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Sie können in Microsoft Office Word 2003 einen Seriendruck ausführen und dabei eine Microsoft Office Outlook 2003-Kontakteliste verwenden.

1. Zeigen Sie in Word im Menü Extras auf Briefe und Sendungen, und klicken Sie dann auf Serienbrieferstellung.

   Im Aufgabenbereich werden Sie durch den Seriendruck geführt.

2. Klicken Sie unter Wählen Sie einen Dokumenttyp auf den Dokumenttyp, den Sie beim Seriendruck verwenden möchten.

   Das aktive Dokument wird zum Hauptdokument (Hauptdokument: Das Dokument in einer Seriendruckoperation in Word, das den Text und die Grafiken enthält, die in allen Versionen des Seriendruckdokuments identisch sind, z. B. der Absender oder die Anrede in einem Serienbrief.).

3. Klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet.

   Word zeigt das Dokument im Dokumentfenster an. Wenn Sie ein anderes Dokument verwenden möchten, klicken Sie auf Mit vorhandenem Dokument beginnen oder Mit Vorlage beginnen, und wählen Sie dann ein anderes Dokument oder eine Vorlage aus. Wenn Sie das Erscheinungsbild von Etiketten ändern möchten, klicken Sie auf Dokumentlayout ändern.

4. Klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen.
5. Klicken Sie auf Von Outlook-Kontakten wählen, und klicken Sie dann auf Wählen Sie einen Kontakteordner, um die Datenquelle anzugeben.
6. Wählen Sie im Dialogfeld Kontaktlistenordner wählen den Kontakteordner aus, den Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf OK.

   Die Empfängerliste wird im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt. Dort können Sie die Empfängerliste weiter anpassen. Sie könnten z. B. einen Serienbrief nur an die Kunden in der Datei senden, die in einem bestimmten Postleitzahlbereich wohnen.

   So wird's gemacht

   Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   Auswählen der Empfänger mithilfe der Kontrollkästchen

   Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn Sie mit einer kurzen Liste arbeiten.

   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Einträgen, die Sie nicht in die Empfängerliste aufnehmen möchten.

   Tipp

   Wenn Sie fast alle Einträge in die Empfängerliste aufnehmen möchten, klicken Sie auf Alle auswählen, und deaktivieren Sie dann die Einträge, die nicht in der Empfängerliste enthalten sein sollen. Wenn Sie nur einige der vorhandenen Einträge in die Empfängerliste aufnehmen möchten, klicken Sie auf Alle löschen, und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Einträgen.

   Sortieren der Listeneinträge

   Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn die Elemente in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen.

   • Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem sortiert werden soll. Wenn Sie die Liste z. B. alphabetisch nach Nachnamen sortiert anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

   Filtern der Listeneinträge

   Diese Methode sollten Sie verwenden, wenn in der Liste Datensätze enthalten sind, die nicht angezeigt werden bzw. in der Empfängerliste nicht enthalten sein sollen. Nachdem Sie die Liste gefiltert haben, können Sie die Datensätze mithilfe der Kontrollkästchen ein- oder ausschließen (siehe vorheriger Abschnitt).

   1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Eintrags, nach dem Sie filtern möchten.
   2. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
      • (Leere) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld leer ist.
      • (Nicht leere) zeigt alle Datensätze an, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.
      • (Weitere Optionen) ermöglicht erweiterte Sortier- und Filtervorgänge. Legen Sie auf der Registerkarte Datensätze filtern oder Datensätze sortieren die gewünschte Sortier- bzw. Filterabfrage fest. Wenn die Datenquelle z. B. Datensätze mit den gleichen Informationen enthält und die Spalte 10 oder weniger eindeutige Werte enthält, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn bei mehreren Adressen Australien als Land/Region angegeben wird, können Sie nach Australien filtern.

      Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die festgelegten Datensätze angezeigt. Klicken Sie zum Laden aller Datensätze auf (Alle).

   Anmerkung  Wenn auf dem Computer eine Software zur Gültigkeitsprüfung von Adressen installiert ist, können Sie die Gültigkeit der Empfängeradressen überprüfen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Gültigkeit klicken.

7. Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenbereich Seriendruck zurückzukehren. Word verwendet für den Seriendruck die angegebenen Empfänger.
8. Um mit dem nächsten Schritt beim Seriendruck fortzufahren, klicken Sie auf Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief.

   Anmerkung  Der Name dieses Schritts ändert sich abhängig vom Dokumenttyp, den Sie bearbeiten.

9. Fügen Sie dem Dokument Elemente wie Adressblöcke oder Grußzeilen hinzu. Wenn das gewünschte Element nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere Elemente.
10. In den letzten beiden Schritten können Sie eine Vorschau anzeigen und den Seriendruck beenden.

Anmerkung  Wenn Sie einen ähnlichen Seriendruck vermutlich noch einmal ausführen werden, sollten Sie das Hauptdokument speichern. Hierbei wird auch die Verknüpfung zwischen dem Dokument und der Datenquelle gespeichert. Beim nächsten Öffnen des Hauptdokuments werden die Informationen aus dem ersten Datensatz der Datenquelle automatisch angezeigt. So können Sie den Seriendruck schnell ausführen oder eine Verknüpfung mit einer anderen Datenquelle erstellen.