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Das Feature für elektronische Visitenkarten ist neu in Microsoft Office Outlook 2007 und optimiert den Vorgang zum Erstellen und Freigeben von Kontakten. Bei einer elektronischen Visitenkarte handelt es sich um eine Darstellungsoption für Kontakte. In dieser Darstellung werden bestimmte Informationen des Kontakts erfasst und das Freigeben dieser Informationen für andere Personen in übersichtlicher Form ermöglicht.

Beim Erstellen eines neuen Kontakts wird eine elektronische, dem Kontakt zugeordnete Visitenkarte erstellt. Zudem werden sämtliche an einem Kontakt vorgenommenen Änderungen für die entsprechende elektronische Visitenkarte übernommen (selbiges gilt auch umgekehrt).

Die elektronischen Visitenkarten sind gedruckten Visitenkarten nachempfunden und können ebenso einfach weitergegeben werden.

• Vorteile elektronischer Visitenkarten

• Anzeigen von Kontakten als elektronische Visitenkarten

• Darstellung elektronischer Visitenkarten beim Empfänger

• Erstellen elektronischer Visitenkarten

• Speichern eines Kontakts oder einer elektronischen Visitenkarte

• Versenden elektronischer Visitenkarten

• Entwerfen elektronischer Visitenkarten

• Einschließen einer elektronischen Visitenkarte in eine E-Mail-Signatur

Vorteile elektronischer Visitenkarten

• Freigegebene Informationsfelder beschleunigen das Erstellen und Speichern neuer Kontakte und minimieren mögliche Fehlerquellen. Ungeachtet der Tatsache, dass das Kontaktformular (Kontaktformular: Ansicht eines einzelnen Kontakts, in der alle für den Kontakt gespeicherten Informationen enthalten sind.) sämtliche Kontaktinformationen enthält, werden auf der elektronischen Visitenkarte lediglich die Informationen angezeigt, die für einen bestimmten Adressatenkreis oder Zweck vorgesehen sind.
• Die Ansicht für Visitenkarten fügt visuelle Elemente wie Firmenlogos, Fotos und Farben hinzu und vereinfacht somit das Durchsuchen und Wiedererkennen von Kontakten.
• Das Weitergeben von Kontaktinformationen kann auf einfache und gewohnte Weise erfolgen, so auch mittels elektronischer Visitenkarten, die als Teil von Nachrichten an andere Personen gesendet werden.
• Zahlreiche Entwurfsoptionen ermöglichen eine umfangreiche Anpassung des Kartenlayouts, der Textgröße und der Textfarbe sowie das Verwenden von Fotos und Firmenlogos.
• Elektronische Visitenkarten können der E-Mail-Signatur hinzugefügt und die Kontaktinformationen können auf diese Weise an andere Personen gesendet werden – entweder automatisch oder nach Auswahl.

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Anzeigen von Kontakten als elektronische Visitenkarten

Outlook beinhaltet zahlreiche Ansichten für Kontakte, um Ihnen das Anzeigen von Kontaktinformationen in einer für Ihre Anforderungen am besten geeigneten Darstellung zu ermöglichen. Standardmäßig wird in Office Outlook 2007 die Ansicht Visitenkarten verwendet. In dieser Ansicht werden sämtliche Kontakte in Ihrem Outlook-Fenster in der traditionellen Darstellung gedruckter Visitenkarten dargestellt. Der alphabetische Index ermöglicht das schnelle Finden des gewünschten Kontakts.

• Anzeigen einer größeren Anzahl von Kontakten in der Ansicht "Visitenkarten"

• Ändern der Anzahl der in der Ansicht "Visitenkarten" angezeigten Karten

• Wechseln zur Ansicht "Visitenkarten"

• Ändern der Standardansicht für Kontakte

Anzeigen einer größeren Anzahl von Kontakten in der Ansicht "Visitenkarten"

In der Ansicht Visitenkarten werden Kontakte mit Firmenlogos und Designs, individuellen Hintergründen und Layouts sowie mit Fotos oder anderen Bildern angezeigt. Diese Gestaltungsfeatures beschleunigen das Erkennen von Kontakten bei der Suche. Die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Karten ist abhängig von Ihren Einstellungen sowie von der Größe des Outlook-Fensters.

Durch manuelles Positionieren der Felder während des Bearbeitens einer Karte können Sie festlegen, welche der Informationen in der Ansicht Visitenkarten angezeigt werden sollen. Sowohl die Informationen Ihrer eigenen Karte als auch die Informationen von Karten, die Sie von anderen Personen erhalten haben, können von Ihnen geändert werden. Sind die Informationen für die Anzeige in der Ansicht Visitenkarten zu umfangreich, doppelklicken Sie zum Öffnen des Kontaktformulars (Kontaktformular: Ansicht eines einzelnen Kontakts, in der alle für den Kontakt gespeicherten Informationen enthalten sind.) auf die Karte, und füllen Sie anschließend die Kontaktinformationen aus.

