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Organisieren Ihres Arbeitstages im Vertrieb
Es ist Montagmorgen, und Sie versuchen, Ihren Arbeitstag zu organisieren. Als Vertriebsprofi mit zahlreichen Aufgaben und Verpflichtungen benötigen Sie eine Strategie, die Ihnen hilft, Ihren Tagesplan einhalten und Dinge schnell erledigen zu können.
Microsoft Office Outlook® 2003 bietet zahlreiche Funktionen, die Sie dabei unterstützen können. Dazu gehören folgende Features:
- Outlook Heute
- Direktkennzeichnung
- Aufgaben
- Regeln
- Farbcodierung Ihres Posteingangs
- Suchordner
Beginnen Sie Ihren Tag mit einem kompletten Überblick – Outlook Heute
Die Seite Outlook Heute bietet Ihnen den Überblick über Ihren Tag. Mithilfe von Outlook Heute können Sie eine Zusammenfassung Ihrer Termine, eine Liste Ihrer Aufgaben sowie die Zahl Ihrer neuen E-Mail-Nachrichten anzeigen. Sie können diese Seite außerdem als erste Seite festlegen, die geöffnet wird, wenn Sie Outlook starten, und Sie können die Art und Weise ändern, wie Outlook Heute angezeigt wird.
 Anpassen von Outlook Heute
- Klicken Sie auf der Symbolleiste (Symbolleiste: Eine Leiste mit Schaltflächen und Optionen, mit denen Sie Befehle ausführen können. Symbolleisten zeigen Sie an, indem Sie im Menü "Extras" auf "Anpassen" und dann auf die Registerkarte "Symbolleisten" klicken.) Erweitert auf Outlook Heute
 .Anmerkung Falls die Symbolleiste nicht angezeigt wird, zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten, und klicken Sie dann auf Erweitert.
- Klicken Sie auf der Seite Outlook Heute auf Outlook Heute anpassen.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Ändern der Zahl der angezeigten Termine
- Geben Sie im Bereich Kalender eine Anzahl von Tagen ein. Die Termine, die für diesen Zeitraum angesetzt sind, werden auf der Seite Outlook Heute unter Kalender angezeigt.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Ändern von Hintergrund und Layout
- Klicken Sie im Bereich Formatvorlagen auf eine Option der Liste Outlook Heute in diesem Format anzeigen. Die Grafik unterhalb der Liste zeigt, wie die Seite Outlook Heute angezeigt wird.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Ändern der angezeigten E-Mail-Ordner
- Klicken Sie im Bereich Nachrichten auf Ordner wählen.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Ordnern, die Sie auf der Seite Outlook Heute anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Sortieren Ihrer Aufgabenliste
- Klicken Sie im Bereich Aufgaben auf eine Option in der Liste Meine Aufgabenliste sortieren nach.
- Um Aufgaben nach einem zweiten Kriterium zu sortieren, klicken Sie auf eine Option in der Liste Anschließend nach.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Microsoft-Direktkennzeichnungen
Outlook 2003-Direktkennzeichnungen helfen Ihnen bei der Organisation und Priorisierung Ihrer E-Mail-Nachrichten. Um eine Direktkennzeichnung zu aktivieren, klicken Sie auf das Direktkennzeichnungssymbol neben einer beliebigen E-Mail-Nachricht in einem beliebigen Ordner in Outlook – und fahren Sie anschließend mit anderen Aufgaben fort. Neben jeder markierten Nachricht wird ein farbiges Kennzeichen angezeigt, sodass die Nachricht schnell wieder gefunden werden kann.
Sie können eine Direktkennzeichnung sogar mit einer Erinnerung versehen.
Hinzufügen eines Kennzeichens
- Klicken Sie in der Nachricht oder im Kontakt (Kontakt: Person innerhalb oder außerhalb der Organisation, über die Sie verschiedene Arten von Informationen, z. B. Straße und E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummern sowie Webseiten-URLs, speichern können.) auf die Schaltfläche Zur Nachverfolgung
 .
- Wählen Sie in der Liste Kennzeichnung den gewünschten Text, oder geben Sie eigenen Text ein.
- Wählen Sie in der Liste Kennzeichnungsfarbe die gewünschte Kennzeichnungsfarbe.
