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Sie können den Assistenten für Geschäftsdatenimport/-export verwenden, um Daten in Business Contact Manager für Outlook 2007 zu importieren (importieren: Informationen von einem System oder Programm in ein anderes bringen. Das System oder Programm, das die Daten empfängt, muss das interne Format oder die interne Struktur der Daten unterstützen.) oder hieraus zu exportieren (exportieren: Kopieren von Geschäftsdaten aus Ihrem Business Contact Manager für Outlook in eine Datei unterschiedlichen Formats zwecks Verwendung in einer Datenbank, Kalkulationstabelle oder in einem anderen Programm.).

 Tipp   Sie können Geschäftsdaten von einem oder auf ein beliebiges gültiges Speichergerät wie einen anderen Computer, einen USB-Memory-Stick, eine CD, ein Disketten- oder Zip-Laufwerk oder das Unternehmensnetzwerk importieren und exportieren.

• Importieren von Daten

• Exportieren von Daten

• Verwenden des Assistenten zum Aktualisieren einer vorhandenen Datenbank mit Informationen aus einer anderen Datenbank

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Daten importieren

Sie können folgende Typen von Datendateien aus anderen Anwendungen und Programmen in Business Contact Manager für Outlook importieren:

Business Contact Manager für Outlook-Daten (BCM)

Hierzu gehören Daten von Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.), Geschäftskontakten (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.), Verkaufschancen (Verkaufschance: Die Chance, das Produkt oder die Dienstleistung an eine Firma oder einen Geschäftskontakt zu verkaufen.) und Geschäftsprojekten (Geschäftsprojekt: Ein Projekt, das in Business Contact Manager für Outlook erstellt wird. Ein Geschäftsprojekt besteht aus einer oder mehreren Projektaufgaben.) sowie deren Kommunikationshistoriendaten von früheren Business Contact Manager für Outlook-Versionen.

 Hinweis   Wenn Sie Firmen oder Geschäftskontakte importieren, können Sie entweder Datensätze (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) importieren, einschließlich der verknüpften Kommunikationshistorie, oder Sie können lediglich bestimmte Datensätze importieren. Wenn Sie ausgewählte Firmen- oder Geschäftskontaktdatensätze importieren, werden die entsprechenden verknüpften Geschäftskontakt- und Firmendatensätze nicht importiert.

Business Contact Manager-Anpassungen (BCMX)

Hierzu gehören angepasste Daten von Werten aus benutzerdefinierten Feldern (benutzerdefiniertes Feld: Ein Feld, das Sie erstellen und definieren können, um Informationen, die für Ihr Geschäftsvorhaben spezifisch sind, nachzuverfolgen.). Lediglich der Datenbankbesitzer (Datenbankbesitzer: Die Person, die die Datenbank erstellt hat. Sie verfügt über Vollzugriff, der das Erteilen von Zugriffsberechtigungen und das Löschen von Datensätzen einschließt. Nach dem Wiederherstellen einer Datenbank wird der Benutzer, der die Wiederherstellung durchgeführt hat, zum Besitzer der Datenbank.) bzw. ein Administrator für den Computer, auf dem die Datenbank gespeichert ist, können benutzerdefinierte Felder importieren.

Durch Kommas getrennte Werte (CSV)

Hierzu gehören Daten im Dateiformat durch Kommas getrennte Werte (Datei mit kommagetrennten Werten (Comma Separated Value oder CSV): Eine Textdatei mit Daten, die durch Kommas voneinander getrennt sind (auch kommagetrennte Datei genannt). Sie können eine CSV-Datei in Programmen wie Editor und Excel erstellen und speichern.) (CSV), in denen Einträge durch Kommas getrennt sind, unabhängig von dem Listentrennzeichen, das für Ihr Windows-Betriebssystem festgelegt wurde. Das Listentrennzeichen finden Sie in der Systemsteuerung unter Länder- und Spracheinstellungen auf der Registerkarte Regionale Einstellungen. Beim Formatieren von Daten im CSV-Format handelt es sich um eine Möglichkeit für den Import von Daten in Business Contact Manager für Outlook aus Programmen wie beispielsweise Outlook Express.

