Genauso wie Sie in einem papierbasierten Terminplaner schreiben, können Sie im Outlook-Kalender auf einen beliebigen Zeitpunkt klicken und mit der Eingabe beginnen. Neue graduelle Farben ermöglichen Ihnen das problemlose Erkennen des aktuellen Tages und der Uhrzeit. Die aktuelle Uhrzeit wird nur in der Tages- und der Arbeitswochenansicht farbig hervorgehoben. Sie können sich mit einem Sound oder einer Meldung an Termine, Besprechungen und Ereignisse erinnern lassen und Elemente zur sofortigen Erkennung farbig gestalten.

Wählen Sie einfach eine Uhrzeit in Ihrem Kalender aus, erstellen Sie einen Termin, und wählen Sie die Personen aus, die eingeladen werden sollen. Outlook hilft Ihnen dabei, den nächsten freien Zeitpunkt für alle Personen zu finden. Wird der Besprechungshinweis per E-Mail an die Eingeladenen gesendet, empfängt jeder Eingeladene eine Besprechungsanfrage im Posteingang. Beim Öffnen informiert Outlook sie, falls die Besprechung mit einem vorhandenen Element im Kalender kollidiert. Sie können die Besprechung durch Klicken auf eine einzige Schaltfläche zusagen, unter Vorbehalt zusagen oder ablehnen. Sofern von Ihnen als Besprechungsorganisierer zugelassen, können die Eingeladenen eine alternative Besprechungszeit vorschlagen. Als Organisierer können Sie verfolgen, wer zugesagt, abgelehnt oder andere Zeiten vorgeschlagen hat, indem Sie einfach die Besprechung öffnen.

Sie können Kalender erstellen, die die Zeitpläne einer Gruppe von Personen oder Ressourcen gleichzeitig anzeigen. Sie können beispielsweise die Zeitpläne aller Personen in Ihrer Abteilung oder alle Ressourcen, wie z. B. Konferenzräume in Ihrem Gebäude, anzeigen, um Besprechungen schneller zu planen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Termine zwischen den angezeigten Kalendern zu kopieren oder zu verschieben. Mithilfe des Navigationsbereichs (Navigationsbereich: Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in der Bereiche wie "Verknüpfungen" oder "Mail" sowie die Verknüpfungen oder Ordner innerhalb der einzelnen Bereiche enthalten sind. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Elemente im Ordner anzuzeigen.) können Sie Ihren eigenen Kalender schnell freigeben und andere freigegebene Kalender öffnen. Je nach den Berechtigungen, die Ihnen vom Kalenderbesitzer erteilt wurden, können Sie Termine in freigegebenen Kalendern erstellen oder ändern.

Mit der Funktion für den Zugriff für Stellvertreter kann eine Person mit dem eigenen Outlook-Exemplar einfach den Kalender einer anderen Person verwalten. Ein Verwaltungsassistent kann beispielsweise den Kalendereines Vorgesetzten verwalten. Bestimmt der Vorgesetzte den Assistenten als Stellvertreter, kann der Assistent Termine erstellen, verschieben oder löschen und Besprechungen im Auftrag des Vorgesetzten organisieren.