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Die Größe des Microsoft Office Outlook-Postfachs steigt, wenn Sie Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) erstellen und empfangen. Zum Verwalten des Speicherplatzes in Ihrem Postfach oder auf dem E-Mail-Server, den Sie nutzen, benötigen Sie einen anderen Speicherplatz (ein Archiv), in dem die alten, zwar wichtigen, aber selten verwendeten Elemente gespeichert werden. Die AutoArchivierung übernimmt diesen Speicherprozess automatisch und verschiebt Elemente an einen Archivspeicherort oder in eine Outlook Persönliche Ordner-Datei (PST) (Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie Elemente verwalten und sichern.). Sie können jedoch die meisten dieser Einstellungen so anpassen, dass sie Ihren Speicheranforderungen entsprechen.

 Hinweis   Elemente in Ihrem Postfach unterliegen ggf. den Aufbewahrungsrichtlinien oder der Verwaltung von Messagingaufzeichnungen Ihres Unternehmens. Diese Richtlinien haben den Zweck, die Benutzer am Aufbewahren von Nachrichten und anderen Datensätzen über einen bestimmten Zeitraum hinaus zu hindern, der vom Unternehmen festgelegt wird. Falls in Kraft, haben diese Einstellungen Vorrang vor AutoArchivierungseinstellungen, weshalb die AutoArchivierungsfunktion aus Outlook-Profilen entfernt wird, die für die Verwendung von Microsoft Exchange eingerichtet sind.

Gewünschte Aufgabe

• Überprüfen oder Ändern der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung

• Ändern der AutoArchivierungseinstellungen für einen einzelnen Ordner

Überprüfen oder Ändern der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung

Die AutoArchivierung verschiebt Elemente aus ihrem ursprünglichen Speicherort in Outlook in einen Archivdateiordner, sobald sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen. Sie können auch Optionen für zu löschende Elemente festlegen, sobald diese abgelaufen sind.

 Wichtig   

Weitere Informationen zum Speichern und Löschen von Elementen

• Elemente werden an ihren entsprechenden Archivierungsspeicherorten gespeichert, solange Sie keine Änderungen an Einstellungen für die AutoArchivierung vornehmen, also festlegen, dass Elemente bei Ablauf gelöscht werden. Die Elemente werden an den Archivierungsspeicherorten nicht gelöscht. Sie können nur vor dem Verschieben an den jeweiligen Archivierungsspeicherort automatisch gelöscht werden. Nachdem sie archiviert sind, können sie nur noch manuell gelöscht werden.
• Durch die Auswahl einer Option zum dauerhaften Löschen von Elementen werden die Elemente automatisch gelöscht, sobald sie ablaufen, und werden nicht archiviert. Wenn Sie beispielsweise Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) aktivieren, werden durch diese Option alle Nachrichten in allen Ihren E-Mail-Ordnern wie "Posteingang", Gesendete Objekte" oder "Entwürfe" gelöscht, wenn sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen. Die Nachrichten werden nicht archiviert.

Die verschiedenen Typen von Outlook-Elementen haben Standardablaufzeiten, die sich nur ändern, wenn Sie die entsprechenden Einstellungen manuell ändern.

Weitere Informationen zum Zeitpunkt des Ablaufs bestimmter Outlook-Elemente

Bei der ersten Ausführung von Outlook ist die AutoArchivierung standardmäßig aktiviert und wird alle 14 Tage ausgeführt. Sie können die Frequenz der Ausführung der AutoArchivierung ändern, die Outlook-Datendatei (PST) angeben, in der die archivierten Elemente gespeichert werden, und bestimmen, wann Elemente in Ihren Outlook-Ordnern der Archivierung unterliegen sollen.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Weitere.
2. Klicken Sie auf AutoArchivierung.

    Hinweis   Je nach Computereinstellungen und Add-Ins werden im Dialogfeld Optionen andere Registerkarten angezeigt.


3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage, und geben Sie an, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.
4. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

   Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu den AutoArchivierungseinstellungen und den Optionen 1-9 in der nachfolgenden Abbildung zu erhalten.

    AutoArchivierung alle   Legen Sie fest, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll. Das gleichzeitige Archivieren zahlreicher Elemente kann die Leistung Ihres Computers verringern. Es ist daher von Vorteil, einen Zeitraum zu wählen, in dem der AutoArchivierungs-Prozess schneller ablaufen kann. Berücksichtigen Sie die Anzahl der durchschnittlich in einem bestimmten Zeitraum erhaltenen Elemente, und passen Sie die Zeitplanung entsprechend an. AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen   Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn eine Erinnerungsmeldung angezeigt werden soll, bevor die Outlook-Elemente von der AutoArchivierung verarbeitet werden. Wenn die Meldung angezeigt wird, können Sie auf Nein klicken, um die AutoArchivierungs-Sitzung abzubrechen.
    Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)   Diese Option ist standardmäßig nicht aktiviert. Sie können festlegen, dass E-Mail-Nachrichten nach Ende ihrer Ablaufzeit gelöscht werden. Die Standardablaufzeit für Elemente in den Ordnern "Posteingang" und "Entwürfe" beträgt sechs Monate, für Elemente im Ordner "Gesendete Objekte" drei Monate. Sie können diese Zeiten jedoch mithilfe der Option Elemente löschen, wenn älter als ändern.
    Alte Elemente archivieren oder löschen   Aktivieren Sie diese Option, wenn Outlook-Elemente archiviert und anschließend gelöscht werden sollen, sobald sie das Ende ihrer Ablaufzeit erreichen. Diese Option aktiviert andere Optionen, mit deren Hilfe Sie bestimmen können, welche Elemente archiviert und welche gelöscht werden, sobald das Ende des Ablaufzeitraums erreicht ist.

