Vielleicht kennen Sie diesen Fall: Der Computer reagiert plötzlich nicht mehr wie gewohnt auf eine Eingabe, die für Ihre Arbeit äußerst wichtig ist. Sie gehen kurz in sich, suchen nach einer Erklärung und schauen den Bildschirm vorwurfsvoll an, als wollten Sie ihn zur Rechenschaft ziehen.

In den meisten Fällen liegt das Problem lediglich an der falschen Vorgehensweise. Doch manchmal ergeben sich Situationen, in denen die gewünschten Schritte nicht durchführbar sind.

Outlook bietet viele Möglichkeiten: Es gibt Menschen, die Outlook komplett in ihren Alltag integriert haben und in fast allen Lebenslagen die Kommunikations- und Planungsmöglichkeiten dieses Programms nutzen. Nichtsdestotrotz hat auch Outlook seine Grenzen, manchmal aufgrund seiner besonderen Eigenschaften. Es kann vorkommen, dass selbst die sonst so akkurat arbeitenden Entwickler und Planer von Outlook gewisse Dinge nicht vorhersehen. Diese Grenzen der Produktivität sind überschaubar, und wir wollen hier einige davon untersuchen. Möglicherweise finden Sie hier auch eine Erklärung für das fragliche Verhalten Ihres Computers.

• Organisieren von Besprechungen

• Ansichten und Ordner

• Verteilerlisten und E-Mail

• Das war's hoffentlich!

Organisieren von Besprechungen

Outlook dient hauptsächlich zum Strukturieren und Organisieren und setzt daher einiges Wissen seitens der Besprechungsteilnehmer voraus. Beim Organisator der Besprechung liegen die Erwartungen noch höher.

• Die Rolle des Organisators ist nicht übertragbar.

Sobald jemand eine Besprechung einberuft ist er oder sie der Organisator, bis die Besprechung zu Ende ist. Kann der Organisator nicht an der Besprechung teilnehmen, ist es nicht möglich, die Rolle an eine andere Person zu übertragen. Die einzige Möglichkeit zur Behebung des Problems besteht darin, die ursprüngliche Besprechung zu löschen und neue Einladungen zu verschicken. Dies stellt sowohl den Entwickler als auch den Programmierer vor eine enorme, komplexe Herausforderung..

• Die Besprechung wird nicht aus dem Kalender des Organisators entfernt.

Selbst wenn der Organisator verhindert ist, kann die Besprechung nicht aus dem Kalender des Organisators gelöscht werden, da der Organisator als einzige Person die Besprechung ändern kann. Diese Hürde wurde speziell für Outlook 2007 entwickelt und darin implementiert.

• Von Ihnen abgelehnte Besprechungen finden nicht statt.

Wenn Sie eine Besprechung ablehnen, wird sie aus dem Kalender entfernt. Möchten Sie alle Besprechungen Ihrer Gruppe verfolgen, brauchen Sie eine alternative Lösung, um die von Ihnen abgelehnten Besprechungen mit einzubeziehen.

• Die Einladung zu einer Besprechung findet in einer getrennten E-Mail statt.

Es ist derzeit nicht möglich, auf eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage direkt zu antworten, was für den Benutzer frustrierend sein kann.

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Ansichten und Ordner

Outlook bietet viele Möglichkeiten der Anpassung, wobei jedoch derzeit in einigen Bereichen Einschränkungen erzwungen werden.

• Ordnerlisten werden alphabetisch sortiert.

Im Navigationsbereich, ganz links im Outlook-Fenster, können Sie Ihre Favoritenordner für E-Mails, sowie die Verknüpfungsschaltflächen am unteren Rand, mit denen Sie zwischen den Outlook-Funktionen wechseln, beliebig anordnen. Die Liste jedoch, die unter "Mail-Ordner" und "Ordnerliste" angezeigt wird – einschließlich 'Posteingang', 'Entwürfe', 'Gesendete Objekte' und 'Gelöschte Objekte' sowie die zugehörigen, von Ihnen erstellten Organisationsordner – wird alphabetisch sortiert und ändert sich nicht mehr. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie Ihre Ordner umbenennen, müssen jedoch dabei die Funktionalitäten von Outlook (z. B. das Umbenennen von "Posteingang") sowie alle von Ihnen aufgestellten Regeln beachten.

