Eine florierende Arztpraxis effizient zu verwalten, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Zu den täglichen Aufgaben gehört das Planen (und neu Planen) der Termine, das Organisieren der Arbeitszeiten des Arztes und der Mitarbeiter sowie der Verfügbarkeit von Räumen und Geräten.

Mit Microsoft Outlook® verfügen Sie über die Tools zum Verwalten der vollen Terminkalender für Ihre Praxis. Sie können Mitarbeiter, Räume und Geräte mithilfe von Gruppenzeitplänen verwalten und Outlook so anpassen, dass diese Verwaltungsaufgaben effizienter erledigt werden.

Anzeigen von Outlook-Kalendern mit Gruppenzeitplänen

Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Termine mit Outlook verwalten und Sie über eine ständige Internetverbindung über Microsoft Exchange Server oder das Internet verfügen, können Sie angesetzte Termine und Abwesenheiten mit einem Gruppenzeitplan anzeigen.

So erstellen Sie einen Gruppenzeitplan

1. Klicken Sie auf der Outlook-Navigationsleiste auf Kalender.

   Anmerkung  Wenn die Outlook-Leiste nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Ansicht auf Navigationsleiste.

2. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Gruppenterminpläne ermitteln.
3. Klicken Sie auf Neu.
4. Geben Sie einen Namen für den neuen Gruppenzeitplan ein, und klicken Sie dann auf OK.
5. Klicken Sie in dem neuen Zeitplan auf Weitere einladen, und klicken Sie auf Von Adressbuch hinzufügen oder auf Öffentlichen Ordner hinzufügen. Wählen Sie die Namen oder die öffentlichen Ordner aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf OK.

So zeigen Sie einen Gruppenzeitplan an

1. Klicken Sie auf der Outlook-Navigationsleiste auf Kalender.

   Anmerkung  Wenn die Outlook-Leiste nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Ansicht auf Navigationsleiste.

2. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Gruppenterminpläne ermitteln.
3. Wählen Sie den Gruppenzeitplan aus, den Sie anzeigen möchten, und klicken Sie auf Öffnen.
4. Weitere Informationen über die Verwendung von Gruppenzeitplänen in Outlook mit Exchange Server finden Sie in der Hilfe zu Microsoft Outlook. Wenn Ihr Team Outlook, jedoch nicht Exchange Server verwendet, können Sie den Zeitplan mit dem Microsoft Office Internet Frei-/Gebucht-Service bereitstellen.

Erstellen von Zeitplänen für physische Ressourcen

Für dieses Feature müssen Sie Outlook zusammen mit Exchange Server verwenden. Neben Terminen für Personen können Sie auch Pläne für Ressourcen verwalten, z. B. für Untersuchungsräume oder gemeinsam mit anderen verwendete Geräte. Zum Planen einer Ressource muss diese über ein eigenes Postfach auf Ihrem Server verfügen. Ein Benutzer in der Organisation (der Ressourcen-Administrator) richtet das Postfach ein und erteilt anderen die Berechtigungen zum Einplanen der Ressource. Abgesehen davon ist kein weiterer Aufwand erforderlich – Einladungen werden automatisch angenommen oder abgelehnt. Wenn Sie die Ressource einplanen möchten, können Sie sie zu einer Besprechung einladen. Die Einladung wird angenommen, wenn die Ressource nicht belegt ist, andernfalls wird sie automatisch abgelehnt. Die Besprechung wird automatisch in Ihren Kalender und in den Kalender der Ressource eingetragen.

So richten Sie eine Ressource ein, damit sie eingeplant werden kann

1. Anmerkung  Dieses Verfahren kann nur eingesetzt werden, wenn Sie der Ressourcen-Administrator sind oder über Besitzerrechte verfügen.

2. Öffnen Sie das E-Mail-Konto für die Ressource, die Sie für die Planung einrichten möchten.
3. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und anschließend auf Kalenderoptionen.
4. Klicken Sie auf Ressourcenplanung.
5. Klicken Sie auf die gewünschten Optionen. Wenn Sie Hilfe zu einer Option benötigen, klicken Sie auf das Fragezeichen und dann auf die Option.
6. Klicken Sie auf Berechtigungen.
7. Klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen und anschließend auf Hinzufügen.
8. Geben Sie im Feld Namen eingeben oder auswählen die Namen der Personen ein, denen Sie Berechtigungen erteilen möchten, und klicken Sie dann jeweils auf Hinzufügen.
9. Klicken Sie auf OK.
10. Klicken Sie in der Liste Berechtigungsstufe auf Stufe 4.

So planen Sie eine Ressource ein

1. Anmerkung   Dieses Verfahren kann nur verwendet werden, wenn Sie vom Ressourcen-Administrator die Berechtigung zum Einplanen der Ressource erhalten haben.

2. Klicken Sie auf der Outlook-Navigationsleiste auf Kalender.

   Anmerkung  Wenn die Outlook-Leiste nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Ansicht auf Navigationsleiste.

3. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Besprechung planen.
4. Klicken Sie auf Weitere einladen und dann auf Von Adressbuch hinzufügen.
5. Geben Sie im Feld Namen eingeben oder auswählen den Namen der Ressource für die Besprechung ein, und klicken Sie dann auf Ressourcen, um sie der Einladung hinzuzufügen. Wiederholen Sie Schritt 4 für alle Ressourcen, die Sie einplanen möchten.
6. Klicken Sie auf OK , und zeigen Sie dann mithilfe der Bildlaufleisten die freie und gebuchte Zeit der Teilnehmer an.

