Navigationsbereich   Der neue und einfach zu bedienende Navigationsbereich ermöglicht eine zentrale Navigation zu allen Teilen von Outlook. So können Sie alle Informationen nach Ihren Wünschen anzeigen.

Sie können häufig verwendete E-Mail-Ordner sowie Suchordner zu den Favoritenordnern hinzufügen, beide werden dann oben im Bereich E-Mail des Navigationsbereichs angezeigt. Im Bereich Kalender können Sie die freigegebenen Kalender anderer neben Ihrem eigenen Kalender anzeigen, und Sie können auf die Verknüpfung Kalender freigeben klicken, um Ihren eigenen Kalender freizugeben. Auch in den Bereichen Kontakte, Aufgaben, Notizen und Journal finden Sie entsprechende Verknüpfungen zur schnellen Freigabe. Über Verknüpfungen zum Öffnen von freigegebenen Bereichen (z. B. Freigegebene Kontakte öffnen) können Sie die Kontakte, Aufgaben, Notizen und Ordner eines anderen anzeigen. Sie können schnell zwischen den Ansichten umschalten, indem Sie unter Aktuelle Ansicht eine andere Ansicht aus der Liste wählen. Der Bereich Verknüpfungen enthält Verknüpfungen zu Outlook Heute und Outlook-Update. Verknüpfungen oder Gruppen von Verknüpfungen zu Dateien oder Orten außerhalb von Outlook (z. B. zu Microsoft Excel-Dateien oder Websites), die Sie der Outlook-Leiste bereits früher hinzugefügt haben, werden bei der Aktualisierung auf Outlook 2003 automatisch in den Bereich Verknüpfungen übernommen. Verknüpfungen zu Outlook-Ordnern werden ebenfalls in den entsprechenden Bereich übernommen. Eine Verknüpfung zum Kalender wird zum Beispiel automatisch in den Bereich Kalender übernommen.

Lesebereich   Der Vorschaubereich früherer Versionen von Outlook wurde weiterentwickelt und optimiert, um das Lesen von E-Mail-Nachrichten zu vereinfachen. Der Lesebereich ist wie ein Blatt Papier vertikal ausgerichtet und in Verbindung mit dem neuen mehrzeiligen Layout können fast doppelt so viele Informationen auf dem Bildschirm dargestellt werden wie mit dem bisherigen Vorschaubereich. Weitere Verbesserungen sind unter anderem die Möglichkeit, auf Besprechungsanfragen zu antworten und Abstimmungsschaltflächen zu verwenden, ohne die entsprechende Nachricht öffnen zu müssen.

Anordnungen   Es gibt 13 vordefinierte Standardanordnungen, zum Beispiel die Gruppierung von Nachrichten nach Kategorie, Kennzeichnung und Wichtigkeit, mit deren Hilfe Sie Ihre Nachrichten auf verschiedene Arten anzeigen können. Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Angeordnet nach, um schnell von einer vordefinierten Anordnung zu einer anderen zu wechseln, und wählen Sie die gewünschte Anordnung aus.

Kalenderansicht   Die Kalenderansicht wurde optimiert, und Sie können nun mehrere Kalender gleichzeitig anzeigen. In dieser Ansicht ist der Aufgabenblock verborgen (kann einfach im Menü Ansicht durch Klicken auf Aufgabenblock angezeigt werden), und der Datumsnavigator wird im Navigationsbereich angezeigt. Ein neuer Indikator zeigt das aktuelle Datum und die Uhrzeit.

Junk-E-Mail-Filter   Der neue Junk-E-Mail-Filter wurde für die Zusammenarbeit mit anderen Features von Outlook 2003 optimiert, um einen Teil der ungewollten E-Mail-Nachrichten, die Sie täglich erhalten, aus Ihrem Posteingang fernzuhalten. Der Filter basiert auf aktuellster Technologie von Microsoft Research, die aufgrund einer Vielzahl von Faktoren wie beispielsweise Sendezeit und Inhalt der Nachricht feststellt, ob eine Nachricht als Junk-E-Mail eingestuft werden soll oder nicht. Der Filter blockiert keine einzelnen Absender oder Nachrichtentypen, sondern analysiert den Inhalt der Nachricht und nutzt eine fortschrittliche Analyse der Nachrichtenstruktur, um festzustellen, ob es sich unter Umständen um Junk-E-Mail handelt. Standardmäßig ist dieser Filter auf eine niedrige Einstellung gesetzt, bei der nur die auffälligsten Junk-E-Mails herausgefiltert werden. Nachrichten, die der Filter abfängt, werden in einen speziellen Ordner für Junk-E-Mail verschoben, dort können sie später abgerufen oder angezeigt werden.

