Die folgenden Informationen erhalten Sie normalerweise von Ihrem ISP oder Ihrem Systemadministrator:

• Typ des Kontos (Exchange Server, POP3, IMAP, HTTP oder anderer Typ)
• Name des Posteingangsservers und des Postausgangsservers
• Ihr Benutzername
• Ihre E-Mail-Adresse (Beispiel: jemand@example.com)
• Ihr Kennwort

Anmerkung  Manchmal wird derselbe Server, wie bei Microsoft Exchange Server, für eingehende und ausgehende Nachrichten verwendet. Bei POP3- und IMAP-Konten werden gesendete Nachrichten zuerst an einen Postausgangsserver übermittelt, der den Internetstandard SMTP (Simple Mail Transfer Protocol (SMTP): Ein häufig verwendetes Protokoll, mit dem E-Mail-Nachrichten im Internet gesendet werden.) unterstützt und dann an den Empfänger. Empfangene Nachrichten werden in Ihrem Konto auf einem Server gespeichert, der den Internetstandard POP3 oder IMAP unterstützt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Verbindung herzustellen:

• Über Telefonleitung unter Verwendung eines Modems. Sie können die Verbindung manuell herstellen oder vom DFÜ-Netzwerk beim Starten von Outlook automatisch eine Verbindung herstellen lassen. Wenn Sie eine Verbindung mit einem POP3- oder IMAP-Server herstellen, teilt Ihnen der Internetdienstanbieter die erforderliche Telefonnummer, Modemeinstellungen und Netzwerkprotokolle mit.
• Über ein lokales Netzwerk (LAN). Ihre Organisation bietet möglicherweise externen Zugang zum Internet über ein LAN von einem Computer aus. Der Administrator stellt Ihnen die Kontoinformationen und Netzwerkprotokolle zur Verfügung, damit Sie auf die E-Mail-Server zugreifen können.

• Wenn Sie Microsoft Exchange Server verwenden, können Sie angeben, ob Sie online oder offline arbeiten. Online (bestehende Verbindung mit dem Server) ist die Standardeinstellung von Outlook. Gesendete oder empfangene Nachrichten werden sofort übermittelt. Wenn Sie offline arbeiten möchten, können Sie auswählen, wie oft Outlook eine Verbindung mit dem Server herstellt, um Nachrichten zu senden oder zu empfangen.
• Wenn Sie ein Internet-E-Mail-Konto verwenden, können Sie wählen, wie oft Outlook mit dem Internet-E-Mail-Server kommuniziert, um Nachrichten zu senden und zu empfangen.
• Sie können eine Übermittlungsgruppe erstellen, die eins oder mehrere der in Outlook eingerichteten E-Mail-Konten enthält. Anschließend können Sie das Verhalten für die Gruppe festlegen, wie z. B. Zeitintervalle für das Senden oder Empfangen von Nachrichten, bzw. wie Nachrichten verarbeitet werden, wenn sich Outlook im Online- oder Offlinebetrieb befindet. Mit Übermittlungsgruppen können Sie:
  • Angeben, ob ein Konto beim Senden/Empfangen von Nachrichten eingeschlossen werden soll.
  • Angeben, ob Nachrichten von einem Konto gesendet und/oder empfangen werden sollen.
  • Angeben, ob Anlagen gedownloadet werden sollen.
  • Größenbeschränkungen für Nachrichten, die gedownloadet werden sollen, angeben.
  • Ordner, die beim Senden/Empfangen eingeschlossen werden sollen, angeben.
  • Angeben, dass nur die Kopfzeilen neuer Nachrichten gedownloadet werden sollen.
  • Verschiedene Einstellungen für die Zeiträume festlegen, wenn sich Outlook im Online- oder im Offlinemodus befindet.

• Wenn Sie ein E-Mail-Konto mit einem Exchange-Server verwenden, werden Ihre E-Mail-Nachrichten standardmäßig auf dem Exchange-Server gespeichert. Für andere Konten erstellt Outlook automatisch eine Standarddatendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.). Bei der Datendatei handelt es sich um eine Persönliche Ordner-Datei (PST).