Wenn Sie Microsoft Exchange Server verwenden, werden Ihre E-Mail-Nachrichten, Ihr Kalender und andere Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) an den Server übermittelt und dort gespeichert.

Sie können auch offline oder im Cached Exchange-Modus arbeiten. Eine lokale Kopie Ihrer Elemente wird auf dem Computer in einer Offlineordnerdatei (*.ost) (Offlineordnerdatei: Die Datei auf der Festplatte des Computers, die Offlineordner enthält. Die Offlineordnerdatei besitzt die Erweiterung OST. Sie können diese Datei beim Installieren von Outlook automatisch erstellen, oder Sie erstellen sie, wenn Sie einen Ordner zum ersten Mal offline verfügbar machen.) gespeichert. Die OST-Datei wird mit dem Exchange-Server synchronisiert. Mithilfe von Offlineordnerdateien können Sie auch dann mit Ihren Elementen arbeiten, wenn keine Verbindung zum Exchange-Server möglich oder erwünscht ist.

Ihre Elemente können auch in einen Persönlichen Ordner (*.pst) (Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie Elemente verwalten und sichern.) verschoben bzw. dort archiviert werden. Da eine PST-Datei auf Ihrem Computer gespeichert wird, unterliegt sie nicht den Größenbeschränkungen des Servers. Outlook kann so konfiguriert werden, dass neue Elemente an eine PST-Datei übermittelt werden. Dies hat jedoch mehrere Nachteile. Sie können beispielsweise nicht von anderen Computern aus mit Ihren Elementen arbeiten, und Sie können auch nicht mit Ihren Elementen arbeiten, wenn Sie Microsoft Outlook Web Access mit Ihrem Exchange-E-Mail-Konto verwenden.

Wenn Sie kein E-Mail-Konto auf einem Server mit Exchange verwenden, werden Ihre E-Mail-Nachrichten, Ihr Kalender und andere Elemente an einen Persönlichen Ordner (*.pst) (Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie Elemente verwalten und sichern.) übermittelt und dort lokal gespeichert. Dieser Ordner heißt Outlook.pst. Outlook.pst ist der Standardname der Datendatei.

In Microsoft Office Outlook 2003 gibt es ein neues Format für Persönliche Ordner: Persönliche Ordner (.pst) für Microsoft Outlook. Dieses Format bietet erweiterte Speicherkapazitäten für Elemente und Ordner und unterstützt mehrsprachige Unicode (Unicode: Ein vom Unicode-Konsortium entwickelter Standard für die Zeichencodierung. Durch die Verwendung von mehr als einem Byte für die Darstellung eines Zeichens ermöglicht Unicode die Darstellung fast aller geschriebener Sprachen der Welt mithilfe eines einzelnen Zeichensatzes.)daten. Eine als Persönlicher Ordner (*.pst) für Microsoft Outlook erstellte Datei ist nicht mit Vorgängerversionen von Outlook kompatibel und kann dort nicht geöffnet werden.

Verwenden Sie das Format Persönliche Ordner (.pst) für Microsoft Outlook 97-2002, um eine Datendatei zu erstellen, die mit früheren Versionen von Outlook kompatibel ist. Dieses Dateiformat ist mit dem Format in Vorgängerversionen von Outlook identisch. Es bietet keine Unterstützung für mehrsprachige Unicodedaten und verfügt über dieselbe Speicherkapazität für Elemente und Ordner, die in Vorgängerversionen verfügbar war.

Informationen zu den jeweiligen Speicherorten von Standardspeicher- und Zusatzdatendateien in den verschiedenen Versionen von Microsoft Windows erhalten Sie im Thema "///Outlook file locations". Beachten Sie die folgenden Punkte:

• Sie können eine Datendatei (nicht die Datei, die Sie als Standardinformationsspeicher verwenden) an einem anderen Ort auf Ihrer Festplatte, auf einer Diskette oder auf einer Netzwerkfreigabe speichern oder sie dorthin kopieren und verschieben. Sie benötigen jedoch Lese-/Schreibberechtigungen, um Persönliche Ordner (*.pst) (Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie Elemente verwalten und sichern.) von einer Netzwerkfreigabe öffnen zu können.
• Falls Sie auf eine Datendatei zugreifen müssen, die sich auf einer Netzwerkfreigabe oder einem anderen Computer befindet, schließen Sie alle Programme, die die Datei eventuell verwenden. Auf eine Datendatei kann lediglich ein Benutzer oder ein Programm gleichzeitig zugreifen.
• Die PST-Datendatei unterstützt keine schreibgeschützten Medien.