Sie können die Absender von Nachrichten zur Liste Vertrauenswürdige Absender hinzufügen, so dass deren Nachrichten keinesfalls als Junk-E-Mail eingestuft werden. Kontakte werden automatisch als vertrauenswürdig eingestuft, so dass Nachrichten von Personen im Ordner Kontakte ebenfalls nicht als Junk-E-Mail eingestuft werden. Sie können Outlook so konfigurieren, dass nur Nachrichten von Absendern, die in der Liste Vertrauenswürdige Absender enthalten sind, angenommen werden. So haben Sie die volle Kontrolle darüber, welche Nachrichten Ihren Posteingang erreichen. Sie können Nachrichten von einer bestimmten E-Mail-Adresse oder einer bestimmten Domäne einfach sperren, indem Sie den Absender zur Liste Junk-E-Mail-Versender hinzufügen. Falls Sie einer Mailingliste angehören, können Sie die Adressen der Mailingliste zur Liste Vertrauenswürdige Empfänger hinzufügen, so dass an die Mailingliste gesendete Nachrichten nicht als Junk-Mail eingestuft werden. Wenn Sie ein E-Mail-Konto auf einem Exchange-Mailserver verwenden, werden Nachrichten Ihres eigenen Unternehmens keinesfalls als Junk-E-Mail eingestuft, unabhängig vom Inhalt der Nachricht.

Suchordner   Suchordner sind virtuelle Ordner, die Ansichten aller E-Mail-Elemente enthalten, auf die bestimmte Suchkriterien zutreffen. Die angezeigten E-Mail-Nachrichten werden nach wie vor in einem oder mehreren Outlook-Ordnern gespeichert. Wenn Sie einen Suchordner erstellen, können Sie aus einer Reihe von Optionen auswählen, zum Beispiel Nachrichten mit Anlagen oder Nachrichten von bestimmten Personen. Sie können auch Ihre eigenen, benutzerdefinierten Suchordner erstellen und bestimmte Suchkriterien angeben, die E-Mail-Nachrichten erfüllen müssen, um in einem solchen Ordner angezeigt zu werden. Sie können sich einen Suchordner als gespeicherte Suche vorstellen, die ständig aktualisiert wird und alle Ordner anhand der Suchkriterien des Suchordners nach entsprechenden Elementen durchsucht.

Suchordner können schnell mit einer Vielzahl von voreingestellten Optionen, zum Beispiel An Verteilerlisten gesendete Nachrichten oder Nachrichten von oder an bestimmte Personen, erstellt werden. Sie können auch die ungelesenen E-Mail-Nachrichten aller Ordner Ihres Posteingangs in einem Suchordner mit der Bezeichnung Ungelesene Nachrichten anzeigen. Um den Speicherbedarf Ihres Postfachs zu reduzieren, werden Ihnen im Suchordner Große Nachrichten die Nachrichten in Ihrem Postfach angezeigt, die den meisten Speicherplatz benötigen, unabhängig davon, in welchem Ordner die Nachrichten gespeichert sind.

Regeln   Das Erstellen und Verwalten von Regeln ist einfacher als je zuvor. Sie können Ihre eigenen Regeln mit dem Regel-Assistenten von Outlook erstellen, oder Sie können aus einer Vielzahl vorbereiteter Regeln wählen, um eingehende Nachrichten zu verwalten oder auf dem Laufenden zu bleiben. Sie können zum Beispiel die vorbereitete Regel Beim Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person eine Benachrichtigung an mein mobiles Gerät senden verwenden, um z. B. über Terminänderungen informiert zu werden, wenn Sie unterwegs sind. Oder Sie verwenden die Regel Nachrichten von einer bestimmten Person mit einer Farbe kennzeichnen, um Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten automatisch zu kennzeichnen und die entsprechende Priorität zu geben. Sie können schnell und einfach Regeln erstellen, um E-Mail-Nachrichten abzulegen, indem Sie eine Nachricht anklicken und anschließend in der Symbolleiste auf Regel erstellen klicken. Die Regelliste bietet auch eine Übersicht über alle Ihre Regeln. Für jede Regel wird ein Symbol für jede festgelegte Aktion angezeigt, so können Sie die Aktionen einer Regel erkennen, ohne diese öffnen zu müssen. Sie können die Regeln nun auf eingehende Besprechungsanfragen, Terminänderungen sowie E-Mail-Nachrichten anwenden.

