Neben dem Festlegen eigener Aufgaben können Sie auch Aufgaben erstellen, die Sie anderen zuweisen.

• Informationen zum Zuweisen von Aufgaben

• Zuweisen einer Aufgabe an eine andere Person

• Weiterleiten einer Aufgabe an eine andere Person zur Nachverfolgung

• Freigeben einer abgelehnten Aufgabenzuweisung

• Nachverfolgen zugewiesener Aufgaben

• Annehmen oder Ablehnen einer Aufgabenzuweisung

• Senden eines Statusberichts oder Kommentars zu einer Aufgabe

Informationen zum Zuweisen von Aufgaben

Nachdem Sie eine Aufgabe erstellt und einer anderen Person zugewiesen haben, sind bis zum Erledigen der Aufgabe möglicherweise einige Verwaltungsaufgaben durchzuführen. So können Sie beispielsweise Statusberichte und Aktualisierungen bezüglich des Fortschritts der Aufgabe erhalten. Zudem kann eine Aufgabe auch einer anderen Person zugewiesen werden, wenn die Person, der die Aufgabe ursprünglich zugewiesen wurde, die Aufgabe ablehnt.

Um eine Aufgabe zuzuweisen, erstellen Sie zunächst eine Aufgabe und senden diese anschließend in Form einer Aufgabenanfrage an die gewünschte Person. Die Person, die die Aufgabenanfrage erhält, wird vorübergehender Eigentümer der Aufgabe. Sie kann die Aufgabe ablehnen, annehmen oder einer anderen Person übertragen. Wird die Aufgabe abgelehnt, geht sie wieder an Sie zurück.

 Hinweis   Auch wenn eine abgelehnte Aufgabe wieder an Sie zurückgeht, bleibt der Empfänger der Aufgabe so lange Eigentümer, bis das Eigentum an der Aufgabe durch Hinzufügen der Aufgabe zu Ihrer eigenen Aufgabenliste wieder freigegeben wird.

Wenn eine Person die Aufgabe annimmt, ist diese Person der permanente Eigentümer der Aufgabe. Wird die Aufgabe an eine weitere Person übertragen, wird diese Person Eigentümer. Nur der Eigentümer kann Änderungen an einer Aufgabe vornehmen. Wenn eine Aufgabe durch einen Eigentümer aktualisiert wird, werden von Microsoft Office Outlook alle Exemplare der Aufgabe aktualisiert – sowohl das Exemplar der Person, die die Aufgabe ursprünglich gesendet hat, sowie alle Exemplare von Personen, die zuvor Eigentümer der Aufgabe waren. Wenn der Eigentümer die Aufgabe erledigt hat, sendet Outlook automatisch einen Statusbericht an die Person, die die Aufgabe ursprünglich zugewiesen hat, an andere frühere Eigentümer sowie an alle anderen Personen, die einen Bericht angefordert haben.

 Tipp   Wenn Sie eine Aufgabe mehreren Personen gleichzeitig zuordnen, können Sie keine aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste verwalten. Wenn Sie eine Aufgabe also mehreren Personen zuweisen und von Outlook weiterhin über den Fortschritt der Aufgabe informiert werden möchten, teilen Sie das Projekt in Einzelaufgaben auf, und weisen Sie sie einzeln zu. Wenn Sie beispielsweise das Schreiben eines Berichts drei Verfassern zuweisen möchten, erstellen Sie drei Einzelaufgaben mit den Namen Bericht schreiben: Verfasser 1, Bericht schreiben: Verfasser 2 und Bericht schreiben: Verfasser 3, und weisen Sie jede Einzelaufgabe dem entsprechenden Verfasser zu.

Von Zeit zu Zeit kann es auch vorkommen, dass Sie selbst eine Aufgabenzuweisung erhalten. Wenn Sie eine Aufgabenzuweisung erhalten, müssen Sie entscheiden, ob Sie die Aufgabe annehmen oder ablehnen. Möglicherweise werden Sie auch gebeten, Aktualisierungen bezüglich des Fortschritts der Aufgabe bereitzustellen. Mit Outlook gestaltet sich die Verwaltung von Aufgaben schnell und effizient.

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Zuweisen einer Aufgabe an eine andere Person

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • So weisen Sie eine neue Aufgabe zu   Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie auf Aufgabenanfrage.

