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Eine Verteilerliste ist eine Zusammenstellung von Kontakten (Kontakt: Person innerhalb oder außerhalb der Organisation, über die Sie verschiedene Arten von Informationen, z. B. Straße und E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummern sowie Webseiten-URLs, speichern können.) Sie stellt eine einfache Möglichkeit dar, Nachrichten an eine Personengruppe zu versenden. Wenn Sie beispielsweise häufig Nachrichten an das Marketingteam schreiben, können Sie eine Verteilerliste namens "Marketing" mit den Namen und E-Mail-Adressen aller Mitglieder des Marketingteams erstellen. Sie können Verteilerlisten in Nachrichten, Aufgaben- und Besprechungsanfragen sowie in anderen Verteilerlisten verwenden.

Verteilerlisten werden standardmäßig im Ordner Kontakte gespeichert. Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto verwenden, kann Ihre Globale Adressliste (Globale Adressliste: Das Adressbuch mit allen E-Mail-Adressen von Benutzern, Gruppen und Verteilerlisten einer Organisation. Der Administrator erstellt und verwaltet dieses Adressbuch. Die globale Adressliste kann auch E-Mail-Adressen aus Öffentlichen Ordnern enthalten.) globale Verteilerlisten enthalten, die allen Benutzern dieses Netzwerks zur Verfügung stehen. Die Persönlichen Verteilerlisten (Persönliche Verteilerliste: Eine Zusammenstellung von E-Mail-Adressen, die Sie erstellen und zum Outlook-Adressbuch als einzelnen E-Mail-Alias hinzufügen. Wenn Sie eine Nachricht an eine Verteilerliste senden, wird sie an jede E-Mail-Adresse in der Liste gesendet.), die Sie in Ihrem Ordner Kontakte erstellen, stehen hingegen nur Ihnen selbst zur Verfügung. Sie können Sie aber durch Kopieren und Senden an andere gemeinsam nutzen.

Sie können Namen zu einer Verteilerliste einfach hinzufügen und löschen, diese an andere senden und sie drucken.

• Erstellen einer Verteilerliste

• Hinzufügen oder Löschen eines Namens in einer Verteilerliste

• Anzeigen der Namen in einer Verteilerliste

• Senden einer Nachricht an eine Verteilerliste

• Senden einer Nachricht an Teile einer Verteilerliste

• Senden einer Besprechungsanforderung an Teile einer Verteilerliste

• Hinzufügen der Verteilerliste einer Nachricht zu den Kontakten

• Drucken einer Verteilerliste

Erstellen einer Verteilerliste

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Erstellen einer Verteilerliste mithilfe von Namen im Adressbuch  
  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Verteilerliste.
  2. Geben Sie im Feld Name einen Namen ein.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste auf Mitglieder auswählen.
  4. Klicken Sie in der Dropdownliste Adressbuch auf das Adressbuch mit den E-Mail-Adressen, die Sie in Ihre Verteilerliste aufnehmen möchten.
  5. Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein, der hinzugefügt werden soll. Klicken Sie in der Liste darunter auf den Namen, und klicken Sie auf Mitglieder. Führen Sie dies für jede Person aus, die Sie zur Verteilerliste hinzufügen möchten, und klicken Sie anschließend auf OK.

     Wenn Sie eine längere Beschreibung der Verteilerliste hinzufügen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste auf Notizen, und geben Sie die Beschreibung ein.

     Die Verteilerliste wird unter dem von Ihnen angegebenen Namen im Ordner Kontakte gespeichert.

• Erstellen einer Verteilerliste durch Kopieren von Namen aus einer E-Mail-Nachricht  
  1. Markieren Sie in der E-Mail-Nachricht, aus der Sie die Namen kopieren möchten, die jeweiligen Namen in den Feldern An oder Cc (Felder "An", "Cc" und "Bcc": Eine Nachricht wird an die Empfänger im Feld "An" gesendet. Die Empfänger in den Feldern "Cc" (Carbon Copy) und "Bcc" (Blind Carbon Copy) erhalten die Nachricht ebenfalls. Allerdings sind die Namen der Empfänger im Feld "Bcc" für andere Empfänger nicht sichtbar.)
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Kopieren.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office, und klicken Sie unter Neues Outlook-Element erstellen auf Verteilerliste.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste in der Gruppe Mitglieder auf Mitglieder auswählen.
  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste unten im Dialogfeld Mitglieder auswählen in das Feld Mitglieder, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Einfügen.

      Hinweis   Ein Mitglied der Verteilerliste muss nicht in Ihrem Adressbuch enthalten sein, um hinzugefügt zu werden. Der Name und die E-Mail-Adresse werden in die Verteilerliste aufgenommen, wenn Sie sie aus der Originalnachricht kopieren und in die Liste einfügen.

  6. Klicken Sie auf OK.
  7. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Verteilerliste ein.
  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen oder Löschen eines Namens in einer Verteilerliste

1. Öffnen Sie in Ihrem Ordner Kontakte die Verteilerliste.

    Hinweis   In Listenansichten werden Verteilerlisten mit gekennzeichnet.

2. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:
   • Fügen Sie eine Adresse aus einem Adressbuch oder einem Ordner unter "Kontakte" hinzu.  
     1. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste auf Mitglieder auswählen.
     2. Klicken Sie in der Dropdownliste Adressbuch auf das Adressbuch mit den E-Mail-Adressen, die Sie in Ihre Verteilerliste aufnehmen möchten.
     3. Geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein, der hinzugefügt werden soll.
     4. Klicken Sie im Feld Name auf den Namen, und klicken Sie dann auf Mitglieder. Führen Sie dies für jede Person aus, die Sie zur Verteilerliste hinzufügen möchten, und klicken Sie anschließend auf OK.