Öffnen von Outlook in der Kalenderansicht

Sie können Microsoft Outlook an Ihre Arbeitsabläufe anpassen. Beispielsweise kann Outlook beim Öffnen automatisch den Kalender und nicht den Posteingang anzeigen.

So legen Sie fest, dass Outlook in der Kalenderansicht geöffnet wird

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Weitere und dann auf Erweiterte Optionen.
3. Wählen Sie unter Ordner bei Programmstart aus der Liste Kalender aus.

Anpassen der Anzeige von Terminen

Sie können unterschiedliche Arten von Terminen farblich kennzeichnen, damit bestimmte Arten von Terminen – oder die Termine eines bestimmten Arztes oder Mitarbeiters – leicht erkennbar sind. Durch die farbliche Kennzeichnung können Sie auf einen Blick die Termine erkennen, die zu einer bestimmten Art oder Kategorie gehören. In Microsoft Outlook gibt es 10 unterschiedliche Farben für Termine und Besprechungen. Diese Farben werden in der Arbeits-, Wochen- und Monatsansicht des Kalenders angezeigt.

Sie können einzelne oder regelmäßige Termine und Besprechungen manuell farblich kennzeichnen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Elemente mithilfe von Regeln automatisch zu färben, wenn sie bestimmte Bedingungen erfüllen, z. B. wenn die Betreffzeile ein bestimmtes Wort enthält oder eine Besprechungsanfrage von einem bestimmten Absender gesendet wurde. Die manuelle Färbung hat immer Vorrang vor der automatischen Färbung. Wenn Sie ein Element also manuell gekennzeichnet haben, wird es nicht durch die automatischen Regeln für die Färbung geändert.

Es gibt zwei Möglichkeiten: Verwenden Sie die von Outlook bereitgestellten Farben und Beschriftungen, oder passen Sie diese Beschriftungen an.

So kennzeichnen Sie einen Termin oder eine Besprechung farblich

1. Klicken Sie auf der Outlook-Navigationsleiste auf Kalender.

   Anmerkung  Wenn die Outlook-Leiste nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Ansicht auf Navigationsleiste.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin oder eine Besprechung, zeigen Sie im Kontextmenü auf Beschriftung, und wählen Sie dann eine Farbe aus der Liste aus.
3. Wenn Sie die farbliche Kennzeichnung bei einem Termin oder einer Besprechung entfernen möchten, klicken Sie in der Beschriftungsliste auf Keine.

So kennzeichnen Sie Termine und Besprechungen automatisch farblich

1. Klicken Sie auf der Outlook-Navigationsleiste auf Kalender.

   Anmerkung  Wenn die Outlook-Leiste nicht angezeigt wird, klicken Sie im Menü Ansicht auf Navigationsleiste.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kalenderraster, und wählen Sie dann im Kontextmenü Autom. Formatierung. Klicken Sie auf Hinzufügen, und geben Sie einen Namen für die Regel ein.
3. Wählen Sie in der Liste Beschriftung eine Farbe aus.
4. Klicken Sie auf Bedingung, um die Bedingungen festzulegen, unter denen die Farbe angewendet wird.
5. Wenn Sie Hilfe zu einer Option benötigen, klicken Sie auf das Fragezeichen und dann auf die Option.

So ändern Sie die Farbkennzeichnungen für Termine und Besprechungen

1. Klicken Sie im Kalender auf der Standardsymbolleiste auf Kalenderfarben und dann auf Beschriftungen bearbeiten.
2. Geben Sie die Texte ein, die den jeweiligen Farben zugeordnet werden sollen.

Verknüpfen eines Termins mit den Kontaktinformationen eines Patienten

Der Ordner Kontakte dient als E-Mail-Adressbuch und Informationsspeicher für die Personen und Unternehmen, mit denen Sie kommunizieren. Sie können hier E-Mail-Adressen, Anschriften, mehrere Telefonnummern und beliebige weitere Informationen zu Ihren Kontakten speichern, z. B. Geburts- oder Jahrestage.

Wenn Sie einen Termin mit einem Patienten festlegen, können Sie diesen Termin mit den Patienteninformationen im Ordner Kontakte verknüpfen. So finden Sie ausgehend vom Termin leicht die zugehörigen Kontaktinformationen oder können sie ändern.

So verknüpfen Sie einen Kontakt mit einem Termin

1. Klicken Sie unten im Fenster für die Besprechungsanfrage auf Kontakte.
2. Klicken Sie in der Liste Suchen in auf den Ordner mit dem Kontakt, mit dem das Element verknüpft werden soll.
3. Klicken Sie in der Liste Elemente auf einen oder mehrere Kontakte, mit denen das Element verknüpft werden soll.

Planen von Terminserien

Outlook unterstützt das Planen von Terminserien über Tage, Wochen, Monate oder Jahre. Sie können sogar Termine für den 15. jedes Monats oder den zweiten Dienstag im Monat planen. Klicken Sie zum Festlegen der Optionen für Terminserien in der Besprechungsanfrage auf Serientyp, und wählen Sie die gewünschten Optionen aus.