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Wenn Sie eine Nachricht senden, deren Größe die Größenbeschränkung für Nachrichten Ihres E-Mail-Servers oder des E-Mail-Servers des Empfängers übersteigt, wird die Nachricht an Sie zurückgesendet und nicht übermittelt. Dies wird häufig als "unzustellbare" Nachricht bezeichnet.

Durch Optimieren der Größe von Bildern und Anlagen in E-Mail-Nachrichten können Sie verhindern, dass die für die meisten E-Mail-Konten geltenden Größenbeschränkungen für Nachrichten überschritten werden.

 Hinweis   Während der Übermittlung über das Internet nimmt die Größe von Nachrichten über die tatsächliche Gesamtgröße des Texts, der Grafiken, Bilder und Anlagen hinaus zu. Beim Codieren einer Nachricht für die Übertragung über das Internet erhöht sich die Größe um ca. ein Drittel. Wenn der Internetdienstanbieter (ISP: Ein Unternehmen, das Zugang zum Internet für die Nutzung von E-Mails, Chatrooms bzw. die Verwendung des World Wide Web ermöglicht. Bei einigen ISPs handelt es sich um multinationale Unternehmen, die in verschiedenen Ländern Zugang zum Internet anbieten, während andere ihre Leistungen in nur einer Region anbieten.) (Internet Service Provider, ISP) beispielsweise das Senden von Nachrichten von bis zu 5 MB zulässt und Sie eine Anlage mit 4 MB anfügen, überschreiten Sie wahrscheinlich die maximal zulässige Nachrichtengröße.

Zusätzlich zur Größenbeschränkung pro Nachricht umfassen viele E-Mail-Konten auch eine Speicherbegrenzung für Postfächer und Konten. Große Anlagen können nicht nur das Postfach eines Empfängers füllen, sondern auch die Größe der eigenen Outlook-Datendateien und des Postfachs erhöhen. In Outlook wird standardmäßig eine Kopie jeder gesendeten Nachricht im Ordner "Gesendete Objekte" gespeichert.

• Automatisches Verkleinern der in einer E-Mail-Nachricht enthaltenen Bilder

• Reduzieren der Größe von Dateianlagen

• Prüfen der optimalen Methoden für die Dateigrößenverwaltung beim Senden von Bildern und Anlagen

Automatisches Verkleinern der in einer E-Mail-Nachricht enthaltenen Bilder

Sie können Bilder entweder in Microsoft Office Outlook 2007 oder in Windows-Explorer automatisch verkleinern und als Anlage einer E-Mail-Nachricht hinzufügen.

 Hinweis   Das Originalbild wird nicht geändert. Es wird nur die Kopie des gesendeten Bilds verkleinert.

In Outlook

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Einschließen auf Datei anfügen.

    Tipp   Sie können ein Bild aus Windows-Explorer auch per Drag & Drop ablegen. Die Bilddatei wird dann der E-Mail-Nachricht angefügt.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen neben Einschließen auf das Startprogramm für ein Dialogfeld .
4. Klicken Sie im Bereich Anlagenoptionen unter Bildeigenschaften in der Dropdownliste Bildgröße wählen auf die Größe für das hinzuzufügende Bild.

   

    Hinweis   Wenn Sie das Bild mithilfe des Befehls Grafik in der Gruppe Illustrationen in den Nachrichtentext einbetten, ist das Feature zum automatischen Anpassen der Bildgröße nicht verfügbar.

5. Klicken Sie auf Senden, wenn Sie Ihre E-Mail-Nachricht verfasst haben.

In Windows-Explorer

1. Öffnen Sie Windows-Explorer, indem Sie auf Start klicken, und doppelklicken Sie dann auf Arbeitsplatz.

    Hinweis   Doppelklicken Sie unter Windows XP auf Arbeitsplatz.

   Tastenkombination  Drücken Sie zum Öffnen von Windows-Explorer die Windows-Logo-Taste+E.

2. Navigieren Sie zu dem Ordner, der die zu sendenden Bilder enthält.
3. Wählen Sie ein Bild aus. Zum Auswählen mehrerer Dateien halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Dateien klicken.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Datei, zeigen Sie auf Senden an, und klicken Sie dann auf E-Mail-Empfänger.

