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Aus jedem Ordner können Sie einzelne Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) oder eine Ansicht (Ansicht: Ansichten ermöglichen mithilfe verschiedener Anordnungen und Formatierungen unterschiedliche Darstellungsweisen von Informationen in einem Ordner. Für alle Ordner gibt es Standardansichten. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen.) aller Elemente in dem Ordner drucken. Beispielsweise können Sie im Kalender den Inhalt eines Termins drucken, oder Sie können die Ansicht aller Elemente im Ordner Kalender drucken.

Jeder Elementtyp und jede Ansicht verfügt über ein Druckformat (Druckformat: Eine Kombination aus Papier- und Seiteneinstellungen, die das Druckergebnis bestimmen. Outlook verfügt über integrierte Druckformate; Sie können aber auch eigene Druckformate erstellen.), das Layout, Schriftschnitt und Schriftgrad sowie andere Formatierungsoptionen bestimmt. Zum Ändern des Ausdrucks eines Elements oder einer Ansicht, ändern Sie das Druckformat. Sie können für Elemente und Ansichten auch eigene Druckformate erstellen. Bei Ansichten können Sie außerdem das Erscheinungsbild der Ansicht ändern, um den Ausdruck zu ändern.

Die Inhalte eines Elements werden so gedruckt, dass sich die am häufigsten verwendeten Felder, wie beispielsweise Von, Gesendet und Betreff in einer E-Mail-Nachricht sichtbar sind. Sie können auch ein Element mit benutzerdefinierten Feldern (Benutzerdefiniertes Feld: Ein Feld, das Sie erstellen. Bei einem benutzerdefinierten Feld kann es sich um ein leeres, ein Kombinations- oder ein Formelfeld handeln.), die Sie Ihren Anforderungen entsprechend erstellt haben, drucken.