     

   • So weisen Sie eine vorhandene Aufgabe zu   Öffnen Sie in der Aufgabenliste die zuzuweisende Aufgabe. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Aufgabe zuweisen.
2. Geben Sie im Feld An den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.

   Um den Namen aus einer Liste auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche An.

3. Geben Sie im Feld Betreff einen Namen für die Aufgabe ein.

    Hinweis   Bei einer vorhandenen Aufgabe ist das Feld Betreff bereits ausgefüllt.

4. Wählen Sie für Fällig am und Status die gewünschten Optionen aus.
5. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist.
6. Soll die Aufgabe wiederholt werden, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Serie, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie anschließend auf OK.
7. Geben Sie im Text der Serienaufgabe die gewünschten Informationen zu der Aufgabe ein.
8. Klicken Sie auf Senden .

 Hinweis   Wenn Sie eine Serienaufgabe zuweisen, verbleibt zwar eine Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste, diese wird jedoch nicht aktualisiert. Falls das Kontrollkästchen Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist aktiviert ist, erhalten Sie für jedes erledigte Element dieser Aufgabe einen Statusbericht.

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Weiterleiten einer Aufgabe an eine andere Person zur Nachverfolgung

1. Öffnen Sie die zu sendende Aufgabe.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Weiterleiten.

   Tastenkombination  Klicken Sie zum Weiterleiten einer Aufgabe auf STRG+F.

3. Geben Sie in die Felder An und Cc die Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger ein.
4. Geben Sie in die Nachricht den gewünschten Text ein. Ziehen Sie zum Senden mehrerer Aufgaben die zusätzlichen Aufgaben von der Aufgabenliste auf den Textbereich der Aufgabe, die Sie weiterleiten.
5. Klicken Sie auf Senden .

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Freigeben einer abgelehnten Aufgabenzuweisung

1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht, die die Aufgabenanfrage enthält. Diese Nachricht befindet sich normalerweise im Ordner Gesendete Objekte.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Zur Aufgabenliste zurückkehren.

Sie können die Aufgabe von der abgelehnten Aufgabennachricht zurücknehmen, indem Sie auf Zur Aufgabenliste zurückkehren klicken.

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Nachverfolgen zugewiesener Aufgaben

Zum Nachverfolgen von Aufgaben, die Sie anderen Personen zugewiesen haben, stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Automatisches Behalten von Kopien der von Ihnen zugeordneten Aufgaben und Empfangen automatischer Statusberichte  
  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
  2. Klicken Sie auf Aufgabenoptionen.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugeordnete Aufgaben aktualisiert in Aufgabenliste behalten.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei Erledigung zugeordneter Aufgaben Statusbericht senden.
• Anzeigen von Aufgaben, die Sie anderen Personen zugewiesen haben  
  1. Klicken Sie auf Aufgaben.
  2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Übertragene Aufgaben.
• Anzeigen der Liste von Personen, die aktualisierte Kopien einer zugewiesenen Aufgabe erhalten  
  1. Öffnen Sie die zugewiesene Aufgabe, für die Sie die Liste anzeigen möchten.
  2. Zeigen Sie auf der Registerkarte Details die Namen im Feld Liste aktualisieren an.

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Annehmen oder Ablehnen einer Aufgabenzuweisung

1. Öffnen Sie die Aufgabe oder Aufgabenanfrage.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Annehmen oder auf Ablehnen.
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Klicken Sie auf Antwort vor dem Senden bearbeiten, geben Sie Ihren Kommentar in die Nachricht ein, und klicken Sie anschließend auf Senden.
   • Klicken Sie auf Antwort sofort senden.

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Senden eines Statusberichts oder Kommentars zu einer Aufgabe

1. Öffnen Sie die Aufgabe, für die ein Statusbericht oder ein Kommentar gesendet werden soll.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten entweder auf Statusbericht senden, Antworten oder auf Allen antworten.
3. Geben Sie in die Felder An und Cc die Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger ein.

   Ist die Aufgabe Ihnen selbst zugewiesen, werden die Namen der zu aktualisierenden Personen automatisch hinzugefügt.

4. Geben Sie in den Text der Nachricht die Informationen ein, die Sie dem Statusbericht hinzufügen möchten.
5. Klicken Sie auf Senden .

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