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Informationen zu Kommunikationshistorienelementen in Business Contact Manager
 

Ein Kommunikationshistorienelement (Kommunikationshistorienelement: Ein Element, z. B. ein Termin, eine Geschäftsnotiz, eine E-Mail-Nachricht oder eine Aufgabe, die/der mit einer Firma, einem Geschäftskontakt, einer Verkaufschance oder einem Geschäftsprojekt verknüpft ist.) ist einer von mehreren Elementtypen, die mit einem Firmen (Firmendatensatz: Speicherort für Informationen zu einer Firma, einschließlich der Informationen, die in das Formular "Firma" sowie in verknüpfte Datensätze und Kommunikationshistorienelemente eingegeben werden.)-, Geschäftskontakt (Geschäftskontaktdatensatz: Datensatz, in dem Informationen zum Geschäftskontakt gespeichert werden, einschließlich der Informationen, die in das Formular "Geschäftskontakt" sowie in verknüpfte Datensätze und Kommunikationshistorienelemente eingegeben werden.)-, Verkaufschancen (Verkaufschance: Die Chance, das Produkt oder die Dienstleistung an eine Firma oder einen Geschäftskontakt zu verkaufen.)- oder Geschäftsprojekt (Geschäftsprojekt: Ein Projekt, das in Business Contact Manager für Outlook erstellt wird. Ein Geschäftsprojekt besteht aus einer oder mehreren Projektaufgaben.)datensatz (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) verknüpft sind.

Öffnen Sie zuerst einen bestimmten Datensatz, um Kommunikationshistorienelemente in Business Contact Manager für Outlook anzuzeigen, die mit Datensätzen verknüpft sind.

AnzeigenSo wird's gemacht

  1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf eine der folgenden Optionen: Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.
  2. Wählen Sie den anzuzeigenden Datensatz aus.

Klicken Sie dann im Datensatzformular (Formular: Ein Formular bietet die Möglichkeit, Informationen für Elemente in Business Contact Manager für Outlook zu sammeln und zu verteilen.) auf der Multifunktionsleiste (Multifunktionsleiste: Ein Element, das die meisten Menüs, Symbolleisten und Aufgabenbereiche ersetzt. Die Multifunktionsleiste zeichnet sich durch aufgabenbasierte Registerkarten aus, die Tools und Optionen organisiert in logischen Gruppen enthalten.) in der Gruppe Anzeigen auf Historie.

In der folgenden Tabelle werden die Typen von Kommunikationshistorienelementen gezeigt, die mit einem Datensatz verknüpft werden können.

ElementtypEntsprechender Datensatztyp
Geschäftsnotiz (Geschäftsnotiz: Ermöglicht dem Benutzer, Einzelheiten einer geschäftlichen Kommunikation oder Transaktion zu protokollieren und diese mit der Historie eines Kontos, Geschäftskontakts, einer Verkaufschance oder eines Geschäftsprojekts zu verknüpfen.)Firma, Geschäftskontakt, Verkaufschance, Geschäftsprojekt
E-Mail-NachrichtFirma, Geschäftskontakt, Geschäftsprojekt
VerkaufschanceFirma, Geschäftskontakt
Aufgabe (Aufgabe: Ein privates oder arbeitsbezogenes Projekt, eine Funktion oder ein Auftrag das/die/der bis zum Abschluss nachverfolgt wird.)Firma, Geschäftskontakt, Verkaufschance
TerminFirma, Geschäftskontakt, Verkaufschance, Geschäftsprojekt
Gesprächsnotiz (Gesprächsnotizen: Die Einzelheiten eines Telefongesprächs, die mit der Kommunikationshistorie einer Firma, eines Geschäftskontakts, einer Verkaufschance oder eines Geschäftsprojekts verknüpft sein können.)Firma, Geschäftskontakt, Verkaufschance, Geschäftsprojekt
DateiFirma, Geschäftskontakt, Verkaufschance, Geschäftsprojekt

Erstellen und Verknüpfen von Kommunikationshistorienelementen

Alle Kommunikationshistorienelemente mit Ausnahme von Dateien können innerhalb eines Datensatzes erstellt werden und dann mit dem Datensatz verknüpft werden. Sie können jedoch eine vorhandene Datei innerhalb eines Datensatzes auswählen, mit der ein Datensatz verknüpft wird.

AnzeigenSo wird's gemacht

Erstellen eines Kommunikationshistorienelements

  1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firma, auf Geschäftskontakt, auf Verkaufschance oder auf Geschäftsprojekt.
  2. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Anzeigen auf Historie.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Kommunikationshistorienelemente auf Neu.
  4. Wählen Sie den Typ des Kommunikationshistorienelements aus, das Sie erstellen möchten (z. B. Geschäftsnotiz, E-Mail-Nachricht, Verkaufschance, Aufgabe, Termin oder Gesprächsnotiz).

