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In Business Contact Manager für Outlook können Sie Geschäftsnotizen (Geschäftsnotiz: Ermöglicht dem Benutzer, Einzelheiten einer geschäftlichen Kommunikation oder Transaktion zu protokollieren und diese mit der Historie eines Kontos, Geschäftskontakts, einer Verkaufschance oder eines Geschäftsprojekts zu verknüpfen.) erstellen und sie der Kommunikationshistorie eines oder mehrerer Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.)-, Geschäftskontakt (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.)-, Verkaufschancen (Verkaufschance: Die Chance, das Produkt oder die Dienstleistung an eine Firma oder einen Geschäftskontakt zu verkaufen.)- oder Geschäftsprojekt (Geschäftsprojekt: Ein Projekt, das in Business Contact Manager für Outlook erstellt wird. Ein Geschäftsprojekt besteht aus einer oder mehreren Projektaufgaben.)datensätze hinzufügen. Eine Geschäftsnotiz enthält den Betreff der Notiz, den Namen des Erstellers und Kommentare (Kommentare: Ein Feld in einem Datensatz in Business Contact Manager für Outlook, in das der Benutzer Notizen zu dem Konto, Geschäftskontakt, zu der Verkaufschance oder zu dem Geschäftsprojekt schreiben oder kopieren kann.) zur verknüpften Firma, zum verknüpften Geschäftskontakt, zur verknüpften Verkaufschance oder zum verknüpften Geschäftsprojekt.

• Erstellen einer Geschäftsnotiz und Verknüpfen der Notiz mit einem Datensatz

• Verknüpfen einer Geschäftsnotiz mit einem Datensatz

• Bearbeiten einer Geschäftsnotiz

• Verschieben einer Geschäftsnotiz

• Entfernen der Verknüpfung mit einer Geschäftsnotiz

• Löschen einer Geschäftsnotiz

Erstellen einer Geschäftsnotiz und Verknüpfen der Notiz mit einem Datensatz

Wenn Sie eine Geschäftsnotiz in der Kommunikationshistorienansicht (Ansicht: Unterschiedliche Anzeigemöglichkeiten für dieselben Informationen in einem Ordner durch unterschiedliche Anordnungen und Formate. Für jeden Ordner sind standardmäßige Ansichten verfügbar. Sie können auch benutzerdefinierte Ansichten erstellen.) eines Datensatzes (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) in Business Contact Manager für Outlook erstellen, wird sie automatisch mit diesem Datensatz verknüpft. Sie können die Geschäftsnotiz auch zuerst erstellen und dann mit mindestens einem Datensatz verknüpfen.

Erstellen einer Geschäftsnotiz in einem Datensatz

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.
2. Doppelklicken Sie auf den Datensatz, dem Sie eine Geschäftsnotiz hinzufügen möchten.
3. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste (Multifunktionsleiste: Ein Element, das die meisten Menüs, Symbolleisten und Aufgabenbereiche ersetzt. Die Multifunktionsleiste zeichnet sich durch aufgabenbasierte Registerkarten aus, die Tools und Optionen organisiert in logischen Gruppen enthalten.) in der Gruppe Kommunikation auf Neues Historienelement, und wählen Sie Geschäftsnotiz aus.
4. Geben Sie in das Feld Betreff das Thema der Notiz ein.
5. Geben Sie in das Feld Kommentare Ihre Notizen ein.

   Wenn Sie das Datum und die Uhrzeit der Kommentareingabe aufzeichnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitstempel hinzufügen.

6. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

    Hinweis   Wenn Sie eine Geschäftsnotiz vor dem Schließen drucken möchten, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Drucken.

