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Haben Sie auch schon jemanden sagen hören, „Heute um 15.30 Uhr ist eine Besprechung? Ich habe die Besprechungsanfrage nie zu Gesicht bekommen!“? Ob Sie nun eine Besprechung ansetzen oder an ihr teilnehmen, Sie können einen reibungslosen Ablauf gewährleisten, indem Sie die folgenden Empfehlungen beachten:

• Legen Sie sich fest   Reagieren Sie auf alle Besprechungsanfragen, die Sie erhalten, indem Sie sie annehmen, mit Vorbehalt annehmen oder ablehnen. Insbesondere, wenn es sich um Aktualisierungen zu Besprechungsanfragen handelt, die Sie bereits angenommen haben. Wenn Sie sich festlegen, ist der Organisator der Besprechung informiert, und Sie verhindern, dass versehentlich Besprechungen gelöscht werden, an denen Sie eigentlich teilnehmen wollten. Wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen möchten, zum angegebenen Termin jedoch keine Zeit haben, können Sie einen neuen Termin für die Besprechung vorschlagen.

  Löschen Sie die Besprechungsanfrage auf keinen Fall sofort, da dies einer der häufigsten Gründe dafür ist, dass Besprechungen vergessen werden.

• Aktualisierungen senden  Wenn Sie eine Besprechungsanfrage geändert haben, denken Sie daran, auf Aktualisierung senden zu klicken, damit alle Empfänger eine aktualisierte Anfrage erhalten.
• Einzelne Besprechungen absagen   Wenn Sie eine Besprechung absagen müssen, sollten Sie die eingeladenen Teilnehmer darüber benachrichtigen. Löschen Sie die Besprechung aus dem Kalender, und klicken Sie auf Absage senden und Besprechung löschen.
• Besprechungsserien absagen   Wenn Sie als Besprechungsorganisator eine Besprechungsserie beenden möchten, öffnen Sie die Besprechung in Ihrem Kalender, legen Sie eine neues Enddatum fest, und senden Sie dann eine Aktualisierung. Dadurch verbleiben die vergangenen Besprechungen in den Kalendern der Teilnehmer, aber alle Besprechungen nach dem Enddatum werden entfernt.
• Ändern des Besprechungsorganisators   Wenn eine Besprechungsserie von einem anderen Organisator übernommen wird, gibt es keine Möglichkeit, die Zuständigkeit für die Besprechung neu zuzuordnen. Der ursprüngliche Organisator sollte eine Aktualisierung mit einem neuen Enddatum senden, dadurch bleiben die vergangenen Besprechungen in den Kalendern der Teilnehmer bestehen, aber die zukünftigen Besprechungen nach dem Enddatum werden entfernt. Der neue Besprechungsorganisator sollte nun eine neue Besprechungsanfrage für zukünftige Besprechungen senden.
• Verhindern des Verschwindens von Nachrichten   Wenn Sie Outlook auf zwei Computers ausführen und während der Verwendung auf einem der Computer eine Besprechung annehmen, löschen Sie die Besprechungsanfrage nicht aus dem Posteingang auf dem anderen Computer. Wenn die Anfrage weiterhin angezeigt wird, nehmen Sie diese erneut an. Das Löschen einer Anfrage auf dem einen Computer, nachdem sie auf einem anderen Computer angenommen wurde, kann zur Folge haben, dass die Besprechung nicht mehr im Kalender angezeigt wird.
• Besprechungsanfragen und Aktualisierungen aus dem Posteingang bearbeiten   Sagen Sie bei Besprechungsanfragen immer vom Posteingang aus zu bzw. ab. Sie können zwar Besprechungsanfragen auch von der entsprechenden Zeitspanne im Kalender aus zu- oder absagen, so bleibt die Anfrage jedoch im Posteingang. Das Belassen der Besprechungsanfrage in Ihrem Posteingang könnte Sie später verwirren. Außerdem haben Ihre Stellvertretungen (Stellvertretung: Besitzt die Berechtigung, die Ordner einer anderen Person zu öffnen, Elemente zu erstellen und auf Anfragen für diese Person zu antworten. Die Person, die der Stellvertretung Berechtigungen erteilt, bestimmt die Ordner, auf die diese zugreifen kann. Darüber hinaus legt sie fest, in welchem Umfang die Stellvertretung Änderungen vornehmen darf.) keine Möglichkeit zu erkennen, ob die Besprechung angenommen wurde.
• Speichern Sie die Besprechungsnotizen separat   Wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen, fügen Sie Ihre privaten Notizen nicht im Textbereich einer Besprechungsanfrage im Kalender ein. Wenn der Besprechungsorganisator die Besprechung aktualisiert, gehen die Notizen verloren.
• Verschieben Sie keine Besprechungsanfragen   Verschieben Sie Besprechungsanfragen erst dann aus dem Posteingang in einen anderen Ordner, wenn Sie zu- oder abgesagt haben bzw. die Besprechung im Kalender angezeigt wird.

  Kurz nach dem Eingang der Besprechungsanfrage im Posteingang fügt Outlook-Code – auch als „Sniffer“ bezeichnet – die Besprechung automatisch dem Kalender hinzu, und markiert sie als Mit Vorbehalt. So können Sie die Besprechung nicht verpassen, auch wenn Sie die Anfrage im Posteingang nicht gesehen haben. Das Sniffer-Programm sendet jedoch keine Antwort an den Besprechungsorganisator. Hierzu müssen Sie die Anfrage annehmen, mit Vorbehalt annehmen oder absagen.

