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Wenn Sie Microsoft Office Outlook verwenden, benötigen Sie einen Ort, an dem Sie Ihre E-Mail-Nachrichten, Kalender, Aufgaben und andere Elemente aufbewahren können. Dieser Speicherort wird Datendatei genannt und ermöglicht Ihnen das Aufbewahren Ihrer Daten auf Ihrem Computer.

• Informationen zu Outlook-Datendateien

• Bestimmen des Kontotyps

• Dateien für Persönliche Ordner (PST)

• Offlineordnerdatei (OST)

• Speicherorte von Datendateien

• Sicherheit von Datendateien

Informationen zu Outlook-Datendateien

Beim Speichern von Elementen auf dem Computer verwendet Outlook einen bestimmten Datentyp, der Persönliche Ordnerdatei (PST) für Outlook (Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie Elemente verwalten und sichern.) genannt wird. Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-Konto verwenden, werden Ihre Elemente in der Regel an den E-Mail-Server übermittelt und dort gespeichert. Damit Sie auch dann mit Ihren E-Mail-Nachrichten arbeiten können, wenn Sie keine Verbindung zum E-Mail-Server herstellen können, werden von Outlook Offlineordner bereitgestellt, die in einem anderen Datentyp mit der Bezeichnung Offlineordnerdatei (OST) (Offlineordnerdatei: Die Datei auf der Festplatte des Computers, die Offlineordner enthält. Die Offlineordnerdatei besitzt die Erweiterung OST. Sie können diese Datei beim Installieren von Outlook automatisch erstellen, oder Sie erstellen sie, wenn Sie einen Ordner zum ersten Mal offline verfügbar machen.) auf Ihrem Computer gespeichert werden.

Die beiden Outlook-Datendateitypen unterscheiden sich hauptsächlich in folgenden Punkten:

• Die Outlook-OST-Dateien werden nur verwendet, wenn Sie über ein Exchange Server-Konto verfügen und offline arbeiten, oder wenn Sie den Exchange-Cache-Modus verwenden.
• Die Outlook-PST-Dateien werden für Konten vom TypPOP3 (POP3: Ein häufig verwendetes Protokoll, mit dem E-Mail-Nachrichten von einem Internet-E-Mail-Server abgerufen werden.), IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): Im Gegensatz zu Internet-E-Mail-Protokollen, wie beispielsweise POP3, erstellt IMAP Ordner auf einem Server und speichert und organisiert darin Nachrichten, die durch andere Computer abgerufen werden können. Sie können nur Nachrichtenkopfzeilen lesen und dann auswählen, welche Nachrichten heruntergeladen werden sollen.) oder HTTP verwendet. Wenn Sie Archive oder Sicherungskopien der auf Ihrem Computer befindlichen Outlook-Ordner (einschließlich der Exchange Server-Konten) erstellen möchten, müssen Sie zusätzliche PST-Dateien erstellen und verwenden.

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Bestimmen des Kontotyps

Der Konto-Manager zeigt den Kontotyp für alle in Ihrem Outlook-Profil enthaltenen E-Mail-Konten an.

• Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.

  

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Dateien für Persönliche Ordner (PST)

Bei einer Persönliche Ordner-Datei (PST) handelt es sich um eine Outlook-Datendatei, in der Ihre Nachrichten sowie andere Elemente auf Ihrem Computer gespeichert werden. Persönliche Ordner-Dateien sind das gebräuchlichstes Format zum Speichern von Informationen in Outlook für Privatanwender oder in kleineren Unternehmen. Privatanwender verwenden in der Regel einen Internetdienstanbieter (ISP), um eine Verbindung mit dem Internet herzustellen. Der ISP stellt auch mindestens ein E-Mail-Konto zur Verfügung. Die gebräuchlichsten Kontotypen – POP3 und IMAP, oder einfach POP und IMAP – haben ihren Namen dem Namen ihres Internetprotokolls zu verdanken. Ein weiterer Kontotyp ist das HTTP- oder webbasierte Konto, das in der Funktionsweise den E-Mail-Konten vom Typ IMAP ähnelt. Ein Beispiel für HTTP-Konten sind Konten von MSN Hotmail. Bei allen drei Kontotypen wird eine PST-Datei verwendet.

