Wenn Sie einer Person häufig E-Mail-Nachrichten senden, können Sie den Vorgang des Erstellens und Adressierens der Nachricht automatisieren. Mit Microsoft Outlook® 2000 können Sie der Symbolleiste eine benutzerdefinierte Schaltfläche hinzufügen, mit der eine Liste der Personen geöffnet wird, denen Sie am häufigsten E-Mail-Nachrichten senden. Mit einem Klick können Sie eine neue, an die gewünschte Person adressierte Nachricht erstellen. Und wenn Sie regelmäßig E-Mail-Nachrichten mit der gleichen Betreffszeile wie z. B. einen wöchentlichen Statusbericht versenden, können Sie auch Nachrichten mit automatisch ausgefüllter Betreffszeile erstellen.

Zum Erstellen einer benutzerdefinierten Empfängerliste sind zwei Schritte erforderlich. Als Erstes erstellen Sie die Schaltfläche auf der Symbolleiste. Dann fügen Sie der Schaltfläche die E-Mail-Adressen und Betreffszeilen hinzu.

Erstellen einer benutzerdefinierten Schaltfläche auf der Symbolleiste

1. Klicken Sie dazu im Menü Extras auf Anpassen und dann auf die Registerkarte Befehle.
2. Klicken Sie in der Liste Kategorien auf Neues Menü.
3. Klicken Sie in der Liste Befehle auf Neues Menü, und ziehen Sie den Befehl auf die Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste los, wenn der Mauszeiger I-förmig dargestellt wird.
4. Klicken Sie auf der Symbolleiste mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Neues Menü und im Kontextmenü auf Name. Geben Sie anschließend einen Namen für die neue Schaltfläche ein.

Hinzufügen von E-Mail-Adressen und Betreffszeilen

1. Klicken Sie in der Liste Kategorien im Dialogfeld Anpassen auf Datei.
2. Klicken Sie in der Liste Befehle auf E-Mail-Nachricht, und ziehen Sie die Schaltfläche auf die benutzerdefinierte Menüschaltfläche, die Sie der Symbolleiste hinzugefügt haben. Wenn Sie den Mauszeiger einige Zeit über der benutzerdefinierten Schaltfläche verweilen lassen, erscheint ein graues Feld. Ziehen Sie den Befehl E-Mail-Nachricht in das graue Feld, und lassen Sie die Maustaste los. Wenn Sie einen weiteren Befehl hinzufügen, erscheint kein graues Feld mehr. Lassen Sie den Befehl über dem zuvor hinzugefügten Befehl los.
   
   Wenn Sie ein anderes Symbol verwenden möchten, wählen Sie den Befehl mit dem gewünschten Symbol aus der Liste Befehle. Wenn Sie z. B. eine Verteilerliste hinzufügen, können Sie den Befehl Verteilerliste wählen, um das Symbol für die Verteilerliste zu verwenden.
   
3. Klicken Sie auf der Symbolleiste mit der rechten Maustaste auf E-Mail-Nachricht und im Kontextmenü auf Name, und geben Sie den Namen der Person, der Verteilerliste oder des Alias ein, der bzw. dem Sie den Befehl zuweisen möchten.
4. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Hyperlink zuweisen, und klicken Sie dann auf Öffnen. Wenn das Kontextmenü nicht geöffnet ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Befehl E-Mail-Nachricht im neuen Menü.
5. Klicken Sie unter Link zu auf E-Mail-Adresse.
6. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse der Person, Verteilerliste oder des Alias ein, der bzw. dem Sie den Befehl zuweisen möchten. Wenn diese automatisch adressierte Nachricht auch eine Standardbetreffszeile erhalten soll, beispielsweise Statusbericht, geben Sie den Text in das Feld Betreff ein.

Wiederholen Sie diese Schritte für jede Person, Gruppe oder Standardbetreffszeile, die Sie zu der Schaltfläche hinzufügen möchten.