Microsoft Office Outlook unterstützt drei Nachrichtenformate:

• HTML   Hierbei handelt es sich um das Standardnachrichtenformat in Outlook. Es ist auch das am besten geeignete Format für das Erstellen von Nachrichten, die traditionellen Dokumenten ähneln und unterschiedliche Schriftarten, Farben und Aufzählungen enthalten. Standardmäßig werden Nachrichten bei Auswahl einer der Optionen zum Formatieren (HTML oder Rich-Text) im HTML-Format gesendet. Wenn Sie HTML verwenden, wird dem Empfänger genau das angezeigt, was Sie gesendet haben.
• Nur-Text   Dieses Format wird von allen E-Mail-Anwendungen erkannt. Sie können in Outlook festlegen, dass empfangene Nachrichten ausschließlich im Nur-Text-Format geöffnet werden. Das Format unterstützt keine fett bzw. kursiv formatierten oder farbigen Schriftarten bzw. andere Textformatierungen. Es unterstützt außerdem keine direkt im Nachrichtentext angezeigten Bilder. Sie können Bilder jedoch als Anlagen einschließen.
• Outlook-Rich-Text-Format (RTF)   Dies ist ein Format von Microsoft, das nur von folgenden E-Mail-Anwendungen unterstützt wird:
  • Microsoft Exchange Client der Versionen 5.0 und 4.0
  • Microsoft Office Outlook 2007
  • Microsoft Office Outlook 2003
  • Microsoft Outlook 2002, 2000, 98 und 97
  Verwenden Sie das Rich-Text-Format (RTF) beim Senden von Nachrichten innerhalb einer Organisation, die Microsoft Exchange verwendet. Empfohlen wird allerdings die Verwendung des HTML-Formats. Das RTF unterstützt Textformatierungen (einschließlich Aufzählungen, Ausrichtung und verknüpfte Objekte). Standardmäßig werden Nachrichten im Rich-Text-Format von Outlook automatisch in das HTML-Format konvertiert, wenn Sie die Nachrichten an einen Internetempfänger senden. Auf diese Weise werden das Nachrichtenformat und Anlagen beibehalten. In Outlook werden ebenfalls Besprechungs- und Aufgabenanfragen sowie Nachrichten mit Abstimmungsschaltflächen formatiert. Diese Elemente bleiben somit beim Senden an andere Outlook-Benutzer per Internet funktionsfähig. Das Standardformat der Nachricht spielt dabei keine Rolle. Handelt es sich bei der per Internet gesendeten Nachricht um eine Aufgaben- oder Besprechungsanfrage, wird diese von Outlook automatisch in das Internet-Kalenderformat konvertiert – ein häufig verwendetes Format für Kalenderelemente im Internet. Dadurch kann die Nachricht von anderen E-Mail-Programmen verarbeitet werden.