Erweiterte Datenschutzfeatures   Nachrichten im HTML-Format enthalten oft Bilder oder Sounds. Manchmal sind diese Bilder oder Sounds nicht in der Nachricht enthalten, sondern werden stattdessen beim Öffnen oder bei der Vorschau der Nachricht von einem Webserver heruntergeladen. Die Absender von Junk-E-Mail nutzen dies zu ihrem Vorteil, indem Sie sogenannte "Webbeacons" in ihre Nachrichten integrieren. Webbeacons informieren einen Webserver, wenn die Nachricht selbst oder eine Vorschau davon angezeigt wird. So wird die Gültigkeit der E-Mail-Adresse überprüft, was unter Umständen dazu führt, dass Sie noch mehr Junk-E-Mail erhalten. Um Ihre Privatsphäre zu schützen und gegen Webbeacons vorzugehen, ist Outlook standardmäßig so konfiguriert, dass das Herunterladen externer Inhalte aus dem Internet blockiert wird. Wenn eine E-Mail-Nachricht ohne Ankündigung versucht, eine Verbindung mit einem Webserver im Internet aufzubauen, blockiert Outlook diese Verbindung, bis Sie sich entscheiden, dass Sie den Inhalt anzeigen möchten. E-Mail-Nachrichten an oder von Adressen oder Domänen, die in den Listen der vertrauenswürdigen Absender bzw. Empfänger enthalten sind, werden als Ausnahme behandelt, und blockierte Inhalte werden heruntergeladen. Dieses Feature schützt Sie auch vor möglicherweise nicht jugendfreien Inhalten, und Sie können, falls Sie nur über eine Modemverbindung verfügen, entscheiden, ob Sie ein Bild herunterladen wollen oder nicht.

Anzeige von mehreren Kalendern nebeneinander   Zeigen Sie mehrere Kalender neben Ihrem eigenen Kalender an. Die Kalender werden synchron durchgeblättert und sind beschriftet sowie farbig gekennzeichnet. So können Sie Terminpläne vergleichen und Besprechungen planen. Wenn Sie den Kalender einer anderen Person geöffnet haben, wird dieser im Navigationsbereich dem Bereich Kalender hinzugefügt. Dort können Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der Person aktivieren, um den entsprechenden Kalender anzuzeigen oder auszublenden.

Erweitern von Verteilerlisten in einer E-Mail-Nachricht   Sie können schnell alle Namen einer Verteilerliste anzeigen, indem Sie auf das Pluszeichen neben dem Namen der Verteilerliste klicken. Dadurch können Sie schnell und einfach Namen entfernen oder hinzufügen, wenn Sie die Empfänger einer E-Mail-Nachricht festlegen. Sie müssen nicht die gesamte Verteilerliste ändern oder gar eine neue anlegen.

Vereinfachungen, wenn Sie Word als E-Mail-Editor verwenden   Wenn Sie Word als E-Mail-Editor verwenden, wird die neue Symbolleiste E-Mail beim Erstellen einer Nachricht direkt über der Nachricht angezeigt. Die Symbolleiste E-Mail wird anstelle der Symbolleisten Standard und Format angezeigt. Durch Gruppieren der am häufigsten verwendeten Befehle dieser Symbolleisten an einem Ort, zum Beispiel Drucken und Fett, kann Platz gespart werden.

Menü "Smarttag für Personennamen"   Mithilfe des Menüs Smarttag für Personennamen finden Sie schnell Kontaktinformationen, wie die Telefonnummer einer Person oder komplette Aufgaben, wie das Planen einer Besprechung. Das Menü ist in Outlook verfügbar, sobald der Name einer Person angezeigt wird.

