Kontakte

Schnelles Suchen nach einem Kontakt in Outlook 2000

Haben Sie schon einmal versucht, in Outlook® einen Kontakt zu finden, an dessen Nachnamen Sie sich nicht mehr erinnern konnten? Oder können Sie sich zwar noch an die auffällige E-Mail-Adresse eines Kontakts erinnern, haben aber den Namen vergessen? Verwenden Sie auf der Standardsymbolleiste von Outlook die Schaltfläche Kontakt suchen, um einen Kontakt schnell zu finden, ohne den Ordner Kontakte zu öffnen.

Geben Sie auf der Symbolleiste in das Feld Kontakt suchen den Namen des Kontakts ein, den Sie suchen möchten. Sie können einen Teil des Namens eingeben, z. B. Andrea B, einen Vornamen bzw. einen Nachnamen oder einen E-Mail-Alias. Um einen Kontakt, nach dem Sie bereits früher gesucht haben, schnell zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil neben Kontakt suchen, und wählen Sie den Namen aus.

E-Mail

Hinzufügen einer benutzerdefinierten Adressliste zur Outlook-Symbolleiste

Wenn Sie einer Person häufig E-Mail-Nachrichten senden, können Sie den Vorgang des Erstellens und Adressierens der Nachricht automatisieren. Mit Microsoft Outlook® 2000 können Sie der Symbolleiste eine benutzerdefinierte Schaltfläche hinzufügen, mit der eine Liste der Personen geöffnet wird, denen Sie am häufigsten E-Mail-Nachrichten senden. Mit einem Klick können Sie eine neue, an die gewünschte Person adressierte Nachricht erstellen. Und wenn Sie regelmäßig E-Mail-Nachrichten mit der gleichen Betreffszeile wie z. B. einen wöchentlichen Statusbericht versenden, können Sie auch Nachrichten mit automatisch ausgefüllter Betreffszeile erstellen.

Zum Erstellen einer benutzerdefinierten Empfängerliste sind zwei Schritte erforderlich. Als Erstes erstellen Sie die Symbolleistenschaltfläche. Dann fügen Sie die E-Mail-Adressen und Betreffzeilen hinzu.

Erstellen einer benutzerdefinierten Symbolleistenschaltfläche

1. Klicken Sie dazu im Menü Extras auf Anpassen und dann auf die Registerkarte Befehle.
2. Klicken Sie in der Liste Kategorien auf Neues Menü.
3. Klicken Sie in der Liste Befehle auf Neues Menü, und ziehen Sie den Befehl auf die Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste los, wenn der Mauszeiger I-förmig dargestellt wird.
4. Klicken Sie auf der Symbolleiste mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Neues Menü und im Kontextmenü auf Name. Geben Sie anschließend einen Namen für die neue Schaltfläche ein.

Hinzufügen von E-Mail-Adressen und Betreffszeilen

1. Klicken Sie in der Liste Kategorien im Dialogfeld Anpassen auf Datei.
2. Klicken Sie in der Liste Befehle auf E-Mail-Nachricht, und ziehen Sie die Schaltfläche auf die benutzerdefinierte Menüschaltfläche, die Sie zur Symbolleiste hinzugefügt haben. Wenn Sie den Mauszeiger einige Zeit über der benutzerdefinierten Schaltfläche verweilen lassen, wird ein graues Feld angezeigt. Ziehen Sie den Befehl E-Mail-Nachricht in das graue Feld, und lassen Sie die Maustaste los. Wenn Sie einen weiteren Befehl hinzufügen, wird kein graues Feld mehr angezeigt. Legen Sie den Befehl über dem zuvor hinzugefügten Befehl ab.
   
   Wenn Sie ein anderes Symbol verwenden möchten, wählen Sie den Befehl mit dem gewünschten Symbol aus der Liste Befehle. Wenn Sie z. B. eine Verteilerliste hinzufügen, können Sie den Befehl Verteilerliste wählen, um das Symbol für die Verteilerliste zu verwenden.
3. Klicken Sie auf der Symbolleiste mit der rechten Maustaste auf E-Mail-Nachricht und im Kontextmenü auf Name, und geben Sie den Namen der Person, der Verteilerliste oder des Alias ein, der bzw. dem Sie den Befehl zuweisen möchten.
4. Zeigen Sie im Kontextmenü auf Hyperlink zuweisen, und klicken Sie auf Öffnen.
5. Klicken Sie unter Verknüpfen auf E-Mail-Adresse.
6. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse der Person, Verteilerliste oder des Alias ein, der bzw. dem Sie den Befehl zuweisen möchten. Wenn diese automatisch adressierte Nachricht auch eine Standardbetreffszeile erhalten soll, beispielsweise Statusbericht, geben Sie den Text in das Feld Betreff ein.

