Mit dem Tool zum Sichern Persönlicher Ordner können Sie beliebige Daten in Outlook schnell und bequem auf der Festplatte, einem Netzwerkserver bzw. auf einer Netzwerkfreigabe sichern.
Inhalt dieses Artikels
Informationen zu Persönlichen Ordnern (PST) und zum Sicherungstool
Dieser Artikel bezieht sich auf das Tool zum Sichern Persönlicher Ordner in Microsoft Office, das auf der Microsoft Office Online-Website zum Download zur Verfügung steht.
Wenn Sie über ein anderes E-Mail-Konto als ein Microsoft Exchange Server-E-Mail-Konto bzw. ein HTTP-Konto, beispielsweise Windows Live Mail, verfügen, werden alle Outlook-Daten in einer PST-Datei (Persönlicher Ordner) gespeichert. Auch wenn Sie ein Microsoft Exchange Server- oder Windows Live Mail-Konto verwenden, haben Sie die Möglichkeit, Daten in einer PST-Datei zu speichern, die zwar nicht auf dem E-Mail-Server, aber lokal auf Ihrem Computer gespeichert wird.
In jeder PST-Datei sind sämtliche Ihrer Outlook-Ordner enthalten, einschließlich der Ordner Posteingang, Kalender und Kontakte. Sie können eine einzelne PST-Datei einrichten (in der Regel mit der Bezeichnung Persönliche Ordner in Ihrer Ordnerliste angegeben). Außerdem können Sie eine zusätzliche PST-Datei für die Archivierung anlegen. Mit dem Tool zum Sichern Persönlicher Ordner können Sie alle oder nur ausgewählte PST-Dateien sichern.
Nach der Sicherung Ihrer Daten können Sie die Kopien Ihrer Outlook-Daten auf austauschbaren Medien, z. B. CD oder DVD, speichern. Die Sicherungsdateien sind identische Kopien der Originaldateien und werden im selben Dateiformat gespeichert. Sie können sich außerdem in bestimmten Zeitabständen an die Sicherung Ihrer Dateien erinnern lassen.
Hinweise
- Mit dem Tool zum Sichern Persönlicher Ordner werden nur PST-Dateien gesichert. Wenn Sie ein Exchange Server-Postfach verwenden, sollte Ihr Exchange Server-Administrator regelmäßig eine Sicherung der Ordner Ihres Server-Postfachs vornehmen.
- Wenn Sie ein ostasiatisches Betriebssystem mit einer englischen Version von Microsoft Office verwenden, können Sie dieses Feature nicht verwenden.
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Vergleichen, Exportieren und Archivieren der Sicherung Persönlicher Ordner
E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen und Journaleinträge können in Outlook auf drei verschiedene Arten gesichert werden: mit dem Tool zum Sichern Persönlicher Ordner oder mithilfe der Optionen Exportieren oder Archivieren.
Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner Mit diesem Feature wird der gesamte Inhalt der PST-Datei(en) auf die Festplatte oder einen Netzwerkserver bzw. einer Netzwerkfreigabe kopiert.
Exportieren Mit diesem befehl wird eine Datei mit Outlook-Informationen erstellt, die Originaldateien bleiben jedoch in den Ordnern erhalten. Es kann jeweils nur ein Ordner exportiert werden.
Archivieren Mit diesem Befehl werden die zu sichernden Elemente aus den Ordnern verschoben.
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Installieren des PST-Sicherungstools
- Beenden Sie Outlook.
- Laden Sie das Tool von der Microsoft Office Online-Website herunter, indem Sie auf den Hyperlink Download klicken und den Anweisungen in den Dialogfeldern folgen.
Hinweis Wählen Sie zum Ändern der Sprache eine Sprache in der Liste Sprache ändern aus, klicken Sie auf Ändern und anschließend auf Download.
- Doppelklicken Sie zum Starten des Einrichtungsprogramms auf der Festplatte auf die Programmdatei pfbackup.exe.
- Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Installation abzuschließen.
- Starten Sie Outlook.
