Wenn Sie zu Besprechungen an Orte in verschiedenen Zeitzonen reisen oder Besprechungen mit Teilnehmern in unterschiedlichen Zeitzonen planen müssen, haben Sie möglicherweise schon festgestellt, wie verwirrend die Verwendung von Microsoft Outlook® 2002 in diesen Fällen sein kann. Durch diesen Artikel sollen solche Unklarheiten beseitigt sowie einige praktische Tipps und Lösungen für bekannte Probleme in Outlook 2002 beschrieben werden.

Drei Faktoren sind bei der Planung von Besprechungen in Outlook entscheidend:

• Die Einstellung der Computeruhr
• Die Einstellung der lokalen Zeitzone des Computers
• Die Sommerzeiteinstellung des Computers

Diese drei Faktoren müssen sowohl auf dem Computer des Organisators der Besprechung als auch auf dem Computer der einzelnen Teilnehmer richtig eingestellt sein. Andernfalls kann Outlook die Zeiten der Besprechung nicht korrekt planen.

Informationen über Zeitzonen

Die Zeitzonen der Welt basieren auf der Greenwich Mean Time (GMT), die am Längengrad 0 in Greenwich (England) festgelegt wurde. Die Mitteleuropäische Zeit (MEZ) gilt beispielsweise in Mitteleuropa und beträgt GMT+1:00. Mit anderen Worten: Es besteht eine Zeitverschiebung von einer Stunde zwischen München und London.

Bei den meisten Weltzeiten ist zweimal im Jahr eine Zeitumstellung erforderlich (normalerweise am ersten Sonntag im April und am letzten Sonntag im Oktober), um die Umstellung zur Sommerzeit zu berücksichtigen. Dadurch kommt es zu Problemen mit den Staaten Arizona, Hawaii und Indiana in den Vereinigten Staaten und Saskatchewan in Kanada, in denen keine Sommerzeit bekannt ist.

Um dieses Problem zu lösen, wurde die Koordinierte Weltzeit (Universal Time Coordinated, UTC) als internationaler Zeitstandard entwickelt. Die Koordinierte Weltzeit ist ähnlich der Greenwich Mean Time, abgesehen davon, dass es bei der Koordinierten Weltzeit keine Sommerzeit gibt und sie auf einer 24-Stunden-Zeitrechnung basiert. Null (0) Uhr nach Koordinierter Weltzeit bedeutet Mitternacht nach Greenwich Mean Time. Die lokale 24-Stunden-Regelung wird auf die Koordinierte Weltzeit übertragen, indem Stunden unter Berücksichtigung der jeweiligen Sommerzeitenregelungen sowie je nach dem Standort bezüglich des ersten Meridians addiert bzw. subtrahiert werden.

Die Start- und Endzeiten von Elementen im Outlook-Kalender werden nach der Koordinierten Weltzeit gespeichert.

 Hinweis   Termine, Besprechungen und ganztägige Ereignisse werden hinsichtlich Zeitzonen nicht unterschiedlich behandelt.

Weitere Informationen über die Koordinierte Weltzeit und die Weltzeitzonen finden Sie auf folgenden Sites:

• Astronomische Zeitmessung
• US-Naval Observatory: Was ist die Weltzeit?

So stellen Sie eine Zeitzone in Outlook 2002 ein

Wenn Sie Outlook zum ersten Mal installieren und ausführen, verwendet Outlook die gleiche Zeitzone und Sommerzeiteinstellung wie das Microsoft Windows®-Betriebssystem. Sie können die aktuelle Zeitzone und die Sommerzeiteinstellung in Outlook wie folgt ändern:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Einstellungen auf Kalenderoptionen.
2. Klicken Sie unter Erweiterte Optionen auf Zeitzone.
3. Wählen Sie eine Zeitzone aus der Dropdownliste, und klicken Sie auf OK.

Um die Sommerzeit einzustellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch zw. Sommer- und Winterzeit umschalten.