Ändern der Anzahl der in der Ansicht "Visitenkarten" angezeigten Karten

Zum Ändern der Anzahl der in der Ansicht Visitenkarten gleichzeitig angezeigten elektronischen Visitenkarten können Sie die Größe der Karten ändern. Soll eine möglichst große Anzahl an Karten angezeigt werden, wählen Sie für das Fenster von Outlook eine möglichst große Darstellung.

Ändern der Kartengröße in der Visitenkartenansicht

1. Klicken Sie im Navigationsbereich der Kontakte auf Aktuelle Ansicht anpassen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Ansicht anpassen: Visitenkarten auf Weitere Einstellungen.
3. Ändern Sie unter Kartenfelder die Zahl im Feld Kartengröße in %. Je größer die Zahl, desto weniger, je kleiner die Zahl, desto mehr Karten werden angezeigt.
4. Klicken Sie auf OK.

    Hinweis   Auf Weitere Einstellungen kann auch über das Menü Ansicht zugegriffen werden. Zeigen Sie auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie anschließend auf Aktuelle Ansicht anpassen.

 Tipp   Wenn Sie ein Zeigegerät vom Typ "Microsoft IntelliMouse" verwenden, kann die Anzahl angezeigter Karten durch Drücken der STRG-TASTE und gleichzeitiges Drehen des Mausrads der IntelliMouse verändert werden. Beim Drehen des Rads nach vorn werden weniger und dafür größere, beim Drehen des Rads nach hinten werden mehr und kleinere Karten angezeigt.

Die soeben von Ihnen erstellte Ansicht ist von nun an Ihre Standardansicht. Sie bleibt auch bestehen, wenn Office Outlook 2007 geschlossen und erneut gestartet wird, es sei denn, die Einstellungen werden von Ihnen geändert.

Die Karten können auch in der Visitenkartenansicht der Kontakte angezeigt werden, indem Sie durch die Liste blättern oder den alphabetischen Index auf der rechten Seite verwenden.

Wechseln zur Ansicht "Visitenkarten"

Obgleich es sich bei der Ansicht Visitenkarten um die Standardansicht für Kontakte handelt, haben Sie Outlook möglicherweise einmal beendet, während Sie in einer anderen Kontaktansicht gearbeitet haben. Beim Verlassen von Outlook wird die letzte aktive Ansicht gespeichert. Beim erneuten Starten wird diese Ansicht so lange angezeigt, bis dies von Ihnen geändert wird.

• Klicken Sie in Office Outlook 2007 im Navigationsbereich der Kontakte unter Aktuelle Ansicht auf Visitenkarten.

Der Navigationsbereich wird nicht angezeigt?

Der Navigationsbereich ist möglicherweise deaktiviert oder minimiert.
• Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Navigationsbereich, und klicken Sie anschließend auf Normal.

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Ändern der Standardansicht für Kontakte

Beim Beenden von Outlook wird die zuletzt aktive Ansicht gespeichert und beim nächsten Start von Outlook wieder angezeigt. In der Regel handelt es sich bei der Ansicht, in der Sie arbeiten, um Ihre Standardansicht, es sei denn, dies wird von Ihnen vor dem Beenden von Outlook geändert.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich der Kontakte unter Aktuelle Ansicht auf die gewünschte Ansicht.
2. Beenden Sie Outlook, und starten Sie es erneut.

Der Navigationsbereich wird nicht angezeigt?

Der Navigationsbereich ist möglicherweise deaktiviert oder minimiert.
• Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Navigationsbereich, und klicken Sie anschließend auf Normal.

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Darstellung elektronischer Visitenkarten beim Empfänger

Elektronische Visitenkarten können zum Verteilen von Kontaktinformationen und zur optisch ansprechenden Weitergabe einer unternehmerischen oder privaten Identität zusammen mit E-Mail-Nachrichten versendet werden. Dabei hängt es von der beim Empfänger eingesetzten E-Mail-Anwendung ab, ob dieser tatsächlich eine elektronische Visitenkarte oder die in der Karte enthaltenen Informationen lediglich in Form einer angefügten VCF-Datei erhält.

Durch Doppelklicken auf die angefügte VCF-Datei wird das Kontaktformular (Kontaktformular: Ansicht eines einzelnen Kontakts, in der alle für den Kontakt gespeicherten Informationen enthalten sind.) geöffnet. Dieses kann anschließend in der Kontaktliste des Empfängers gespeichert werden.

Empfängern mit Office Outlook 2007   wird die elektronische Visitenkarte so in der Nachricht angezeigt, wie sie von Ihnen gesendet wurde. Per Rechtsklick auf die Karte können die darin enthaltenen Informationen in deren Kontakten gespeichert werden.

Empfängern mit früheren Versionen von Outlook oder mit anderen E-Mail-Anwendungen, die HTML zum Anzeigen von E-Mails verwenden,   wird ebenfalls eine elektronische Visitenkarte in der Nachricht angezeigt. Bei diesen Karten handelt es sich lediglich um eine Grafik, die nicht angeklickt werden kann. Die Empfänger erhalten jedoch auch eine angefügte VCF-Datei, welche die Informationen der elektronischen Visitenkarte enthält. Diese VCF-Datei kann von den Empfängern geöffnet und die darin enthaltenen Informationen können in der Kontaktliste gespeichert werden.