    Hinweis   Im Dialogfeld AutoArchivierung bezieht sich "Ordner" auf die Hauptfunktionsbereiche von Outlook, z. B. den Ordner Kalender und den Ordner Aufgaben sowie einzelne E-Mail-Ordner. Der Grund hierfür ist, dass Ihre Kalender- und Aufgabenelemente in den entsprechenden Ordnern Kalender und Aufgaben gespeichert werden.

    Archivordner in Ordnerliste anzeigen   Aktivieren Sie, dass der Archivordner im Navigationsbereich zusammen mit den anderen Arbeitsordnern angezeigt wird. Im Hauptordner Archiv können Sie die Unterordner öffnen und die archivierten Elemente anzeigen. Dabei können Sie überprüfen, ob die richtigen Elemente archiviert wurden, und bei Bedarf auch einzelne Elemente zurück in einen Arbeitsordner ziehen.
    Elemente löschen, wenn älter als   Wählen Sie die Standardeinstellung für den Zeitraum in Tagen, Wochen oder Monaten aus, nach dessen Ablauf Elemente archiviert werden sollen. Sie können ein Zeitraum zwischen einem Tag und 60 Monaten festlegen. "Löschen" ist in diesem Zusammenhang gleichbedeutend mit Archivieren, also dem Speichern von Elementen. Es geht also nicht um das endgültige Löschen, es sei denn, Sie haben an anderer Stelle die entsprechende Einstellung für die Ordner vorgenommen.
    Alte Elemente verschieben nach    Der Standardspeicherort ist auf Computern mit den Betriebssystemen Windows Vista und Windows XP unterschiedlich.

   Windows Vista: C:\Users\Benutzername\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

   Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst 

   Wenn Sie ein anderes Ziel für die archivierten Elemente festlegen möchten, können Sie zu einem anderen Speicherort wechseln und diesen festlegen. Die Elemente werden dann nach dem Ende ihrer Ablaufzeit an diesen Speicherort verschoben.

    Hinweis   Am benutzerdefinierten Speicherort archivierte Elemente werden nur gelöscht, wenn Sie die Ordner öffnen und die Elemente manuell löschen.

    Alte Elemente endgültig löschen   Mit dieser Option werden die abgelaufenen Elemente sofort gelöscht und nicht an den Standardspeicherort, in einen angegebenen anderen Ordner oder in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben.
    Einstellungen auf alle Ordner anwenden   Mit dieser Option werden die Einstellungen für die AutoArchivierung einschließlich der von Ihnen vorgenommenen Änderungen auf alle Ordner angewendet. Wenn Sie für einzelne Ordner andere Einstellungen festlegen möchten, wählen Sie diese Option nicht aus. Gehen Sie stattdessen vor, wie unterhalb der Schaltfläche beschrieben. Dort wird erläutert, wie Sie Einstellungen für einzelne Ordner festlegen können. (Diese Anweisungen finden Sie auch im nächsten Abschnitt, in dem es um das Ändern der Einstellungen für die AutoArchivierung für einzelne Ordner geht.) An einzelnen Ordnern vorgenommene Änderungen gelten auch nur für diese Ordner.
    Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien   Möglicherweise hat in Ihrer Organisation ein Systemadministrator Aufbewahrungsrichtlinien festgelegt, die bestimmen, wann und wie die Elemente in Ihrem Postfach automatisch archiviert werden. Sie können die Richtlinien hier anzeigen, allerdings ohne die erforderlichen Berechtigungen nicht ändern.

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5. Klicken Sie auf OK.

     Hinweise  

   • Wenn Sie die unter Alte Elemente verschieben nach angegebene Archivdatei ändern, wird diese neue Datei bei jeder Ausführung der AutoArchivierung verwendet.
   • Legen Sie zuerst die Standardordneroptionen fest, und passen Sie anschließend individuelle Ordnereinstellungen an, da Sie andernfalls ggf. die Standardeinstellungen unbeabsichtigt ändern.

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Ändern der Einstellungen der AutoArchivierung für einen einzelnen Ordner

1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in der Bereiche wie "Verknüpfungen" oder "E-Mail" sowie die Verknüpfungen oder Ordner innerhalb der einzelnen Bereiche enthalten sind. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Elemente im Ordner anzuzeigen.) mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung.
3. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

    Hinweis   Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in Schritt 4 weiter oben, "Überprüfen oder Ändern der Standardeinstellungen für die AutoArchivierung".

4. Klicken Sie auf OK.

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