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Achtung  In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Sie wissen, wie Sie Sicherungskopien Ihrer Outlook 2003-Datendateien erstellen können, und dies bereits getan haben. Formatieren Sie eine Festplatte mit Outlook-Datendateien erst, nachdem Sie die Daten auf einer anderen Festplatte, einem Netzlaufwerk oder einem austauschbaren Medium gesichert haben. Beim Formatieren der Festplatte gehen alle darauf gespeicherten Daten für immer verloren. Neben den Sicherungskopien Ihrer Datendateien können Sie auch Sicherungskopien von Konfigurationsdateien erstellen. Eine Liste der Speicherorte von Outlook-Dateien finden Sie in der Outlook-Hilfe.

Haben Sie gerade einen neuen Computer gekauft? Herzlichen Glückwunsch! Oder haben Sie sich entschlossen, Ihren Computer einmal richtig aufzuräumen und Ihre sämtliche Software auf einer neuen oder neu formatierten Festplatte zu installieren? Die Neuinstallation von Outlook ist sehr einfach, doch was passiert mit den Tausenden von E-Mail-Nachrichten, die Sie so sorgfältig gespeichert und archiviert haben? Wie können Sie über Ihr neu installiertes Outlook darauf zugreifen? Wie können Sie sicherstellen, dass neue E-Mail-Nachrichten in der Datendatei abgelegt werden, die Sie bisher verwendet haben?

Wie E-Mail gespeichert wird

Wo werden Ihre E-Mail-Nachrichten gespeichert? Werden die Nachrichten auf dem E-Mail-Server (E-Mail-Server: Ein Computer, der E-Mail-Nachrichten speichert.) oder lokal auf dem Computer in einer Outlook-Datendatei aufbewahrt? Die Antwort ist abhängig vom Typ des verwendeten E-Mail-Kontos (E-Mail-Konto: Die Informationen (Servername, Benutzername, Kennwort und E-Mail-Adresse), die Outlook verwendet, um eine Verbindung mit einem E-Mail-Dienst herzustellen. Sie erstellen das E-Mail-Konto in Outlook mithilfe der Informationen, die von Ihrem Administrator oder Internetdienstanbieter bereitgestellt werden.) und davon, wie Sie das Konto in Outlook konfiguriert haben. Der Ort, an dem neue Nachrichten gespeichert werden, wird als Standardübermittlungsort bezeichnet.

Microsoft Exchange Server-Konto

POP3-, IMAP- und HTTP-Konten

Verschieben der alten Datendateien

Sie haben Outlook auf einem neuen Computer oder auf einer neuen Festplatte installiert und möchten jetzt Ihre alten Daten verwenden.

• Kopieren Sie alle Persönlichen Ordner-Dateien (PST) (Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie Elemente verwalten und sichern.) mithilfe von Windows Explorer vom Sicherungsspeicherort (Netzlaufwerk oder austauschbares Medium wie CD-ROM oder portable Festplatte) in den Ordner Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook.

Sie können Ihre Datendateien zwar in einem beliebigen Ordner speichern. Das ist aber der Standardordner, den Outlook beim Erstellen von PST-Dateien verwendet.

Anmerkung  Bei diesem Speicherort handelt es sich um einen versteckten Ordner. Wenn Sie in Windows Explorer zu diesem Ordner wechseln möchten, müssen Sie zunächst die Anzeige von versteckten Ordnern aktivieren. Klicken Sie im Menü Extras von Windows Explorer auf Ordneroptionen. Auf der Registerkarte Ansicht aktivieren Sie unter Erweiterte Einstellungen unter Dateien und Ordner unter Versteckte Dateien und Ordner das Kontrollkästchen Alle Dateien und Ordner anzeigen. Wenn Sie alle Dateinamenerweiterungen anzeigen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden. Versteckte Ordner werden abgeblendet angezeigt, was darauf hinweist, dass es sich nicht um normale Ordner handelt.

Einrichten des Kontos beim ersten Starten von Outlook

Wenn Sie Outlook das erste Mal öffnen, werden Sie aufgefordert, Ihre E-Mail-Kontoinformationen anzugeben. Je nach Typ des verwendeten Kontos erstellt Outlook u. U. eine neue Datendatei namens Persönliche Ordner-Datei (PST). Das ist hervorragend, wenn Sie ein neuer Benutzer sind. Wenn Sie Outlook aber schon vorher verwendet haben, Ihre E-Mail-Nachrichten an eine PST-Datei übermittelt haben und diese Datei nun weiter verwenden möchten, ist dieses Verhalten wahrscheinlich nicht erwünscht. Sie können die Verbindung zu Ihren alten Daten wiederherstellen, müssen aber zunächst das Outlook-Setup beenden. Dazu beantworten Sie die gestellten Fragen. Sobald Sie sich in Outlook befinden, müssen Sie einige wichtige Schritte ausführen, um wieder an die alten Daten zu gelangen und um sicherzustellen, dass neue Nachrichten an dieselbe PST-Datei übertragen werden wie bisher.

Zugreifen auf die alte Outlook-Datendatei

Wenn Sie ein POP3-Konto verwenden oder Ihr Exchange-Konto so konfiguriert haben, dass Nachrichten an eine lokale PST-Datei übertragen werden, müssen Sie Outlook so einrichten, dass diese Datei geöffnet wird.

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen, und klicken Sie dann auf Outlook-Datendatei.
2. Klicken Sie auf die zu öffnende PST-Datei und dann auf OK.