Sie können Ihre Elemente auch in eine Persönliche Ordner-Datei (PST) verschieben bzw. darin archivieren. Da PST-Dateien auf Ihrem Computer gespeichert werden, sind sie keinerlei Größenbeschränkungen für Postfächer auf dem E-Mail-Server unterworfen. Durch das Verschieben von Elementen in eine PST-Datei auf Ihrem Computer können Sie auf dem E-Mail-Server für Ihr Postfach Speicherplatz freigeben. Outlook kann so konfiguriert werden, dass neue Elemente an eine PST-Datei übermittelt werden. Diese Vorgehensweise hat jedoch auch einige Nachteile, da Sie beispielsweise nicht mehr mit Ihren Elementen arbeiten können, wenn Sie Microsoft Outlook Web Access mit Ihrem Exchange Server-E-Mail-Konto verwenden oder wenn Sie auf einem anderen Computer arbeiten.

Mit Microsoft Office Outlook 2003 wurde eine neuere PST-Datei eingeführt, die eine größere Speicherkapazität für Elemente und Ordner sowie die Unterstützung mehrsprachiger Unicode (Unicode: Ein vom Unicode-Konsortium entwickelter Standard für die Zeichencodierung. Durch die Verwendung von mehr als einem Byte für die Darstellung eines Zeichens ermöglicht Unicode die Darstellung fast aller geschriebener Sprachen der Welt mithilfe eines einzelnen Zeichensatzes.)-Daten bietet. Eine Datei im Format Persönliche Ordner-Dateien (PST) für Outlook, die in Outlook 2003 oder in Microsoft Office Outlook 2007 erstellt wurde, ist nicht kompatibel mit früheren Versionen von Microsoft Outlook und kann mit diesen Versionen nicht geöffnet werden. Um eine Datendatei zu erstellen, die mit Outlook 2002 und früheren Versionen kompatibel ist, können Sie Datendateien im Format Persönliche Ordner-Dateien (PST) für Outlook 97-2002 erstellen. Dieses Format entspricht dem Format der früheren Outlook-Versionen.

 Tipp   Es empfiehlt sich, in regelmäßigen Abständen eine Sicherungskopie der PST-Dateien anzulegen und diese an einem sicheren Ort aufzubewahren. Sollte Ihre PST-Datei beschädigt werden, können Ihre E-Mail-Nachrichten und andere Elemente weder von Microsoft noch von Ihrem ISP wiederhergestellt werden.

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Offlineordnerdatei (OST)

Beim Verwenden von Microsoft Exchange Server werden Ihre E-Mail-Nachrichten, der Kalender sowie andere Elemente normalerweise an den Server übermittelt und dort gespeichert. Sie können Outlook so konfigurieren, dass eine lokale Kopie Ihrer Elemente auf Ihrem Computer in einer Outlook-Datendatei gespeichert wird. Diese Datei wird Offlineordnerdatei (OST) genannt. Dies ermöglicht Ihnen das Verwenden des Exchange-Cache-Modus oder das Arbeiten offline, wenn eine Verbindung mit Exchange Server nicht möglich oder nicht erwünscht ist. Die Synchronisierung der OST-Datei mit Exchange Server erfolgt, sobald wieder eine Verbindung verfügbar ist.

Offlineordner sind Replikate der Ordner in Ihrem Postfach (Postfach: Speicherort auf einem Server mit Microsoft Exchange, an den Ihre E-Mail-Nachrichten übermittelt werden. Der Administrator richtet für jeden Benutzer ein Postfach ein. Wenn Sie eine Persönliche Ordner-Datei als Übermittlungsort für E-Mail-Nachrichten angeben, werden Nachrichten von Ihrem Postfach dorthin weitergeleitet.) auf dem Exchange Server. Sie ermöglichen es, einen Ordner von einem Serverstandort zu übernehmen, mit dem Inhalt des Ordners zu arbeiten, wenn Sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind, und bei wiederhergestellter Verbindung den Ordner sowie den entsprechenden Serverordner zu aktualisieren, damit der Inhalt beider Ordner übereinstimmt. Dieser Vorgang wird Synchronisierung von Ordnern genannt.

Den Inhalt eines Offlineordners können Sie erweitern, löschen und ändern, genau wie bei einem Ordner auf einem Server. Sie können beispielsweise Elemente zwischen Ordnern verschieben, Nachrichten senden, die im Offlinepostausgang gespeichert wurden, sowie die öffentlichen Offlineordner anzeigen. Auf dem Server werden unterdessen neue Nachrichten im Posteingang gespeichert. Andere Personen fügen möglicherweise Elemente in öffentlichen Ordnern hinzu oder löschen bzw. ändern diese. Sie bemerken diese Änderungen auf dem Server jedoch erst, wenn Sie eine Synchronisierung durchführen.