     Hinweis   Sie können keine neue Datei im Abschnitt Kommunikationshistorienelemente erstellen. Klicken Sie stattdessen auf Datei, um eine vorhandene Datei auszuwählen, mit der dieser Datensatz verknüpft wird.

  5. Vervollständigen Sie das Formular für das neue Element, und speichern Sie es dann.

Vorhandene Elemente wie Dateien, E-Mail-Nachrichten, Termine und Aufgaben können ebenso mit einem Datensatz verknüpft werden.

AnzeigenSo wird's gemacht

Verknüpfen einer vorhandenen E-Mail-Nachricht, eines Termins oder einer Aufgabe mit einem Datensatz

  1. Öffnen Sie das Outlook-Element (Outlook-Element: Ein Element ist der Grundbaustein, der Informationen in Outlook speichert (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören unter anderem E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.), das Sie mit einem Datensatz verknüpfen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Symbolleiste Business Contact Manager auf Mit Datensatz verknüpfen.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen in der Liste Ordner (Ordnerliste: Hier werden die Ordner angezeigt, die im Postfach verfügbar sind. Doppelklicken Sie auf den Ordner, um die Unterordner anzuzeigen. Wenn die Ordnerliste nicht verfügbar ist, klicken Sie im Menü "Wechseln zu" zwischen Elementen auf die Option für die Ordnerliste.) auf den Datensatztyp, mit dem Sie das Element verknüpfen möchten.
  4. Wählen Sie in der Liste alle Datensätze aus, mit denen Sie das Element verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf Verknüpfen mit. Das Feld Verknüpfen mit enthält anschließend alle Datensätze, mit denen das Kommunikationshistorienelement verknüpft ist.
  5. Klicken Sie zum Erstellen einer neuen Firma, eines neuen Geschäftskontakts, einer neuen Verkaufschance oder eines neuen Geschäftsprojekts auf Neu.
  6. Klicken Sie zum Öffnen einer ausgewählten Firma, eines ausgewählten Geschäftskontakts, einer ausgewählten Verkaufschance oder eines ausgewählten Geschäftsprojekts auf Öffnen.

Verknüpfen einer vorhandenen Microsoft Office Excel-, Publisher- oder Word-Datei mit einem Datensatz

  1. Öffnen Sie die Datei, die mit einem Datensatz verknüpft werden soll, in Excel, Publisher oder Word, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie in Excel oder Word auf der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte Business Contact Manager in der Gruppe Business Contact Manager auf Mit Datensatz verknüpfen.
    • Klicken Sie in Publisher auf der Symbolleiste Business Contact Manager auf Mit Datensatz verknüpfen.
  2. Klicken Sie in der Liste Ordner des Dialogfelds Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen auf den Datensatztyp, mit dem Sie das Element verknüpfen möchten.
  3. Wählen Sie aus der Liste alle Datensätze aus, die Sie mit der Datei verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf Verknüpfen mit. Das Feld Verknüpfen mit enthält alle Datensätze, mit denen die Datei verknüpft ist.
  4. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Firma, einen neuen Geschäftskontakt, eine neue Verkaufschance oder ein neues Geschäftsprojekt zu erstellen.
  5. Klicken Sie Öffnen, um eine ausgewählte Firma, einen ausgewählten Geschäftskontakt, eine ausgewählte Verkaufschance oder ein ausgewähltes Geschäftsprojekt zu öffnen.

 Tipp   Öffnen Sie zum Sicherstellen, dass alle E-Mail-Nachrichten einer Firma oder eines Geschäftskontakts in der Kommunikationshistorie eines Datensatzes enthalten sind, eine E-Mail-Nachricht, die Sie mit dem Datensatz verknüpfen möchten, und klicken Sie auf der Symbolleiste Business Contact Manager auf Automatische E-Mail-Verknüpfung.

Eine Verkaufschance, die entweder mit einer Firma oder einem Geschäftskontakt verknüpft ist, wird als Kommunikationshistorienelement für die Firma oder den Geschäftskontakt angezeigt. Darüber hinaus wird eine mit dem primären Geschäftskontakt einer Firma verknüpfte Verkaufschance automatisch mit dieser Firma verknüpft.

Anzeigen aller Kommunikationshistorienelemente

Im Ordner Kommunikationshistorie (Ordner "Kommunikationshistorie": Ein Ordner, auf den über das Menü von Business Contact Manager zugegriffen werden kann, der alle der Kommunikationshistorienelemente und die damit verknüpften Datensätze enthält.) können Sie alle Ihre Kommunikationshistorienelemente anzeigen.

AnzeigenSo wird's gemacht

Anzeigen aller Kommunikationshistorienelemente

  1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Kommunikationshistorie.
  2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und wählen Sie die gewünschte Anzeigeoption für die Kommunikationshistorienelemente aus.
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