Anmerkung Die Option Kennzeichnungsfarbe ist für Kontakte nicht verfügbar.
- Geben Sie Datum und Uhrzeit in die Felder Fällig ein.
Tipp Um eine oder mehrere Nachrichten schnell zu kennzeichnen, markieren Sie die Nachrichten und drücken dann die EINFG-TASTE.Hinzufügen einer Erinnerung zu einer Kennzeichnung
- Klicken Sie in der Nachricht oder im Kontakt (Kontakt: Person innerhalb oder außerhalb der Organisation, über die Sie verschiedene Arten von Informationen, z. B. Straße und E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummern sowie Webseiten-URLs, speichern können.) auf die Schaltfläche Zur Nachverfolgung .
- Wählen Sie in der Liste Kennzeichnung den gewünschten Text, oder geben Sie eigenen Text ein.
- Wählen Sie in der Liste Kennzeichnungsfarbe die gewünschte Kennzeichnungsfarbe.
Anmerkung Die Option Kennzeichnungsfarbe ist für Kontakte nicht verfügbar.
- Wählen Sie in den Feldern Fällig Datum und Uhrzeit.
Tipps - Um das Dialogfeld Zur Nachverfolgung kennzeichnen schnell zu öffnen, ohne die Nachricht zu öffnen, markieren Sie die Nachricht, und drücken Sie anschließend STRG+UMSCHALT+G.
- Um eine oder mehrere Nachrichten schnell zu kennzeichnen, markieren Sie die Nachrichten und drücken dann die EINFG-TASTE.
Automatisches Hinzufügen einer Kennzeichnung mithilfe einer Regel - Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.
- Klicken Sie auf Neue Regel.
- Klicken Sie unter Schritt 1: Vorlage auswählen auf Nachrichten von einer bestimmten Person mit einer Farbe kennzeichnen.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Folgen Sie den Anweisungen des Regel-Assistenten.
Anmerkungen Wenn Sie eine neu erstellte Regel auf Nachrichten anwenden möchten, die sich bereits im Ordner Posteingang befinden, aktivieren Sie auf der letzten Seite des Regel-Assistenten das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner "Posteingang" befinden.
Um diese Regel auf alle Konten und jeden Posteingang-Ordner anzuwenden, müssen Sie auf der letzten Seite des Regel-Assistenten das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen aktivieren.
Entfernen einer Kennzeichnung
- Klicken Sie in der Nachricht oder in dem Kontakt (Kontakt: Person innerhalb oder außerhalb der Organisation, über die Sie verschiedene Arten von Informationen, z. B. Straße und E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummern sowie Webseiten-URLs, speichern können.) auf Zur Nachverfolgung
.
- Klicken Sie auf Kennzeichnung löschen.
Aufgaben
Eine Aufgabe ist eine private oder berufliche Erledigung, die Sie bis zu ihrem Abschluss überwacht wissen möchten. Eine Aufgabe kann einmal oder wiederholt anfallen (eine wiederkehrende (Periodisch: Elemente, die wiederholt auftreten. Hierbei kann es sich beispielsweise um Termine oder Aufgaben handeln, die regelmäßig stattfinden, z. B. eine wöchentliche Statusbesprechung oder ein monatlicher Friseurbesuch.) Aufgabe). Eine wiederkehrende Aufgabe kann sich in regelmäßigen Zeitabständen wiederholen oder basierend auf dem Datum, an dem Sie die Aufgabe als abgeschlossen kennzeichnen. Sie sollen beispielsweise an jedem letzten Freitag im Monat einen Statusbericht an Ihren Vorgesetzten senden, oder Sie möchten zum Friseur gehen, wenn Ihr letzter Friseurbesuch einen Monat zurückliegt.
Erstellen einer Aufgabe
- Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Aufgabe.
- Geben Sie in das Feld Betreff einen Aufgabennamen ein.
- Geben Sie Informationen, die Sie für die Aufgabe vermerken möchten, in die entsprechenden Felder auf den Registerkarten Aufgabe und Details ein.
