Bei einem Besprechungsarbeitsbereich handelt es sich um eine Website, auf der alle Informationen und das gesamte Material für eine oder mehrere Besprechungen zentral verwaltet werden.

Inhalt dieses Artikels

• Informationen zu Besprechungsarbeitsbereichen

• Teile einer Besprechungsarbeitsbereichs-Website

• Teilnehmer, Benutzer und Websitegruppen in der Besprechungsarbeitsbereichs-Website

Informationen zu Besprechungsarbeitsbereichen

Bei einer Besprechungsarbeitsbereichs-Website handelt es sich um eine Website, die als Repository für alle Informationen und das gesamte Material dient, die für eine oder mehrere Besprechungen benötigt werden. Sie können eine Besprechungsarbeitsbereichs-Website beim Erstellen einer Besprechungsanfrage in Microsoft Office Outlook einrichten. Der Betreff, die Namen der Teilnehmer, das Datum, die Uhrzeit und der Besprechungsort aus der Besprechungsanfrage werden dem Besprechungsarbeitsbereich automatisch von Outlook hinzugefügt. Wenn Sie diese Informationen zu einem späteren Zeitpunkt ändern, aktualisiert Outlook die Besprechungsarbeitsbereichs-Website automatisch mit den neuen Informationen.

 Hinweis   Wenn Sie die Informationen stattdessen auf der Besprechungsarbeitsbereichs-Website aktualisieren, müssen Sie diese Informationen in der Besprechungsanfrage in Outlook manuell ändern.

Wenn Sie eine Besprechungsarbeitsbereichs-Website mithilfe von Outlook mit einem Microsoft Exchange-Konto erstellen, wird dem Text der Besprechungsanfrage automatisch eine Verknüpfung mit der Website hinzugefügt. Die eingeladenen Personen können auf die Verknüpfung klicken, um die Tagesordnung, die Dokumente sowie andere Informationen zur Besprechung in der Besprechungsarbeitsbereichs-Website anzuzeigen und zu verwenden. Während der Besprechung können Sie die Besprechungsarbeitsbereichs-Website anzeigen und mit Informationen, wie z. B. den Namen der Teilnehmer, den getroffenen Entscheidungen, den Aufgaben, die den Teilnehmern zugewiesen wurden, aktualisieren, und Besprechungsprotokolle veröffentlichen. Mithilfe dieser Features können Sie eine ganze Akte zur Besprechung erstellen und in Zukunft darauf zurückgreifen.

Sie können eine Besprechungsarbeitsbereichs-Website an unterschiedlichen Speicherorten erstellen, wenn Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 sowie eine übergeordnete SharePoint-Website verfügbar sind. Die neue Besprechungsarbeitsbereichs-Website wird als eine Unterwebsite der übergeordneten SharePoint-Website erstellt. Eine Besprechungsarbeitsbereichs-Website kann beispielsweise an folgenden Speicherorten erstellt werden: unter einem Windows SharePoint Services 3.0-kompatiblen Kalender- und Zeitplanungsprogramm, wie z. B. Outlook, auf einer Windows SharePoint Services 3.0- oder Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website in einem Intranet sowie auf einer externen Website, die Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 oder höher hostet. Sie können eine Besprechungsarbeitsbereichs-Website auch mithilfe einer vorhandenen Besprechungsarbeitsbereichs-Website erstellen, wobei die neue Website dann keine Unterwebsite der vorhandenen Besprechungsarbeitsbereichs-Website sein kann.

Sowohl Outlook als auch Windows SharePoint Services 3.0 ermöglichen Ihnen die Einrichtung eines Besprechungsarbeitsbereichs für mehrere Besprechungen, beispielsweise für eine Besprechungsserie oder für mehrere verwandte Besprechungen, die alle mit derselben Besprechungsarbeitsbereichs-Website verknüpft sind. Sie können die Erstellung von Besprechungsarbeitsbereichen auch an einen Stellvertreter delegieren.