Empfängern, die E-Mail-Nachrichten als reinen Text anzeigen  , wird in der Nachricht keine Abbildung der elektronischen Visitenkarte angezeigt, sie erhalten jedoch eine Anlage in Form einer VCF-Datei, welche die Kontaktinformationen enthält, die von den Empfängern in deren Kontaktliste gespeichert werden können.

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Erstellen elektronischer Visitenkarten

Wenn Sie einen neuen Kontakt mittels eines Kontaktformulars (Kontaktformular: Ansicht eines einzelnen Kontakts, in der alle für den Kontakt gespeicherten Informationen enthalten sind.) erstellen oder einen Kontakt speichern, den Sie von einer anderen Person erhalten haben, können Sie diese Informationen als elektronische Visitenkarte anzeigen. Jede Ansicht kann zwar weiterhin einzeln erstellt und bearbeitet werden, jedoch sind die grundlegenden Informationen des Kontakts in beiden Fällen – im Kontaktformular und in der elektronischen Visitenkarte – zum Hinzufügen verfügbar. Da die Informationen nur einmal eingegeben werden müssen (oder direkt von einer anderen Karte gespeichert werden können), wird die Gefahr von Fehlern minimiert.

Wenn Sie beispielsweise eine elektronische Visitenkarte von einer anderen Person erhalten und diese Karte in Ihren Outlook-Kontakten speichern, können die in der Karte enthaltenen Informationen auch in einem Kontaktformular oder in einer anderen Kontaktansicht angezeigt werden. Beim Aktualisieren der Informationen in einer der Ansichten werden die Informationen auch in der anderen Ansicht aktualisiert, es sei denn, dies wird von Ihnen geändert.

Wenn Sie einen neuen Kontakt erstellen, indem Sie ein neues Kontaktformular öffnen und die Information des Kontakts eingeben, werden die entsprechenden Felder automatisch in der Ansicht einer elektronischen Visitenkarte dieses Kontakts ausgefüllt.

 Ein Kontaktformular, das die Informationen von Doris Hartwig enthält.

 Eine Ansicht des Dialogfelds Visitenkarte bearbeiten, in der die entsprechenden Felder für die elektronische Visitenkarte von Doris Hartwig ausgefüllt sind.

Erstellen einer neuen elektronischen Visitenkarte aus einer der folgenden Quellen:

• Elektronische Visitenkarte, die in einer Nachricht empfangen wurde

• Vorhandene oder leere elektronische Visitenkarte

Elektronische Visitenkarte, die in einer Nachricht empfangen wurde

Hierbei handelt es sich um eine schnelle Methode zum Hinzufügen von Kontaktinformationen zu Outlook. Beim Speichern einer elektronischen Visitenkarte aus einer E-Mail-Nachricht wird ein neuer Kontakt erstellt. Ist bereits ein Kontakt mit demselben Namen vorhanden, können Sie das Duplikat entweder als neuen Kontakt speichern oder das Original aktualisieren.

Wenn Sie nach dem Speichern Änderungen an der Karte vornehmen möchten, lesen Sie in den Anweisungen des folgenden Abschnitts über das Erstellen einer neuen elektronischen Visitenkarte mithilfe einer vorhandenen oder leeren elektronischen Visitenkarte nach.

1. Rechtsklicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf die Karte, und klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Der neue Kontakt wird im Kontaktformular geöffnet.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.
3. Ist bereits ein Kontakt mit demselben Name vorhanden, wird das Duplikat von Outlook erkannt. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Wählen Sie die Option Neuen Kontakt hinzufügen aus.

     Dadurch wird ein doppelter Kontakt einschließlich Kontaktformular und elektronischer Visitenkarte erstellt.

   • Wählen Sie die Option Informationen des ausgewählten Kontakts aktualisieren aus.

     Doppelt vorhandene Kontakte werden aufgeführt. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt, um diesen zu aktualisieren, aktualisieren Sie die Informationen des Kontaktformulars, und speichern Sie es.

Die neuen Kontaktinformationen werden in den Kontakten gespeichert und sind als elektronische Visitenkarte sowie in anderen Ansichten verfügbar. Änderungen an den Kontaktinformationen können sowohl vor als auch nach dem Speichern vorgenommen werden.

 Hinweise 

• Sie können auch mit der rechten Maustaste in der Nachrichtenkopfzeile auf die angefügte VCF-Datei klicken und im Kontextmenü den Kontakt entweder hinzufügen oder eine andere Option auswählen.
• Wenn Sie im Kontaktformular auf die Option Speichern und neuer Kontakt klicken, wird der geöffnete Kontakt gespeichert und ein neues leeres Kontaktformular geöffnet.

Vorhandene oder leere elektronische Visitenkarte

Erstellen Sie eine elektronische Visitenkarte entweder mittels einer leeren Karte, oder verwenden Sie eine vorhandene Karte als Vorlage für das Erstellen einer ähnlichen Karte. Sie können sowohl sämtliche Informationen als auch sämtliche Design- und Layoutelemente ändern. Das Erstellen einer neuen Karte auf Basis einer bereits vorhandenen ist eine schnelle Möglichkeit zum Erstellen elektronischer Visitenkarten für verschiedene Einsatzzwecke, bei denen einige der Kontaktinformationen gleich bleiben. So können Sie beispielsweise drei Karten erstellen: eine für die Arbeit, eine für private Zwecke und eine für die Mitgliedschaft in einem Club.