- Damit eine Aufgabe wieder angezeigt wird, klicken Sie auf Serientyp, klicken Sie auf die Abstände (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich) in denen diese Aufgabe wiederholt werden soll, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wiederholen der Aufgabe in regelmäßigen Abständen
Wählen Sie die Optionen für diese Zeitabstände. Klicken Sie nicht auf Neue Aufgaben erstellen, jeweils, da die Aufgabe sonst nicht in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird.
Wiederholen der Aufgabe basierend auf dem Erledigungsdatum
Klicken Sie auf Neue Aufgaben erstellen, jeweils, und geben Sie anschließend ein Intervall in das Feld ein.
- Legen Sie, wenn Sie möchten, ein Start- und Enddatum fest.
- Klicken Sie auf OK und dann auf Speichern und Schließen.
Regeln
Regeln helfen Ihnen bei der Verwaltung Ihrer E-Mail-Nachrichten, indem sie Aktionen an Nachrichten ausführen, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Nachdem Sie eine Regel erstellt haben, wendet Microsoft Outlook die Regel an, wenn eine Nachricht in Ihrem Posteingang eintrifft oder wenn Sie eine Nachricht senden. So können Sie beispielsweise Folgendes automatisieren:
- Alle Nachrichten von Karin Zimprich nach Eintreffen in Ihrem Posteingang an den Abteilungsleiter weiterleiten.
- Allen versendeten Nachrichten, deren Feld Betreff das Wort "Vertrieb" enthält, der Kategorie "Vertrieb" zuweisen.
- Alle Besprechungsanfragen oder Besprechungsaktualisierungen, die Sie von Ihrem Vorgesetzten erhalten, kennzeichnen.
Erstellen einer Regel von einer Vorlage oder Erstellen einer neuen Regel
- Klicken Sie im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in der Bereiche wie "Verknüpfungen" oder "Mail" sowie die Verknüpfungen oder Ordner innerhalb der einzelnen Bereiche enthalten sind. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Elemente im Ordner anzuzeigen.) auf E-Mail.
- Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.
- Wenn Sie über mehr als ein E-Mail-Konto verfügen, klicken Sie in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden auf den gewünschten Posteingang.
- Klicken Sie auf Neue Regel.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Verwenden Sie eine Vorlage mit voreingestellten Aktionen und Bedingungen
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage.
Erstellen Sie die Regel, indem Sie Ihre eigenen Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen festlegen
Anmerkung Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie eine Regel für einen Öffentlichen Ordner erstellen.
- Klicken Sie auf Regel ohne Vorlage erstellen und dann auf Weiter.
- Klicken Sie unter Wählen, wann Nachrichten überprüft werden sollen, auf Nachrichten bei Ankunft prüfen oder Nachrichten nach dem Senden prüfen, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
- Führen Sie die restlichen Anweisungen im Regel-Assistenten aus.
Wenn Sie diese Regel auf Nachrichten anwenden möchten, die sich bereits in einem Ihrer Ordner befinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner "Ordner" befinden auf der letzten Seite des Regel-Assistenten.
Damit diese Regel auf alle Ihre E-Mail-Konten und Posteingänge angewendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel für alle Konten erstellen auf der letzten Seite des Regel-Assistenten.
Tipp
Wenn Sie eine Regel regelmäßig, aber nicht permanent ausführen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: - Deaktivieren Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen die Regel, indem Sie das Kontrollkästchen neben der Regel deaktivieren.
- Klicken Sie auf Regeln jetzt anwenden.
- Wählen Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben der Regel, die Sie ausführen möchten.
- Wählen Sie den Ordner, auf den Sie die Regel anwenden möchten.
- Wählen Sie die Kategorie von Nachrichten, auf die Sie die Regel anwenden möchten.
Sie können die Regel beispielsweise nur auf ungelesene Nachrichten in einem Ordner anwenden.
- Klicken Sie auf Jetzt ausführen.
Farbcodierung Ihres Posteingangs
Passiert es Ihnen häufig, dass Sie ganze Listen von E-Mail-Nachrichten durchsuchen müssen, um bestimmte Nachrichten zu finden? In diesem Fall ist das Feature zur automatischen Formatierung genau das Richtige für Sie. Dieses Feature ermöglicht es Ihnen beispielsweise, alle Nachrichten von Ihrem Chef in Grün anzuzeigen, sodass sie sich deutlich von den anderen Nachrichten unterscheiden.
