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Jeden Monat muss Ihr Team Unternehmensberichte prüfen, bevor Sie diese an Führungskräfte senden. Sie fügen diese Entwurfsdokumente wahrscheinlich als Anhang an eine E-Mail-Nachricht an, und Sie erstellen diese Nachrichten wahrscheinlich jeden Monat von neuem: Eingeben der Empfängernamen, Verfassen der Nachricht und Hinzufügen der Berichtdaten des aktuellen Monats. Auf diese Weise können leicht Fehler gemacht werden, etwa durch das Vergessen eines Empfängers, Erstellen einer nicht konsistenten Nachricht oder dadurch, dass das Anfügen von Daten vergessen wird.

Microsoft Office Outlook® 2003 bietet eine bessere Möglichkeit. Sie können Verteilerlisten und wieder verwendbare E-Mail-Nachrichten erstellen, um sich wiederholende Kommunikation schnell und fehlerfrei abzuwickeln.

Erstellen einer Verteilerliste

Eine Verteilerliste ist eine Zusammenstellung von Kontakten (Kontakt: Person innerhalb oder außerhalb der Organisation, über die Sie verschiedene Arten von Informationen, z. B. Straße und E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummern sowie Webseiten-URLs, speichern können.). Sie stellt eine einfache Möglichkeit dar, Nachrichten an eine bestimmte Personengruppe zu versenden, ohne die einzelnen E-Mail-Adressen einzugeben. Sie können Namen in einer Verteilerliste einfach hinzufügen und löschen, sie an andere senden und ausdrucken.

Erstellen einer Verteilerliste mithilfe von Namen im Adressbuch

1. Zeigen Sie in Outlook im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie anschließend auf Verteilerliste.
2. Geben Sie auf der Registerkarte Mitglieder in das Feld Name einen Namen für die Verteilerliste ein.

   Anmerkung  Die Empfänger sehen nicht den Namen, den Sie der Verteilerliste geben; sie sehen die einzelnen Namen im Feld An der Nachricht.

3. Klicken Sie auf Mitglieder auswählen.
4. Klicken Sie im Dialogfeld Mitglieder auswählen auf den Dropdownpfeil neben Namen anzeigen aus, und wählen Sie das Adressbuch, das die E-Mail-Adressen enthält, die Sie in Ihre Verteilerliste aufnehmen möchten.
5. Geben Sie im Feld Namen eingeben oder auswählen einen Namen ein, der hinzugefügt werden soll. Wählen Sie in der darunter befindlichen Liste den Namen aus, und klicken Sie auf Mitglieder. Führen Sie dies für jede Person aus, die Sie zur Verteilerliste hinzufügen möchten, und klicken Sie anschließend auf OK.

6. Wenn Sie eine längere Beschreibung der Verteilerliste hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Notizen, und geben Sie die Beschreibung ein.

Die Verteilerliste wird unter dem von Ihnen angegebenen Namen im Ordner Kontakte gespeichert.

Erstellen einer Verteilerliste durch Kopieren von Namen aus einer E-Mail-Nachricht

1. Markieren Sie in der E-Mail-Nachricht, aus der Sie die Namen kopieren möchten, die jeweiligen Namen im Feld "An" oder "Cc" (Felder "An", "Cc" und "Bcc": Eine Nachricht wird an die Empfänger im Feld "An" gesendet. Die Empfänger in den Feldern "Cc" (Carbon Copy) und "Bcc" (Blind Carbon Copy) erhalten die Nachricht ebenfalls. Allerdings sind die Namen der Empfänger im Feld "Bcc" für andere Empfänger nicht sichtbar.).
2. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Kopieren.
3. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Verteilerliste.
4. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Verteilerliste ein.
5. Klicken Sie auf Mitglieder auswählen.
6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Zur Verteilerliste hinzufügen, und klicken Sie anschließend im Kontextmenü (Kontextmenü: Ein Menü, das eine Liste von Befehlen anzeigt, die sich auf ein bestimmtes Element beziehen. Um ein Kontextmenü anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, oder drücken Sie UMSCHALT+F10.) auf Einfügen.

Hinzufügen oder Löschen eines Namens in einer Verteilerliste

1. Öffnen Sie in Ihrem Ordner Kontakte die Verteilerliste.

   Verteilerlisten sind mit gekennzeichnet.

2. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

   • Um eine Adresse aus einem Adressbuch oder einem Ordner "Kontakte" hinzuzufügen, klicken Sie auf Mitglieder auswählen.

   • Um eine Adresse hinzuzufügen, die sich nicht in einem Ordner "Kontakte" oder in einem Adressbuch befindet, klicken Sie auf Neu hinzufügen.

   • Um einen Namen zu löschen, klicken Sie auf den Namen, und klicken Sie anschließend auf Entfernen.

Erstellen einer E-Mail-Vorlage

Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen zum Versenden von Nachrichten, die Informationen beinhalten, die sich von Monat zu Monat nicht ändern. Sie können eine Nachricht verfassen und als Vorlage speichern, und dann diese Vorlage immer verwenden, wenn Sie sie benötigen. Fügen Sie lediglich alle neuen Informationen hinzu, bevor Sie die Vorlage als E-Mail-Nachricht versenden.

Erstellen einer E-Mail-Vorlage

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte E-Mail-Format.
2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten.
3. Klicken Sie auf Übernehmen, und klicken Sie anschließend auf OK.
4. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf E-Mail-Nachricht.

   Anmerkung  Sie können auch eine neue E-Mail-Nachricht beginnen, indem Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail-Nachricht auf der Symbolleiste Standard klicken.

5. Wenn die neue Nachricht geöffnet wird, geben Sie einen passenden Betreff ein, und verfassen Sie den Inhalt. Planen Sie Raum ein für die variablen Informationen, die hinzugefügt werden, wenn Sie die Nachricht versenden.
6. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
7. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf Outlook-Vorlage und dann auf Speichern.
8. Um Word als Standard-Editor wiederherzustellen, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Format, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen E-Mail mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten.
9. Klicken Sie auf Übernehmen, und klicken Sie anschließend auf OK.

Vorbereiten der Nachricht

Nun da Sie die Verteilerliste und die Nachrichtenvorlage erstellt haben, können Sie die Monatsabschlussnachricht für Ihr Team vorbereiten. Die Vorlage, die Sie erstellt haben, enthält bereits die meisten Informationen, die Sie verschicken müssen, sodass Sie sie nur noch mit den aktuellen Daten aktualisieren müssen, bevor Sie die Verteilerliste in der Zeile An hinzufügen und die Nachricht versenden.

Verfassen Ihrer Nachricht

1. Zeigen Sie im Ordner "Posteingang" in Outlook im Menü Extras auf Formulare, und klicken Sie anschließend auf Formular auswählen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Formular auswählen auf den Dropdownpfeil Suchen in, und klicken Sie anschließend auf Vorlagen im Dateisystem.
3. Wählen Sie Ihre Vorlage, und klicken Sie dann auf Öffnen.

Adressieren Ihrer Nachricht mithilfe einer Verteilerliste

1. Klicken Sie in der offenen Nachricht auf An.
2. Klicken Sie im Dialogfenster Namen auswählen in der Dropdownliste Namen aus folgendem Adressbuch anzeigen auf Kontakte.

   

3. Wählen Sie Ihre Verteilerliste, klicken Sie auf An, und klicken Sie anschließend auf OK.

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