  Hinweise  

• Wenn Sie Zeitzonen- und Sommerzeiteinstellungen in Outlook anpassen, werden dadurch die gleichen Einstellungen für Windows vorgenommen.
• In manchen Zeitzonen ist keine Sommerzeit bekannt. Wenn in Outlook eine Zeitzone ohne Sommerzeit eingestellt wird, z. B. Arizona, ist das Kontrollkästchen Automatisch zw. Sommer- und Winterzeit umschalten deaktiviert.
• Wenn in Outlook eine Zeitzone mit Sommerzeit eingestellt wird, ist das Kontrollkästchen Automatisch zw. Sommer- und Winterzeit umschalten aktiviert. Sie können es zwar deaktivieren, dies wird jedoch nicht empfohlen.

So zeigen Sie eine zusätzliche Zeitzone an

In Outlook kann eine zweite Zeitzone im Kalender angezeigt werden, indem Sie das Kontrollkästchen Eine zusätzliche Zeitzone anzeigen im Dialogfeld Zeitzone aktivieren. Die zweite Zeitzone wird nur verwendet, um eine zweite Zeitleiste in der Kalenderansicht anzuzeigen; sie hat keinen Einfluss auf die Art und Weise, wie Elemente im Kalender gespeichert bzw. angezeigt werden.

 Hinweis   Die aktuellen Zeitzoneneinstellungen haben keinen Einfluss auf die zusätzliche Zeitzone; dies sind zwei völlig unterschiedliche Dinge.

Was passiert, wenn Sie Zeitzonen ändern?

Wenn Sie die aktuelle Zeitzone ändern, werden alle Kalenderansichten aktualisiert, und die neue Zeitzone wird angezeigt (dies ist am deutlichsten zu erkennen, wenn zwei Zeitzonen im Kalender angezeigt werden und Sie dann die aktuelle Zeitzone ändern). Wenn Sie beispielsweise von der Mitteleuropäischen Zeitzone in die Osteuropäische Zeitzone wechseln, werden alle Termine eine Stunde später angezeigt.

Ganztägige Ereignisse werden bei Änderung der Zeitzone verschoben. Dabei tritt das auffälligste Zeitzonenproblem in Outlook auf: ganztägige Ereignisse, die länger als 24 Stunden dauern. So dauert der 4. Juli (ein US-Feiertag) beispielsweise von 24:00 Uhr am 4. Juli bis um 1:00 Uhr am 5. Juli, wenn sich die Zeitzone von Pacific Time zu Mountain Time ändert. Weitere Informationen finden Sie weiter unten im Abschnitt "Häufige Probleme und Lösungen".

Was passiert, wenn Zeitzonen überschritten werden?

Wenn Sie sich in einer Zeitzone befinden und eine Besprechungsanfrage an einen Benutzer in einer anderen Zeitzone senden, wird die Besprechung in den Kalendern der einzelnen Personen in verschiedenen Zeitzonen angezeigt, jedoch zur gleichen Zeit nach der Koordinierten Weltzeit.

Wenn sich der Organisator der Besprechung beispielsweise in der Mitteleuropäischen Zeitzone befindet und eine Besprechungsanfrage, die um 14 Uhr (MEZ) beginnen soll, an einen Teilnehmer versendet, der sich in der Osteuropäischen Zeitzone befindet, wird für den Teilnehmer angezeigt, dass die Besprechung um 15 Uhr (EEZ) beginnt. In beiden Fällen wird die Besprechung auf den jeweiligen Servern mit der gleichen Startzeit nach der Koordinierten Weltzeit gespeichert (13 Uhr). Weitere Informationen finden Sie weiter unten im Abschnitt "Häufige Probleme und Lösungen".

Häufige Probleme und Lösungen

Der Organisator der Besprechung befindet sich in einer Zeitzone, in der die Sommerzeit berücksichtigt wird, während sich der Teilnehmer in einer Zeitzone befindet, in der die Sommerzeit nicht berücksichtigt wird.

Problem: Eine Instanz der wiederkehrenden Besprechung eines Teilnehmers wird um eine Stunde im Kalender verschoben, obwohl sich nichts geändert hat, und der Teilnehmer erhält keine Besprechungsaktualisierung.