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Verwenden des PST-Sicherungstools
Tipp Überprüfen Sie die Größe der PST-Datei, bevor Sie mit der Datensicherung beginnen. Wenn die PST-Datei mehrere Ordner enthält, klicken Sie auf den Ordner in der obersten Ebene, um die Gesamtgröße aller enthaltenen Ordner zu ermitteln.
In diesem Abschnitt
Sichern Persönlicher Ordner
Die zu sichernde PST-Datei (Persönlicher Ordner) muss geöffnet sein. Wenn die Datei in der Ordnerliste angezeigt wird, ist sie geöffnet.
- Klicken Sie im Menü Datei auf OKSicherungskopie.
Der Befehl Sicherungskopie fehlt.
Das Feature Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner ist nicht installiert oder wurde entfernt. Installieren Sie das Feature.
Hinweis Möglicherweise muss das Tool zum Sichern Persönlicher Ordner zunächst von der Microsoft Office Online-Website heruntergeladen werden.
Listet die PST-Dateien auf, die in der Datensicherung enthalten sind.
Gibt die Uhrzeit der letzten Datensicherung an.
Über die Schaltfläche
Optionen können Sie Erinnerungen für die Sicherung einrichten und festlegen, welche Persönlichen Ordner gesichert werden sollen und wo die Sicherungsdatei gespeichert werden soll.
Sie können kürzlich erstellte Sicherungsdateien öffnen.
- Klicken Sie auf Optionen.
Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, werden Erinnerungen für die Datensicherung ausgegeben. Sie können eine Anzahl von Tagen zwischen 1 und 999 festlegen.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der einzelnen PST-Dateien, die gesichert werden sollen.
Der Speicherort entspricht dem Verzeichnis, in das die Daten kopiert werden. Die Originaldaten werden nicht verschoben oder verändert. Sobald die Sicherung abgeschlossen ist, können Sie in Windows Explorer zum Speicherort der Sicherungsdatei navigieren und die Sicherungsdatei aufrufen oder sie auf CD, DVD, eine portable Festplatte oder andere portable Speichergeräte kopieren.
- Aktivieren Sie in der Liste Sicherungskopie dieser PST-Dateien speichern die Kontrollkästchen der Elemente, die Sie sichern möchten.
- Ändern Sie den angezeigten Dateinamen der PST-Datei, oder wählen Sie einen anderen Ordner aus. Klicken Sie auf Durchsuchen, navigieren Sie zu dem gewünschten Verzeichnis, und klicken Sie auf Öffnen.
Hinweis Im Feld Speicherort wird der Standarddateiname und -speicherort der PST-Datei angezeigt.
- Wenn Sie von Microsoft Outlook automatisch an die Sicherung dieser Datei erinnert werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mich daran erinnern, alle x Tage eine Sicherungskopie zu erstellen, und geben Sie anschließend eine Anzahl von Tagen zwischen 1 und 999 ein.
- Klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf Sicherungskopie speichern.
Hinweis Die ausgewählten Elemente werden erst gesichert, wenn Sie Outlook beenden.
Aktivieren/Deaktivieren der Erinnerung an die Datensicherung
- Klicken Sie im Menü Datei auf Sicherungskopie.
- Klicken Sie auf Optionen.
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wenn Sie eine Erinnerung an die Datensicherung aktivieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mich daran erinnern, alle x Tage eine Sicherungskopie zu erstellen, und geben Sie eine Anzahl von Tagen zwischen 1 und 999 ein.
- Wenn Sie keine Erinnerung mehr erhalten möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Mich daran erinnern, alle x Tage eine Sicherungskopie zu erstellen.
- Klicken Sie auf OK.
Ändern des Speicherorts für Sicherungskopien von PST-Dateien
- Klicken Sie im Menü Datei auf Sicherungskopie.
- Klicken Sie auf Optionen.
- Klicken Sie in der Liste Sicherungskopie dieser PST-Dateien erstellen auf die Datei, deren Sicherungsdatei an einem anderen Ort gespeichert werden soll. Ändern Sie anschließend den Speicherort im Feld Sicherungskopie der oben ausgewählten Datei speichern unter:.
- Klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf Sicherungskopie speichern.
Entfernen des PST-Sicherungstools
- Beenden Sie Outlook.
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Microsoft Windows Vista
- Klicken Sie in der Systemsteuerung unter Programme auf Programm deinstallieren.
- Markieren Sie das Programm zum Sichern Persönlicher Ordner in Microsoft Outlook, und klicken Sie dann auf Entfernen.
- Bestätigen Sie, dass die Software deinstalliert werden soll, indem Sie auf Ja klicken.
-
Hinweis Wenn Sie die klassische Ansicht verwenden, doppelklicken Sie auf Programme, doppelklicken Sie auf Installierte Programme, markieren Sie das Programm zum Sichern Persönlicher Ordner in Microsoft Outlook, und klicken Sie dann auf Entfernen. Bestätigen Sie, dass die Software entfernt werden soll, indem Sie auf Ja klicken.
- Microsoft Windows Server 2003 oder Windows XP
- Klicken Sie in der Systemsteuerung auf Software.
Hinweis Wenn Sie die klassische Ansicht verwenden, doppelklicken Sie auf Software.
- Markieren Sie auf der Registerkarte Programme ändern oder entfernen in der Liste der Programme das Dienstprogramm zum Sichern Persönlicher Ordner in Microsoft Outlook.
- Klicken Sie auf Entfernen.
- Bestätigen Sie, dass die Software entfernt werden soll, indem Sie auf Ja klicken.
Anzeigen des Sicherungsstatus von Persönlichen Ordnern
- Klicken Sie im Menü Datei auf Sicherungskopie. Im Dialogfeld Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner werden die persönlichen Ordner aufgeführt, die demnächst gesichert werden sollen, sowie das Datum der letzten Sicherung.
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Wiederherstellen von Elementen mithilfe einer Sicherungskopie
In diesem Abschnitt
Öffnen der Sicherungskopie einer PST-Datei
- Klicken Sie im Menü Datei auf Sicherungskopie.
- Klicken Sie auf Sicherungskopie öffnen.
- Klicken Sie auf die zu öffnende PST-Datei und anschließend auf Öffnen.
Hinweis Sie können PST-Dateien ebenso ohne das Feature Outlook-Sicherung für Persönliche Ordner öffnen. In Outlook können Sie Outlook-Datendateien über das Menü Datei öffnen.
Speicherorte von PST-Dateien
Wenn Sie eine PST-Datei erstellen, wird diese im Ordner für lokale Einstellungen in Outlook gespeichert.
- Microsoft Windows Vista
C:\Benutzer\Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Möglicherweise müssen Sie zum Anzeigen ausgeblendeter Ordner die Standardansicht in Windows Explorer anpassen.
So wird's gemacht
- Klicken Sie in Windows auf die Schaltfläche Start und dann auf Systemsteuerung.
- Doppelklicken Sie unter Wählen Sie eine Kategorie auf Leistung und Wartung.
Hinweis Wenn Sie die klassische Ansicht der Systemsteuerung verwenden, überspringen Sie diesen Schritt.
- Klicken Sie unter Siehe auch auf Dateitypen.
Hinweis Wenn Sie die klassische Ansicht der Systemsteuerung verwenden, doppelklicken Sie auf Ordneroptionen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht.
- Klicken Sie unter Erweiterte Einstellungen unter Dateien und Ordner unter Versteckte Dateien und Ordner auf Alle Dateien und Ordner anzeigen.
- Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Windows XP
C:\Dokumente und Einstellungen\Profile\Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten
Möglicherweise müssen Sie zum Anzeigen ausgeblendeter Ordner die Standardansicht in Windows Explorer anpassen.
So wird's gemacht
- Klicken Sie auf Start und anschließend auf Arbeitsplatz.
- Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und anschließend auf Versteckte Dateien und Ordner.
Wiederherstellen von Daten
Die Methode der Datenwiederherstellung hängt von dem Volumen der wiederherzustellenden Daten ab.