Erstellen einer Geschäftsnotiz und Verknüpfen der Notiz mit einem Datensatz

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Geschäftsnotiz.
2. Geben Sie in das Feld Betreff das Thema der Notiz ein.
3. Klicken Sie im Abschnitt Verknüpfte Firma, Geschäftskontakt, Verkaufschance oder Projekt auf Verknüpfen mit.
4. Wählen Sie in der Liste Ordner des Dialogfelds Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen den Datensatztyp aus, mit dem die Geschäftsnotiz verknüpft werden soll.
5. Sie können einen Datensatznamen eingeben oder in der Liste auswählen. Wenn Sie zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf den Vor- und Nachnamen. Wenn Sie nicht zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf die entsprechenden Namen.
6. Klicken Sie auf Verknüpfen mit und dann auf OK.
7. Geben Sie in das Feld Kommentare Ihre Notizen ein.

   Wenn Sie das Datum und die Uhrzeit der Kommentareingabe aufzeichnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitstempel hinzufügen.

8. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

    Hinweis   Wenn Sie eine Geschäftsnotiz vor dem Schließen drucken möchten, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Drucken.

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Verknüpfen einer Geschäftsnotiz mit einem Datensatz

Wenn Sie eine Geschäftsnotiz in einem Datensatz erstellen, verknüpft Business Contact Manager für Outlook die Geschäftsnotiz automatisch mit der Kommunikationshistorie des Datensatzes.

Sie können Geschäftsnotizen mit mehreren Datensätzen verknüpfen. Jedes Mal, wenn Sie eine Geschäftsnotiz mit einem Datensatz verknüpfen, wird ein weiteres Exemplar dieser Geschäftsnotiz im Ordner Kommunikationshistorie angezeigt.

Hinzufügen von Verknüpfungen zu einer Geschäftsnotiz innerhalb eines Datensatzes

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.
2. Doppelklicken Sie auf den Datensatz, der die Geschäftsnotiz enthält, die mit einem anderen Datensatz verknüpft werden soll.
3. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Anzeigen auf Historie, und doppelklicken Sie dann auf die Geschäftsnotiz, die Sie mit einem anderen Datensatz verknüpfen möchten.
4. Klicken Sie auf Verknüpfen mit.
5. Wählen Sie in der Liste Ordner des Dialogfelds Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen den Datensatztyp aus, mit dem die Geschäftsnotiz verknüpft werden soll.
6. Sie können einen Namen eingeben oder in der Liste auswählen. Wenn Sie zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf den Vor- und Nachnamen. Wenn Sie nicht zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf die entsprechenden Namen.
7. Klicken Sie auf Verknüpfen mit und dann auf OK.

Hinzufügen von Verknüpfungen zu einem Datensatz innerhalb einer Geschäftsnotiz

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Kommunikationshistorie.
2. Doppelklicken Sie auf die Geschäftsnotiz, die Sie mit mehreren Datensätzen verknüpfen möchten.
3. Klicken Sie auf Verknüpfen mit.
4. Wählen Sie in der Liste Ordner des Dialogfelds Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen den Datensatztyp aus, mit dem die Geschäftsnotiz verknüpft werden soll.
5. Sie können einen Namen eingeben oder in der Liste auswählen. Wenn Sie zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf den ersten und den letzten Namen. Wenn Sie nicht zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf die entsprechenden Namen.
6. Klicken Sie auf Verknüpfen mit und dann auf OK.

Hinzufügen von Verknüpfungen zu einer Geschäftsnotiz aus dem Ordner "Kommunikationshistorie" heraus

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Kommunikationshistorie.
2. Doppelklicken Sie auf die Geschäftsnotiz, die Sie mit einem anderen Datensatz verknüpfen möchten.
3. Klicken Sie auf Verknüpfen mit.
4. Wählen Sie in der Liste Ordner des Dialogfelds Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen den Datensatztyp aus, mit dem die Geschäftsnotiz verknüpft werden soll.
5. Sie können einen Namen eingeben oder in der Liste auswählen. Wenn Sie zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf das erste und das letzte Element. Wenn Sie nicht zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf die entsprechenden Namen.
6. Klicken Sie auf Verknüpfen mit und dann auf OK.