  Wenn eine eingehende Besprechungsanfrage durch Sie oder eine von Ihnen erstellte Regel aus dem Posteingang verschoben wird, bevor das Sniffer-Programm die Anfrage verarbeiten kann, wird die Besprechung nicht im Kalender angezeigt, und Sie verpassen sie möglicherweise.
• Kann Saskia auch kommen?   Wenn Sie eine Einladung zu einer Besprechung erhalten und der Ansicht sind, dass eine bestimmte Person ebenfalls eingeladen werden sollte, können Sie den Besprechungsorganisator bitten, diese Person der Teilnehmerliste hinzuzufügen und dann an alle Teilnehmer eine aktualisierte Besprechungsanfrage zu senden. Dadurch verhindern Sie, mit dem unerwarteten Teilnehmer den Organisator zu überraschen, und Besprechungsanfragen gehen nicht so leicht verloren.
• Ein Platz ist immer noch frei   Wenn Sie die Besprechung organisieren und nach dem Senden der Besprechungsanfrage einen weiteren Teilnehmer einladen möchten, fügen Sie diese Person der Teilnehmerliste der ursprünglichen Besprechungsserie hinzu (in der Zeile An), und senden Sie dann eine Aktualisierung an alle Teilnehmer.
• Umwandeln eines Termins in eine Besprechungsanfrage   Wenn Sie ausgehend von einem Termin in Ihrem Kalender eine Besprechung erstellen möchten, öffnen Sie den Termin, klicken Sie auf Teilnehmer einladen, und wählen Sie dann die einzuladenden Personen aus. So wird der Termin in eine Besprechungsumfrage umgewandelt.
• Entfernen Sie richtig   Wenn Sie eine Besprechungsabsage erhalten, klicken Sie auf Vom Kalender entfernen, um die Besprechung aus dem Kalender zu entfernen. Durch Löschen der Absage aus dem Posteingang wird die Besprechung nicht aus dem Kalender entfernt.
• Versuchen Sie nicht, eine vorhandene Teilnehmerliste zu ändern  Angenommen, die Teilnehmerliste in einer Besprechungsanfrage enthält den Namen einer Person doppelt. Wenn Sie einen der Namen löschen und dann eine Besprechungsaktualisierung an entfernte oder hinzugefügte Teilnehmer senden, erhält die Person eine Absage. Wenn Sie die Besprechungsanfrage an alle Teilnehmer senden, erhält die betreffende Person sowohl eine Absage als auch eine Aktualisierung.
• Seien Sie vorsichtig mit Verteilerlisten   Vermeiden Sie das Senden von Besprechungsanfragen an Verteilerlisten, insbesondere an Listen, bei denen Sie Mitglied sind. Wenn Sie alle Mitglieder einer Verteilerliste einladen möchten, erweitern Sie die Liste in der Zeile An, bevor Sie die Anfrage senden. Wenn Sie Teilnehmer bei einer Besprechungsanfrage hinzufügen oder entfernen müssen, die bereits an eine nicht erweiterte Verteilerliste gesendet wurde, erweitern Sie die Liste nicht, und fügen Sie keine Namen hinzu oder löschen diese. Sagen Sie die Besprechung stattdessen ab, und erstellen Sie eine neue.
• Nehmen Sie Anfragen nicht automatisch an   Wenn eine oder mehrere Personen als Stellvertretungen auf Ihren Kalender zugreifen können oder Sie als Stellvertretung auf den Kalender eines anderen Benutzers zugreifen können, deaktivieren Sie das automatische Annehmen von Besprechungsanfragen. Dadurch vermeiden Sie Probleme bei der Arbeit als Stellvertretung.
• Vermeiden Sie überflüssige Elemente im Kalender   Wenn Sie Andere über Ihren Kalender informieren möchten, oder ihnen mitteilen möchten, wann Sie nicht erreichbar sind, senden Sie keine Besprechungsanfragen, die durch Ihre Termine Teile des Kalenders von anderen Benutzern blockieren. Leiten Sie ebenfalls keine Termine weiter, die durch Ihre Termine Teile des Kalenders von anderen Benutzern blockieren. Stattdessen sollten Sie für diese Benutzer Ihren Kalender freigeben.

  Wenn Sie Ihren Kalender nicht freigeben möchten, können Sie mithilfe von Besprechungsanfragen anderen mitteilen, wann Sie nicht im Büro erreichbar sind. Bevor Sie die Besprechungsanfrage senden, legen Sie jedoch die Option Zeitspanne zeigen als auf Frei fest, damit die Zeiten, zu denen Sie beschäftigt oder nicht im Büro sind, nicht in den Kalendern der anderen Benutzer blockiert werden.

  Was geschieht, wenn Ihnen jemand eine Besprechungsanforderung sendet, die Teile Ihres Kalenders blockiert? Wenn Sie das Element (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) annehmen, legen Sie für dieses Element die Option Zeitspanne zeigen als auf Frei fest.

• Wenn Sie keine Antworten auf Besprechungsanfragen empfangen möchten...   Im Allgemeinen sollten Sie im Voraus wissen, wer an einer von Ihnen angesetzten Besprechung teilnehmen wird. Standardmäßig wird in Outlook-Besprechungsanfragen um eine Antwort von allen eingeladenen Teilnehmern gebeten. Sie haben die Möglichkeit, keine Antworten auf eine Besprechungsanfrage zu erhalten. In diesem Fall wissen Sie jedoch nicht, wer die Anfrage angenommen, mit Vorbehalt angenommen bzw. abgelehnt hat.

  Wenn Sie jedoch eine Besprechung oder ein Ereignis mit vielen Teilnehmern planen, möchten Sie vermutlich nicht von jeder eingeladenen Person eine Antwort erhalten. Deaktivieren Sie in diesem Fall vor dem Senden der Besprechungsanfrage die Option Bitte um Antwort.