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Eine Regel ist eine Aktion, die von Microsoft Office Outlook automatisch bei gesendeten oder empfangenen E-Mail-Nachrichten ausgeführt wird, und die Aktion basiert auf Bedingungen, die von Ihnen im Regel-Assistenten angegeben werden. Es gibt auch Add-Ins von Drittanbietern, über die Outlook zusätzliche, benutzerdefinierte Aktionen basierend auf einer Regelbedingung ausführen kann.

Was ist eine benutzerdefinierte Regel?

Der Regel-Assistent in Outlook enthält eine Reihe von Aktionen, die Outlook basierend auf von Ihnen definierten Bedingungen ausführen kann, beispielsweise alle E-Mail-Nachrichten von einer bestimmten Person statt in den Posteingang in einen anderen Ordner verschieben. Es gibt Add-Ins von Drittanbietern, mit denen benutzerdefinierte Aktionen wie das automatische Drucken neuer E-Mail-Nachrichten ausgeführt werden. Von Microsoft werden diese Add-Ins nicht bereitgestellt. Sie werden von Entwicklern von Drittanbietern als DLL (Dynamic Link Library)-Dateien erstellt, die auf dem Computer installiert werden müssen, auf dem Outlook ausgeführt wird.

Wenn Sie auf der Suche nach Outlook-Add-Ins sind, können Sie in Ihrem Webbrowser nach benutzerdefinierten Aktionen für Outlook suchen.

Die folgenden Anweisungen sollen Sie dabei unterstützen, eine Regel zu erstellen, mit der ein benutzerdefiniertes Aktions-Add-In ausgeführt wird.

 Hinweis   Eine Regel mit einer benutzerdefinierten Aktion wird nur auf dem Computer ausgeführt, auf dem die Regel installiert ist. Außerdem muss Outlook ausgeführt werden.

Erstellen einer benutzerdefinierten Aktionsregel

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Regel durch Auswählen eigener Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen zu erstellen:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in der Bereiche wie "Verknüpfungen" oder "E-Mail" sowie die Verknüpfungen oder Ordner innerhalb der einzelnen Bereiche enthalten sind. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Elemente im Ordner anzuzeigen.) auf E-Mail.
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.
3. Wenn Sie über mehrere E-Mail-Konten verfügen, wählen Sie in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden den gewünschten Posteingang aus.
4. Klicken Sie auf Neue Regel.
5. Wählen Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen entweder Nachrichten bei Ankunft prüfen oder Nachrichten nach dem Senden prüfen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
6. Wählen Sie unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen die Bedingungen aus, die die Nachrichten erfüllen müssen, damit die Regel angewendet wird.
7. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf die einzelnen unterstrichenen Werte, geben Sie die Kriterien für die einzelnen Bedingungen ein, und klicken Sie dann auf Weiter.
8. Führen Sie unter Schritt 1: Aktion(en) auswählen in der Liste der Aktionen einen Bildlauf aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen diese mit einer vordefinierten Aktion bearbeiten.
9. Klicken Sie unter Schritt 2: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer vordefinierten Aktion.
10. Wählen Sie unter Auszuführende Aktion auswählen das Add-In aus, das ausgeführt werden soll.

     Hinweis   Wenn das Add-In nicht angezeigt wird, wurde es nicht korrekt für die Verwendung durch Outlook installiert. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Add-In-Entwickler.

11. Klicken Sie auf Ändern, wenn Sie den Aktionswert ändern möchten. 
12. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen, und klicken Sie dann auf Weiter.
13. Wählen Sie unter Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen Ausnahmen von der Regel aus, und klicken Sie dann auf Weiter.
14. Geben Sie abschließend einen Namen für die Regel ein, und wählen Sie ggf. weitere Optionen aus.
    • Wenn Sie diese Regel auf Nachrichten anwenden möchten, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner "Ordner" befinden.
    • Damit diese Regel auf alle E-Mail-Konten und den mit den einzelnen Konten verknüpften Posteingang angewendet wird, aktiveren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen.
15. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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