Elemente, die in Outlook als „Privat“, „Persönlich“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet sind - Outlook

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Elemente, die in Outlook als „Privat“, „Persönlich“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet sind

Anwendbar unter
Microsoft Outlook® 2000

Gelegentlich senden Sie möglicherweise Nachrichten oder Besprechungsanfragen mit persönlichen, geschäftlichen oder anderen Informationen, die vom Empfänger vertraulich behandelt werden sollen. Oder Sie verwenden Nachrichten, Kontakte, Aufgaben oder Termine, die für andere Benutzer nicht sichtbar sein sollen, wenn sie auf Ihre Outlook-Ordner zugreifen. Für solche Fälle können Sie in Outlook 2000 Vertraulichkeitseinstellungen für Elemente festlegen, um anzugeben, dass sie vertrauliche Informationen enthalten.

Festlegen der Vertraulichkeitsstufe für ein Element

Standardmäßig ist bei Outlook-Elementen die Vertraulichkeit auf Normal festgelegt. Bei wichtigen Informationen können Sie die Einstellung jedoch zu Persönlich, Privat oder Vertraulich ändern. Verwenden Sie die Einstellung Persönlich für Elemente mit persönlichen, nicht geschäftlichen Informationen. Die Einstellung Privat ist für persönliche oder geschäftliche Inhalte vorgesehen, die für andere Benutzer, die auf Ihren Computer zugreifen können, nicht angezeigt werden sollen. Die Einstellung Vertraulich wird für geschäftliche Informationen festgelegt, die gemäß der Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens vertraulich behandelt werden sollen.

Anmerkung Sie können die Vertraulichkeitseinstellungen bei über das Internet gesendeten Nachrichten beibehalten, wenn der Empfänger ein Microsoft-E-Mail-Programm verwendet (nicht Microsoft Outlook Express). Erstellen Sie hierfür die Nachricht im Rich-Text-Format (RTF), und aktivieren Sie dann den Empfänger zum Empfangen von RTF-Nachrichten. Aufgaben- und Besprechungsanfragen liegen immer im RTF-Format vor, Sie müssen jedoch auch hier den Empfänger für dieses Format aktivieren.

So legen Sie die Vertraulichkeitsstufe für ein neues Element fest

Erstellen Sie das Element.
Öffnen Sie das Element, und klicken Sie im Menü Datei auf Eigenschaften.
Klicken Sie in der Liste Vertraulichkeit auf die gewünschte Option.

Bei einer neuen Nachricht können Sie die Vertraulichkeitsstufe auch festlegen, indem Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Optionen klicken und dann in der Liste Vertraulichkeit eine Option auswählen.

Bei vertraulichen Besprechungsanfragen, Terminen, Ereignissen, Aufgaben und Kontakten sollten Sie die Einstellung Privat verwenden. Wenn Sie diesen Elementen die Vertraulichkeitsstufe Persönlich oder Vertraulich zuweisen und sie dann an einen anderen Benutzer senden, zeigt Outlook die Vertraulichkeitseinstellung beim Empfänger nicht an. Außerdem können Benutzer, die auf Ihre Ordner zugreifen, nur erkennen, dass es sich um persönliche oder vertrauliche Daten handelt, wenn sie das Element öffnen und im Menü Datei auf Eigenschaften klicken.

Um schnell die Einstellung Privat festzulegen, erstellen oder öffnen Sie ein Element, und aktivieren Sie dann unten im Fenster das Kontrollkästchen Privat.

Einstellungen und ihre Auswirkungen

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, welche Auswirkungen jede Einstellung auf das Element im Bezug auf den Besitzer, Stellvertreter, andere Benutzer mit Zugriffsberechtigungen auf die Ordner des Besitzers und Empfänger hat.