Auch wenn Ihr Posteingang Tausende von Nachrichten enthält, fallen die grün formatierten Nachrichten sofort auf.
Wie wird's gemacht? - Klicken Sie im Menü Extras auf Organisieren.
- Klicken Sie auf Farben verwenden.
- Richten Sie die Regel für die Farbcodierung ein.
- Klicken Sie auf Farbe übernehmen.
Um die Farbcodierung zu ändern oder rückgängig zu machen, klicken Sie im Organisierbereich auf Automatische Formatierung, und löschen oder ändern Sie dann die gewünschte Regel. Tipp Wenn Sie den Organisierbereich verwenden, um eine Farbe anzuwenden, erstellt Outlook automatisch eine automatische Formatierungsregel. Sie können diese Regeln anzeigen, indem Sie im Organisierbereich auf Automatische Formatierung klicken.Suchordner
Die Verwendung von Suchordnern in Outlook 2003 kann Ihnen dabei helfen, weniger Zeit für die Ablage Ihrer E-Mail-Nachrichten und mehr Zeit für das effiziente Erledigen Ihrer geschäftlichen Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu verwenden.
Was sind Suchordner?
Suchordner sind Suchergebnisse, die wie E-Mail-Ordner aussehen und sich so verhalten, in denen aber keine E-Mail-Nachrichten gespeichert sind. Sie sind virtuelle Ordner, die Ansichten aller E-Mail-Objekte enthalten, die bestimmte Suchkriterien erfüllen. Suchordner können schnell mit einer Zahl voreingestellter Optionen erstellt werden, wie mit "Zur Nachverfolgung" oder "Ungelesene Nachrichten" gekennzeichnete E-Mails. Sie können auch eigene, benutzerdefinierte Suchordner erstellen und bestimmte Suchkriterien definieren, die eine E-Mail-Nachricht erfüllen muss, um in diesem Ordner angezeigt zu werden.
Stellen Sie sich jeden Suchordner als gespeicherte Suche vor, die auf dem aktuellsten Stand gehalten wird und all Ihre Ordner permanent auf Objekte überprüft, die den Kriterien des Suchordners entsprechen, ohne die Objekte aus ihren ursprünglichen Ordnern zu verschieben.
Erstellen eines Suchordners - Zeigen Sie unter E-Mail im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie anschließend auf Suchordner.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Verwenden eines voreingestellten Suchordners - Klicken Sie auf einen voreingestellten Suchordner.
- Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie unter Suchordner anpassen die Kriterien ein, die verwendet werden sollen.
- Um ein anderes Postfach auszuwählen, das durchsucht werden soll, klicken Sie auf den Pfeil unter Suchordner anpassen, und wählen Sie dann ein Postfach aus der Liste aus.
Erstellen eines benutzerdefinierten Suchordners - Klicken Sie auf Benutzerdefinierten Suchordner erstellen.
- Klicken Sie unter Suchordner anpassen auf Auswählen.
- Geben Sie einen Namen für den benutzerdefinierten Suchordner ein.
- Klicken Sie auf Kriterien, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie dann auf OK.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie die Ordner aus, die anhand der Suchkriterien durchsucht werden sollen, und klicken Sie dann dreimal auf OK.
Löschen eines Suchordners - Klicken Sie unter E-Mail im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in der Bereiche wie "Verknüpfungen" oder "Mail" sowie die Verknüpfungen oder Ordner innerhalb der einzelnen Bereiche enthalten sind. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Elemente im Ordner anzuzeigen.) mit der rechten Maustaste auf Suchordner.
- Klicken Sie im Kontextmenü auf Suchordnername löschen.
Wichtig Wenn Sie einen Suchordner löschen, werden die E-Mail-Nachrichten, die hier angezeigt werden, nicht gelöscht, da diese Elemente nie in einem Suchordner gespeichert, sondern nur in diesem Ordner angezeigt werden. Wenn Sie jedoch eine oder mehrere E-Mail-Nachrichten, die in einem Suchordner angezeigt werden, öffnen oder auswählen und die E-Mail-Nachrichten anschließend löschen, werden diese Nachrichten aus dem Microsoft Outlook-Ordner gelöscht, in dem sie gespeichert sind.
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