Verwenden Sie den Import-Assistenten zum Importieren von Produkten und Diensten in der Liste Produkte und Dienste (Produkte und Dienste: Waren und Dienstleistungen, die Sie kaufen oder verkaufen bzw. zum Kauf oder Verkauf anbieten.). Sie können die Liste auch als CSV-Datei speichern und dann importieren.

 Tipp   Zur Sicherstellung, dass die Kategorien in den importierten Listen denjenigen in Business Contact Manager für Outlook entsprechen, klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Liste der Produkte und Dienste und bestätigen, welche Kategorien aktuell verwendet werden.

Access-Datenbank (MDB, ACCDB)

Hierzu gehören Daten in Microsoft Office Access-Dateiformaten.

Excel*-Arbeitsmappe (XLS, XLSX)

Hierzu gehören Datendateien in Microsoft Office Excel-Dateiformaten (mindestens Office 2003).

 Tipp   Wenn Sie in den Dateiformaten von 2007 Microsoft Office System wie XSLX erstellte Dokumente in Office 2003 öffnen möchten, laden Sie das Microsoft Office Compatibility Pack für Word, Excel und PowerPoint 2007-Dateiformate von der Microsoft-Website herunter.

Nachstehend finden Sie einige Vorschläge zu den Spaltenüberschriften, die in Excel* verwendet werden sollten. Bitten Sie hierzu im Bedarfsfall auch andere Benutzer um Unterstützung, indem Sie die Business Contact Manager für Outlook-Diskussionsgruppe (microsoft.public.outlook.bcm) besuchen.

  Hinweise  

• Mindestens eine Spalte in der Excel*-Tabelle sollte eine Spaltenüberschrift wie "Ort" enthalten.
• Die Zeile, die die Spaltenüberschriften enthält, muss die erste Zeile der Tabelle sein. Einige Spaltenüberschriften können auch leer sein, wie Name, <leer>, Straße, Ort.
• Die Zeile über der Zeile mit den Spaltenüberschriften darf keinerlei Daten enthalten.
• Ordnen Sie die Spaltenüberschriften so zu, dass sie den Bezeichnungen in den Business Contact Manager-Datensätzen entsprechen. Weitere Informationen zum Zuordnen von Feldern finden Sie unter Zuordnen von Feldern in Business Contact Manager.

*Die eigenständige Edition von Business Contact Manager für Outlook 2007 kann in Verbindung mit Excel 2007 oder Excel 2003 verwendet werden.

Outlook-Kontakte (PST)

Hierzu gehören Kontakte im Microsoft Office Outlook-Dateiformat (PST).

Weitere Informationen zum Kopieren oder Verschieben eines einzelnen Kontakts nach Business Contact Manager für Outlook finden Sie unter Kopieren oder Verschieben eines einzelnen Outlook-Kontakts nach Business Contact Manager.

 Hinweis   Outlook-Kontakte werden von Geschäftskontakten getrennt. Beim Importieren, Kopieren oder Verschieben eines Outlook-Kontakts nach Business Contact Manager für Outlook wird in Business Contact Manager für Outlook ein separater, eigenständiger Datensatz erstellt, der nicht mit dem Outlook-Kontaktdatensatz synchronisiert ist. Änderungen, die an einem Geschäftskontakt vorgenommen werden, der aus einem Outlook-Kontakt erstellt wurde, werden nicht im Outlook-Kontaktdatensatz wiedergegeben und umgekehrt.

Microsoft Sales Leads (BCM)

Hierzu gehört eine Microsoft Sales Leads-Datei aus früheren Versionen von Business Contact Manager für Outlook.

