Wenn Sie Microsoft Outlook® zum ersten Mal installieren, werden im Hauptanwendungsfenster zwei Bereiche angezeigt: links die Outlook-Leiste und rechts das Vorschaufenster. Außerdem werden oben im Fenster eine Menüleiste und eine Symbolleiste angezeigt.

Outlook-Leiste

In Outlook werden die unterschiedlichen Elementtypen in separaten Ordnern gespeichert - E-Mail-Nachrichten im Ordner Posteingang, Kontakte im Kontakteordner und so weiter. Diese Ordner heißen Outlook-Ordner. Die Outlook-Leiste enthält Verknüpfungen, die das Navigieren innerhalb der Ordner und die Ansicht der darauf enthaltenen Elemente ermöglicht. Sie enthält außerdem Verknüpfungen mit Ordnern außerhalb von Outlook, also Dateien auf Ihrem Computer, mit Ihnen verbundenen Servern oder Webseiten im Intra- oder Internet. Die Verknüpfungen sind in logische Gruppen gegliedert. Sie können vorhandenen Gruppen neue Verknüpfungen hinzufügen, Verknüpfungen in andere Gruppen verschieben oder neue Gruppen hinzufügen.

Vorschaufenster

Was Sie rechts im Vorschaufenster sehen, richtet sich danach, auf welche Verknüpfung auf der Outlook-Leiste Sie klicken. Wenn Sie auf einen der Outlook-Ordner klicken, werden im Vorschaufenster sämtliche Elemente angezeigt, die in diesem Ordner enthalten sind. Wenn Sie beispielsweise auf der Outlook-Leiste auf die Verknüpfung mit dem Posteingang klicken, wird im Vorschaufenster die Liste der in diesem Ordner enthaltenen E-Mails angezeigt. Wenn Sie auf Outlook Heute klicken, wird im Vorschaufenster eine Zusammenfassung mit Ihren Terminen, Besprechungen, Aufgaben und weiteren Informationen für den entsprechenden Tag angezeigt. Befindet sich der betreffende Ordner nicht in Outlook, wird im Vorschaufenster die Liste der in diesem Ordner enthaltenen Dateien angezeigt.

Sie können die Darstellung der Elemente im Vorschaufenster ändern, indem Sie die Informationen in anderen Ansichten, also vordefinierten Arrangements und Formaten, anzeigen. Für alle Elemente gibt es mehrere Standardansichten. Zum Beispiel können Sie Kontakte als einfache Liste oder als Adresskarten mit Details anzeigen.

Sie können im Posteingang alle Nachrichten oder nur die der letzten sieben Tage anzeigen. Es ist auch möglich, die Ansichten anzupassen, z. B. durch das Hinzufügen oder Entfernen von Feldern.

Wenn Sie in Outlook ein bestimmtes Element, etwa eine E-Mail-Nachricht, eine Aufgabe oder einen Termin öffnen, wird dieses Element in einem gesonderten Fenster oberhalb des Hauptfensters von Outlook angezeigt.

Menüleiste und Symbolleiste

Die Menüleiste enthält Menüs und Befehle für das Erstellen und Bearbeiten von Elementen und anderen, in Outlook verfügbaren Informationen. Mit der Symbolleiste Standard können Sie bestimmte, grundlegende Arbeitsschritte schneller ausführen.

Sowohl die Symbol- als auch die Menüleiste verändert sich je nach geöffnetem Element. Wenn Sie beispielsweise eine neue oder vorhandene Nachricht im Posteingang öffnen, enthalten Symbol- und Menüleiste die Befehle, die Sie zum Arbeiten mit E-Mail-Nachrichten benötigen. Wenn Sie einen Termin öffnen, werden in Symbol- und Menüleiste die für das Arbeiten mit diesem Elementtyp erforderlichen Befehle angezeigt. Außer den elementspezifischen Symbol- und Menüleisten gibt es auch Symbolleisten für bestimmte Situationen, etwa für das Arbeiten an einem entfernten Standort oder mit Webseiten.