Dazu kommt es, wenn sich der Organisator in einer Zeitzone befindet, in der die Sommerzeit berücksichtigt wird, während sich der Teilnehmer in einer Zeitzone befindet, in der die Sommerzeit nicht berücksichtigt wird. Nach der Umstellung der Sommerzeit in der Zeitzone des Organisators wird die Besprechung um eine Stunde bezüglich der Koordinierten Weltzeit (UTC) verschoben, so dass die Besprechung für den Organisator vor und nach der Umstellung zur gleichen Zeit stattfindet. Dadurch wird die Besprechung beim Teilnehmer um eine Stunde nach lokaler Zeit verschoben. Dieser Effekt ist erwünscht. Die Zeitzone des Organisators der Besprechung steuert die Koordinierte Weltzeit der Besprechungen, so dass für alle Personen in verschiedenen Zeitzonen die Besprechungen zur gleichen Zeit nach Koordinierter Weltzeit (unterschiedliche lokale Zeiten) angezeigt werden.

Wenn ein Manager über eine Stellvertretung verfügt, muss der Manager die Besprechungen selbst organisieren, d. h. die Besprechungsanfrage erstellen und senden, damit die Besprechungen korrekt angezeigt werden. Die Stellvertretung in der New Yorker Hauptgeschäftsstelle verwaltet beispielsweise die Kalender von vier regionalen Vizepräsidenten, von denen einer ein Büro in Phoenix, Arizona, hat. Der stellvertretende Manager bucht eine monatliche Telefonkonferenz für dienstags 14 Uhr (Phoenix-Zeit) für den Vizepräsidenten. Nach der Umstellung der Sommerzeit in New York wird die Besprechung in Phoenix um eine Stunde nach vorne bzw. nach hinten verschoben, da die Zeitzone, in der sich der stellvertretende Manager befindet, als Zeitzone des Organisators betrachtet wird. Wenn der VP in Phoenix möchte, dass die Besprechung immer zur gleichen Zeit stattfindet, sollte der VP in Phoenix die Besprechungsanfrage erstellen und nicht der stellvertretende Manager.

Lösung: Die Person, für die die Besprechung sich nicht verschieben sollte, muss die Besprechung organisieren.

Reisen durch verschiedene Zeitzonen

Problem: Sie reisen durch zwei oder mehr Zeitzonen und benötigen den Kalender, um die lokale Zeit für jeden Termin anzuzeigen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie als Vertriebsvertreter sind in New York zum Frühstück um 8 Uhr verabredet, fliegen dann nach Chicago, um um 13 Uhr an einer Besprechung teilzunehmen, und fliegen dann weiter nach Las Vegas zu einem Abendessen um 18 Uhr. In Outlook werden all diese Termine bezüglich zu der Zeitzone angezeigt, in der Sie sich befunden haben, als Sie die Einträge in den Kalender eingegeben haben. Das bedeutet: Wenn Sie in New York einen Blick in den Kalender werfen, wird das Frühstück um 8 Uhr, die Besprechung in Chicago um 13 Uhr und das Abendessen in Las Vegas um 18 Uhr angezeigt, wenn Sie den Kalender jedoch in Chicago ansehen, wird das Frühstück dort um 9 Uhr, die lokale Besprechung in Chicago um 14 Uhr und das Abendessen um 19 Uhr angezeigt.

Lösung: Der Benutzer sollte die ursprüngliche Zeitzone nicht ändern und die zusätzliche Zeitzone verwenden, um die lokale Zeit anzuzeigen. Leider kann nur eine zusätzliche Zeitzone angezeigt werden. Sie müssen also die zweite Zeitzone jedes Mal ändern, wenn Sie in eine andere Zeitzone reisen.

Wiederkehrende Besprechungen und Termine

Wenn Sie wiederkehrende Termine oder Besprechungen erstellen, erstellt Outlook ein einzelnes Element mit einer Start- und einer Endzeit in der Koordinierten Weltzeit (UTC). Dann wird dieses einzelne Element zu einer Serie geändert. Die Serie weist einzelne Start- und Endzeiten auf, die für jede Instanz der Serie angewendet werden, die keine Ausnahme sind. Wenn Sie eine Serie im Kalender anzeigen, können Sie sehen, dass jede Instanz die gleiche Start- und Endzeit nach Koordinierter Weltzeit (UTC) aufweist.

Wenn Sie Zeitzonen ändern, werden alle Instanzen, einschließlich der Ausnahmen, verschoben, um die neue Zeitzone darzustellen. Ausnahmen einer Serie werden bei den meisten Vorgängen weiterhin als Teil der Serie erkannt, jede Ausnahme weist jedoch ihre eigene Start- und Endzeit auf.