Beim Erstellen neuer elektronischer Visitenkarten wird auch ein neuer Kontakt erstellt. Wenn Sie die neue Karte speichern, wird von Outlook in der Kontaktliste ein neuer Kontakt erstellt. Auch doppelte Kontakte mit demselben Namen sind zulässig. Wenn Sie neue Karten mit bereits vorhandenen Namen speichern, werden diese Ihren Kontakten hinzugefügt und zusammen mit den Kontakten ähnlichen Namens aufgeführt.

 Tipp   Die Ansicht Visitenkarten bietet eine besonders praktische Ansicht, in der eine ausreichende Menge an Informationen zum Unterscheiden von Kontakten mit gleichem Namen angezeigt wird.

 Hinweis   Sie können zunächst damit beginnen, die Kontaktinformationen in einem vorhandenen Kontaktformular zu bearbeiten, bevor Sie den Text im Dialogfeld Visitenkarte bearbeiten formatieren und positionieren. Sie können aber auch sämtliche Informationen mithilfe des Dialogfelds Visitenkarte bearbeiten ändern. Beide Optionen bieten Ihnen die Möglichkeit zum Hinzufügen neuer Informationen im Rahmen Ihrer Arbeit. Wenn Sie sich für die erste Option entscheiden, nehmen Sie zunächst die Änderungen vor, bevor Sie mit den unten aufgeführten Schritten beginnen.

 Wählen Sie vor dem Hinzufügen oder Ändern von Kontaktinformationen das gewünschte Layout und den Hintergrund für Ihre Karte. Fügen Sie je nach Bedarf Bilder oder andere Grafiken hinzu. Jedes dieser Elemente vereinfacht Ihnen beim Hinzufügen der Informationen das Positionieren des Texts.

 Wenn Sie auf Hinzufügen klicken, wird eine Liste mit Standardfeldern angezeigt. Nach dem Auswählen eines Felds wird dieses der Liste Felder hinzugefügt. Zudem stehen vier anpassbare Felder zur Verfügung.

 Geben Sie nach dem Wählen eines Felds in das Feld unterhalb von Bearbeiten den Text für dieses Feld ein. Der von Ihnen eingegebene Text wird bereits während Ihrer Eingabe in der Vorschau der Visitenkarte angezeigt.

 Das Zuweisen von Beschriftungen für Informationen wie private Telefonnummern oder Firmenanschriften ist optional. Hierzu können entweder die Feldnamen verwendet oder eigenen Beschriftungen eingegeben werden.

 Leerzeilenfelder ermöglichen das Einschließen von Leerzeilen in die Karte.

 Klicken Sie auf die Pfeilschaltflächen, um ein ausgewähltes Feld in der Karte nach oben oder nach unten zu verschieben.

Gehen Sie zum Ändern vorhandener elektronischer Visitenkarten oder zum Erstellen einer Karte auf Basis einer leeren Karte folgendermaßen vor:

• Auswählen von Layout und Hintergrund  
  1. Klicken Sie in den Kontakten auf Neu.
  2. Klicken Sie im Kontaktformular auf die Visitenkarte, um das Feld Visitenkarte bearbeiten zu öffnen.
  3. Wählen Sie im Bereich Kartenentwurf in der Liste Layout ein Layout aus. Für Karten ohne Bilder oder Logos ist das Layout Nur Text verfügbar.

      Hinweis   Zu Anfang wird im Feld für die Vorschau neben dem Bereich Kartenentwurf das standardmäßige Kartenlayout von Outlook angezeigt. Für Ihre Karte können Sie auch dieses Bild und die Auswahlmöglichkeiten für das Layout verwenden.

  4. Wenn die Karte mit einer Hintergrundfarbe versehen werden soll, klicken Sie auf Hintergrund und anschließend auf eine Farbe.

   Hinweis   Wenn Sie ein Bild als Hintergrund für eine Karte verwenden, muss das Bild dieselbe Größe wie die Kartenoberfläche, d. h. 248 x 148 Pixel, aufweisen, um Verzerrungen zu vermeiden. (Die Karte ist auf allen Seiten von einem Rand mit 1 Pixel Stärke umgeben.)

  5. Wenn Sie ein Bild – beispielsweise ein Foto oder ein Firmenlogo – hinzufügen möchten, verwenden Sie zum Suchen, Hinzufügen und Positionieren des Bilds die zur Verfügung stehenden Bildoptionen.

      Hinweis   Wählen Sie zum Löschen des Standardbilds oder eines anderen Bilds in der Liste Layout die Option Nur Text aus.

• Hinzufügen von Kontaktinformationen  
  1. Wählen Sie in der Liste Felder ein Feld oder einen leeren Zeilenbereich aus, über dem der Text angezeigt werden soll.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen, zeigen Sie auf Name, und klicken Sie anschließend auf Name.

