Oft ist es für Forschungsarbeiten erforderlich, dass Studenten Informationen nicht nur aus Büchern oder Zeitschriften sammeln. Schlüsseldaten können sich auch aus Interviews mit Einzelnen oder aus Diskussionsgruppen ergeben. Dozenten können die von Microsoft Outlook® angebotene Integration zwischen Zeitplanung, E-Mails und Notizen nutzen, um die Arbeit der Studenten zu vereinfachen.

Angenommen, jeder Student soll ein paar Personen mit fünf verschiedenen kulturellen Hintergründen zu unterschiedlichen Themen interviewen. Zuerst sollen die Personen einzeln und dann in Fokusgruppen befragt werden. Dieses Projekt wird einige Monate dauern, die Studenten sollten sich daher auf E-Mails als Kommunikationsmittel zwischen ihnen und ihren Interviewpartnern sowie zur Information der Gruppen über Besprechungen und den Projektstatus verlassen.

Einrichten einer kategorisierten Kontaktliste

Die Personen, mit denen die Studenten arbeiten, kommen aus Indien und Frankreich sowie aus den US-Bundesstaaten South Dakota, Oklahoma und Idaho. Aus jedem Land bzw. Bundesstaat kommen Wissenschaftler, Dozenten für Literatur, Ingenieure, Landwirte, die Soja anbauen, und Krankenschwestern. Bei der ersten Begegnung der Studenten mit jedem Einzelnen erfahren die Studenten, wer ihre Interviewpartner sind, woher sie kommen und welchen Beruf sie ausüben. Dabei können sie diese Informationen ihren Outlook-Kontaktlisten mithilfe von Kategorien hinzufügen.

Mit Kategorien zur Identifizierung jedes Kontakts können die Studenten die Kontakte leichter gruppieren und danach Verteilerlisten erstellen.

So organisieren Sie die Kontaktliste

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Kontakt.
2. Geben Sie den Namen für den Kontakt und weitere dazugehörende Informationen wie die E-Mail-Adresse ein.
3. Klicken Sie auf Kategorien.
4. Klicken Sie auf die Kategorien, die auf den Kontakt anwendbar sind.
5. Klicken Sie dann auf OK.

Eventuell müssen die Studenten für ihre Interviewpartner neue benutzerdefinierte Kategorien erstellen.

So erstellen Sie neue benutzerdefinierte Kategorien

1. Markieren Sie in der Liste Kontakte einen beliebigen Eintrag.
2. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Kategorien.
3. Klicken Sie auf Hauptkategorienliste.
4. Geben Sie im Feld Neue Kategorie einen Namen für die Kategorie ein.
5. Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen.
6. Zum Erstellen weiterer Kategorien wiederholen Sie die Schritte 4 und 5.
7. Klicken Sie zweimal auf OK.

So zeigen Sie Kontakte nach Kategorie an

1. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht.
2. Klicken Sie auf Nach Kategorie.

Jetzt können die Studenten ihre Interviewkontakte nach Kategorie anzeigen und mithilfe dieser Ansicht Verteilerlisten erstellen. Verteilerlisten sind eine große Hilfe beim effizienten Senden von E-Mail-Nachrichten an Gruppen, ohne dass jeder Empfänger einzeln in die ZeileAn eingegeben werden muss. Die Studenten können für jede Kategorie eine eigene Verteilerliste erstellen.

So erstellen Sie eine Verteilerliste

1. Markieren Sie in der Liste Kontakte einen beliebigen Eintrag.
2. Klicken Sie im Menü Aktionen auf Neue Verteilerliste.
3. Geben Sie der Verteilerliste einen Namen.
4. Klicken Sie auf Mitglieder auswählen, um Mitglieder hinzuzufügen. (Wenn das Adressbuch eingeblendet wird, vergewissern Sie sich, dass Sie aus der Dropdownliste am oberen Rand das richtige Adressbuch auswählen, falls mehrere vorhanden sind.)
5. Wählen Sie einen Namen aus, und klicken Sie dann auf Mitglieder, um den Namen in das Feld Zur Verteilerliste hinzufügen zu kopieren. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Namen, der in der Verteilerliste erscheinen soll.

Planen von Interviews und Besprechungen

Die Studenten können Termine mit ihren Interviewpartnern problemlos planen und nachverfolgen sowie Gruppenbesprechungen ansetzen, indem sie die von ihnen erstellten Verteilerlisten verwenden. Wenn die Interviewpartner ebenfalls Outlook verwenden, können die Studenten Besprechungseinladungen senden und sogar Onlinebesprechungen planen.

So planen Sie eine Besprechung mithilfe einer Verteilerliste

1. Klicken Sie im Kalender von Outlook auf den Tag, an dem Sie die Besprechung abhalten möchten, und doppelklicken Sie dann auf die gewünschte Uhrzeit.
2. Klicken Sie auf dem Terminformular auf Teilnehmer einladen.
3. Fügen Sie im Feld An den Namen der Verteilerliste für die Gruppe ein, die teilnehmen soll.
4. Klicken Sie, falls gewünscht, auf die Schaltfläche Namen überprüfen, um sicherzustellen, dass die hinzugefügten Namen richtig sind.
5. Fügen Sie einen kurzen Text hinzu, um den Zweck der Besprechung zu erklären.
6. Klicken Sie auf Senden.

Dadurch wird die Besprechung auf den Kalender der Studenten gesetzt. Außerdem werden die Teilnehmer benachrichtigt, die einfach durch Klicken auf die Schaltfläche Zusagen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen antworten können. Personen, die keine Microsoft Exchange-Server verwenden, müssen die vorgeschlagene Besprechungszeit annehmen oder ablehnen, indem sie auf die E-Mail-Nachricht antworten.

Weitere Informationen zum Planen von Besprechungen oder zum Ansetzen von Onlinebesprechungen finden Sie in der Hilfe zu Outlook.

Schnelles Erstellen von Notizen

Notizen in Outlook sind das elektronische Äquivalent zu Notizzetteln oder Papierstücken, die vielleicht auf Ihrem Schreibtisch herumliegen. Wenn ein Student ein Interview telefonisch führt, kann er mit Outlook-Notizen während des Interviews problemlos Zitate oder Eindrücke festhalten.

Die Studenten können die Notizen während der Arbeit an anderen Dingen auf dem Bildschirm geöffnet lassen. Bei Einfällen oder beim Sammeln von Informationen können sie diese dann den Notizen hinzufügen oder neue Notizen erstellen.

So erstellen Sie eine Notiz

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Notiz. Oder erstellen Sie eine neue Notiz mithilfe der Tastenkombination STRG+UMSCHALT+N.
2. Geben Sie den Text der Notiz ein.
3. Um die Notiz in einem bestimmten Ordner zu speichern, klicken Sie auf das Symbol oben links auf der Notiz, klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie dann einen Ordner an. Sie können die Notiz auch einfach schließen und sie später vom Ordner Notizen in einen anderen Ordner verschieben.

Notizen werden automatisch in Outlook gespeichert, aber mit dem Import/Export-Assistenten (klicken Sie im Menü Datei auf Importieren/Exportieren) können die Studenten Notizen nach Microsoft Word exportieren und die Informationen dem Projektdokument hinzufügen. Weitere Informationen zum Import/Export-Assistenten finden Sie in der Hilfe zu Outlook.

Weitere Informationen

• Hinzufügen einer benutzerdefinierten Adressliste zur Outlook-Symbolleiste