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Elektronische Visitenkarten (Elektronische Visitenkarte: Eine Ansicht mit spezifischen Informationen über einen Kontakt, die vom Format her einer Visitenkarte aus Papier entspricht, und die in Nachrichten eingefügt werden kann.) erleichtern die Weitergabe von Kontaktinformationen. Sie können schnell in von Ihnen versendete Nachrichten eingefügt werden und sind für den Empfänger sofort erkennbar. Sie können entweder geschäftliche elektronische Visitenkarten oder auch eigene, angepasste Visitenkarten versenden. Eine weitere Möglichkeit ist das Versenden der Kontaktinformationen einer anderen Person in Form einer elektronischen Visitenkarte. Karten können auch weitergeleitet oder in eine Signatur eingefügt werden, die automatisch in ausgehende Nachrichten eingefügt wird. In jedem dieser Fälle erhält der Empfänger einer HTML-basierten Nachricht eine optische Identifikationsmöglichkeit, die schnell als neuer Kontakt gespeichert werden kann.

• Darstellung elektronischer Visitenkarten beim Empfänger

• Einfügen einer elektronischen Visitenkarte in eine Nachricht

• Einschließen einer elektronischen Visitenkarte in eine E-Mail-Signatur

Darstellung elektronischer Visitenkarten beim Empfänger

Benutzern von Microsoft Office Outlook 2007 wird die elektronische Visitenkarte so in der Nachricht angezeigt, wie sie von Ihnen gesendet wurde. Der Empfänger kann die Karte mit der rechten Maustaste anklicken und die Informationen in den Outlook-Kontakten speichern.  

Benutzern mit früheren Versionen von Outlook oder mit anderen E-Mail-Anwendungen, die HTML zum Anzeigen von E-Mails verwenden,   wird die elektronische Visitenkarte ebenfalls angezeigt. Bei diesen Karten handelt es sich jedoch lediglich um eine Abbildung. Die Empfänger erhalten zudem eine angefügte VCF-Datei mit den Informationen der Karte. Diese VCF-Datei kann von den Empfängern geöffnet und die darin enthaltenen Informationen können in der Kontaktliste gespeichert werden.

Benutzern, die E-Mail-Nachrichten als reinen Text anzeigen  , wird keine Abbildung der elektronischen Visitenkarte angezeigt, sie erhalten jedoch eine Anlage in Form einer VCF-Datei, die die Kontaktinformationen enthält, die von den Empfängern in deren Kontaktliste gespeichert werden können.

Durch Doppelklicken auf die angefügte VCF-Datei wird das Kontaktformular (Kontaktformular: Ansicht eines einzelnen Kontakts, in der alle für den Kontakt gespeicherten Informationen enthalten sind.) geöffnet. Dieses kann anschließend in der Kontaktliste des Empfängers gespeichert werden.

Einfügen einer elektronischen Visitenkarte in eine Nachricht

1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Visitenkarte, und klicken Sie anschließend in der Liste auf einen Namen.
2. Wird der gewünschte Name nicht angezeigt, klicken Sie auf Andere Visitenkarten, klicken Sie in der Liste Abgelegt unter auf den Namen, und klicken Sie anschließend auf OK.

 Hinweise 

• Im Menü Visitenkarte werden die zehn Namen der Kontakte angezeigt, die zuletzt in Form elektronischer Visitenkarten in Nachrichten eingefügt wurden.
• In Nachrichten kann mehr als eine elektronische Visitenkarte eingefügt werden.
• Klicken Sie zum einfacheren Unterscheiden von im Menü Visitenkarte doppelt vorhandenen Namen auf Andere Visitenkarten. Im Dialogfeld Visitenkarte einfügen werden mehr Informationen – einschließlich einer Vorschau der Karte – angezeigt.
• Beim Ziehen einer Visitenkarte aus der Ansicht Visitenkarten in eine neue Nachricht wird beim Versenden der Nachricht lediglich eine VCF-Datei eingefügt. Mittels dieser angefügten VCF-Datei wird das Kontaktformular mit sämtlichen Informationen geöffnet, die vom Empfänger in dessen Kontaktliste gespeichert werden können. Verwendet der Empfänger Office Outlook 2007, wird die elektronische Visitenkarte im Kontaktformular angezeigt.

Einschließen einer elektronischen Visitenkarte in eine E-Mail-Signatur

Wenn die elektronische Visitenkarte der E-Mail-Signatur hinzugefügt wird, werden die Kontaktinformationen automatisch in jeder versendeten E-Mail-Nachricht eingeschlossen. Eine Signatur kann auch ausschließlich aus einer elektronischen Visitenkarte bestehen. Empfänger können mit der rechten Maustaste auf die Karte klicken (bzw. mit der rechten Maustaste auf die VCF-Datei klicken) und diese direkt in deren Kontaktliste speichern.

 Wenn Sie eine Nachricht mit einer Signatur versenden, die eine elektronische Visitenkarte enthält, wird automatisch eine VCF-Datei mit sämtlichen Kontaktinformationen angefügt. Dies ermöglicht Empfängern mit anderen E-Mail-Anwendungen das Anzeigen und Speichern der Kontaktinformationen.

 In der Signatur wird die elektronische Visitenkarte angezeigt.

 Durch Rechtsklicken in der Signatur auf die Abbildung der Karte und anschließendes Klicken auf Zu Kontakten hinzufügen wird das Kontaktformular für den Kontakt geöffnet. Anschließend können die Informationen angezeigt und gespeichert werden.