      Tipp   In der Liste Felder wird lediglich der Informationstyp angezeigt. Nach dem Eingeben des Texts wird dieser über der Liste Felder im Feld für die Vorschau angezeigt.

  3. Geben Sie unter Bearbeiten den Namen für die Karte ein.
  4. Wenn Sie den Namen mit einer Beschriftung versehen möchten, wählen Sie in der Beschriftungsliste entweder Links oder Rechts aus.

      Hinweis   Eine Beschriftung dient der Verdeutlichung der Art der Information. Links oder Rechts gibt an, ob die Beschriftung links oder rechts neben der Information positioniert wird. In dem Visitenkarteneintrag Doris Hartwig, Eigentümerin ist Doris Hartwig der Name, während es sich bei Eigentümerin um die Beschriftung für den Namen handelt.

  5. Geben Sie im Feld Beschriftung die Beschriftung für den Namen ein.

      Tipp   Feldnamen ergeben praktische und allseits bekannte Beschriftungen.

  6. Fahren Sie anhand der Schritte eins bis fünf mit dem Hinzufügen von Informationen fort.
  7. Klicken Sie zum Entfernen eines Kartenfelds auf das zu entfernende Feld, und klicken Sie anschließend auf Entfernen.
  8. Klicken Sie zum Hinzufügen von Leerzeilen auf das Feld, über dem die Leerzeile eingefügt werden soll. Klicken Sie auf Hinzufügen und anschließend auf Leere Zeile.

      Tipp   Leerzeilen werden in der Karte standardmäßig als Felder mit der Bezeichnung Leere Zeile angezeigt. Während des Hinzufügens von Informationen zur Karte können Sie zwischen den Feldern vom Typ Leere Zeile neue Informationsfelder einfügen. Klicken Sie beispielsweise auf Leere Zeile, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie anschließend auf ein Feld. Das Feld wird unterhalb der Leerzeile angezeigt.

  9. Klicken Sie zum Positionieren eines Felds auf der Karte auf ein Feld, und verwenden Sie die unter der Liste Felder angezeigten Pfeile Nach oben und Nach unten, um die Felder zu verschieben.
  10. Verwenden Sie zum Formatieren des Texts die unter Bearbeiten zur Verfügung stehenden Schaltflächen für Formatierung und Stil.

      Zur Verfügung stehende Optionen:

      • Anpassen der Textgröße
      • Verwenden farbigen Texts
      • Positionieren (Ausrichten) von Text (linksbündig, rechtsbündig, zentriert)
  11. Haben Sie das Hinzufügen von Informationen zur Karte abgeschlossen, klicken Sie auf OK.

       Hinweis   Durch Klicken auf Karte zurücksetzen wird die Karte auf das standardmäßige Outlook-Design und die Informationen zurückgesetzt, die in die Standardfelder im Kontaktformular eingegeben werden.

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Speichern eines Kontakts oder einer elektronischen Visitenkarte

Wenn Sie Kontaktinformationen in Form einer elektronischen Visitenkarte oder eines Kontaktformulars (Kontaktformular: Ansicht eines einzelnen Kontakts, in der alle für den Kontakt gespeicherten Informationen enthalten sind.) (als VCF-Datei) in einer E-Mail-Nachricht erhalten, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Karte bzw. die angefügte VCF-Datei klicken und im Kontextmenü die gewünschten Optionen auswählen. Ist bereits ein Kontakt desselben Namens vorhanden, können Sie auswählen, wie mit dem Duplikat verfahren werden soll – entweder wird der vorhandene Kontakt aktualisiert oder ein neuer Kontakt wird erstellt.

Speichern einer erhaltenen elektronischen Visitenkarte

1. Rechtsklicken Sie in der Nachricht auf die Karte, und klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Dadurch wird der neue Kontakt in den Kontakten geöffnet.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

    Hinweise 

   • Ist beim Klicken auf Speichern und schließen bereits ein Kontakt mit demselben Namen vorhanden, wird ein Dialogfeld mit Optionen angezeigt, mittels derer Sie entweder einen neuen Kontakt hinzufügen oder die Informationen des ausgewählten Kontakts aktualisieren können.
   • In der Gruppe Aktionen können Sie auch auf Speichern und neuer Kontakt klicken. Hierdurch wird der Kontakt gespeichert und ein neues, leeres Kontaktformular geöffnet.

Speichern einer erhaltenen VCF-Datei

1. Doppelklicken Sie in der Kopfzeile der Nachricht auf die VCF-Dateianlage. Dadurch wird der neue Kontakt in den Kontakten geöffnet.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Aktionen auf Speichern und schließen.

    Hinweise 

   • Ist beim Klicken auf Speichern und schließen bereits ein Kontakt mit demselben Namen vorhanden, wird ein Dialogfeld mit Optionen angezeigt, mittels derer Sie entweder einen neuen Kontakt hinzufügen oder die Informationen des ausgewählten Kontakts aktualisieren können.
   • In der Gruppe Speichern können Sie auch auf Speichern und neuer Kontakt klicken. Hierdurch wird der Kontakt gespeichert und ein neues, leeres Kontaktformular geöffnet.

