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In Business Contact Manager für Outlook können Sie einen der mehr als 50 Berichte verwenden, um den Status Ihrer Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.), Geschäftskontakte (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.), Leads (Lead: Ein potenzieller Kunde, mit dem sich ein Verkaufsberater in Verbindung setzen muss und der als Verkaufschance eingruppiert oder verworfen wird.), Verkaufschancen (Verkaufschance: Die Chance, das Produkt oder die Dienstleistung an eine Firma oder einen Geschäftskontakt zu verkaufen.), Aktivitäten (Aktivität: Eine Aktion, die ausgeführt werden soll, z. B. eine Aufgabe oder ein Kommunikationselement, das gesendet oder empfangen wird, z. B. E-Mail, Telefonanrufe und Termine.), Geschäftsprojekte (Geschäftsprojekt: Ein Projekt, das in Business Contact Manager für Outlook erstellt wird. Ein Geschäftsprojekt besteht aus einer oder mehreren Projektaufgaben.) und Marketingkampagnen (Marketingkampagne: Ein Marketingprogramm, bei dem viele Kommunikationskanäle, z. B. Anzeigen und Direktsendungen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen, z. B. Erhöhung des Marktanteils, Einführung neuer Produkte oder Kundenpflege.) anzuzeigen. Sie können Berichte erstellen, mit denen Sie Daten sortieren und filtern, Geschäftsaktivitäten organisieren und verfolgen und Geschäftsziele definieren können.

• Generieren eines Business Contact Manager-Berichts

• Anpassen eines Business Contact Manager-Berichts

• Exportieren eines Business Contact Manager-Berichts in Microsoft Office Excel oder andere Anwendungen zur weiteren Analyse

• Senden eines Business Contact Manager-Berichts als Excel*-Dateianlage in einer E-Mail-Nachricht

• Starten einer Marketingkampagne von einem Business Contact Manager-Bericht

• Speichern, Aktualisieren und Drucken eines Business Contact Manager-Berichts

Generieren eines Business Contact Manager-Berichts

Zeigen Sie zum Generieren eines Berichts im Menü Business Contact Manager auf Berichte, zeigen Sie auf eine Gruppe von Berichten, und wählen Sie dann einen Berichttyp aus, oder klicken Sie auf Gespeicherten Bericht öffnen.

 Hinweis    Wenn ein benutzerdefiniertes Feld (benutzerdefiniertes Feld: Ein Feld, das Sie erstellen und definieren können, um Informationen, die für Ihr Geschäftsvorhaben spezifisch sind, nachzuverfolgen.) in einem Bericht aus der aktuellen Datenbank gelöscht wird, werden die angepassten Informationen in einem gespeicherten Bericht nicht angezeigt, da Berichte bei jedem erneuten Öffnen neu generiert werden. Berichte, die in Excel* exportiert wurden, sind hiervon nicht betroffen, da sie in einem anderen Programm gespeichert werden.

Unterstützung beim Bearbeiten des Berichts erhalten Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche Hilfe auf der Symbolleiste Berichte klicken (Berichtssymbolleiste: Die Symbolleiste oben im Abschnitt "Berichte", die zur Erstellung und Bearbeitung von Berichten verwendet wird.).

 Tipp   Firmen oder Geschäftskontakte werden in die Berichte zu vernachlässigten Firmen oder vernachlässigten Geschäftskontakten aufgenommen, wenn der Datensatz für 90 Tage oder mehr nicht aktualisiert wurde.

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Anpassen eines Business Contact Manager-Berichts

Sie können Berichte in Business Contact Manager für Outlook auf unterschiedliche Weise anpassen.

• Vor dem Ausführen eines Berichts können den Formularen benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden, und Sie können die Werte bearbeiten, die in den Listen für bestimmte Felder zur Verfügung stehen. Diese Listen werden auch als Dropdownlisten bezeichnet.
• Nach dem Generieren des Berichts können Sie die Registerkarten Einfach und Erweitert im Berichtsfilter (Filter: Mit einem Filter kann definiert werden, welche Datensätze oder Spalten von einer Abfrage zurückgegeben werden. Ein Filter beschränkt immer das Ergebnis.) verwenden, um Datensätze zu bearbeiten, die in den Bericht eingeschlossen werden.
• Vor dem Speichern oder Drucken von Berichten können Sie die Befehle im Bereich Bericht ändern verwenden, um Änderungen an Format und Inhalt des Berichts vorzunehmen, wozu auch das Anzeigen der benutzerdefinierten Felder oder angepassten Spalten gehört, die Sie den Formularen hinzugefügt haben.

In der folgenden Tabelle werden die Anpassungen aufgelistet, die Sie mit Berichten durchführen können, sowie ein Link zum Hilfethema mit weiteren Informationen.

Anpassungen, die mit Berichten durchgeführt werden können

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Exportieren eines Business Contact Manager-Berichts in Microsoft Office Excel* oder andere Anwendungen zur weiteren Analyse

Berichte in Business Contact Manager für Outlook werden standardmäßig im Business Contact Manager-Berichtsdateiformat mit der Dateierweiterung BCR gespeichert. Sie können Berichte jedoch zur weiteren Analyse in Excel* oder andere Anwendungen exportieren. Exportieren Sie den Bericht in Excel*, und kopieren Sie den Bericht, oder speichern Sie in ihn im gewünschten Dateiformat, um Berichtdaten zu exportieren.

1. Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Berichte, und klicken Sie dann auf Gespeicherten Bericht öffnen.
2. Klicken Sie auf den zu öffnenden Bericht.
3. Klicken Sie im Menü Datei auf Exportieren nach Excel.
4. Speichern Sie den Bericht in Excel* im gewünschten Dateiformat.

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Senden eines Business Contact Manager-Berichts als Excel*-Dateianlage in einer E-Mail-Nachricht

Sie können einen Bericht zur Überprüfung als Excel*-Anlage in einer E-Mail-Nachricht senden.

1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie senden möchten.
2. Klicken Sie im Menü Datei auf E-Mail mit Excel-Anlage senden.

   Eine neue E-Mail-Nachricht mit dem Bericht als Anlage wird geöffnet.

3. Fügen Sie die zum Senden der E-Mail-Nachricht erforderlichen Informationen hinzu, und klicken Sie dann auf Senden.

 Hinweis   Zeigen Sie zum Öffnen eines gespeicherten Berichts im Menü Business Contact Manager auf Berichte, und klicken Sie dann auf Gespeicherten Bericht öffnen. Der Berichtsdateiname verfügt über die Dateierweiterung BCR.

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Starten einer Marketingkampagne von einem Business Contact Manager-Bericht

Mit Business Contact Manager für Outlook können Sie Marketingkampagnen von Berichten für Firmen, Geschäftskontakte und Leads erstellen und starten.

1. Generieren eines Berichts

   Zeigen Sie im Menü Business Contact Manager auf Berichte, Firmen, Geschäftskontakte oder Leads, und klicken Sie auf den Bericht, den Sie erstellen möchten, oder klicken Sie auf Gespeicherten Bericht öffnen.

2. Optimieren Sie den Bericht mithilfe von Filtern (optional)

   1. Klicken Sie zum Erstellen einer bestimmten Empfängerliste für Ihre Marketingkampagne im Bericht im Menü Aktionen auf Bericht filtern.
   2. Verwenden Sie im Dialogfeld Filter die Registerkarten Einfacher Filter und Erweiterter Filter, um Informationen anzugeben.
   3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse überprüfen, um die gefilterte Empfängerliste anzuzeigen. Wenn Ihnen die Ergebnisse nicht zusagen, kehren Sie zur Registerkarte Einfacher Filter oder Erweiterter Filter zurück, und verfeinern Sie die Filter, bis Sie die gewünschten Ergebnisse erhalten.

    Tipp   Drücken Sie zunächst die STRG-TASTE, und wählen Sie die Empfänger aus, die Sie in die Liste aufnehmen möchten, um eine Marketingkampagne zu erstellen, die lediglich ausgewählte Empfänger enthält.

3. Erstellen einer Marketingkampagne anhand des Berichts

   Zeigen Sie im Menü Aktionen auf Marketingkampagne starten, und gehen Sie wie folgt vor:
   • Klicken Sie auf Alle Elemente, um eine neue Marketingkampagne zu erstellen, die alle Empfänger im Bericht enthält.
   • Klicken Sie auf Ausgewählte Elemente, um eine neue Marketingkampagne zu erstellen, die lediglich die Empfänger enthält, die Sie im Bericht ausgewählt haben.

4. Starten Sie die Marketingkampagne.

   Füllen Sie das Marketingkampagnenformular aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Starten.

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Speichern, Aktualisieren oder Drucken eines Business Contact Manager-Berichts

• Klicken Sie zum Speichern eines Berichts im Menü Datei auf Bericht speichern oderBericht speichern unter.

   Hinweis    Wenn ein benutzerdefiniertes Feld in einem Bericht aus der aktuellen Datenbank gelöscht wird, nachdem der Bericht gespeichert wurde, wird das Feld nicht in dem Bericht angezeigt, wenn dieser erneut generiert wird, da Berichte bei jedem erneuten Öffnen neu generiert werden. Berichte, die in Excel* exportiert wurden, sind hiervon nicht betroffen, da sie in einem anderen Programm gespeichert werden.

• Klicken Sie zum Aktualisieren eines Berichts im Menü Ansicht auf Bericht aktualisieren.

   Hinweis   Ein Bericht kann nur aktualisiert werden, wenn er in Business Contact Manager für Outlook geöffnet ist. Wenn Sie einen Bericht aktualisieren möchten, der bereits in einer anderen Anwendung gespeichert wurde, öffnen Sie Business Contact Manager für Outlook, generieren Sie den Bericht erneut, exportieren Sie ihn in die Anwendung, und speichern Sie ihn erneut.

• Klicken Sie zum Drucken eines Berichts im Menü Datei auf Drucken.

*Die eigenständige Edition von Business Contact Manager für Outlook 2007 kann in Verbindung mit Excel 2007 oder Excel 2003 verwendet werden.

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