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Microsoft Office Outlook® 2003 Microsoft Outlook® 2002

An dieser Stelle werden häufig gestellte Fragen zum Outlook-Adressbuch beantwortet. Neben den Antworten finden Sie auch Hinweise auf weitere Informationen zum Thema.

Häufig gestellte Fragen

Wo liegt der Unterschied zwischen Adressbuch und Kontakte?

Wie kann ich die Namen im Adressbuch sortieren?

Wie kann ich den Ordner "Kontakte" mit dem Aufrufen des Adressbuchs anzeigen?

Wie füge ich Name und E-Mail-Adresse eines Absenders am einfachsten dem Ordner "Kontakte" hinzu?

Bei mir wird folgende Meldung eingeblendet: "Ein Programm versucht, auf Ihre in Outlook gespeicherten E-Mail-Adressen zuzugreifen. Möchten Sie dies zulassen?" Was bedeutet diese Meldung, und wie muss ich mich verhalten?

Wie kann ich die Namen aus den Kontakten im Adressbuch so anzeigen, dass zuerst der Nachname und dann der Vorname aufgeführt wird?

Wie füge ich ein Adressbuch zu Outlook hinzu?

Wie nutze ich meine Outlook Express-Kontaktdaten in Outlook?

Wie konvertiere ich mein Persönliches Adressbuch (".pab") in "Kontakte"?

Wie kann ich einzelne Namen aus meinem Persönlichen Adressbuch (".pab") zu meinen Kontakten hinzufügen?

Wie zeige ich Kontakte im Adressbuch an?

Wie kopiere ich Kontakte im PST-Format in ein Adressbuch?

Wo befindet sich die Datei, in der meine Kontakte gespeichert werden?

Wie kann ich eine Sicherungskopie der Kontakte erstellen?

Wie kann ich meine Kontaktdaten per E-Mail versenden?

Ich verwende Outlook und habe ein Microsoft Exchange Server-E-Mail-Konto. Wie muss ich vorgehen, damit andere Personen in meiner Firma meine Kontakte einsehen können?

Was ist das Adressbuch?

Im Adressbuch sind mehrere Typen von Adressbüchern oder Adresslisten gebündelt. Dazu zählen z. B. Kontakte (im Outlook-Adressbuch im Dialogfeld Adressbuch), das Persönliche Adressbuch (.pab) (Vorgänger der Kontakte mit älterer Technologie), LDAP-Internetverzeichnisse, die Globale Adressliste (GAL) von Microsoft Exchange Server und Adressbücher anderer Anbieter. Führen Sie zum Öffnen des Dialogfeldes Adressbuch einen der folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Adressbuch .
• Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf An, Cc oder Bcc.
• Klicken Sie im Menü Extras auf Adressbuch.

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Wie kann ich die Namen im Adressbuch sortieren?

• Die Namen im Dialogfeld Adressbuch werden immer in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Diese Reihenfolge kann nicht geändert werden.
• Die Namen im Ordner Kontakte können mithilfe von Ansichten verschieden sortiert werden. Sie können die Kontakte z. B. Nach Firma, Nach Ort, Nach Kategorie oder anderen Kriterien sortieren. Wählen Sie dazu im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in der Bereiche wie "Verknüpfungen" oder "Mail" sowie die Verknüpfungen oder Ordner innerhalb der einzelnen Bereiche enthalten sind. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Elemente im Ordner anzuzeigen.) eine entsprechende Ansichtsoption aus.

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Wie kann ich den Ordner "Kontakte" mit dem Aufrufen des Adressbuchs anzeigen?

Für diese Einstellung sind zwei Steuerelemente wichtig. Mit dem ersten Steuerelement wird festgelegt, welches Adressverzeichnis standardmäßig angezeigt wird, wenn Sie das Adressbuch öffnen. So können Sie z. B. den Ordner Kontakte als das Adressverzeichnis wählen, das immer angezeigt wird. Führen Sie folgende Aktionen aus:

1. Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Adressbuch .
2. Klicken Sie im Dialogfeld Adressbuch im Menü Extras auf Optionen.
3. Klicken Sie in der Liste Diese Adressliste zuerst anzeigen auf Kontakte.
4. Klicken Sie auf OK.