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Versenden elektronischer Visitenkarten

Elektronische Visitenkarten dienen dem Vereinfachen der Weitergabe von Kontaktinformationen. Sie können schnell in von Ihnen versendete Nachrichten eingefügt werden und sind für den Empfänger sofort erkennbar. Sie können entweder geschäftliche elektronische Visitenkarten oder auch eigene, angepasste Visitenkarten versenden. Eine weitere Möglichkeit ist das Versenden der Kontaktinformationen einer anderen Person in Form einer elektronischen Visitenkarte. Karten können auch weitergeleitet werden. In jedem dieser Fälle erhält der Empfänger einer HTML-basierten Nachricht eine optische Identifikationsmöglichkeit, die schnell als neuer Kontakt gespeichert werden kann.

Durch Doppelklicken auf die angefügte VCF-Datei wird das Kontaktformular (Kontaktformular: Ansicht eines einzelnen Kontakts, in der alle für den Kontakt gespeicherten Informationen enthalten sind.) geöffnet. Dieses kann anschließend in der Kontaktliste des Empfängers gespeichert werden.

• Darstellung elektronischer Visitenkarten bei anderen Personen

• Einfügen einer elektronischen Visitenkarte in eine Nachricht

Darstellung elektronischer Visitenkarten bei anderen Personen

Benutzer von Office Outlook 2007   Die elektronische Visitenkarte wird so in der Nachricht angezeigt, wie sie von Ihnen gesendet wurde. Der Empfänger kann die Karte mit der rechten Maustaste anklicken und die Informationen in den Outlook-Kontakten speichern.

Benutzer mit früheren Versionen von Outlook oder mit anderen E-Mail-Anwendungen, die HTML zum Anzeigen von E-Mails verwenden   Den Empfängern wird die elektronische Visitenkarte in der Nachricht angezeigt. Bei diesen Karten handelt es sich jedoch lediglich um eine Grafik. Die Empfänger erhalten zudem eine angefügte VCF-Datei mit den Informationen der Karte. Diese VCF-Datei kann von den Empfängern geöffnet und die darin enthaltenen Informationen können in der Kontaktliste gespeichert werden.

Benutzer, die E-Mail-Nachrichten als reinen Text anzeigen   Die optische Darstellung der elektronischen Visitenkarte ist in der Nachricht nicht verfügbar, die Benutzer erhalten jedoch eine Anlage in Form einer VCF-Datei, welche die Kontaktinformationen enthält, die von den Empfängern in deren Kontaktliste gespeichert werden können.

Einfügen einer elektronischen Visitenkarte in eine Nachricht

1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Visitenkarte, und klicken Sie anschließend in der Liste auf einen Namen.
2. Wird der gewünschte Name nicht angezeigt, klicken Sie auf Andere Visitenkarten, klicken Sie in der Liste Abgelegt unter auf den Namen, und klicken Sie anschließend auf OK.

 Hinweise 

• Im Menü Visitenkarte werden die zehn Namen der Kontakte angezeigt, die zuletzt in Form elektronischer Visitenkarten in Nachrichten eingefügt wurden.
• In Nachrichten kann mehr als eine elektronische Visitenkarte eingefügt werden.
• Klicken Sie zum einfacheren Unterscheiden von im Menü Visitenkarte doppelt vorhandenen Namen auf Andere Visitenkarten. Im Dialogfeld Visitenkarte einfügen werden mehr Informationen – einschließlich einer Vorschau der Karte – angezeigt.
• Beim Ziehen einer Visitenkarte aus der Ansicht Visitenkarten in eine neue Nachricht wird beim Versenden der Nachricht lediglich eine VCF-Datei eingefügt. Mittels dieser angefügten VCF-Datei wird das Kontaktformular mit sämtlichen Informationen geöffnet, die vom Empfänger in dessen Kontaktliste gespeichert werden können. Verwendet der Empfänger Office Outlook 2007, wird die elektronische Visitenkarte im Kontaktformular angezeigt.

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Entwerfen elektronischer Visitenkarten

Von nun an hat jeder Benutzer eine Visitenkarte. Dabei kann es sich sowohl um eine ausgefeilte und professionelle Karte für ein Unternehmen, um eine kreativ gestaltete Karte mit einem gewissen Flair oder auch um eine eher weniger formale Karte handeln, in der Ihre Persönlichkeit stärker zum Ausdruck kommt. Für was Sie sich auch entscheiden, Sie haben die Möglichkeit zum Entwerfen einer elektronischen Visitenkarte, die Sie oder Ihr Unternehmen bestmöglich widerspiegelt. Zudem können Sie mehr als eine Karte erstellen – sowohl für geschäftliche oder persönliche als auch für andere Zwecke. Sie können auch eine Verknüpfung zu Vorlagen für elektronische Visitenkarten online suchen erstellen.

Freigeben eines Designs für das gesamte Unternehmen

Damit sichergestellt ist, dass ein Unternehmen oder eine Gruppe auf einheitliche und akkurate Weise repräsentiert wird, können von Organisationen Vorlagen für Visitenkarten erstellt werden – entweder als neues Design oder angelehnt an deren gedruckte Visitenkarten. Sofern erforderlich können diese Karten dann von Mitarbeitern oder Mitgliedern der Organisation personalisiert werden.