Andere Dateitypen

Geschäftskontakte aus Programmen wie Outlook Express können nach Business Contact Manager für Outlook importiert werden, wenn die Daten in eine CSV-Datei (Datei mit kommagetrennten Werten (Comma Separated Value oder CSV): Eine Textdatei mit Daten, die durch Kommas voneinander getrennt sind (auch kommagetrennte Datei genannt). Sie können eine CSV-Datei in Programmen wie Editor und Excel erstellen und speichern.) konvertiert werden können. Näheres dazu finden Sie in der Hilfe des Programms, aus dem Sie Daten importieren möchten.

Importieren einer Datei oder eines Ordners mit dem Assistenten für Geschäftsdatenimport/-export

1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Importieren/Exportieren.
2. Klicken Sie auf Datei importieren und dann auf Weiter.
3. Wählen Sie den Typ der Importdatei aus, und klicken Sie auf Weiter.
4. Führen Sie die Anweidungen im Assistenten für Geschäftsdatenimport/-export aus.

   Unterstützung für eine Seite im Assistenten erhalten Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Hilfe auf der entsprechenden Seite.

Exportieren von Daten

Sie können Daten aus Business Contact Manager für Outlook für die Verwendung in anderen Anwendungen oder Programmen in eines der folgenden Formate exportieren:

Business Contact Manager-Daten (BCM)

Hierzu gehören Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen, Geschäftsprojekte sowie deren Kommunikationshistoriendaten aus früheren Business Contact Manager für Outlook-Versionen.

Business Contact Manager-Anpassungen (BCMX)

Zu diesem Dateityp gehören benutzerdefinierte Felder und Daten.

Durch Kommas getrennte Werte (CSV)

Zu diesem Dateityp gehören Daten, die aus Business Contact Manager für Outlook in das CSV-Format exportiert wurden und durch Kommas getrennt sind; dies ist unabhängig von dem Listentrennzeichen, das für das Windows-Betriebssystem festgelegt wurde. Das Listentrennzeichen finden Sie in der Systemsteuerung  unter Regions- und Sprachoptionen auf der Registerkarte Regionale Einstellungen.

Daten von Produkten und Diensten können mithilfe des CSV-Dateiformats (Datei mit kommagetrennten Werten (Comma Separated Value oder CSV): Eine Textdatei mit Daten, die durch Kommas voneinander getrennt sind (auch kommagetrennte Datei genannt). Sie können eine CSV-Datei in Programmen wie Editor und Excel erstellen und speichern.) exportiert werden.

 Tipp   Exportieren nach Excel Zum Exportieren von Firmen- oder Geschäftskontaktdatensätzen nach Excel führen Sie das folgende Verfahren zum Exportieren von Geschäftsdaten durch. Klicken Sie im Assistenten für Geschäftsdatenimport/-export auf Kommagetrennte Werte (*.csv). Die exportierte CSV-Datei kann in Excel geöffnet werden.

Exportieren von Geschäftsdaten

1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Importieren/Exportieren.
2. Klicken Sie auf Datei exportieren und dann auf Weiter.
3. Wählen Sie den Typ der Exportdatei aus, und klicken Sie auf Weiter.

    Hinweis   Sie können auch die gesamten Kommunikationshistorie in die exportierte Datei einschließen. Die Historie umfasst verknüpfte Firmen, Geschäftskontakte und E-Mail-Nachrichten. Darüber hinaus geben Sie den Speicherort und den Namen für die Datei an, die Sie exportieren möchten.

4. Führen Sie die Anweisungen im Assistenten für Geschäftsdatenimport/-export aus.

   Wenn Sie beim Ausfüllen einer Seite des Assistenten Hilfe benötigen, klicken Sie auf der entsprechenden Seite auf Hilfe.

   Informationen zum Exportieren eines einzelnen Firmen- oder Geschäftskontaktdatensatzes finden Sie unter Problembehandlung beim Importieren und Exportieren von Geschäftsdaten in Business Contact Manager.