Mit der zweiten Option können Sie den Wechsel zu einem anderen Adressverzeichnis vereinfachen, ohne die Standardeinstellung zu ändern.

1. Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Adressbuch .
2. Klicken Sie im Dialogfeld Adressbuch auf die Liste Namen anzeigen aus:, um ein anderes Adressbuch als Kontakte auszuwählen.
3. Wählen Sie den gewünschten Namen aus. Schließen Sie anschließend das Dialogfeld Adressbuch.
4. Wenn Sie das Adressbuch erneut öffnen, wird standardmäßig Kontakte angezeigt.

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Wie füge ich Name und E-Mail-Adresse eines Absenders am einfachsten dem Ordner "Kontakte" hinzu?

Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Zeile Von. Klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Zu Outlook-Kontakten hinzufügen. Dadurch werden Name und E-Mail-Adresse der Person den Kontakten hinzugefügt.

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Bei mir wird folgende Meldung eingeblendet: "Ein Programm versucht, auf Ihre in Outlook gespeicherten E-Mail-Adressen zuzugreifen. Möchten Sie dies zulassen?" Was bedeutet diese Meldung, und wie muss ich mich verhalten?

Einige Viren, z. B. "Melissa" oder "ILOVEYOU", versuchen, Zugang zu den Adressen im Adressbuch zu erhalten, um sich auf noch mehr Computer auszubreiten. Diese Meldung wird von Outlook aus Sicherheitsgründen immer dann angezeigt, wenn ein Programm versucht, auf das Adressbuch zuzugreifen. Dieses Programm muss jedoch nicht immer ein Virus sein. Die Meldung wird auch angezeigt, wenn Sie Ihre Kontakte mit einem persönlichen digitalen Assistenten (PDA) synchronisieren. In diesem Fall ist es nicht gefährlich, den Zugriff auf das Adressbuch zuzulassen. Wenn diese Meldung angezeigt wird, haben Sie drei Möglichkeiten:

• Klicken Sie auf Ja, wenn Sie dem Programm nur für diesen Fall (z. B. für einen Kontakt) den Zugriff gestatten möchten.
• Wenn der Zugriff für eine Zeit von bis zu 10 Minuten gewährt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff gewähren für, und klicken Sie anschließend auf einen entsprechenden Zeitraum in der Liste. Eine Zugriffszeit von 10 Minuten könnten Sie zum Beispiel benötigen, um Ihren gesamten Ordner Kontakte mit einem PDA zu synchronisieren.
• Klicken Sie auf Nein, wenn Sie kein Programm gestartet haben, das auf das Adressbuch zugreifen muss, oder wenn Sie sich nicht sicher sind.

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Wie kann ich die Namen aus den Kontakten im Adressbuch so anzeigen, dass zuerst der Nachname und dann der Vorname aufgeführt wird?

1. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.
2. Aktivieren Sie unter Verzeichnis das Optionsfeld Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
3. Wählen Sie Outlook-Adressbuch aus, und klicken Sie auf Ändern.
4. Aktivieren Sie unter Namen ordnen das Optionsfeld Wie "Speichern unter" (Mander, Jens).
5. Klicken Sie auf Schließen und dann auf Fertig stellen.

Anmerkung  Damit die Änderungen übernommen werden, müssen Sie Outlook schließen und neu starten.

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Wie füge ich Outlook ein Adressbuch hinzu?

1. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.
2. Aktivieren Sie unter Verzeichnis das Optionsfeld Ein neues Verzeichnis oder Adressbuch hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um das gewünschte Adressbuch hinzuzufügen:

   So fügen Sie ein Adressbuch mit einem Internetverzeichnisdienst (LDAP) hinzu

   1. Klicken Sie auf Internetverzeichnisdienst (LDAP) und anschließend auf Weiter.
   2. Geben Sie im Feld Servername den von Ihrem Internetdienstanbieter bzw. Systemadministrator genannten Servernamen ein.
   3. Wenn der von Ihnen gewählte Server kennwortgeschützt ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Server erfordert Anmeldung. Geben Sie anschließend Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
   4. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
   5. Geben Sie unter Anzeigename den Namen für das LDAP (Lightweight Directory Access Protocol (LDAP): Ein Protokoll, das Zugang zu Internetverzeichnissen bietet.)-Adressbuch ein, das im Dialogfeld Adressbuch in der Liste Namen anzeigen aus angezeigt werden soll.
   6. Geben Sie unter Verbindungsdetails die vom Internetdienstanbieter oder Systemadministrator bereitgestellte Anschlussnummer ein.
   7. Klicken Sie auf die Registerkarte Suche, und passen Sie die Servereinstellungen anschließend bei Bedarf an.

      Mit der Einstellung Timeout der Suche in Sekunden wird festgelegt, über wie viele Sekunden Outlook das LDAP-Verzeichnis durchsuchen kann, um Namen in einer Nachricht aufzulösen. Sie können zudem die Anzahl der im Adressbuch (Adressbuch: Die Zusammenstellung von Adressbüchern, die Sie zum Speichern von Namen, E-Mail-Adressen, Faxnummern und Verteilerlisten verwenden können. Das Adressbuch kann eine globale Adressliste, ein Outlook-Adressbuch und ein persönliches Adressbuch enthalten.) nach einer erfolgreichen Suche angezeigten Namen beschränken.

   8. Geben Sie unter Suchoptionen, falls das Feld Suchbasis keine Angaben enthält, die vom Administrator bereitgestellten Distinguished Names (Eindeutiger Name [Distinguished Name oder DN]: Identifiziert eindeutig einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern in allen Internetverzeichnissen. Besteht aus mehreren beschreibenden Attributen, z. B. gemeinsamer Name [Common Name oder CN], Organisation [O] und Land/Region [Country oder C]. Beispiel für einen Unterscheidungsnamen: cn=Karl Buhl, o=Microsoft, c=US.) ein.
   9. Klicken Sie auf OK.
   10. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen.

   So fügen Sie ein zusätzliches Adressbuch hinzu

   1. Klicken Sie auf Zusätzliche Adressbücher.
   2. Klicken Sie auf das Adressbuch, das Sie hinzufügen möchten, und anschließend auf Weiter.

Anmerkung  Um das hinzugefügte Adressbuch verwenden zu können, müssen Sie Outlook beenden und neu starten.

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Wie nutze ich meine Outlook Express-Kontaktdaten in Outlook?

Informationen hierzu finden Sie im folgenden Artikel: Importieren von Outlook Express-Kontakten in Outlook.

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Wie konvertiere ich mein Persönliches Adressbuch (".pab") in "Kontakte"?

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren.
2. Klicken Sie auf Importieren aus anderen Programmen oder Dateien und anschließend auf Weiter.
3. Klicken Sie in der Liste Zu importierender Dateityp auf Persönliches Adressbuch, und klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie in der Liste Wählen Sie einen Zielordner aus auf Kontakte, wenn dieser noch nicht ausgewählt wurde.
5. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen.

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Wie kann ich einzelne Namen aus meinem Persönlichen Adressbuch (".pab") zu meinen Kontakten hinzufügen?

1. Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Adressbuch .
2. Klicken Sie im Dialogfeld Adressbuch in der Liste Namen anzeigen aus auf Persönliches Adressbuch.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Namen, und klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Zu den Kontakten hinzufügen.

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Wie zeige ich Kontakte im Adressbuch an?