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Bearbeiten einer Geschäftsnotiz

Sie können eine Geschäftsnotiz in einem verknüpften Datensatz oder im Ordner Kommunikationshistorie (Ordner "Kommunikationshistorie": Ein Ordner, auf den über das Menü von Business Contact Manager zugegriffen werden kann, der alle der Kommunikationshistorienelemente und die damit verknüpften Datensätze enthält.) bearbeiten.

Bearbeiten einer Geschäftsnotiz in einem Datensatz

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.
2. Doppelklicken Sie auf den Datensatz, der die zu bearbeitende Geschäftsnotiz enthält.
3. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Anzeigen auf Historie, und doppelklicken Sie auf die Geschäftsnotiz, die Sie bearbeiten möchten.
4. Nehmen Sie Ihre Änderungen im Geschäftsnotizformular (Formular: Ein Formular bietet die Möglichkeit, Informationen für Elemente in Business Contact Manager für Outlook zu sammeln und zu verteilen.) vor, und klicken Sie dann auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

Bearbeiten einer Geschäftsnotiz im Ordner "Kommunikationshistorie"

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Kommunikationshistorie.
2. Doppelklicken Sie auf die zu bearbeitende Geschäftsnotiz.
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen im Geschäftsnotizformular vor, und klicken Sie dann auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

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Verschieben einer Geschäftsnotiz

Wenn Sie Geschäftsnotizen aus der Kommunikationshistorie eines Datensatzes entfernen, werden sie von Business Contact Manager für Outlook automatisch aus dem Ordner Kommunikationshistorie gelöscht. Wenn Sie Geschäftsnotizen aus einem Datensatz entfernen und dann mit einem anderen Datensatz verknüpfen möchten, müssen Sie die Geschäftsnotizen daher zuerst mit dem zweiten Datensatz verknüpfen, bevor Sie sie aus dem ersten Datensatz entfernen.

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.
2. Doppelklicken Sie auf den Datensatz mit der verknüpften Geschäftsnotiz, die Sie verschieben möchten.
3. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Anzeigen auf Historie.
4. Doppelklicken Sie auf die zu verschiebende Geschäftsnotiz.
5. Klicken Sie auf Verknüpfen mit.
6. Wählen Sie in der Liste Ordner des Dialogfelds Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen den Datensatztyp aus, mit dem die Geschäftsnotiz verknüpft werden soll.
7. Sie können einen Namen eingeben oder in der Liste auswählen. Wenn Sie zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf das erste und das letzte Element. Wenn Sie nicht zusammenhängende Namen auswählen möchten, klicken Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf die entsprechenden Namen.
8. Zum Aufheben der Verknüpfung (Verknüpfung aufheben: Das Trennen eines Elementes von einem Datensatz oder eines Datensatzes von einem anderen Datensatz.) der Geschäftsnotiz mit dem Datensatz, wählen Sie die Geschäftsnotiz in der Liste Kommunikationshistorienelemente aus, und klicken Sie auf Entfernen.
9. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

 Hinweis   Wenn Sie eine Geschäftsnotiz in Business Contact Manager für Outlook in einen Outlook-Ordner kopieren oder verschieben, wird sie als Outlook Journal-Element gespeichert, enthält jedoch dieselben Informationen wie die ursprüngliche Geschäftsnotiz.

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Entfernen der Verknüpfung mit einer Geschäftsnotiz

Wenn Sie die Verknüpfung einer Geschäftsnotiz mit einem Datensatz aufheben und die Geschäftsnotiz mit keinem weiteren Datensatz verknüpft ist, wird sie in Business Contact Manager für Outlook gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Wenn allerdings Verknüpfungen zu dieser Geschäftsnotiz in anderen Datensätzen vorhanden sind, wird nur die Verknüpfung gelöscht, die Geschäftsnotiz jedoch nicht. Wenn Sie z. B. die Verknüpfung einer Geschäftsnotiz in einem Verkaufschancendatensatz aufheben und die Geschäftsnotiz auch mit einem Datensatz in Business Contact Manager für Outlook verknüpft ist, bleibt diese Verknüpfung unverändert.