Im Folgenden werden einige der Entwurfsfeatures und -optionen beschrieben, die für elektronische Visitenkarten zur Verfügung stehen. Eine schrittweise Anleitung zum Erstellen von Karten finden Sie in den vorherigen Abschnitten.

Gestalten des Layouts

• Wählen Sie aus sechs verschiedenen Kartenlayouts. Positionieren Sie ein Bild (oder das Standardlogo von Office Outlook 2007) rechts, links, oben oder unten, oder verwenden Sie einen Entwurf mit reinem Text. Sie können auch ein Hintergrundbild verwenden.
• Das Verwenden einer Hintergrundfarbe verstärkt den individuellen Charakter Ihrer Karte. Wählen Sie aus einer reichhaltigen Farbpalette, oder definieren Sie benutzerdefinierte Farben.
• Der Karte können Bilder nahezu sämtlicher Formate (beispielsweise BMP, JPG oder WMF) hinzugefügt werden. Bilder wie Firmenlogos oder persönliche Fotos ermöglichen das rasche Erkennen der Karte.
• Nach dem Hinzufügen der Bilder können diese für weitere Anpassungen exakt positioniert und in deren Größe verändert werden.

Gestalten der Information

• Die für verschiedene Informationsarten zur Verfügung gestellten Felder enthalten die Felder, die auf traditionellen Karten am häufigsten verwendet werden: beispielsweise Telefon geschäftlich, Organisation, E-Mail oder Position.
• Sie können auch eigene benutzerdefinierte Felder für benötigte Informationen erstellen.
• Einige Felder, wie beispielsweise die Felder für Adressen, enthalten mehrere Zeilen für Informationen. Auch benutzerdefinierte Felder können mehrere Zeilen enthalten.
• Beschriftungen helfen beim Identifizieren von Informationen. Die verfügbaren Beschriftungen entsprechen den im Menü Hinzufügen vorhandenen Beschriftungen für die verschiedenen Informationsarten. Darüber hinaus können benutzerdefinierte Beschriftungen erstellt werden.
• Mithilfe von Leerzeilen kann nicht nur die Lesbarkeit der Karte verbessert werden, das Hinzufügen leerer Zeilen vereinfacht auch das Organisieren und Gruppieren verwandter Informationen. Sind auf einer Karte beispielsweise mehrere Telefonnummern vorhanden, fügen Sie über und unter den Telefonnummern eine Leerzeile ein. So können die Telefonnummern vom Leser schnell gefunden und von den anderen Informationen unterschieden werden.
• Verschiedene Schriftfarben und -größen ermöglichen einen besseren Feinschliff in puncto Sichtbarkeit und Platz.

 Hinweis   Obgleich im Kontaktformular (Kontaktformular: Ansicht eines einzelnen Kontakts, in der alle für den Kontakt gespeicherten Informationen enthalten sind.) vorhanden, werden auf der elektronischen Visitenkarte möglicherweise nicht alle Informationen angezeigt. Beim Gestalten der Informationen einer Karte wird Ihnen im Feld für die Kartenvorschau angezeigt, ob und wie gut die Informationen auf die Karte passen.

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Einschließen einer elektronischen Visitenkarte in eine E-Mail-Signatur

Wenn die elektronische Visitenkarte der E-Mail-Signatur hinzugefügt wird, werden die Kontaktinformationen automatisch in jeder versendeten E-Mail-Nachricht eingeschlossen. Eine Signatur kann auch ausschließlich aus einer elektronischen Visitenkarte bestehen. Empfänger können mit der rechten Maustaste auf die Karte klicken (bzw. mit der rechten Maustaste auf die VCF-Datei klicken) und diese direkt in deren Kontaktliste speichern.

 Wenn Sie eine Nachricht mit einer Signatur versenden, die eine elektronische Visitenkarte enthält, wird automatisch eine VCF-Datei mit sämtlichen Kontaktinformationen angefügt. Dies ermöglicht Empfängern mit anderen E-Mail-Anwendungen das Anzeigen und Speichern der Kontaktinformationen.

 Die Karte wird in der Signatur angezeigt.

 Wenn Sie eine Nachricht mit einer Karte in der Signatur erhalten, wird durch Rechtsklicken in der Signatur auf die Abbildung der Karte und anschließendes Klicken auf Zu Kontakten hinzufügen das Kontaktformular für den Kontakt geöffnet. Anschließend können die Informationen angezeigt und gespeichert werden.

Vielleicht schreibt Ihre Unternehmensrichtlinie beispielsweise vor, dass alle Mitarbeiter bei der Korrespondenz per E-Mail ihre Kontaktinformationen weitergeben. Nachdem das Unternehmen also ein Kartendesign entworfen hat, können die Mitarbeiter die Kontaktinformationen ausfüllen, die Karte der offiziellen Firmensignatur hinzufügen und diese automatisch in sämtliche Nachrichten einfügen lassen, die über das geschäftliche E-Mail-Konto gesendet werden.