   Das Dialogfeld Bilder in E-Mail senden wird angezeigt.

5. Klicken Sie auf Alle Bilder verkleinern und dann auf OK.

   

    Hinweis   Zum Angeben der genauen Bildgröße klicken Sie auf Mehr Optionen anzeigen, und klicken Sie dann auf die gewünschte Größe.

   Es wird ein neues Outlook-Nachrichtenfenster mit dem angefügten Bild angezeigt.

6. Geben Sie in den Feldern "An", "Cc" und "Bcc" (Felder "An", "Cc" und "Bcc": Eine Nachricht wird an die Empfänger im Feld "An" gesendet. Die Empfänger in den Feldern "Cc" (Carbon Copy) und "Bcc" (Blind Carbon Copy) erhalten die Nachricht ebenfalls. Allerdings sind die Namen der Empfänger im Feld "Bcc" für andere Empfänger nicht sichtbar.) die entsprechenden Empfängerinformationen ein.
7. Ändern Sie ggf. im Feld Betreff die angegebenen Informationen.
8. Ändern Sie bei Bedarf die im Nachrichtentext enthaltenen Informationen, oder geben Sie die gewünschten Informationen ein.
9. Klicken Sie auf Senden.

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Reduzieren der Größe von Dateianlagen

Der jeweils mögliche Komprimierungsgrad ist von Dateiformat und Inhalt abhängig. So kann eine in Editor erstellte TXT-Datei beispielsweise erheblich komprimiert werden. Ein Microsoft Office Word 2007-Dokument im DOCX-Format ist bereits komprimiert, sodass sich eine weitere Komprimierung kaum auf die Dateigröße auswirkt.

1. Öffnen Sie Windows-Explorer, indem Sie auf Start klicken, und doppelklicken Sie dann auf Arbeitsplatz.

    Hinweis   Doppelklicken Sie unter Windows XP auf Arbeitsplatz.

   Tastenkombination  Drücken Sie zum Öffnen von Windows-Explorer die Windows-Logo-Taste+E.

2. Navigieren Sie zu dem Ordner, der die zu sendende Datei enthält.
3. Wählen Sie eine Datei aus. Zum Auswählen mehrerer Dateien halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Dateien klicken.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung, zeigen Sie auf Senden an, und klicken Sie dann auf ZIP-komprimierten Ordner.
5. Wählen Sie die neu erstellte komprimierte ZIP-Datei aus.

   Der Dateiname stimmt mit dem Namen der Originaldatei überein, ihm ist jedoch ein anderes Symbol zugeordnet. Wenn Sie Windows zum Anzeigen von Dateierweiterungen konfiguriert haben, endet der Dateiname auf die Erweiterung ZIP.

6. Zeigen Sie auf Senden an, und klicken Sie dann auf E-Mail-Empfänger.

   Es wird ein neues Outlook-Nachrichtenfenster angezeigt.

7. Geben Sie in den Feldern "An", "Cc" und "Bcc" (Felder "An", "Cc" und "Bcc": Eine Nachricht wird an die Empfänger im Feld "An" gesendet. Die Empfänger in den Feldern "Cc" (Carbon Copy) und "Bcc" (Blind Carbon Copy) erhalten die Nachricht ebenfalls. Allerdings sind die Namen der Empfänger im Feld "Bcc" für andere Empfänger nicht sichtbar.) die entsprechenden Empfängerinformationen ein.
8. Ändern Sie ggf. im Feld Betreff die angegebenen Informationen.
9. Ändern Sie bei Bedarf die im Nachrichtentext enthaltenen Informationen, oder geben Sie die gewünschten Informationen ein.
10. Klicken Sie auf Senden.

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Prüfen der optimalen Methoden für die Dateigrößenverwaltung beim Senden von Bildern und Anlagen

In der folgenden Liste werden optimale Methoden zum Senden von Bildern und Anlagen beschrieben:

• Bereitstellen oder Veröffentlichen von großen Anlagen   Verwenden Sie beim Senden von Anlagen oder Bildern an andere Mitarbeiter in Ihrer Organisation eine Dateifreigabe auf dem Computer oder eine freigegebene Netzwerkressource. Sie können in der E-Mail-Nachricht eine Verknüpfung zu diesem Speicherort angeben. Wenn in der Organisation Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 verwendet wird, können Sie die Anlagen auch in einem Dokumentarbeitsbereich oder in einer SharePoint-Bibliothek bereitstellen und die Benutzer darauf verweisen. In beiden Fällen verwendet jeder Benutzer nur eine Kopie der Dateien.
• Begrenzen der Anlagengröße auf unter 2 MB   Es handelt sich hierbei um eine allgemeine Richtlinie. Bei langsameren DFÜ-Verbindungen sollten die Anlagen noch viel kleiner sein (z. B. 250 KB). Müssen Sie größere Anlagen senden, dann überprüfen Sie die zum Senden von Nachrichten maximal zulässige Nachrichtengröße. Diese Informationen erhalten Sie vom Administrator des E-Mail-Servers oder vom ISP. Fragen Sie auch die Empfänger nach der jeweils maximal zulässigen Größe. Berücksichtigen Sie außerdem die Geschwindigkeit der Internetverbindung des Empfängers. Das Herunterladen einer großen Anlage über eine DFÜ-Verbindung kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
• Senden mehrerer Anlagen in mehreren E-Mail-Nachrichten   Mehrere kleinere Nachrichten werden mit einer größeren Wahrscheinlichkeit übermittelt als eine große Nachricht. Durch diese Vorgehensweise können Sie zwar die für Einzelnachrichten geltenden Größenbeschränkungen umgehen, die Postfachbeschränkung des Empfängers kann jedoch trotzdem überschritten werden. Die nach Erreichen der für ein Benutzerpostfach geltenden Speicherbegrenzung empfangenen Nachrichten werden in der Regel zurückgewiesen.
• Verwenden komprimierter Grafikdateiformate   Es sind viel zu viele Grafikdateiformate verfügbar, um sie alle hier aufzulisten. Unter den am häufigsten verwendeten Formaten sind jedoch für E-Mail-Nachrichten die Grafikdateiformate JPG, PNG und GIF am geeignetsten. Die größten Grafikdateiformate werden nicht in einem komprimierten Dateiformat gespeichert. Hierzu zählen beispielsweise TIF und BMP (das Standarddateiformat von Windows Paint).
• Verwenden kleinerer Originaldateien   Ein mit einer Digitalkamera aufgenommenes Foto ist in der Regel ziemlich groß, selbst wenn es in einem komprimierten Dateiformat wie JPG gespeichert wird. Nicht selten sind einzelne Bilder mehrere MB groß. Denken Sie daran, dass die Größe der E-Mail-Nachricht während der Übermittlung über das Internet um ca. ein Drittel zunimmt. Stellen Sie die Kamera beim Aufnehmen digitaler Fotos auf eine geringere Auflösung ein. Verwenden Sie komprimierte Dateiformate wie JPG. Schneiden Sie Fotos in einem Grafikprogramm auf den wesentlichen Inhalt zu. Verwenden Sie die automatische Bildverkleinerungsfunktion von Windows und Microsoft Office Outlook.
• Verwenden eines Komprimierungsdienstprogramms   Zusätzlich zu den Dienstprogrammen von Drittanbietern enthalten Windows XP und Windows Vista ein Komprimierungsdienstprogramm, das das komprimierte ZIP-Dateiformat verwendet. Viele Anlagendateiformate können mithilfe eines Komprimierungsdienstprogramms verkleinert werden. Bei einigen Dateiformaten, die bereits in einem komprimierten Format gespeichert sind, ist nur ein geringer Komprimierungsgrad möglich. Eine in Editor erstellte TXT-Datei kann beispielsweise erheblich komprimiert werden, ein JPG-Bild jedoch nicht. Beim JPG-Dateiformat handelt es sich bereits um ein komprimiertes Dateiformat. Weitere Informationen zur Verwendung der Dateikomprimierung finden Sie in der Windows-Hilfe.
• Überprüfen des Ordners Gesendete Objekte   Im Ordner "Gesendete Objekte" wird standardmäßig eine Kopie jeder gesendeten Nachricht gespeichert. Dadurch nimmt die Größe der Outlook-Datendatei zu. Dies kann wiederum bei einigen Konten dazu führen, dass dieser Speicherplatz zur Postfachgröße zählt, weil die gesendeten Objekte auf dem E-Mail-Server gespeichert werden.

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