Wenn Sie einen Kontakteordner mit dem Namen Kontakte für Seriendruck erstellt haben, und im Adressbuch in der Liste Namen anzeigen aus wird Kontakte für Seriendruck wird nicht angezeigt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Suchen Sie in Kontakte den Ordner Kontakte für Seriendruck.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Kontakte für Seriendruck. Klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Eigenschaften.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Outlook-Adressbuch, und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen aktiviert ist.
4. Klicken Sie auf OK.

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Wie kopiere ich Kontakte im PST-Format in ein Adressbuch?

Am besten lassen sich Kontakte in ein Adressbuch importieren, wenn Sie die Persönliche Ordner-Datei (.pst) in Outlook öffnen und anschließend die Namen aus diesem Ordner in den Ordner Kontakte ziehen.

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen, und klicken Sie dann auf Outlook-Datendatei.
2. Klicken Sie auf die gewünschte PST-Datei. Klicken Sie auf OK, um sie zu öffnen.
3. Klicken Sie im Menü Wechseln zu auf Ordnerliste.
4. Durchsuchen Sie die Ordnerliste, um den PST-Ordner, z. B. Chorkontakte, zu finden. Möglicherweise müssen Sie auf das Pluszeichen neben dem Ordner klicken, damit der Inhalt angezeigt wird.
5. Klicken Sie auf den Kontakt, den Sie in das Adressbuch aufnehmen möchten. Halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und ziehen Sie den markierten Kontakt in den Ordner Kontakte. Dadurch wird der Kontakt nicht verschoben, sondern lediglich kopiert.
6. Wenn Sie alle Kontakte kopiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Chorkontakte. Klicken Sie anschließend auf "Chorkontakte" schließen.
7. Klicken Sie auf den Ordner Kontakte, und suchen Sie darin die soeben kopierten Kontakte.

Anmerkung  Um alle Kontakte in einem Ordner auszuwählen, klicken Sie auf einen beliebigen Kontakt, und drücken Sie dann STRG+A. Um mehrere Kontakte gleichzeitig auszuwählen, halten Sie die STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie auf die einzelnen Kontakte.

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Wo befindet sich die Datei, in der meine Kontakte gespeichert werden?

Outlook speichert Kontakte, Nachrichten, Kalenderelemente und andere Outlook-Elemente in der Datei Outlook.pst. Der Standardpfad lautet:

Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook

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Wie kann ich eine Sicherungskopie der Kontakte erstellen?

Um eine Sicherungskopie des Ordners Kontakte zu erstellen, müssen Sie den Ordner in eine PST-Datei exportieren.

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren.
2. Klicken Sie auf Exportieren in eine Datei und anschließend auf Weiter.
3. Klicken Sie in der Liste Zu erstellender Dateityp auf Persönliche Ordner-Datei (.pst) und anschließend auf Weiter.
4. Klicken Sie in der Liste Ordner, aus dem Sie exportieren möchten auf Kontakte.
5. Wenn Sie Unterordner des Kontakteordners mit in die Suche einbeziehen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen.
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie einen Speicherort für die Datei (z. B. Eigene Dateien), und geben Sie anschließend den Namen der Sicherungsdatei ein (z. B. SicherungKontakte.pst).
8. Klicken Sie auf OK.
9. Klicken Sie auf Fertig stellen.
10. Geben Sie im Feld Name die Bezeichnung SicherungMeineKontakte ein.
11. Nehmen Sie ggf. Verschlüsselungs- und Kennworteinstellungen vor, und klicken Sie anschließend auf OK.

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Wie kann ich meine Kontaktdaten per E-Mail versenden?

Für die Versendung Ihrer Kontakte verwenden Sie am besten vCard, den Internetstandard zum Erstellen und Weitergeben von virtuellen Visitenkarten. vCards werden als Anlagen versendet.