Der Name des Ordners, in dem die Datendatei gespeichert ist, wird im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in der Bereiche wie "Verknüpfungen" oder "Mail" sowie die Verknüpfungen oder Ordner innerhalb der einzelnen Bereiche enthalten sind. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Elemente im Ordner anzuzeigen.) in der Ordnerliste (Ordnerliste: Zeigt die in einem Postfach vorhandenen Ordner an. Um Unterordner anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Ordner. Wenn die Ordnerliste nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü "Wechseln zu" auf "Ordnerliste".) angezeigt. Wenn Sie den Anzeigenamen nicht geändert haben, wird standardmäßig Persönliche Ordner angezeigt.

Damit ist die Hälfte bereits erledigt. Möglicherweise enthält der Navigationsbereich jetzt zwei Persönliche Ordner. Der erste Ordner wurde von Outlook erstellt, als Sie das Programm zum ersten Mal geöffnet und die Informationen zu Ihrem Konto eingegeben haben. Der zweite Ordner enthält Ihre alten Daten. Um sich zu vergewissern, dass die alten Daten wieder in Outlook angezeigt werden, überprüfen Sie den Posteingang oder die Unterordner unter einem der Einträge. Dort sollten sämtliche alten Daten zu finden sein.

Wenn der Navigationsbereich zwei Persönliche Ordner enthält, sollten Sie die Schritte im Abschnitt „Anpassen des Anzeigenamens für die Datendatei“ ausführen, um den nächsten Vorgang zu vereinfachen. Wenn auf der obersten Ebene nur einmal Persönliche Ordner angezeigt wird, fahren Sie mit dem Abschnitt „Übermitteln von Nachrichten an die zuvor verwendete PST-Datei“ fort.

Anpassen des Anzeigenamens für die Datendatei

Wenn Sie die Standardeinstellungen beibehalten haben und jetzt zwei Persönliche Ordner vorhanden sind, sind Sie möglicherweise verunsichert. Nein, Sie sehen nicht doppelt. Sie haben zwei Datendateien: die Datei, die Outlook erstellt hat, als Sie das Programm zum ersten Mal geöffnet haben, und Ihre alte Datendatei, die Sie gerade hinzugefügt haben. Passen Sie jetzt den Anzeigenamen an, um Verwechslungen zu vermeiden.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Persönliche Ordner, und klicken Sie dann auf Eigenschaften von "Persönliche Ordner".
2. Klicken Sie auf Erweitert.
3. Geben Sie im Feld Name einen Namen ein, den Sie leicht wieder erkennen können, z. B. „Privat“.
4. Klicken Sie zweimal auf OK.

Jetzt wird im Navigationsbereich auf der obersten Ebene der Ordner Privat angezeigt. Auf diese Weise können Sie Ihre Datendatei immer gut von anderen Dateien unterscheiden.

Tipp

Übermitteln von Nachrichten an die zuvor verwendete PST-Datei

Sie können mehrere PST-Dateien verwenden, aber neue Nachrichten werden nur an eine Datei übertragen.

Nachdem Sie Ihre alten Daten wieder in Outlook verfügbar gemacht haben, müssen Sie jetzt angeben, welche Datendatei Outlook als primäre Datendatei verwenden soll, sodass alle neuen Elemente an den Posteingang dieser PST-Datei übermittelt werden. Die Datei oder das Postfach, an das Ihre neuen Nachrichten übertragen werden, wird als Standardübermittlungsort bezeichnet.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.
2. Klicken Sie auf Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten, und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Wählen Sie in der Liste Neue Nachrichten übermitteln an den Speicherort aus, an den neue Nachrichten übertragen werden sollen.

   Wenn Sie keinen benutzerdefinierten Anzeigenamen für die PST-Datei angegeben und die PST-Datei nicht wie zuvor vorgeschlagen umbenannt haben, werden u. U. zwei Persönliche Ordner-Dateien angezeigt. Wählen Sie die nicht hervorgehobene Datei aus. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, um die Dateiliste anzuzeigen, klicken Sie in der Liste auf den zweiten Eintrag Persönliche Ordner.

4. Klicken Sie auf Fertig stellen.
5. Beenden Sie Outlook, und starten Sie das Programm neu.

Schließen der unerwünschten Datendatei

Möglicherweise möchten Sie die Persönliche Ordner-Datei entfernen, die erstellt wurde, als Sie Outlook eingerichtet haben. Bevor Sie den Vorgang fortsetzen, sollten Sie in den Posteingang für diese Persönliche Ordner-Datei klicken und sich vergewissern, dass dort noch keine neuen Elemente abgelegt wurden. Wenn dort bereits Elemente vorhanden sind, verschieben Sie diese per Drag & Drop aus dem Posteingang der neuen PST-Datei in den Posteingang der alten PST-Datei. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu entfernende Persönliche Ordner-Datei, und klicken Sie dann auf "Persönliche Ordner" schließen. Wenn die Option "Persönliche Ordner" schließen nicht verfügbar ist, liegt es entweder daran, dass Sie versuchen, die beim ersten Starten von Outlook erstellte PST-Datei zu entfernen, oder der Standardübermittlungsort verweist immer noch auf die falsche Datei. Überprüfen Sie, ob die zu entfernende Persönliche Ordner-Datei wirklich leer ist, oder wiederholen Sie die Schritte im Abschnitt „Übermitteln von Nachrichten an die zuvor verwendete PST-Datei“, um den Standardübermittlungsort zu ändern.

Befürchten Sie, dass Sie die falsche Datei löschen könnten? Wenn Sie eine PST-Datei schließen, wird weder die Datei noch irgendeines der Elemente in der Datei gelöscht. Die Datei wird nur nicht mehr im Navigationsbereich angezeigt. Sie können eine PST-Datei aber jederzeit wieder zur Anzeige hinzufügen:

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen, und klicken Sie dann auf Outlook-Datendatei.
2. Klicken Sie auf die zu öffnende PST-Datei und dann auf OK.