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Sie können eingehende und ausgehende E-Mail-Nachrichten (einschließlich Besprechungsanfragen und zugewiesenen Aufgaben) mit der Kommunikationshistorie bestimmter Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.), Geschäftskontakte (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.) und Geschäftsprojekte (Geschäftsprojekt: Ein Projekt, das in Business Contact Manager für Outlook erstellt wird. Ein Geschäftsprojekt besteht aus einer oder mehreren Projektaufgaben.) verknüpfen.

Aktivieren Sie die Option in Outlook, mit der Kopien gesendeter Nachrichten automatisch gespeichert werden, um sicherzustellen, dass E-Mails ordnungsgemäß verknüpft werden.

Wenn Ihre Nachrichten in unterschiedlichen persönlichen Ordnern gespeichert werden, müssen diese Ordner ebenso verknüpft werden.

Führen Sie zum Aktivieren der automatischen E-Mail-Verknüpfung einen der folgenden Schritte aus:

• Von einer E-Mail-Nachricht, einer Besprechungsanfrage oder einer zugewiesenen Aufgabe aus

  1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die Besprechungsanfrage oder die zugewiesene Aufgabe.
  2. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Business Contact Manager auf Automatische E-Mail-Verknüpfung.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

     • Um eine Verknüpfung mit einer Firma oder einem Geschäftskontakt herzustellen, wählen Sie im Dialogfeld Automatische E-Mail-Verknüpfung auf der Registerkarte E-Mail-Adresse eine oder mehrere E-Mail-Adressen aus, die in der Nachricht enthalten sind, und klicken Sie auf OK.

       Die ausgewählte E-Mail-Nachricht sowie alle zukünftigen – eingehenden und ausgehenden – E-Mail-Nachrichten, die die angegebene E-Mail-Adresse enthalten, sind nun mit dem Firmen- oder Geschäftskontaktdatensatz verknüpft.

        Tipp   Wenn die E-Mail-Adresse nicht mit einem Firmen- oder Geschäftskontaktdatensatz verknüpft ist, wird ein neuer Geschäftskontaktdatensatz erstellt.

       Die Verknüpfung wird im Bereich "Kommunikationshistorie" des Datensatzes angezeigt.

     • Wenn Sie eine Verknüpfung zu einem Geschäftsprojekt herstellen möchten, wählen Sie im Dialogfeld Automatische E-Mail-Verknüpfung auf der Registerkarte Business Contact Manager-Projekte ein oder mehrere Geschäftsprojekte aus und klicken dann auf OK.

      Hinweis   Die E-Mail-Adresse, zu der Sie die automatische Verknüpfung herstellen möchten, muss vor dem Einrichten der automatischen E-Mail-Verknüpfung nicht in Ihrem Adressbuch oder in der Liste der Geschäftskontakte gespeichert werden.

• Bei E-Mail-Adressen, die in Firmen- oder Geschäftskontaktdatensätzen enthalten sind

  1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Automatische E-Mail-Verknüpfung verwalten.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail E-Mail-Adressen aus der Liste aller E-Mail-Adressen aus, die für den Firmen- oder Geschäftskontaktdatensätze aufgeführt sind.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ordner.
  4. Wählen Sie die E-Mail-Ordner aus, die Sie nach den ausgewählten E-Mail-Adressen durchsuchen möchten. Die E-Mail-Nachrichten sind mit den Firmen- oder Geschäftskontaktdatensätzen verknüpft und werden in der Kommunikationshistorie des Datensatzes aufgeführt.

  Mit dieser Methode werden E-Mail-Nachrichten, die Sie in der Vergangenheit erhalten haben, ebenso verknüpft wie die die Sie gegenwärtig oder in Zukunft erhalten.

 Hinweis   Wenn Business Contact Manager für Outlook so eingerichtet ist, dass mehrere Benutzer auf die Datenbank zugreifen können, werden die E-Mail-Nachrichten, die mit der Firma oder Geschäftskontakt verknüpft sind, standardmäßig gemeinsam von allen Benutzern verwendet. Weitere Informationen zu den Auswirkungen dieser Methode auf Datenschutz und Sicherheit finden Sie unter Auswirkungen der Business Contact Manager-Datenbankfreigabe auf die automatische Verknüpfung von E-Mails.

Deaktivieren der automatischen Verknüpfung von E-Mail-Nachrichten

Sie können die automatische Verknüpfung von E-Mail-Nachrichten für alle Datensätze oder nur für einzelne Firmen- oder Geschäftskontakte deaktivieren.

Deaktivieren der automatischen Verknüpfung von E-Mail-Nachrichten für alle Datensätze

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Automatische E-Mail-Verknüpfung verwalten.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Automatische E-Mail-Verknüpfung verwalten auf der Registerkarte E-Mail auf Alle löschen.

Deaktivieren der automatischen Verknüpfung von E-Mail-Nachrichten für einen Firmen- oder Geschäftskontakt

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen oder auf Geschäftskontakte.
2. Klicken Sie auf den Datensatz, für den die automatische E-Mail-Verknüpfung deaktiviert werden soll.
3. Klicken Sie auf der Symbolleiste Business Contact Manager auf Automatische E-Mail-Verknüpfung.
4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für die E-Mail-Adresse, die nicht mehr automatisch mit dem Datensatz verknüpft werden soll.