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In Business Contact Manager für Outlook können Sie ein- und ausgehende E-Mail-Nachrichten mit beliebigen Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.)-, Geschäftskontakt (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.)- oder Geschäftsprojekt (Geschäftsprojekt: Ein Projekt, das in Business Contact Manager für Outlook erstellt wird. Ein Geschäftsprojekt besteht aus einer oder mehreren Projektaufgaben.)datensätzen (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) verknüpfen. Sie können die Optionen der E-Mail-Verknüpfung so festlegen, dass vorhandene und künftige ein- und ausgehende E-Mail-Nachrichten ausgewählter E-Mail-Adressen automatisch mit einem Firmen-, Geschäftskontakt- oder Geschäftsprojektdatensatz verknüpft werden.

Auch zugewiesene Aufgaben können Sie mit jedem beliebigen Firmen-, Geschäftskontakt-, Verkaufschancen- oder Geschäftsprojektdatensatz verknüpfen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um die mit einem Datensatz verknüpften Nachrichten und Aufgaben zu sehen:

• Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firma, Geschäftskontakt, Verkaufschance oder Geschäftsprojekt. Öffnen Sie den gewünschten Datensatz, und klicken Sie auf der Multifunktionsleiste (Multifunktionsleiste: Ein Element, das die meisten Menüs, Symbolleisten und Aufgabenbereiche ersetzt. Die Multifunktionsleiste zeichnet sich durch aufgabenbasierte Registerkarten aus, die Tools und Optionen organisiert in logischen Gruppen enthalten.) in der Gruppe Anzeigen auf Kommunikationshistorie.

• Verknüpfen einer einzelnen E-Mail-Nachricht oder Aufgabe mit einem Firmen-, Geschäftskontakt-, Verkaufschancen- oder Geschäftsprojektdatensatz

• Automatisches Verknüpfen von E-Mail-Nachrichten mit einem Firmen-, Geschäftskontakt- oder Geschäftsprojektdatensatz

• Speichern ausgehender E-Mail-Nachrichten

• Aufheben der Verknüpfung einer E-Mail-Nachricht oder Aufgabe mit einem Datensatz

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Verknüpfen einer einzelnen E-Mail-Nachricht oder Aufgabe mit einem Firmen-, Geschäftskontakt-, Verkaufschancen- oder Geschäftsprojektdatensatz

Sie können eine einzelne E-Mail-Nachricht oder Aufgabe mit einem oder mehreren Datensätzen verknüpfen.

1. Wählen Sie die E-Mail-Nachricht oder Aufgabe aus, die Sie mit einem Datensatz verknüpfen möchten.
2. Klicken Sie auf der Business Contact Manager-Symbolleiste auf Mit Datensatz verknüpfen.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen in der Liste Ordner auf den Datensatztyp, mit dem die E-Mail-Nachricht oder Aufgabe verknüpft werden soll.
4. Wählen Sie in der angezeigten Datensatzliste die Datensätze aus, die Sie mit der E-Mail-Nachricht verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Verknüpfen mit.

 Hinweis   Halten Sie zum Auswählen zusammenhängender Elemente die UMSCHALTTASTE gedrückt, und klicken Sie dann auf das erste und das letzte Element. Halten Sie zum Auswählen nicht zusammenhängender Elemente die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie dann auf die einzelnen Elemente.

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Automatisches Verknüpfen von E-Mail-Nachrichten mit einem Firmen-, Geschäftskontakt- oder Geschäftsprojektdatensatz

Anstatt einzelne E-Mail-Nachrichten mit einem Datensatz zu verknüpfen, können Sie die automatische E-Mail-Verknüpfung verwenden, um alle künftigen ein- und ausgehenden E-Mail-Nachrichten von und an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu verknüpften.

1. Wählen Sie eine E-Mail-Nachricht mit einer bestimmten E-Mail-Adresse aus, die automatisch mit einem Firmen-, Geschäftskontakt- oder Geschäftsprojektdatensatz verknüpft werden soll.
2. Klicken Sie auf der Business Contact Manager-Symbolleiste auf Automatische E-Mail-Verknüpfung.
3. Soll eine Firma oder ein Geschäftskontakt verknüpft werden, wählen Sie im Dialogfeld Automatische E-Mail-Verknüpfung auf der Registerkarte E-Mail-Adresse eine oder mehrere der in der Nachricht enthaltenen E-Mail-Adressen aus, und klicken Sie auf OK. Die ausgewählte E-Mail-Nachricht und künftige (sowohl ein- als auch ausgehende) E-Mail-Nachrichten, die die angegebene E-Mail-Adresse enthalten, werden nun mit diesem Firmen- oder Geschäftskontaktdatensatz verknüpft. Die Verknüpfung wird im Abschnitt Kommunikationshistorie dieses Datensatzes angezeigt. Wenn Sie en Geschäftsprojekt verknüpfen möchten, wählen im Dialogfeld Automatische E-Mail-Verknüpfung auf der Registerkarte Business Contact Manager-Projekte ein oder mehrere Geschäftsprojekte aus.

  Hinweise  

• Um alle E-Mail-Adressen oder Geschäftsprojekte auszuwählen, klicken Sie auf Alles auswählen.
• Um die Kontrollkästchen aller E-Mail-Adressen oder Ordner zu deaktivieren, klicken Sie auf Alles löschen.
• Um beim Eingeben von Informationen in das Dialogfeld Hilfe zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe.

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Speichern ausgehender E-Mail-Nachrichten

Da Business Contact Manager für Outlook eine E-Mail-Nachricht nur dann automatisch mit einer Firma oder einem Geschäftskontakt verknüpfen kann, wenn die E-Mail-Nachricht in Ihrem Ordner Gesendete Objekte in Outlook gespeichert ist, wird empfohlen, Outlook so einzurichten, dass Kopien der gesendeten Nachrichten gespeichert werden, damit die gesendeten E-Mail-Nachrichten automatisch verknüpft werden können.

So wird's gemacht

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Aufheben der Verknüpfung einer E-Mail-Nachricht oder Aufgabe mit einem Datensatz

Eine E-Mail-Nachricht oder Aufgabe wird beim Aufheben der Verknüpfung (Verknüpfung aufheben: Das Trennen eines Elementes von einem Datensatz oder eines Datensatzes von einem anderen Datensatz.) mit einem einzelnen Datensatz in Business Contact Manager für Outlook gespeichert, wenn die E-Mail-Nachricht oder Aufgabe noch mit einem anderen Datensatz verknüpft ist. Verknüpfungen mit der E-Mail-Nachricht oder Aufgabe in anderen Datensätzen bleiben bestehen. Wenn Sie beispielsweise die Verknüpfung einer Nachricht mit einem Verkaufschancendatensatz aufheben, bleibt die E-Mail-Nachricht auch weiterhin mit verbundenen Firmen- und Geschäftskontaktdatensätzen verknüpft.

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.
2. Öffnen Sie den Datensatz, in dem Sie die Verknüpfung mit der E-Mail-Nachricht oder Aufgabe aufheben möchten.
3. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Anzeigen auf Kommunikationshistorie.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht oder Aufgabe, deren Verknüpfung aufgehoben werden soll, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Löschen.

 Hinweis   Wenn Sie auf eine Verknüpfung klicken und die ursprüngliche E-Mail-Nachricht oder Aufgabe gelöscht wurde, sehen Sie die ersten 4 KB (Kilobyte) der E-Mail-Nachricht oder den Titel und die Statusinformationen der Aufgabe in einem Geschäftsaktivitätsformular.