Wiederholen Sie diese Schritte für jede Person, Gruppe oder Standardbetreffszeile, die Sie zu der Schaltfläche hinzufügen möchten.

Nachrichten mit angehängter Lesebestätigung auf einen Blick

Sie würden gern Nachrichten mit angehängter Lesebestätigung zuerst sehen, um diese gleich beantworten zu können? Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie alle Nachrichten mit angehängter Lesebestätigung auf einen Blick sehen können.

Anzeigen von Nachrichten mit angehängter Lesebestätigung

1. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie auf Aktuelle Ansicht anpassen.
2. Klicken Sie auf Felder.
3. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auswählen aus auf Alle E-Mail-Felder.
4. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auf Bestätigung angefordert und dann auf Hinzufügen. Sie können die Reihenfolge des angezeigten Felds ändern, indem Sie in der Liste Diese Felder in dieser Reihenfolge anzeigen auf Lesebestätigung angefordert klicken und danach auf Nach oben bzw. auf Nach unten.
5. Klicken Sie zweimal auf OK.

Danach wird eine Spalte in Ihrem Posteingang angezeigt, in der Ja steht, wenn an die Nachricht eine Lesebestätigung angehängt wurde und oder Nein, wenn dies nicht der Fall ist.

Tastenkombinationen

Hilfreiche Tastenkombinationen in Outlook 2000

Sind Sie auch der Meinung, dass Befehle mit der Tastatur schneller ausgeführt werden können als mit der Maus? Mit Hilfe von Tastenkombinationen können Sie Menüs umgehen und Befehle direkt ausführen. In Outlook® stehen Ihnen zahlreiche Tastenkombinationen für verschiedene Aufgaben zur Verfügung, vom Zugriff auf Befehle und Symbolleistenschaltflächen bis hin zum Öffnen einer neuen E-Mail-Nachricht. Manchmal werden in Outlook Tastenkombinationen in den Menüs neben dem jeweiligen Befehl angezeigt. Beispielsweise wird im Menü Datei neben dem Befehl Löschen die Tastenkombination STRG+D aufgeführt.

Eine umfassende Liste aller Tastenkombinationen erhalten Sie vom Office-Assistenten. In Outlook 2000 und allen anderen Office 2000-Anwendungen drücken Sie F1, um den Assistenten anzuzeigen. Geben Sie dann in das Textfeld den Suchbegriff Tastenkombinationen ein. Im Folgenden finden Sie einige der hilfreichsten Tastenkombinationen in Outlook:

Weitere Informationen erhalten Sie, indem Sie die "Liste der hilfreichen Tastenkombinationen in Office 2000" downloaden.

Aufgaben

Statusüberwachung bei mehreren Mitarbeitern eines Projekts

Häufig erfordern einzelne Projekte, wie beispielsweise die Vorbereitung einer Präsentation, die Mitarbeit mehrerer Personen. In diesem Fall sollten Sie den Fortschritt der einzelnen Mitarbeiter überwachen, um den termingerechten Abschluss des Projekts zu gewährleisten. In Microsoft Outlook® 2000 wird die Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste nicht aktualisiert, wenn Sie eine Aufgabe an mehrere Personen verteilen. Wie lässt sich dieses Problem lösen?

Teilen Sie das Projekt in mehrere Einzelaufgaben auf, und geben Sie jeweils den Namen des Projekts als Teil des Aufgabennamens an. Weisen Sie die einzelnen Aufgaben dann jeweils einer Person zu. Sie könnten ein Präsentationsprojekt z. B. in zwei Aufgaben mit folgenden Titeln aufteilen: "Ausarbeiten einer Verkaufspräsentation: Thomas Tanner"; "Ausarbeiten einer Verkaufspräsentation: Andrea Büchner". Nachdem Sie allen Aufgaben erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe zuordnen, und vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Aufgabe das Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern aktiviert ist. Wenn Sie auch Statusberichte erhalten möchten, aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist.

Während die einzelnen Personen an ihren Aufgaben arbeiten, erhalten Sie Statusberichte, mit denen Sie den Fortschritt ablesen, das Projekt termingerecht abwickeln und Ihren Vorgesetzten zufrieden stellen können.