• Nur von Ihnen erstellte Datendateien werden im Dialogfeld Outlook-Datendateien angezeigt (Menü Datei, Befehl Datendateiverwaltung). Die Standarddatendatei, Outlook.pst, wird in der Liste nicht angezeigt.

• Beim Erstellen einer PST-Datei können Sie der Datei ein Kennwort zuweisen. Ein Kennwort erhöht die Sicherheit und erschwert anderen Personen das Anzeigen Ihrer Daten. Sie können das Kontrollkästchen Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern aktivieren, um nicht bei jedem Öffnen der Datei nach dem Kennwort gefragt zu werden. Verwenden Sie starke Kennwörter aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen. Schwache Kennwörter setzen sich nicht aus all diesen Elementen zusammen. Starkes Kennwort: Y6dh!et5 Schwaches Kennwort: Haus27. Verwenden Sie ein starkes Kennwort, das Sie sich merken können, so dass Sie es nicht aufschreiben müssen.

  Anmerkung  Wenn Ihr Windows-Benutzerkonto nicht kennwortgeschützt ist oder andere Personen Zugriff darauf haben, sollten Sie nicht die Option Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern verwenden.

• Sie können bei Bedarf weitere Datendateien erstellen, um Microsoft Outlook-Elemente in speziellen Ordnern zu organisieren. Sie können beispielsweise alle Nachrichten von einer bestimmten Firma in einer eigenen Datendatei speichern. Beim Erstellen der Datendatei können Sie für die Datei einen beliebigen Namen verwenden. Der Standardname ist Persönliche Ordner(1).pst, Persönliche Ordner(2).pst usw. Sie können einen beliebigen Namen für den Ordner verwenden, der der betreffenden Datendatei zugeordnet ist. Der Standardname für den Ordner, der in der Outlook-Ordnerliste (Ordnerliste: Zeigt die in einem Postfach vorhandenen Ordner an. Um Unterordner anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Ordner. Wenn die Ordnerliste nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü "Wechseln zu" auf "Ordnerliste".) angezeigt wird, ist Persönliche Ordner.
• Sie können auch die AutoArchivierung verwenden, um Elemente in eine Archivdatei (Archive.pst) zu verschieben. Im Gegensatz zum Exportieren, wobei die ursprünglichen Elemente in die Exportdatei kopiert, aber nicht aus dem aktuellen Ordner entfernt werden, werden die Elemente beim Archivieren in die Archivdatei kopiert und anschließend aus dem aktuellen Ordner entfernt. Mit der AutoArchivierung können Sie einen Zeitplan einrichten und in festgelegten Intervallen mehrere Ordner gleichzeitig archivieren.
• Mit dem Dienstprogramm PST Backup können Sie eine identische Kopie (in demselben Dateiformat) einer PST-Datendatei erstellen, die Sicherungsdatei auf die Festplatte oder auf eine Netzwerkfreigabe kopieren und ein Zeitintervall angeben, nach dem Sie von Outlook zum Sichern einer Datei aufgefordert werden. Verwenden Sie die Sicherungsdatei, um die aktuelle PST-Datei im Falle der Beschädigung oder bei versehentlicher Löschung wiederherzustellen. Um dieses Dienstprogramm zu verwenden, müssen Sie es von der Microsoft Office Online-Website downloaden.
• Wenn Sie Elemente aus einem Persönlichen Ordner entfernen, verringert sich die Dateigröße erst, wenn Sie die Datei komprimieren.

• Sie können mit einer Datendatei Informationen, wie Kontakte, auf einem anderen von Ihnen verwendeten Computer oder den Personen, mit denen Sie arbeiten, zur Verfügung stellen. Die einfachste Möglichkeit hierfür ist das Exportieren (Kopieren) der Informationen in eine PST-Datei mithilfe des Import/Export-Assistenten.