• Jeder Ordner wird in einer eigenen Ansicht dargestellt.

Sie können die Ansicht für jeden Ihrer Ordner ändern, d. h., der Posteingangsordner muss nicht auf die gleiche Weise dargestellt werden wie der Ordner 'Gesendete Objekte' oder die persönlichen Ordner. Sie können jedoch die Ansicht für jeden Ordner nach Bedarf ändern – mit der Einschränkung, dass keine Änderungen auf mehrere Ordner gleichzeitig übertragen werden können.

• Der Navigationsbereich hat nur eine Schriftart.

Art, Größe und Farbe der Einträge in den Ordnern lassen sich leider nicht ändern.

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Verteilerlisten und E-Mail

In der heutigen Kommunikation dreht sich alles um einen Bereich, in dem Outlook glänzt: E-Mails. Nichtsdestotrotz gibt es immer noch Funktionen, von denen manche Benutzer träumen.

• Verteilerlistenlisten werden über die Kontaktliste erstellt.

Es wäre hilfreich, wenn die Möglichkeit bestünde, den Absender einer E-Mail direkt einer Verteilerliste zuzuordnen, z. B. eine Person, die auf ein Angebot für ein E-Mail-Newsletter antwortet. In Outlook müssen Sie die Verteilerlisten jedoch über den Ordner 'Kontakte' erstellen und daher zunächst den Absender einem Adressbuch im Ordner 'Kontakte' zuordnen. Wenn Sie bestimmte Kontakte nicht vermischen möchten, können Sie zu diesem Zweck ein separates Adressbuch erstellen, indem Sie innerhalb des Ordners 'Kontakte' einen neuen Ordner erstellen.

• Kontakte sind Einzelpersonen.

Wie Sie bereits in diesem Artikel erfahren haben, müssen Sie dem Ordner 'Kontakte' E-Mail-Absender hinzufügen, damit diese in eine Verteilerliste aufgenommen werden können. Wäre es insofern nicht sinnvoll, wenn es möglich wäre, solche Absender gezielt zu suchen und en masse dem Ordner 'Kontakte' hinzuzufügen? Natürlich wäre es das eine tolle Sache, aber Outlook sieht vor, die E-Mail-Absender dem Ordner 'Kontakte' einzeln hinzuzufügen.

• Jede Nachricht wird nur einmal gesendet.

Manche Leute wünschen, sie könnten eine wiederkehrende Nachricht erstellen, z. B. um Erinnerungen zu versenden. Outlook ist darauf nicht eingerichtet, doch es gibt Add-Ins von Drittanbietern, die eine solche Funktion bieten.

• E-Mail-Archive können nicht durchsucht werden.

Outlook archiviert alte Nachrichten, die Sie dann jedoch nicht mehr suchen können. Für den Heimanwender spielt das in der Regel keine Rolle, für manche Unternehmen dagegen schon. Letztere müssen u. U. auf eine Drittanbieterlösung zur Unternehmensarchivierung zurückgreifen.

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Wir teilen Ihren Kummer

Uns ist bewusst, wie frustrierend solche Barrieren sein können. Die Planer und Entwickler von Outlook nehmen sich der Beschwerden und Kommentare zu diesen Einschränkungen an, von denen einige auch Gegenstand der Diskussionen um Änderungen in zukünftigen Outlook-Versionen sein werden. Bis dahin wird Ihnen dieser Artikel hoffentlich ein wenig Mut machen, denn es tut uns in der Seele weh, wenn Sie sich mit Ihrem Computer in die Wolle kriegen.

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