Element	Einstellung	Auswirkungen
Nachricht
	Persönlich	Wenn der Empfänger die Spalte Vertraulichkeit im Outlook-Hauptfenster anzeigt, ist das Element dort als Persönlich gekennzeichnet. Wenn der Empfänger die Nachricht öffnet, wird oben der folgende Text angezeigt: Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als persönlich. Der Empfänger kann die Nachricht beantworten oder weiterleiten (auch mithilfe von Regeln für die automatische Weiterleitung) und den ursprünglichen Inhalt bearbeiten. Der Empfänger kann außerdem die Vertraulichkeitseinstellung vor dem Weiterleiten der Nachricht ändern. Die folgenden Informationen beziehen sich auf Benutzer von Exchange Server: Für Stellvertreter oder Benutzer mit der Berechtigung zum Zugreifen auf den Posteingang des Besitzers werden Nachrichten mit der Einstellung Persönlich angezeigt.
	Privat	Wenn der Empfänger die Spalte Vertraulichkeit im Outlook-Hauptfenster anzeigt, ist das Element dort als Privat gekennzeichnet. Wenn der Empfänger die Nachricht öffnet, wird oben der folgende Text angezeigt: Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als privat. Der Empfänger kann die Nachricht beantworten oder weiterleiten (auch mithilfe von Regeln für die automatische Weiterleitung), er kann jedoch nicht den ursprünglichen Inhalt bearbeiten. Der Empfänger kann außerdem die Vertraulichkeitseinstellung vor dem Weiterleiten der Nachricht nicht ändern. Anmerkung Wenn der Empfänger Word als E-Mail-Editor verwendet, kann er die Anlagen der Nachricht nicht öffnen. Zum Öffnen der Anlagen kann Word kurzfristig als Editor deaktiviert werden. Die folgenden Informationen beziehen sich auf Benutzer von Exchange Server: Für Stellvertreter oder Benutzer mit der Berechtigung zum Zugreifen auf den Posteingang des Besitzers werden private Nachrichten nicht angezeigt. Der Besitzer hat jedoch die Möglichkeit zum Erteilen der Berechtigung zum Anzeigen von privaten Elementen an eine Stellvertretung.
	Vertraulich	Wenn der Empfänger die Spalte Vertraulichkeit im Outlook-Hauptfenster anzeigt, wird dort die Bezeichnung Vertraulich angezeigt. Wenn der Empfänger die Nachricht öffnet, wird oben der folgende Text angezeigt: Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als vertraulich. Der Empfänger kann die Nachricht beantworten oder weiterleiten (auch mithilfe von Regeln für die automatische Weiterleitung) und den ursprünglichen Inhalt bearbeiten. Der Empfänger kann außerdem die Vertraulichkeitseinstellung vor dem Weiterleiten der Nachricht ändern. Die folgenden Informationen beziehen sich auf Benutzer von Exchange Server: Für Stellvertreter oder Benutzer mit der Berechtigung zum Zugreifen auf den Posteingang des Besitzers werden Nachrichten mit der Einstellung Vertraulich angezeigt.
Besprechungsanfragen, Termine und ganztägige Ereignisse	Privat	Im Kalender wird neben dem Element ein Schlüsselsymbol angezeigt. Wenn Sie den Kalender drucken, können Sie Details zu privaten Besprechungen, Terminen und ganztägigen Ereignissen ausblenden. Klicken Sie hierzu im Menü Datei auf Drucken, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Details bei privaten Terminen nicht drucken. Der Empfänger kann eine Besprechungsanfrage beantworten oder weiterleiten (auch mithilfe von Regeln für die automatische Weiterleitung) und den ursprünglichen Inhalt bearbeiten. Er kann die Vertraulichkeitseinstellung vor dem Weiterleiten der Nachricht nicht ändern. Die folgenden Informationen beziehen sich auf Benutzer von Exchange Server: Für Stellvertreter oder Benutzer, die auf den Kalender des Besitzers zugreifen können, werden die Details zur privaten Besprechung, dem Termin oder dem Ereignis nicht angezeigt, die gebuchte Zeit wird jedoch im Kalender hervorgehoben. Der Besitzer hat die Möglichkeit zum Erteilen der Berechtigung zum Anzeigen von privaten Elementen an eine Stellvertretung.
Kontakte	Privat	Wenn Sie die Spalte Vertraulichkeit im Outlook-Hauptfenster anzeigen, ist das Element dort als Privat gekennzeichnet. Wenn Sie den Kontakt weiterleiten, wird oben in der geöffneten Nachricht der folgende Text angezeigt: Bitte betrachten Sie diese Angelegenheit als privat. Der Empfänger kann den eingebetteten Kontakt öffnen. Dieser wird weiterhin als Privat gekennzeichnet. Wenn Sie den Kontakt als vCard (virtuelle Visitenkarte) weiterleiten, wird die Nachricht wie oben beschrieben angezeigt. Wenn der Empfänger jedoch die vCard-Datei als Privat kennzeichnen möchte, muss er die Datei öffnen und unten im Fenster das Kontrollkästchen Privat aktivieren. Die folgenden Informationen beziehen sich auf Benutzer von Exchange Server: Für Stellvertreter oder Benutzer, die auf die Kontakte zugreifen können, werden private Kontakte nicht angezeigt. Wenn für den Kontakt ein Geburtstag oder Jahrestag angegeben wurde, werden diese Daten beim Anzeigen des Kalenders des Ordnerbesitzers für andere Benutzer nicht angezeigt. Der Besitzer hat jedoch die Möglichkeit zum Erteilen der Berechtigung zum Anzeigen von privaten Elementen an eine Stellvertretung.
Aufgaben	Privat	Wenn Sie die Spalte Vertraulichkeit im Outlook-Hauptfenster anzeigen, ist das Element dort als Privat gekennzeichnet. Wenn die Aufgabe einem anderen Benutzer zugeordnet ist, kann dieser den Status Privat nicht ändern. Die folgenden Informationen beziehen sich auf Benutzer von Exchange Server: Für Stellvertreter oder Benutzer mit der Berechtigung zum Zugreifen auf die Aufgaben des Besitzers werden private Aufgaben nicht angezeigt. Der Besitzer hat jedoch die Möglichkeit zum Erteilen der Berechtigung zum Anzeigen von privaten Elementen an eine Stellvertretung.

Wenn Ihnen die Vertraulichkeitseinstellungen keine ausreichende Sicherheit für eine Nachricht bieten, können Sie die Sicherheit weiter erhöhen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie, indem Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent im Outlook-Hilfefenster Sichere Nachricht als Frage eingeben und auf Suchen klicken.

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Originalseite: http://office.microsoft.com/de-de/outlook/HA010549001031.aspx