Folgende Informationen werden synchronisiert:

• Kopfzeilen   Bei der Kopfzeile eines E-Mail-Elements handelt es sich um einen beschreibenden Bezeichner, der den Namen des Absenders, die Betreffzeile der Nachricht, den Zeitpunkt des Nachrichtenempfangs und die Nachrichtengröße enthält.
• Vollständige Elemente   Ein vollständiges Element enthält die Kopfzeile, den Nachrichtentext und ggf. Anlagen, einschließlich eingebetteter Objekte und Bilder.

Wenn Sie offline arbeiten, werden zu synchronisierende Ordner durch Übermittlungsgruppen (Übermittlungsgruppe: E-Mail-Konten und E-Mail-Ordner, die Sie gruppieren und für die Sie allgemeine Optionen festlegen können, z. B. das Herunterladen von Kopfzeilen oder Nachrichten, die Größenbeschränkungen für heruntergeladene Nachrichten, das Verhalten online und offline sowie das Zeitintervall für das Herstellen von Verbindungen zum Server.) bestimmt. Mit Übermittlungsgruppen können Sie die Ordner auswählen, die synchronisiert und aktualisiert werden, damit Sie auch dann mit diesen Elementen arbeiten können, wenn eine Verbindung zum Server nicht möglich bzw. nicht erwünscht ist. Sie können auch angeben, dass während der Synchronisierung Aktualisierungen des Adressbuchs (Adressbuch: Die Zusammenstellung von Adressbüchern, die Sie zum Speichern von Namen, E-Mail-Adressen, Faxnummern und Verteilerlisten verwenden können. Das Adressbuch kann eine globale Adressliste, ein Outlook-Adressbuch und ein persönliches Adressbuch enthalten.) heruntergeladen werden.

Wenn Sie ein Exchange-Server-E-Mail-Konto verwenden, empfiehlt sich das Arbeiten im Exchange-Cache-Modus. Bei Verwendung des Exchange-Cache-Modus werden die meisten Gründe für den Offlinebetrieb beseitigt. Eine unterbrochene Netzwerkverbindung beeinträchtigt Ihre Arbeit im Grunde nicht, da Sie weiterhin mit Ihren Elementen (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) arbeiten können.

Im Exchange-Cache-Modus wird automatisch eine Offlineordnerdatei (OST) erstellt und standardmäßig verwendet. Anschließend wird eine synchronisierte Kopie der Elemente aller Ordner in Ihrem Postfach (Postfach: Speicherort auf einem Server mit Microsoft Exchange, an den Ihre E-Mail-Nachrichten übermittelt werden. Der Administrator richtet für jeden Benutzer ein Postfach ein. Wenn Sie eine Persönliche Ordner-Datei als Übermittlungsort für E-Mail-Nachrichten angeben, werden Nachrichten von Ihrem Postfach dorthin weitergeleitet.) heruntergeladen und verwaltet. Sie arbeiten also mit den Informationen auf Ihrem Computer, während Outlook die Synchronisierung der Informationen mit dem Server vornimmt.

Ihre Arbeit wird weder davon beeinflusst, ob Sie von unterwegs, zu Hause, vom Büro oder in einem Flugzeug arbeiten, noch von Netzwerkänderungen bzw. der Verfügbarkeit des Netzwerks. Wenn Ihre Verbindung mit dem Exchange Server unterbrochen wird, können Sie trotzdem mit Ihren Daten weiterarbeiten. Wenn die Verbindung wiederhergestellt wird, werden Änderungen automatisch von Outlook synchronisiert, sodass die Ordner und Elemente auf dem Server wieder mit den auf Ihrem Computer befindlichen identisch sind. Das Verwalten der Serververbindung sowie das Aktualisieren der Daten werden von Outlook vorgenommen. Sie müssen weder in den Offlinebetrieb wechseln noch versuchen, die Verbindung zum Server wiederherzustellen, da diese Vorgänge automatisiert sind.

Im Exchange-Cache-Modus müssen auch keine Übermittlungsgruppen (Übermittlungsgruppe: E-Mail-Konten und E-Mail-Ordner, die Sie gruppieren und für die Sie allgemeine Optionen festlegen können, z. B. das Herunterladen von Kopfzeilen oder Nachrichten, die Größenbeschränkungen für heruntergeladene Nachrichten, das Verhalten online und offline sowie das Zeitintervall für das Herstellen von Verbindungen zum Server.) eingerichtet oder die gewünschten Ordner im Offlinemodus ausgesucht werden, um diese Ordner dann zu synchronisieren. Dies wird alles von Outlook vorgenommen.