        Warum wird die Liste Name im Adressbuch nicht angezeigt?

        Möglicherweise haben Sie beim letzten Verwenden des Adressbuchs die Suchoption Weitere Spalten verwendet. Zum Wiederherstellen der Namenslistenansicht klicken Sie neben Suchen auf Nur Name.

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   • Fügen Sie eine Adresse hinzu, die sich nicht in einem Ordner unter "Kontakte" oder in einem Adressbuch befindet.  
     1. Klicken Sie auf der Registerkarte Verteilerliste auf Neu hinzufügen.
     2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, und klicken Sie auf OK.
   • Löschen eines Namens  
     • Klicken Sie auf den Namen und dann auf Entfernen.

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Anzeigen der Namen in einer Verteilerliste

Wenn Sie die Mitglieder einer Verteilerliste vor dem Senden einer Nachricht kontrollieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf An.
2. Klicken Sie in der Dropdownliste Adressbuch auf das Adressbuch mit der Verteilerliste, über die Sie Informationen wünschen.
3. Geben Sie im Feld Suchen den Namen der Verteilerliste ein.
4. Klicken Sie in der Verteilerliste mit der rechten Maustaste auf Name, und klicken Sie danach im Kontextmenü auf Eigenschaften.

   Warum wird die Liste Name im Adressbuch nicht angezeigt?

   Möglicherweise haben Sie beim letzten Verwenden des Adressbuchs die Suchoption Weitere Spalten verwendet. Zum Wiederherstellen der Namenslistenansicht klicken Sie neben Suchen auf Nur Name.

   ---

 Tipp   Wenn Sie schnell die Namen der Personen in der Liste anzeigen möchten, können Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Namen der Verteilerliste im Feld An klicken. Nachdem die Liste erweiterte wurde, können Sie auch einige Namen löschen, damit die Nachricht oder Besprechungsanforderung nur an Teile der Verteilerliste gesendet werden soll. Sie können die Liste nach dem Erweitern nicht wieder reduzieren. Verteilerliste im Feld E-Mail eines Kontakts können nicht erweitert werden.

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Senden einer Nachricht an eine Verteilerliste

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht
2. Klicken Sie auf An, und geben Sie im Feld Suchen den Namen der Verteilerliste ein.
3. Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen, klicken Sie auf An, und klicken Sie dann auf OK.

   Warum wird die Liste Name im Adressbuch nicht angezeigt?

   Möglicherweise haben Sie beim letzten Verwenden des Adressbuchs die Suchoption Weitere Spalten verwendet. Zum Wiederherstellen der Namenslistenansicht klicken Sie neben Suchen auf Nur Name.

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 Tipp   Sie können die Verteilerliste auch aus Kontakte in die Nachricht ziehen.

4. Senden Sie die Nachricht.

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Senden einer Nachricht an Teile einer Verteilerliste

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht
2. Klicken Sie auf An, und geben Sie dann im Feld Suchen den Namen der Verteilerliste ein.
3. Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen, klicken Sie auf An, und klicken Sie dann auf OK.

   Warum wird die Liste Name im Adressbuch nicht angezeigt?

   Möglicherweise haben Sie beim letzten Verwenden des Adressbuchs die Suchoption Weitere Spalten verwendet. Zum Wiederherstellen der Namenslistenansicht klicken Sie neben Suchen auf Nur Name.

   ---

4. Klicken Sie im Feld An in der Nachricht auf das Pluszeichen (+) neben dem Namen der Verteilerliste, um die Namen der Personen in der Liste anzuzeigen, und löschen Sie dann die Namen, an die die Nachricht nicht gesendet werden soll.

 Hinweis   Nachdem Sie eine Verteilerliste erweitert haben, wird der Name der Verteilerliste durch die Namen aller Mitglieder der Liste ersetzt. Sie können diese Namen nicht mehr reduzieren und wieder den Namen der Verteilerliste anzeigen.

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Senden einer Besprechungsanfrage an Teile einer Verteilerliste

1. Klicken Sie im Terminplanungs-Assistent in der Besprechungsanfrage auf Teilnehmer hinzufügen.
2. Geben Sie im Feld Suchen den Namen der Verteilerliste ein.
3. Klicken Sie in der Liste darunter auf den Namen, klicken Sie auf Erforderlich, und klicken Sie dann auf OK.
4. Wenn Sie die Namen der Personen in der Liste anzeigen möchten, können Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Namen der Verteilerliste im Feld Alle Teilnehmer klicken.
5. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der Personen, denen Sie die Besprechungsanfrage nicht zusenden möchten. Wenn Sie wieder in die Besprechungsansicht wechseln werden im Feld An nur die Namen angezeigt, die Sie nicht gelöscht haben.

 Hinweis   Nachdem Sie eine Verteilerliste erweitert haben, wird der Name der Verteilerliste durch die Namen aller Mitglieder der Liste ersetzt. Sie können diese Namen nicht mehr reduzieren und wieder den Namen der Verteilerliste anzeigen.

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Hinzufügen der Verteilerliste einer Nachricht zu den Kontakten

1. Öffnen Sie die Nachricht, die die Verteilerliste enthält.
2. Klicken Sie im Kopfbereich der Nachricht mit der rechten Maustaste auf die Verteilerliste, und klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Zu den Outlook-Kontakten hinzufügen.

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Drucken einer Verteilerliste

1. Klicken Sie auf Kontakte.
2. Öffnen Sie die Verteilerliste, die gedruckt werden soll.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Drucken.
4. Wählen Sie zusätzlich gewünschte Druckoptionen aus, und klicken Sie dann auf OK.

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