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Verwenden des Assistenten zum Aktualisieren einer vorhandenen Datenbank mit Informationen aus einer anderen Datenbank

Mit dem Assistenten für Geschäftsdatenimport/-export können Sie eine vorhandene Datenbank mit Informationen aus einer anderen Business Contact Manager-Datenbank aktualisieren. Führen Sie die folgenden Aktionen aus:

1. Sichern Sie die aktuelle Datenbank. Beim Abschluss dieses Verfahrens werden die Daten aus einer anderen Datenbank, der so genannten Quelldatenbank, Ihrer aktuellen Datenbank hinzugefügt.

   Wie wird's gemacht?

   1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Datenbank verwalten.
   2. Klicken Sie auf der Registerkarte Sicherung/Wiederherstellung auf Datenbank sichern.

    Hinweis   Weitere Informationen zum Sichern Ihrer Datenbank finden Sie unter Sichern von Business Contact Manager-Daten. Unter Windows XP wird die Sicherungskopie der Datenbank standardmäßig unter "C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Eigene Dateien\Geschäfte\Sicherungen" gespeichert. Unter Windows Vista befindet sich die Sicherungskopie unter "C:\Benutzer\<Benutzername>\Dokumente\Geschäfte\Sicherungen".

2. Wählen Sie die Quelldatenbank aus. Die Quelldatenbank enthält die Geschäftsdaten, die Sie in die aktuelle Datenbank importieren möchten.

   Wie wird's gemacht?

   1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools.
   2. Klicken Sie auf Eine Datenbank erstellen oder auswählen.

      Die Option Vorhandene Datenbank auswählen ist standardmäßig aktiviert.

   3. Geben Sie den Speicherort (oder den Computernamen) der Quelldatenbank ein, und klicken Sie dann auf Verbinden.

       Hinweis   Wenn sich die Quelldatenbank auf einem anderen Computer befindet, muss die Datenbank freigegeben werden, bevor Sie die Verbindung hierzu herstellen können.

   4. Markieren Sie den Namen der Datenbank, und klicken Sie auf Weiter.
3. Exportieren Sie die Quelldatenbank.

   Wie wird's gemacht?

   1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Importieren/Exportieren.
   2. Klicken Sie auf In eine Datei exportieren und dann auf Weiter.
   3. Wählen Sie Business Contact Manager-Daten (.bcm) aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
   4. Wählen Sie Alles exportieren oder die Daten aus, die exportiert werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
   5. Geben Sie einen Speicherort für die exportierte Datei ein, und wählen Sie unter Historie exportieren und Produkte exportieren die gewünschten Optionen aus.
   6. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
4. Stellen Sie nach Abschluss des Export die ursprüngliche Datenbank wieder her.

   Wie wird's gemacht?

   1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Datenbank verwalten.
   2. Klicken Sie auf der Registerkarte Sicherung/Wiederherstellung auf Datenbank wiederherstellen, und folgen Sie den Anweisungen.
5. Importieren Sie die Quelldatenbank ohne Duplikate.

   Wie wird's gemacht?

   1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manage auf Datenbanktools, und klicken Sie dann auf Importieren und Exportieren.
   2. Klicken Sie auf Datei importieren und dann auf Weiter.
   3. Wählen Sie Business Contact Manager-Daten (.bcm) aus.
   4. Suchen Sie die zuvor erstellte Quelldatei, wählen Sie Duplikate aktualisieren aus, und geben Sie dann an, ob Einträge aus der Kommunikationshistorie oder Anpassungen eingeschlossen werden sollen.

  Hinweise  

• Das Importieren oder Exportieren von Geschäftsdaten aus unterschiedlichen Regionen wird nicht empfohlen, da einige Datenstrukturen und -typen nicht konvertiert werden können.
• Sichern Sie Ihre Business Contact Manager für Outlook-Daten, bevor Sie mit dem Import beginnen. Der Importvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden, es sei denn, die importierten Daten werden manuell gelöscht.
• Verwenden Sie das Tool Importieren in der Liste der Produkte und Dienste für den Import von Produkten und Diensten.
• Der Exportvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden, es sei denn, die exportierten Daten werden manuell gelöscht.

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