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Speicherorte von Datendateien

In der nachstehenden Liste sind die von Microsoft Outlook auf Ihrem Computer verwendeten Speicherorte für Datendateien aufgeführt. Einige Ordner sind möglicherweise ausgeblendet. Um diese Ordner anzuzeigen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Microsoft Windows XP und Microsoft Windows Server 2003  
  1. Klicken Sie auf Start und anschließend auf Arbeitsplatz.
  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und anschließend auf die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen.
• Microsoft Windows 2000  
  1. Doppelklicken Sie auf dem Desktop auf Arbeitsplatz.
  2. Klicken Sie im Menü Extras auf Ordneroptionen. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und anschließend auf die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen.

Outlook-Datendateien (PST)   Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook

Offlineordnerdatei (OST)   Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook

Weitere Informationen zu Speicherorten von zusätzlichen Konfigurationsdateien wie beispielsweise der Anpassungen der Menüleiste finden Sie unter Speicherorte von Outlook Dateien im Abschnitt Siehe auch. Beachten Sie die folgenden Punkte:

• Sie können eine Datendatei (nicht die Datei, die Sie als Standard-Nachrichtenübermittlungsort verwenden) an einem anderen Ort auf Ihrer Festplatte oder auf einer Netzwerkfreigabe speichern oder sie dorthin kopieren bzw. verschieben. Sie benötigen jedoch Lese-/Schreibberechtigungen für Ordner, um Persönliche Ordner-Dateien (PST) öffnen zu können.
• Auf eine Datendatei kann immer nur von jeweils einem Benutzer bzw. einem Programm zugegriffen werden.
• Die PST-Datendatei kann auf schreibgeschützten Medien wie CDs und DVDs gespeichert werden. Zum Verwenden muss die PST-Datei jedoch auf Ihre Festplatte kopiert werden.

 Achtung   Wir raten davon ab, von einem anderen Computer oder einer Netzwerkfreigabe aus auf eine Datendatei zuzugreifen, da dies die Gefahr von Datenverlusten erhöht.

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Sicherheit von Datendateien

Beim Erstellen einer PST-Datei können Sie der Datei ein Kennwort zuweisen. Ein Kennwort erhöht die Sicherheit und erschwert anderen Personen das Anzeigen Ihrer Daten. Sie können das Kontrollkästchen Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern aktivieren, um nicht bei jedem Öffnen der Datei nach dem Kennwort gefragt zu werden.

Verwenden Sie sichere Kennwörter, die Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombinieren. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens 8 Zeichen aufweisen. Ein Kennwort mit 14 oder mehr Zeichen ist noch besser. Weitere Informationen finden Sie unter Help protect your personal information with strong passwords (Nur auf Englisch verfügbar).

Es ist ganz wichtig, dass Sie sich Ihr Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es von Microsoft nicht wieder bereitgestellt werden. Bewahren Sie die Kennwörter, die Sie sich notiert haben, an einem sicheren Ort getrennt von den anderen Informationen auf, die mit dem Kennwort geschützt werden sollen.

 Hinweis   Wenn Ihr Windows-Benutzerkonto nicht kennwortgeschützt ist oder andere Personen Zugriff darauf haben, sollten Sie die Option Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern nicht verwenden.

  Wenn Sie in das Textfeld Name keinen Namen eingeben, wird die Persönliche Ordner-Datei (PST) im Navigationsbereich von Outlook standardmäßig mit Persönliche Ordner benannt. Dies könnte beim Öffnen mehrerer PST-Dateien mit demselben Namen zu Verwechslungen führen. Wir empfehlen die Verwendung eines aussagekräftigen Namens.

  Für PST-Dateien ist zwar kein Kennwort erforderlich, ein Kennwort dient jedoch dem besseren Schutz Ihrer Informationen. Geben Sie in die Textfelder Kennwort und Kennwort bestätigen dasselbe Kennwort ein. Aus Sicherheitsgründen werden während Ihrer Eingabe nur Punkte angezeigt.

  Wenn Sie Ihre PST-Datei mit einem Kennwort schützen, können Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, um in Outlook nicht bei jedem Öffnen der PST-Datei zum Eingeben Ihres Kennworts aufgefordert zu werden. Die Aufforderung zum Eingeben des Kennworts wird auch dann angezeigt, wenn die PST-Datei in ein anderes Windows-Profil oder auf einen anderen Computer verschoben wurde.

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