• Weitere Informationen zu elektronischen Visitenkarten in Signaturen

• Erstellen einer Signatur und Einschließen einer elektronischen Visitenkarte

• Einfügen einer Signatur in eine Nachricht

Weitere Informationen zu elektronischen Visitenkarten in Signaturen

Für die Anzahl an Signaturen oder elektronischen Visitenkarten besteht keinerlei Beschränkung, was Ihnen das Erstellen einer Vielzahl von Signaturen für verschiedenste Zwecke – beispielsweise für den Einsatz im Beruf oder im privaten Bereich – ermöglicht.

Vielleicht schreibt Ihre Unternehmensrichtlinie beispielsweise vor, dass alle Mitarbeiter bei der Korrespondenz per E-Mail ihre Kontaktinformationen weitergeben. Nachdem das Unternehmen also ein Kartendesign entworfen hat, können die Mitarbeiter die Kontaktinformationen ausfüllen, die Karte der offiziellen Firmensignatur hinzufügen und diese automatisch in sämtliche Nachrichten einfügen lassen, die über das geschäftliche E-Mail-Konto gesendet werden.

Zum Einschließen von Signaturen mit elektronischen Visitenkarten in Nachrichten ist zunächst das Erstellen einer Signatur erforderlich, die anschließend in die Nachrichten eingefügt wird. Fügen Sie Signaturen entweder einzeln und manuell in Nachrichten ein, oder bestimmen Sie eine Standardsignatur, die automatisch in jede gesendete Nachricht eingefügt wird.

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Erstellen einer Signatur und Einschließen einer elektronischen Visitenkarte

1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und klicken Sie dann auf Signaturen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur auf Neu.
3. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein, und klicken Sie auf OK.
4. Geben Sie im Feld Signatur bearbeiten den Text ein, der in die Signatur eingeschlossen werden soll.
5. Wählen Sie zum Formatieren des Texts den gewünschten Text aus, und verwenden Sie zum Auswählen der gewünschten Optionen die Schaltflächen für Formatierung und Stil.

    Hinweis   Diese Optionen sind nicht verfügbar, wenn Sie für das Nachrichtenformat Nur-Text gewählt haben.

6. Platzieren Sie zum Hinzufügen einer elektronischen Visitenkarte die Einfügemarke an der Stelle, an der die Visitenkarte im Signaturtext angezeigt werden soll, klicken Sie auf Visitenkarte, und klicken Sie anschließend in der Liste Abgelegt unter auf einen Kontaktnamen. Klicken Sie anschließend auf OK.
7. Platzieren Sie zum Einfügen eines Bilds die Einfügemarke an der Stelle, an der das Bild im Signaturtext angezeigt werden soll, klicken Sie auf Grafik aus Datei einfügen, wählen Sie ein Bild, und klicken Sie anschließend auf OK.
8. Platzieren Sie zum Einfügen eines Hyperlinks die Einfügemarke an der Stelle, an welcher der Hyperlink im Signaturtext angezeigt werden soll, klicken Sie auf Hyperlink einfügen, wählen Sie einen Hyperlink, und klicken Sie anschließend auf OK.
9. Klicken Sie unter Standardsignatur auswählen in der Liste E-Mail-Konto auf ein E-Mail-Konto, dem immer diese Signatur zugeordnet werden soll.
10. Führen Sie in der Liste Neue Nachrichten eine der folgenden Aktionen aus:
    • Wenn Sie möchten, dass jede von dem ausgewählten E-Mail-Konto gesendete Nachricht automatisch mit einer Signatur versehen wird, wählen Sie eine Signatur aus der Liste.
    • Wenn Sie nicht möchten, dass in jede gesendete Nachricht automatisch eine Signatur eingefügt wird, wählen Sie in der Liste die Option Keine aus.

       Hinweis   Sie haben auch die Möglichkeit, einzelne Nachrichten manuell mit Signaturen zu versehen.

11. Wenn Sie möchten, dass eine Signatur automatisch in beantwortete und weitergeleitete Nachrichten eingefügt wird, wählen Sie in der Liste Antworten/Weiterleitungen eine Signatur aus. Falls nicht, wählen Sie Keine aus.
12. Wenn Sie das Erstellen der Signatur abgeschlossen haben, klicken Sie auf OK.

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Einfügen einer Signatur in eine Nachricht

Sie können eine Standardsignatur festlegen, die in alle ausgehenden Nachrichten eingefügt wird, oder sie können eine Signatur auf individueller Basis manuell in ausgehende Nachrichten einfügen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Automatisches Einfügen einer Signatur

  1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und klicken Sie dann auf Signaturen.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur in der Liste Signatur zum Bearbeiten auswählen die gewünschte Signatur aus.
  3. Wählen Sie unter Standardsignatur auswählen in der Liste Neue Nachrichten die gewünschte Signatur aus.
  4. Wenn Sie möchten, dass eine Signatur automatisch in beantwortete und weitergeleitete Nachrichten eingefügt wird, wählen Sie in der Liste Antworten/Weiterleitungen eine Signatur aus. Falls nicht, wählen Sie Keine aus.
  5. Klicken Sie auf OK.

• Manuelles Einfügen einer Signatur

  1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf Signatur, und wählen Sie dann die gewünschte Signatur aus.
  2. Wird die gewünschte Signatur nicht angezeigt, klicken Sie auf E-Mail-Signatur, wählen Sie in der Liste Signatur zum Bearbeiten auswählen den Namen der Signatur aus, und klicken Sie auf OK.
  3. Klicken Sie in der Nachricht auf Signatur, und wählen Sie den Namen der Signatur aus.