Wenn die Serie sich mit der Umstellung der Sommerzeit überschneidet, werden die Instanzen der Serie weiterhin zur gleichen Zeit angezeigt, jedoch eine Stunde früher bzw. später bezüglich der Koordinierten Weltzeit (UTC).

Problem: Wiederkehrende Besprechungen, die Sonntag 2 Uhr einschließen und sich über mehr als eine Zeitzone erstrecken, werden am Tag der Sommerzeitumstellung falsch angezeigt.

Die Besprechung dauert beispielsweise von Mitternacht bis 8 Uhr morgens, beinhaltet also auch 2 Uhr. Outlook ändert die Kalenderansicht nicht, um zwei Instanzen mit 2 Uhr anzuzeigen oder 2 Uhr zu überspringen; alle Besprechungen, die sich über 2 Uhr erstrecken sind je nach der Richtung der Umstellung eine Stunde zu lang bzw. eine Stunde zu kurz. Wenn sich eine Besprechung über zwei oder mehr Zeitzonen erstreckt und in einer dieser Zeitzonen eine Sommerzeitumstellung vor Mitternacht der folgenden Zeitzone erfolgt, wird diese Besprechung im Kalender des Teilnehmers korrekt angezeigt, da die Anzeige auf 12 Uhr eingestellt ist. Zu dieser Zeit hat sich nur eine Zeitzone verändert.

Lösung: Im Idealfall sollten Sie keine Besprechungen für den frühen Sonntagmorgen planen. Dieses Problem wird um Mitternacht des nächsten Tages (Montag) automatisch behoben, außer wenn die Serie genau um 2 Uhr beginnt oder Sie eine Erinnerung für 2 Uhr eingestellt haben. In diesem Fall sollten Sie den Computer auf die Zeitzone des Organisators einstellen, die Instanz, die sich über die Sommerzeitumstellung erstreckt, löschen und dann wieder Ihre eigene Zeitzone einstellen.

Ganztägige Ereignisse

Problem: Wenn Sie ganztägige Ereignisse in Ihren Kalender eingetragen haben und dann die Zeitzone ändern, erstrecken sich die ganztägigen Ereignisse über zwei Tage anstatt nur über einen.

In Outlook werden Jahrestage, Urlaub und Geburtstage als ganztägige Ereignisse betrachtet (ein ganztägiges Ereignis ist definiert von 24 Uhr des einen Tages bis 24 Uhr des nächsten Tages in der lokalen Zeitzone). Wenn sich die Zeitzone ändert, werden ganztägige Ereignisse verschoben; deshalb wird das ganztägige Ereignis verschoben, wenn Sie die Zeitzone des Computers ändern. Dadurch wird die neue Zeitzone dargestellt. Urlaub oder Geburtstage werden im Kalender auf zwei aufeinander folgenden Tagen angezeigt. Ein Geburtstag kann also beispielsweise von 6 Uhr morgens des einen Tages bis 6 Uhr morgens des nächsten Tages angezeigt werden.

Lösung: Sie haben unter anderem folgende Möglichkeiten:

• Verwenden Sie das Feature für die zusätzliche Zeitzone in Outlook, um die lokale Zeitzone anzuzeigen, ohne die Zeitzone des Betriebssystems zu ändern.
• Korrigieren Sie alle ganztägigen Ereignisse der aktuellen Zeitzoneneinstellung. (Weitere Informationen finden Sie im unten angegebenen Knowledge Base-Artikel.)
• Setzen Sie die Zeitzone auf die Einstellung zurück, die bei der Erstellung der Elemente verwendet wurde. (Weitere Informationen finden Sie im unten angegebenen Knowledge Base-Artikel.)

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Knowledge Base-Artikel: "http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;Q197718" (Q197718) OL2000: All Day Events Indicate Two Days Across Time Zones.

Zeitzonen mit weniger als 30 Minuten Verschiebung, z. B. Katmandu

Problem: In manchen Zeitzonen gibt es 15-minütige Verschiebungen an Stelle von 30-minütigen Verschiebungen. Das führt zu Problemen, da Outlook nur Elemente in Zeitblöcken von 30 Minuten in den Kalender eintragen kann.