Ist die Geschäftsnotiz jedoch nur mit diesem Datensatz verknüpft, entfernt Business Contact Manager für Outlook sowohl die Verknüpfung als auch die Geschäftsnotiz aus dem Ordner Kommunikationshistorie. Wenn das Dialogfeld Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen geöffnet ist, können Sie feststellen, ob eine Geschäftsnotiz mit einem anderen Firmen-, Geschäftskontakt-, Verkaufschancen- oder Geschäftsprojektdatensatz verknüpft ist, indem Sie den Abschnitt Verknüpfte Datensätze für jeden Datensatztyp anzeigen.

Aufheben der Verknüpfung einer Geschäftsnotiz mit einem Datensatz

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.
2. Doppelklicken Sie auf den Datensatz, dessen Verknüpfung mit einer Geschäftsnotiz Sie aufheben möchten.
3. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Anzeigen auf Historie.
4. Doppelklicken Sie auf die Geschäftsnotiz, deren Verknüpfung aufgehoben werden soll.
5. Klicken Sie auf Verknüpfen mit.
6. Wählen Sie in der Liste Ordner des Dialogfelds Mit Business Contact Manager-Datensatz verknüpfen den Datensatztyp aus, mit dem die Geschäftsnotiz verknüpft werden soll.
7. Wenn Sie eine Geschäftsnotiz mit einem anderen Datensatz verknüpfen möchten, geben Sie einen Namen ein, oder wählen Sie einen Namen in der Liste aus, und klicken Sie dann auf Verknüpfen mit.
8. Um die Verknüpfung der Geschäftsnotiz mit dem Datensatz aufzuheben, wählen Sie die Geschäftsnotiz in der Liste Kommunikationshistorienelemente aus, und klicken Sie auf Entfernen.
9. Klicken Sie auf OK.
10. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Löschen einer Geschäftsnotiz

Wenn Sie die Verknüpfung mit einer Geschäftsnotiz aus einem Datensatz entfernen und in anderen Datensätzen Verknüpfungen mit dieser Geschäftsnotiz vorhanden sind, wird nur die Verknüpfung, nicht jedoch die Geschäftsnotiz gelöscht. Soll eine Geschäftsnotiz aus Business Contact Manager für Outlook gelöscht werden, müssen Sie die Verknüpfung für jeden Datensatz aufheben, mit dem die Geschäftsnotiz verknüpft ist.

 Wichtig   Nachdem alle Verknüpfungen mit Datensätzen entfernt wurden, wird die Geschäftsnotiz gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden.

Löschen einer Geschäftsnotiz mit einer Verknüpfung mit einem einzelnen Datensatz

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Firmen, Geschäftskontakte, Verkaufschancen oder Geschäftsprojekte.
2. Doppelklicken Sie auf den Datensatz mit der verknüpften Geschäftsnotiz, die Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf der Multifunktionsleiste in der Gruppe Anzeigen auf Historie.
4. Wählen Sie die zu löschende Geschäftsnotiz aus, und klicken Sie auf Entfernen.

Löschen einer Geschäftsnotiz mit mehreren Verknüpfungen

1. Klicken Sie im Menü Business Contact Manager auf Kommunikationshistorie.
2. Wählen Sie mindestens eine Kopie der zu löschenden Geschäftsnotiz aus. Beachten Sie, dass bei jedem Verknüpfen einer Geschäftsnotiz mit einem weiteren Datensatz in Business Contact Manager für Outlook eine gesonderte Kopie der Geschäftsnotiz erstellt wird.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Kopien, und klicken Sie dann auf Löschen.

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