Für die Anzahl an Signaturen oder elektronischen Visitenkarten besteht keinerlei Beschränkung, was Ihnen das Erstellen einer Vielzahl von Signaturen für verschiedenste Zwecke – beispielsweise für den Einsatz im Beruf oder im privaten Bereich – ermöglicht.

Zum Einschließen von Signaturen mit elektronischen Visitenkarten in Nachrichten ist zunächst das Erstellen einer Signatur erforderlich, die anschließend in die Nachrichten eingefügt wird. Fügen Sie Signaturen entweder einzeln und manuell in Nachrichten ein, oder bestimmen Sie eine Standardsignatur, die automatisch in jede gesendete Nachricht eingefügt wird.

• Erstellen einer Signatur und Einschließen einer elektronischen Visitenkarte

• Einfügen einer Signatur in eine Nachricht

Erstellen einer Signatur und Einschließen einer elektronischen Visitenkarte

1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und klicken Sie anschließend auf Signaturen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur auf Neu.
3. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein, und klicken Sie auf OK.
4. Geben Sie im Feld Signatur bearbeiten den Text ein, der in die Signatur eingeschlossen werden soll.
5. Wählen Sie zum Formatieren des Texts den gewünschten Text aus, und verwenden Sie zum Auswählen der gewünschten Optionen die Schaltflächen für Formatierung und Stil.

    Hinweis   Diese Optionen sind nicht verfügbar, wenn Sie für das Standardnachrichtenformat Nur-Text gewählt haben.

6. Platzieren Sie zum Hinzufügen einer elektronischen Visitenkarte die Einfügemarke an der Stelle, an der die Visitenkarte im Signaturtext angezeigt werden soll, klicken Sie auf Visitenkarte, und klicken Sie anschließend in der Liste Abgelegt unter auf einen Kontaktnamen. Klicken Sie anschließend auf OK.
7. Platzieren Sie zum Einfügen eines Bilds die Einfügemarke an der Stelle, an der das Bild im Signaturtext angezeigt werden soll, klicken Sie auf Grafik aus Datei einfügen, wählen Sie ein Bild, und klicken Sie anschließend auf OK.
8. Platzieren Sie zum Einfügen eines Hyperlinks die Einfügemarke an der Stelle, an welcher der Hyperlink im Signaturtext angezeigt werden soll, klicken Sie auf Hyperlink einfügen, wählen Sie einen Hyperlink, und klicken Sie anschließend auf OK.
9. Klicken Sie unter Standardsignatur auswählen in der Liste E-Mail-Konto auf ein E-Mail-Konto, dem immer diese Signatur zugeordnet werden soll.
10. Führen Sie in der Liste Neue Nachrichten eine der folgenden Aktionen aus:
    • Wenn Sie möchten, dass jede von dem ausgewählten E-Mail-Konto gesendete Nachricht automatisch mit einer Signatur versehen wird, wählen Sie eine Signatur aus der Liste.
    • Wenn Sie nicht möchten, dass in jede gesendete Nachricht automatisch eine Signatur eingefügt wird, wählen Sie in der Liste die Option Keine aus.

       Hinweis   Sie haben auch die Möglichkeit, einzelne Nachrichten manuell mit Signaturen zu versehen.

11. Wenn Sie möchten, dass eine Signatur automatisch in beantwortete und weitergeleitete Nachrichten eingefügt wird, wählen Sie in der Liste Antworten/Weiterleitungen eine Signatur aus. Falls nicht, wählen Sie Keine aus.
12. Wenn Sie das Erstellen der Signatur abgeschlossen haben, klicken Sie auf OK.

Einfügen einer Signatur in eine Nachricht

Sie können eine Standardsignatur festlegen, die in sämtliche ausgehenden Nachrichten eingefügt wird, oder Sie können das Einfügen einer Signatur für jede einzelne Nachricht manuell vornehmen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Automatisches Einfügen einer Signatur  
  1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und klicken Sie anschließend auf Signaturen.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur in der Liste Signatur zum Bearbeiten auswählen die gewünschte Signatur aus.
  3. Wählen Sie unter Standardsignatur auswählen in der Liste Neue Nachrichten die gewünschte Signatur aus.
  4. Wenn Sie möchten, dass eine Signatur automatisch in beantwortete und weitergeleitete Nachrichten eingefügt wird, wählen Sie in der Liste Antworten/Weiterleitungen eine Signatur aus. Falls nicht, wählen Sie Keine aus.
  5. Klicken Sie auf OK.
• Manuelles Einfügen einer Signatur  
  1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und wählen Sie anschließend die gewünschte Signatur aus.

      Hinweis   Auf die Signaturoptionen der Registerkarte Einfügen einer geöffneten Nachricht können Sie auch zugreifen, nachdem Sie auf Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten geklickt haben.

  2. Wird die gewünschte Signatur nicht angezeigt, klicken Sie auf Signaturen, wählen Sie in der Liste Signatur zum Bearbeiten auswählen den Namen der Signatur aus, und klicken Sie auf OK.
  3. Klicken Sie in der Nachricht auf Signatur, und wählen Sie den Namen der Signatur aus.

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