In der Zeitleiste in der Kalenderansicht können nur Verschiebungen in Zeitblöcken von 30 Minuten dargestellt werden. Wenn bestimmte Zeitzonen mit 15-minütigen Verschiebungen angezeigt werden, z. B. Katmandu (GMT +5:45), werden bestimmte Elemente im Kalender falsch angezeigt.

Lösung: Wenn Sie sich in einer dieser Zeitzonen befinden, können Sie sich auf die Informationen der Besprechung verlassen und brauchen der Zeitleiste in der Kalenderansicht keine Bedeutung zukommen zu lassen.

Gegenvorschlag auf eine wiederkehrende Besprechung

Problem: Der Organisator kann keinen Gegenvorschlag eines Teilnehmers in einer anderen Zeitzone für ein einmaliges Serienelement einer wiederkehrenden Besprechung akzeptieren.

Outlook speichert die Zeitzoneneigenschaften von Serienausnahmen nicht, und der Gegenvorschlag, der von einem Teilnehmer in einer anderen Zeitzone gesendet wird, kann von dem Client des Organisators nicht identifiziert werden. Wenn der Organisator der Besprechung den Gegenvorschlag öffnet und auf Vorschlag annehmen bzw. Alle Vorschläge anzeigen klickt, wird folgende Meldung angezeigt:

Diese Besprechung ist nicht im Kalender eingetragen. Sie ist möglicherweise gelöscht oder verschoben worden. Da die Besprechung nicht vorhanden ist, kann Ihr Vorschlag nicht angenommen werden.

Dieses Problem tritt bei einzelnen Besprechungen oder bei Serien nicht auf, es sind nur einzelne Instanzen einer Serie betroffen.

Lösung: Der Organisator muss den Gegenvorschlag akzeptieren, indem er die Zeiten der Besprechung manuell aktualisiert. Öffnen Sie das Serienelement, das der Teilnehmer vorgeschlagen hat, und ändern Sie die Zeit. Senden Sie dann die Aktualisierung. Dieses Problem tritt auch auf, wenn in Outlook die automatische Anpassung an die Sommerzeit nicht eingestellt wurde. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Knowledge Base-Artikel: "http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;Q293069" (Q293069) OL2002: Accepting Attendee's Proposal for a Time Change Generates Error Message That the Meeting Cannot Be Found.

Termine müssen zu festen Zeiten stattfinden, unabhängig davon, in welcher Zeitzone Sie sich befinden.

Problem: Sie möchten einen Termin im Kalender zu einer festen Zeit unabhängig von der Zeitzone anzeigen. Wenn Sie jedoch die Zeitzonen ändern, ändert sich der Termin aufgrund der Darstellung der neuen Zeitzone.

Ein Beispiel dafür wäre, dass Sie daran erinnert werden möchten, ein Medikament zur exakt gleichen Uhrzeit einzunehmen, unabhängig davon, in welcher Zeitzone Sie sich befinden.

Lösung: In Outlook kann nicht erzwungen werden, dass ein Termin zu einer festen Uhrzeit bestehen bleibt, wenn sich die Zeitzone ändert. Wenn der Termin zur gleichen Zeit bestehen bleiben soll, dürfen Sie die aktuelle Zeitzone nicht ändern. Sie können eine zusätzliche Zeitzone hinzufügen, um die Uhrzeit der nicht primär festgelegten Zeitzone zu verfolgen. Um die Zeitzoneneinstellungen in Outlook zu ändern, ohne die Zeiten jedes einzelnen Termins zu ändern, müssen Sie die Daten aus dem Kalenderordner exportieren, die Zeitzoneneinstellung ändern und die Daten dann zurück in Outlook importieren.

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Knowledge Base-Artikel: "http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;Q197480" (Q197480) OL2000: Changing the Time Zone Without Changing Appointment Times.

Abschließende Bemerkung

Die Handhabung von Zeitzonen erfolgt in Outlook, wenn möglich, nach Standardkonventionen. Natürlich ist diese Regelung nicht für jeden Benutzer die am besten funktionierende. Doch genau darin besteht die Herausforderung: ein Produkt zur Zeitplanung zu entwerfen, das auf der ganzen Welt problemlos verwendet werden kann.

Weitere Informationen finden Sie unter: