Eine Zeitskalaansicht eignet sich besonders gut zum Anzeigen von Journaleinträgen (Journaleintrag: Ein Element im Ordner "Journal", das als Verknüpfung mit einer aufgezeichneten Aktivität dient. Journaleinträge unterscheiden sich von anderen Elementen durch die Uhr, die in der unteren linken Ecke des Symbols angezeigt wird.) und allen Elementen, die Sie in Bezug auf die Zeit darstellen möchten.

In einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht werden die Elemente in einem Kalender angeordnet, ähnlich wie in einem Terminplaner im Papierformat. Sie können Elemente in Zeitblöcken für Tage, Wochen oder einen Monat anzeigen.

Eine Tages-/Wochen-/Monatsansicht eignet sich besonders zum Anzeigen von Terminen, Besprechungen und Ereignissen.

In einer Kartenansicht werden die Elemente als einzelne Karten ähnlich wie Adresskarteikarten angezeigt. Um die Detailebene zu steuern, können Sie Felder in einem Element hinzufügen oder entfernen oder Elemente nach den von Ihnen angegebenen Kriterien filtern. Klicken Sie auf die Buchstaben rechts von den Karten, um rasch zwischen den Karten unter unterschiedlichen Buchstaben zu wechseln.

Eine Kartenansicht eignet sich besonders zum Anzeigen von Kontakten und Elementen, die Sie schnell finden möchten, in alphabetischer Reihenfolge.

In einer Symbolansicht werden Elemente durch einzelne Symbole dargestellt, die auf einem unsichtbaren Raster angeordnet sind.

Eine Symbolansicht eignet sich besonders gut zum Anzeigen von Notizen und Elementen als große Symbole, kleine Symbole oder als Liste von Symbolen. (Wenn Sie Einzelheiten zu den Symbolen benötigen, verwenden Sie eine Tabellenansicht.)

Eine Anordnung ist eine vordefinierte Kombination aus Gruppierung und Sortierung. Es gibt 13 vordefinierte Standardanordnungen (Anlagen, Kategorien, Unterhaltung, Datum, E-Mail-Konto, Kennzeichnung, Ordner, Von, Wichtigkeit, Größe, Betreff, An und Typ). Diese stehen nur im Tabellenansichtstyp (Ansichtstyp: Die grundlegende Struktur einer Ansicht. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, müssen Sie einen von fünf Ansichtstypen auswählen (Tabellenansicht, Zeitskalaansicht, Tages-/Wochen-/Monatsansicht, Kartenansicht oder Symbolansicht), um festzulegen, wie die Informationen in der neuen Ansicht angeordnet und formatiert werden sollen.) zur Verfügung. Die Gruppen sind standardmäßig vollständig eingeblendet, mit Ausnahme der Anordnung Unterhaltung, die standardmäßig ausgeblendet ist. Sie können keine Anordnung erstellen, aber Sie können eine benutzerdefinierte Ansicht mit einer angepassten Gruppierung und Sortierung erstellen. Weitere Informationen zu den einzelnen Anordnungen finden Sie in der Outlook-Hilfe.

Anordnungen können leicht angezeigt oder auf einen Ordner angewendet werden. Klicken Sie dazu auf Anordnen nach im Menü Ansicht.

Sortieren ist eine Möglichkeit, Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge anzuordnen. Sie können Elemente in jeder beliebigen Ansicht (Ansicht: Ansichten ermöglichen mithilfe verschiedener Anordnungen und Formatierungen unterschiedliche Darstellungsweisen von Informationen in einem Ordner. Für alle Ordner gibt es Standardansichten. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen.) auf der Basis von einem oder mehreren Feldern (Feld: Ein Element in einer Tabelle, das spezielle Informationen enthält (z.B. den Nachnamen). Ein Feld mit dem Namen "Anrede" könnte beispielsweise den Text "Herr" oder "Frau" enthalten. In Datenbanken in Programmen wie Microsoft SQL Server werden Felder als Spalten bezeichnet.) sortieren, wobei die zeitbasierten Ansichten, wie beispielsweise die Tages-/Wochen-/Monatsansicht und die Zeitskala (Zeitskala: Ein Ansichtstyp, bei dem Elemente von links nach rechts auf einer Zeitskala angezeigt werden. Verwenden Sie diese Ansicht, um Elemente in Bezug auf die Zeit anzuzeigen. Die Zeitskala ist die Standardansicht für das Journal.), eine Ausnahme darstellen. Sie können auch Aufgaben (Aufgabe: Eine persönliche oder geschäftliche Aufgabe, die Sie bis zur Erledigung nachverfolgen möchten.) nach Fälligkeitsdatum sortieren, um die Reihenfolge anzuzeigen, in der Sie die Aufgaben bearbeiten sollten. Sie können eine Liste mit E-Mail-Nachrichten erst alphabetisch nach Absender und anschließend nach Betreff sortieren. (Die Abkürzungen "AW" und "WG" im Feld Betreff werden ignoriert, wenn Sie Nachrichten alphabetisch nach Betreff sortieren.)

Wenn Sie eine Anordnung auf einen Tabellenansichtstyp (Ansichtstyp: Die grundlegende Struktur einer Ansicht. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, müssen Sie einen von fünf Ansichtstypen auswählen (Tabellenansicht, Zeitskalaansicht, Tages-/Wochen-/Monatsansicht, Kartenansicht oder Symbolansicht), um festzulegen, wie die Informationen in der neuen Ansicht angeordnet und formatiert werden sollen.) angewendet haben, können Sie außerdem eine benutzerdefinierte Sortierung vornehmen. Wenn Sie Ihre Nachrichtenliste im Einzeilenlayout anzeigen und auf eine Spaltenüberschrift (Spaltenüberschriften: Die horizontalen Leisten oben in den Tabellenspalten. In einer Spaltenüberschriftzeile sind mehrere Spaltenüberschriften vorhanden.) klicken, wird die Sortierreihenfolge entsprechend geändert. In der Mehrzeilenansicht wenden Sie durch Klicken auf die Spaltenüberschrift eine Anordnung an.

Eine Gruppe ist eine Sammlung von Elementen (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) mit einem gemeinsamen Merkmal, beispielsweise E-Mail-Nachrichten vom gleichen Absender oder Aufgaben (Aufgabe: Eine persönliche oder geschäftliche Aufgabe, die Sie bis zur Erledigung nachverfolgen möchten.) mit dem gleichen Fälligkeitsdatum. Elemente werden gruppiert, um verwandte Elemente zusammen anzuzeigen. Sie können die Gruppenüberschriften erweitern oder reduzieren, um die zugehörigen Elemente anzuzeigen oder auszublenden.

 Schaltflächen Erweitern/Reduzieren für Gruppenüberschriften

Wenn Sie eine Anordnung (Anordnung: Eine vordefinierte Kombination aus gruppierten und sortierten Nachrichten in der Tabellenansicht.) auf einen Tabellenansichtstyp (Ansichtstyp: Die grundlegende Struktur einer Ansicht. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, müssen Sie einen von fünf Ansichtstypen auswählen (Tabellenansicht, Zeitskalaansicht, Tages-/Wochen-/Monatsansicht, Kartenansicht oder Symbolansicht), um festzulegen, wie die Informationen in der neuen Ansicht angeordnet und formatiert werden sollen.) angewendet haben, können Sie außerdem eine benutzerdefinierte Gruppierung vornehmen, indem Sie In Gruppen anzeigen im Menü Ansicht (Untermenü Anordnen nach) deaktivieren, und dann die gewünschte Gruppierung erstellen.

Sie können nur Elemente gruppieren, die sich in einer Ansicht (Ansicht: Ansichten ermöglichen mithilfe verschiedener Anordnungen und Formatierungen unterschiedliche Darstellungsweisen von Informationen in einem Ordner. Für alle Ordner gibt es Standardansichten. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen.) vom Ansichtstyp (Ansichtstyp: Die grundlegende Struktur einer Ansicht. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, müssen Sie einen von fünf Ansichtstypen auswählen (Tabellenansicht, Zeitskalaansicht, Tages-/Wochen-/Monatsansicht, Kartenansicht oder Symbolansicht), um festzulegen, wie die Informationen in der neuen Ansicht angeordnet und formatiert werden sollen.) Tabelle (Tabelle: Ein Ansichtstyp, bei dem eine Liste von Elementen (Zeilen) und deren Attribute (Spalten) angezeigt werden. Verwenden Sie diese Ansicht, um Elementdetails anzuzeigen. Eine Tabelle ist die Standardansicht für den Posteingang und für Aufgaben.) oder Zeitskala (Zeitskala: Ein Ansichtstyp, bei dem Elemente von links nach rechts auf einer Zeitskala angezeigt werden. Verwenden Sie diese Ansicht, um Elemente in Bezug auf die Zeit anzuzeigen. Die Zeitskala ist die Standardansicht für das Journal.) befinden. Werden Elemente nach einem Feld (Feld: Ein Element in einer Tabelle, das spezielle Informationen enthält (z.B. den Nachnamen). Ein Feld mit dem Namen "Anrede" könnte beispielsweise den Text "Herr" oder "Frau" enthalten. In Datenbanken in Programmen wie Microsoft SQL Server werden Felder als Spalten bezeichnet.) gruppiert, das mehr als einen Eintrag enthalten kann, wie beispielsweise ein Feld vom Typ Kategorien, werden diese Elemente eventuell mehrmals in einer Tabelle oder Zeitskala angezeigt. Wenn Sie beispielsweise nach dem Feld Kategorien gruppieren, und das Element zu zwei Kategorien gehört, beispielsweise "Geschäftlich" sowie "Ideen", wird das Element sowohl unter der Gruppenüberschrift "Geschäftlich" als auch unter der Gruppenüberschrift "Ideen" aufgelistet. Obwohl das Element mehrmals angezeigt wird, ist es nur als ein einziges Element vorhanden. Alle Änderungen, die Sie an einer Instanz des Elements vornehmen, werden für alle Instanzen des Elements gespeichert.

Ein Ansichtsfilter bietet eine einfache Möglichkeit, nur die Elemente oder Dateien anzuzeigen, die den von Ihnen angegebenen Bedingungen entsprechen. So können Sie beispielsweise alle Elemente, die im Feld Von den Namen "Anna Völler" enthalten, so filtern, dass nur die Elemente von Anna Völler angezeigt werden. Alle übrigen Elemente befinden sich nach wie vor im Ordner und können durch Entfernen des Ansichtsfilters wieder angezeigt werden.

Wird ein Ansichtsfilter auf einen ausgewählten Ordner angewendet, wird in der Statusleiste (Statusleiste: Eine horizontale Leiste am unteren Bildschirmrand, die Informationen zum aktuellen Status des Programms enthält, z.B. zum Status der Elemente im Fenster, zum Fortschritt der aktuell ausgeführten Aufgabe oder Informationen zum ausgewählten Element.) unten links auf dem Bildschirm Filter angewandt angezeigt. Wird Mehrere Filter angewendet angezeigt, bedeutet dies, dass sowohl der Synchronisierungsfilter als auch ein Ansichtsfilter angewendet wurden. Mit einem Synchronisierungsfilter können Sie die Elemente auswählen, die gedownloadet oder in den Offlineordnerdateien (OST) (Offlineordnerdatei: Die Datei auf der Festplatte des Computers, die Offlineordner enthält. Die Offlineordnerdatei besitzt die Erweiterung OST. Sie können diese Datei beim Installieren von Outlook automatisch erstellen, oder Sie erstellen sie, wenn Sie einen Ordner zum ersten Mal offline verfügbar machen.) gespeichert werden.