So erstellen Sie eine vCard aus Ihren Kontaktdaten

1. Öffnen Sie in Kontakte Ihre Kontaktkarte.
2. Klicken Sie im Menü Datei auf An vCARD-Datei exportieren.
3. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein, bestimmen Sie einen Speicherort, z. B. Eigene Dateien, und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Dadurch wird die vCard-Datei (.vcf) erstellt.

So senden Sie eine vCard mit Ihrer Signatur

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte E-Mail-Format.
2. Klicken Sie auf Signaturen.
3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   Hinzufügen einer vCard zu einer bestehenden E-Mail-Signatur

   1. Klicken Sie unter Signaturen auf Signaturen, klicken Sie auf die gewünschte Signatur und dann auf Bearbeiten.
   2. Wählen Sie unter vCard-Optionen in der Liste eine vCard aus, und klicken Sie anschließend auf OK.

   Hinzufügen einer vCard zu einer neuen E-Mail-Signatur

   1. Klicken Sie auf Neu.
   2. Geben Sie im Feld Geben Sie einen Namen für die neue Signatur ein einen Namen ein.
   3. Legen Sie unter Wählen Sie, wie Ihre Signatur erstellt werden soll die gewünschte Option fest.
   4. Klicken Sie auf Weiter.
   5. Geben Sie im Feld Signaturtext den gewünschten Text ein.

      Sie können ebenso Text aus einem anderen Dokument in dieses Feld einfügen.

   6. Um das Absatz- oder Schriftartenformat zu ändern, markieren Sie den Text, klicken auf Schriftart oder Absatz und wählen dann die gewünschten Optionen aus. Diese Optionen sind nicht verfügbar, wenn Sie als Nachrichtenformat Nur-Text verwenden.
   7. Wählen Sie unter vCard-Optionen in der Liste eine vCard aus, und klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.

So versenden Sie eine vCard als Anlage zu einer Nachricht

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf E-Mail-Nachricht.
2. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Datei, und suchen Sie die gewünschte vCard-Datei (.vcf).
3. Klicken Sie auf den Dateinamen und anschließend auf Einfügen. Die vCard-Datei wurde der Nachricht als Anlage beigefügt.
4. Verfassen Sie Ihre Nachricht, und klicken Sie dann auf Senden.

So versenden Sie eine vCard direkt aus dem Ordner "Kontakte"

• Klicken Sie in Kontakte auf den Kontakt, den Sie als vCard versenden möchten. Klicken Sie anschließend im Menü Aktionen auf Als vCard weiterleiten.

  Wenn der Befehl Als vCard weiterleiten nicht verfügbar ist, klicken Sie auf Weiterleiten.

So öffnen und speichern Sie eine empfangene vCard

1. Öffnen Sie die empfangene Nachricht.
2. Doppelklicken Sie auf die Anlage, um sie zu öffnen.
3. Klicken Sie im geöffneten Kontakt auf Speichern und schließen.

   Die vCard-Daten werden im Ordner Kontakte gespeichert.

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Ich verwende Outlook und habe ein Microsoft Exchange Server-E-Mail-Konto. Wie muss ich vorgehen, damit andere Personen in meiner Firma meine Kontakte einsehen können?

1. Klicken Sie in Outlook im Menü Wechseln zu auf Kontakte.
2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Kontakte freigeben.
3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   Ermöglichen des Zugriffs auf "Kontakte" für andere Personen

   1. Wählen Sie im Feld Name die Option Standard aus.
   2. Wählen Sie unter Berechtigungen die gewünschten Optionen aus.

   Angeben von Personen, die auf Ihre Kontakte zugreifen können

   1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   2. Geben Sie im Feld Namen eingeben oder auswählen den Namen der Person ein, der Sie Berechtigungen zu gemeinsamen Nutzung erteilen möchten.
   3. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
   4. Klicken Sie im Feld Name auf den Namen der Person, die Sie hinzugefügt haben.
   5. Wählen Sie unter Berechtigungen die gewünschten Optionen aus.

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