 Hinweis   Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm als Outlook verwenden, informieren Sie sich in der Dokumentation dieses Programms, oder wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Sie können jede Person mit einer gültigen E-Mail-Adresse in derselben vertrauenswürdigen Domäne wie Sie selbst zu Besprechungsarbeitsbereichs-Websites einladen, die in der vertrauenswürdigen Domäne erstellt wurden. Auf Besprechungsarbeitsbereichs-Websites, die auf externen Websites erstellt wurden, kann jede Person mit einer gültigen E-Mail-Adresse zugreifen.

Wenn Sie ein Instant Messaging-Programm verwenden, das mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist, wie z. B. Microsoft Windows Live Messenger oder Microsoft Office Communicator, können Sie dieses Programm von der Teilnehmerliste in der Besprechungsarbeitsbereichs-Website für die Kommunikation mit anderen Teilnehmern verwenden. Sie können einen Teilnehmer bitten, der online ist, die Besprechungsarbeitsbereichs-Website zu besuchen, sodass Sie zusammenarbeiten können.

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Teile einer Besprechungsarbeitsbereichs-Website

Eine Besprechungsarbeitsbereichs-Website besteht aus einer oder mehreren Seiten mit Informationen, die als Webparts bezeichnet werden. Beispiele für Webparts sind Besprechungsdetails und Listen mit Informationen, die für die Planung, Durchführung und Nachverfolgung einer Besprechung typisch sind. Typische Titel für Listen sind Ziele, Tagesordnung, Teilnehmer, Entscheidungen und Aufgaben. Neben Listen können Sie auch eine Dokumentbibliothek und eine Bildbibliothek hinzufügen, in der Teilnehmer Besprechungsmaterial speichern können. Die standardmäßige Anzeige von Listen und Bibliotheken auf der Homepage hängt von der Vorlage ab, die Sie beim Erstellen der Besprechungsarbeitsbereichs-Website auswählen.

Wenn die Besprechungsarbeitsbereichs-Website nicht alle erforderlichen Informationen enthält, können Sie sie an Ihre Anforderungen anpassen. Hilfe zur Besprechungsarbeitsbereichs-Website finden Sie auf der Website sowie in der Hilfe von Windows SharePoint Services.

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Teilnehmer, Benutzer und Websitegruppen in der Besprechungsarbeitsbereichs-Website

Outlook aktualisiert die Teilnehmerliste in einer Besprechungsarbeitsbereichs-Website, weist jedoch den Teilnehmern nicht automatisch Berechtigungen für den Zugriff auf die Besprechungsarbeitsbereichs-Website zu. Ob Berechtigungen automatisch gewährt werden oder nicht, hängt vom Typ der Besprechungsarbeitsbereichs-Website ab.

Wenn Sie eine neue Besprechungsarbeitsbereichs-Website erstellen und eine Besprechungsanfrage mit einer Verknüpfung mit der Website senden, werden die Teilnehmern automatisch der Sitegruppe der Mitwirkenden zugewiesen und der Website als Benutzer mit Lese- und Schreibberechtigung für die Besprechungsarbeitsbereichs-Website hinzugefügt. Als Veranstalter der Besprechung werden Sie der Sitegruppe Administrator zugewiesen. Wenn beim automatischen Zuweisen von Berechtigungen zu Teilnehmern Probleme auftreten, erhalten Sie eine Nachricht mit Anweisungen dazu, an welcher Stelle auf der Besprechungsarbeitsbereichs-Website Teilnehmer als Benutzer hinzugefügt werden können.

Wenn Sie nach dem Senden der Besprechungsanfrage eine Verknüpfung mit einer vorhandenen Besprechungsarbeitsbereichs-Website hinzufügen, verfügen alle Teilnehmer automatisch über die Zugriffsberechtigungen auf die Website, sofern eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

• Die Besprechungsarbeitsbereichs-Website wurde ursprünglich mit eindeutigen Berechtigungen erstellt, die sich von der übergeordneten Website unterscheiden.
• Die Besprechungsarbeitsbereichs-Website hat die Berechtigungen von der übergeordneten SharePoint-Website übernommen, und die Teilnehmer verfügen über Zugriffsrechte für die übergeordnete Website.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zur Besprechungsarbeitsbereichs-Website.

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