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Dieses Feature erfordert ein Microsoft Exchange-Konto. Für die meisten privaten und persönlichen Konten wird Exchange nicht verwendet.

Sie können Ihre E-Mail-Nachrichten, den Kalender, Aufgaben, Notizen und das Journal für andere Outlook-Benutzer freigeben. Voraussetzung ist lediglich, dass beide Parteien einen Microsoft Exchange-Server in derselben Organisation verwenden.

Wenn Sie einen anderen Ordner als Posteingang, Kontakte, Kalender, Notizen und Journal für andere Benutzer freigeben möchten, müssen Sie die Berechtigungen für den betreffenden Ordner und jeden Ordner an höherer Position in der Ordnerhierarchie freigeben. Wenn Sie beispielsweise einer anderen Person Zugriff auf einen Ordner gewähren möchten, der sich in Ihrem Postfach unter Posteingang befindet, müssen Sie Berechtigungen für Postfach, Posteingang und den Unterordner gewähren. Zwar scheint es so, als würden Sie der anderen Person Zugriff auf mehr als die gewünschten Ordner gewähren, es sind jedoch lediglich die Objekte im Unterordner Posteingang zugänglich.

Das Freigeben von Ordnern darf nicht mit Zugriffsrechte für Stellvertretung verwechselt werden, einem weiteren verfügbaren Feature für Outlook-Benutzer, die mit einem Microsoft Exchange-Server verbunden sind. Zugriffsrechte für Stellvertretung ermöglicht es anderen Personen zusätzlich, in Ihrem Namen Nachrichten zu senden und auf Nachrichten in Ihrem Posteingang zu antworten. Die Verwendung dieser Funktion empfiehlt sich für Ihren Stellvertreter, sodass dieser E-Mail-Nachrichten in Ihrem Namen senden und beantworten kann, z. B. Besprechungsanfragen planen und annehmen.

Freigeben eines Ordners

1. Um einen E-Mail-Ordner freizugeben, klicken Sie im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in der Bereiche wie "Verknüpfungen" oder "E-Mail" sowie die Verknüpfungen oder Ordner innerhalb der einzelnen Bereiche enthalten sind. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Elemente im Ordner anzuzeigen.) auf E-Mail.

   Tipp

   Klicken Sie im Menü Wechseln zu auf Ordnerliste, um die Ordner im Navigationsbereich anzuzeigen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfach – Ihr Name, und klicken Sie dann auf Freigeben.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Wählen Sie die Person aus, der Sie Berechtigungen gewähren möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen.
5. Wählen Sie den Namen der Person in der Liste aus, und aktivieren Sie dann für Berechtigungsstufe die Option Stufe 2.

   

6. Klicken Sie auf OK.
7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, für den Sie der anderen Person Anzeigeberechtigungen gewähren möchten, und klicken Sie dann auf Freigeben.
8. Klicken Sie auf Hinzufügen.
9. Wählen Sie die Person aus, der Sie Berechtigungen gewähren möchten, und klicken Sie dann unter Benutzer hinzufügen auf Hinzufügen.
10. Wählen Sie den Namen der Person in der Liste aus, und aktivieren Sie dann für Berechtigungsstufe die Option Stufe 2.

     Hinweis   Wenn die Person in der Lage sein soll, Elemente zu ändern, wählen Sie Stufe 6 aus.

Um einen Ordner freizugeben, der sich nicht direkt unter Postfach – Benutzername befindet (wie die Ordner Posteingang, Kontakte, Kalender, Notizen oder Journal), müssen Sie für jeden Ordner an höherer Stelle in der Ordnerhierarchie die folgenden Schritte ausführen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie dann auf Freigeben.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Wählen Sie den Benutzer aus, dem Sie Berechtigungen gewähren möchten, und klicken Sie dann unter Benutzer hinzufügen auf Hinzufügen.
4. Wählen Sie den Namen des Benutzers in der Liste aus, und aktivieren Sie dann für Berechtigungsstufe die Option Keine.

   

    Der oberste Ordner, Postfach – Ihr Name muss freigegeben sein, damit die darunter befindlichen Ordner freigegeben werden können.
   
   
     Der Ordner Posteingang muss freigegeben sein, um die Ordner darunter freizugeben, beispielsweise den Ordner Interessenten. Sie können die Ordnerberechtigungen für Posteingang auf Keine festlegen, um zu verhindern, dass andere Personen den Inhalt einsehen können.
   
   
     Dem Ordner Interessenten muss mindestens die Berechtigungen Stufe 2 zugewiesen sein, damit andere Personen den Inhalt einsehen können.

Öffnen freigegebener Ordner

1. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.
2. Klicken Sie auf Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten, und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Klicken Sie auf das Exchange Server-Konto, und klicken Sie dann auf Ändern.
4. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert unter Postfächer auf Hinzufügen.
6. Geben Sie den Namen des Benutzers ein, und klicken Sie dann zweimal auf OK.
7. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen.

Unter Umständen müssen Sie Outlook beenden und neu starten, damit die Ordner der anderen Person im Navigationsbereich angezeigt werden.