- Wenn Sie nur wenige Elemente wiederherstellen möchten, die versehentlich gelöscht oder verändert wurden, öffnen Sie die Datei, und verschieben bzw. kopieren Sie die Elemente aus der Sicherungsdatei in die Originaldatei.
- Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen, und klicken Sie anschließend auf Outlook-Datendatei.
- Klicken Sie auf die zu öffnende PST-Datei, und klicken Sie auf OK.
Der Name des zu der Datendatei gehörenden Ordners wird unter Ordnerliste angezeigt. Klicken Sie zum Anzeigen der Ordnerliste im Menü Wechseln zu auf Ordnerliste. Standardmäßig erhält der Ordner den Namen Persönliche Ordner.
Schließen Sie die Sicherungsdatei, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken, und klicken Sie anschließend auf Schließen.
- Wenn Sie viele Elemente oder einen ganzen Ordner wiederherstellen möchten, importieren Sie die Sicherungskopie der Datei. Wenn nicht der gesamte Ordner ersetzt werden muss, können Sie nach den benötigten Elementen filtern. Alternativ können Sie den gesamten Ordner importieren und festlegen, ob doppelte Elemente ersetzt werden sollen.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren.
- Klicken Sie auf Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und anschließend auf Weiter.
- Klicken Sie auf Persönliche Ordner-Datei (.pst) und anschließend auf Weiter.
- Geben Sie im Feld Zu importierende Datei den Pfad und Dateinamen der zu importierenden PST-Datei an.
Sie können sich nicht mehr an den Speicherort der Sicherungskopie erinnern?
- Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ordnerliste.
- Rechtsklicken Sie zum Ermitteln des genauen Speicherorts auf den Ordner der obersten Ebene des Verzeichnisses, in dem sich die PST-Datei befindet.
- Klicken Sie im Kontextmenü auf Eigenschaften von <Dateiname> und anschließend auf Erweitert. Die Angaben zum Speicherort werden im Feld Datei angezeigt.
Die Fehlermeldung Die Persönliche Ordner-Datei (.pst) <Dateiname> konnte nicht geöffnet werden. Die Datei ist möglicherweise mit dieser Outlook-Version nicht kompatibel, oder sie ist beschädigt. wird angezeigt.
Öffnen Sie die PST-Datei in Outlook über das Menü Datei. Wenn die Fehlermeldung Die Datei <Dateiname> ist mit dieser Version des Dienstes für Persönliche Ordner nicht kompatibel. Wenden Sie sich an Ihren Administrator. angezeigt wird, sind in der PST-Datei Unicode-Informationen enthalten. Unicode-Informationen werden in Microsoft Office Outlook 2003 und in höheren Versionen unterstützt. Wenn Sie eine ältere Version von Outlook verwenden, kann die Datei nicht geöffnet werden. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass die Datei nicht lesbar oder beschädigt ist, versuchen Sie das Problem mit dem Outlook-Tool zum Reparieren des Posteingangs zu beheben.
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Duplikate durch importierte Elemente ersetzen Die vorhandenen Daten werden mit den Daten der Importdatei überschrieben.
Erstellen von Duplikaten zulassen Die vorhandenen Daten werden nicht überschrieben. Duplikate werden dem aktuellen Outlook-Ordner hinzugefügt.
Keine Duplikate importieren Die vorhandenen Daten bleiben erhalten, und Duplikate werden nicht in den aktuellen Outlook-Ordner kopiert.
- Folgen Sie den weiteren Anweisungen des Import/Export-Assistenten.
- Wenn Sie die gesamte PST-Datei wiederherstellen möchten, schließen Sie Outlook, und verwenden Sie den Windows-Befehl Suchen, um die beschädigte PST-Datei zu suchen und umzubenennen. Erstellen Sie eine Kopie der PST-Sicherungsdatei, und ändern Sie den Namen dieser Kopie in den der beschädigten PST-Datei. Diese Datei muss sich im selben Ordner wie die Original-PST-Datei befinden. Starten Sie Outlook erneut.
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