Besprechungsarbeitsbereich   Legen Sie alle Ihre Informationen und Arbeitsmaterialen für eine anstehende Besprechung an einem zentralen Ort ab, indem Sie diese auf einer Besprechungsarbeitsbereichs-Website veröffentlichen. Die Website verwaltet Teilnehmer, Dokumente, Aufgaben und weitere Details, die geplant, vorbereitet und nach der Besprechung weiterverfolgt werden müssen. Die Teilnehmer können jederzeit über eine in der Besprechungsanfrage enthaltene Verknüpfung auf den Arbeitsbereich zugreifen. Über die Verknüpfung wird der Arbeitsbereich im Webbrowser des Teilnehmers geöffnet. Dort können die Teilnehmer Informationen der Website anzeigen, ändern oder hinzufügen. Mit einem Arbeitsbereich können die Teilnehmer auch die aktuellste Version des Besprechungsmaterials anzeigen und bearbeiten. Das bedeutet, dass Sie keine großen Dateien per E-Mail versenden müssen, um aktualisierte Dokumente zu verteilen oder um Kommentare zu bitten.

Exchange-Cache-Modus   Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server E-Mail-Konto verwenden, empfehlen wir die Verwendung des Exchange-Cache-Modus. Dabei wird eine lokale Kopie Ihres Postfachs auf Ihrem Computer gespeichert. Das bedeutet für Sie schnellen Zugriff auf Informationen, auch wenn sich der Verbindungstyp ändert.

Die Informationen Ihres lokalen Postfachs werden in regelmäßigen Abständen mit dem Exchange Server synchronisiert. Falls die Verbindung zum Exchange Server unterbrochen wird, können Sie mit Ihren Informationen weiterarbeiten. Ist die Verbindung wieder hergestellt, synchronisiert Outlook die Änderungen automatisch. Ordner und Elemente sind dann wieder identisch.

Sie müssen nicht in den Offlinemodus wechseln – Sie können einfach weiterarbeiten, wenn keine Verbindung verfügbar ist. Sie müssen auch nicht immer wieder versuchen, eine Verbindung mit dem Server herzustellen, das erledigt Outlook 2003 automatisch. Mit einem lokalen Postfach müssen Sie auch keine Übermittlungsgruppen erstellen, Ordner wählen, die offline verfügbar sein sollen, oder sich um die Synchronisation dieser Ordner kümmern.

Zugriff auf Exchange Server über das Internet (RPC über HTTP)   Outlook kann jetzt über das Internet eine Verbindung zu Microsoft Exchange Server 2003 aufbauen, ohne dass dafür langsame und zum Teil nicht verfügbare VPN-Verbindungen erforderlich sind. Dieses Feature ermöglicht einen Remotezugriff auf Ihr Exchange Server 2003-Konto über das Internet ohne besondere Verbindungen oder Hardware wie beispielsweise Smartcards oder Sicherheitstokens, wenn Sie außerhalb der Firewall Ihres Unternehmens arbeiten.

Eindeutige Signatur für jedes Konto   Verwenden Sie für jedes E-Mail-Konto eine andere E-Mail-Signatur.

Unicode-Unterstützung   Outlook unterstützt den Unicode-Standard zur Codierung von Text. Dadurch kann Text in Outlook – unabhängig davon, in welcher Sprache der Text geschrieben wurde – korrekt angezeigt werden, vorausgesetzt, das Betriebssystem unterstützt die Zeichen dieser Sprache.

Microsoft Office Outlook 2003 mit Business Contact Manager-Add-In   Erstellen und verwalten Sie Geschäftskontakte, Konten und Geschäftschancen an einem Ort: Mit Outlook, wenn Sie Outlook 2003 mit dem Business Contact Manager-Add-In einsetzen, das in Office 2003 enthalten ist. Verwandte Informationen wie Anlagen, Bilder, Geschäftsanmerkungen und Produktinformationen können in den Kontakten von Outlook gespeichert werden. So können Sie Informationen zu Geschäftskontakten mit Terminen, Aufgaben, Erinnerungen und anderen Office-Programmen wie Excel verbinden.

Unterstützung für Geräte mit elektronischer Tinte   Ermöglicht schnelle Anmerkungen durch Hinzufügen Ihrer eigenen Handschrift zu Office-Dokumenten auf einem Tablet PC, genauso wie mit einem Stift auf einem Ausdruck.

Verbesserungen bei Verwendung einer ostasiatischen Outlook-Version   Bei ostasiatischen Versionen von Outlook wird bei einem Rechtsklick auf einen Namen und anschließendem Klick auf Zu den Kontakten hinzufügen eine Liste der Zeichenkombinationen von Vor- und Nachnamen angezeigt. So können Sie schnell die richtige Kombination finden und müssen nicht zuerst die Zeichen in die entsprechenden Felder für Vor- und Nachnamen einfügen.