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Arbeiten mit persönlichen E-Mails am Arbeitsplatz mit Hilfe von Outlook 2002
 

Vielleicht möchten Sie gelegentlich eine Nachricht über Ihr persönliches E-Mail-Konto lesen oder senden, während Sie sich am Arbeitsplatz befinden. Mit Microsoft Outlook® 2002 haben Sie die Möglichkeit, mehrere E-Mail-Konten in einer Ansicht zu kombinieren. Sie können aber für jedes Konto einen separaten Posteingang behalten. So möchten Sie vielleicht nicht, dass eine E-Mail-Nachricht von Ihrem persönlichen Konto eines Internetdienstanbieters in demselben Posteingang gespeichert wird wie Ihre beruflichen Nachrichten.

Ein neues Feature in Outlook 2002 sind Übermittlungsgruppen, mit denen Sie u. a. festlegen können, wie häufig Ihre E-Mail-Server auf neue Nachrichten überprüft, ausgehende Nachrichten gesendet und Ordner synchronisiert werden.

AnzeigenWas versteht man unter POP3-, IMAP-, SMTP- und HTTP-Servern?

Wenn Sie ein E-Mail-Konto einrichten, werden Sie feststellen, dass der Assistent für E-Mail-Konten mehrere Arten von E-Mail-Servern enthält, wie z. B. POP3, IMAP und SMTP. POP3 und IMAP dienen dem Abrufen Ihrer E-Mail-Nachrichten, während SMTP zum Senden von E-Mails verwendet wird.

  • Mit Post Office Protocol, Version 3 (POP3), kann Outlook Ihre E-Mails vom Server abrufen. Bei der Verwendung von POP3 kann Outlook nur auf Ihren Serverposteingang zugreifen und keine anderen öffentlichen oder privaten Ordner lesen. POP3 ist nicht für die vollständige Bearbeitung von E-Mails auf dem Server vorgesehen. Obwohl Nachrichten gekennzeichnet und auf dem Server belassen werden können, werden E-Mails in der Regel gedownloadet und anschließend auf dem Server gelöscht. POP3 selbst sendet keine E-Mails. Diese Funktion wird vom Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) übernommen.
  • Mit dem Internet Mail Access Protocol (IMAP) kann ein Client auf Nachrichten in privaten und öffentlichen Ordnern auf einem Server zugreifen. Outlook-Benutzer können auf E-Mails in ihrem Microsoft Exchange Server-Postfach oder gegebenenfalls auf dem Server des Internetdienstanbieters zugreifen, ohne die kompletten E-Mail-Nachrichten einschließlich aller Anlagen downloaden zu müssen. Outlook kann bestimmte Nachrichten oder Teile einer Nachricht, wie z. B. eine Anlage, abrufen. IMAP sendet keine E-Mails. Diese Funktion wird von SMTP übernommen.
  • Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ist der Internetstandard zum Übertragen und Bereitstellen von elektronischen Nachrichten. SMTP ist de facto zum Standard für das Senden von E-Mails über das Internet geworden.
  • Das Hypertext Transfer Protocol (HTTP) wird seit 1990 im Web verwendet und wird allgemein mit Webseiten in Verbindung gebracht. Einige Internetdienstanbieter und Internet-E-Mail-Dienste, wie z. B. Hotmail, ermöglichen von überall den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto zum Abrufen und Senden von Nachrichten mittels Webbrowser. Die Outlook-Unterstützung für MSN- und Hotmail-HTTP-Konten bietet viele der Vorteile eines IMAP-E-Mail-Kontos, einschließlich des Downloadens von Kopfzeilen und der E-Mail-Verwaltung auf dem Server.

AnzeigenEmpfangen von E-Mails von Ihrem persönlichen Internetdienstanbieter-Konto am Arbeitsplatz

Die meisten persönlichen E-Mail-Konten befinden sich bei Internetdienstanbietern, die E-Mail-Server mit den Protokollen POP3, IMAP und SMTP verwenden. (Dienste wie MSN, Hotmail und AOL sind jedoch HTTP-basierte Dienste. Wenn Sie mit einem dieser Internetdienstanbieter arbeiten, erhalten Sie weitere Informationen von dem entsprechenden Anbieter.)

  • Klicken sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten, und folgen Sie dann zum Einrichten Ihres Kontos den Anweisungen auf dem Bildschirm. Sie sollten jetzt wie zu Hause in der Lage sein, eine Verbindung herzustellen und Ihre Nachrichten abzurufen.

Wenn Sie Ihre Nachrichten zu Hause und am Arbeitsplatz abrufen möchten, müssen Sie Outlook so einrichten, dass eine Kopie Ihrer Nachrichten auf dem E-Mail-Server belassen wird, wenn Sie sich am Arbeitsplatz befinden.

  • Klicken Sie auf der POP3-Seite des Assistenten für E-Mail-Konten auf Weitere Einstellungen und anschließend auf die Registerkarte Erweitert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen.  

AnzeigenSenden von E-Mails Ihres persönlichen Internetdienstanbieter-Kontos vom Arbeitsplatz

Das Senden von E-Mails über Ihren persönlichen Internetdienstanbieter ist ein etwas komplizierterer Vorgang, weil die Sicherheitsmaßnahmen der E-Mail-Server so entwickelt wurden, dass jeder unerlaubte Zugriff verhindert wird.

Abhängig von Ihrer Situation stehen drei Methoden zur Verfügung, wie Sie Ihre E-Mails von Ihrem Arbeitsplatz aus über Ihren persönlichen Internetdienstanbieter senden können.

AnzeigenSenden aller E-Mails über den SMTP-Server Ihrer Arbeitsstelle

Richten Sie Ihr persönliches Internetdienstanbieter-Konto zum Abrufen von E-Mails ein, indem Sie wie gewohnt eine Verbindung zum Server für eingehende E-Mails (POP3 oder IMAP) herstellen, aber für den Server für ausgehende E-Mails (SMTP) die SMTP-Serverdaten Ihrer Arbeitsstelle einfügen. Beachten Sie, dass Sie das Antwortfeld so ändern können, dass die Nachricht im E-Mail-Programm des Empfängers so angezeigt wird, als würde sie von Ihrem Konto zu Hause stammen. Das Antwortfeld gibt die E-Mail-Adresse an, an die die Antwort gesendet wird, wenn der Empfänger auf Antworten klickt. Durch Klicken auf Weitere Einstellungen können Sie das Antwortfeld ändern, wenn Sie ein E-Mail-Konto in Outlook erstellen oder anzeigen.

Wenn der Empfänger die Quelle oder die E-Mail-Kopfdaten anzeigt, ist er in der Lage, den tatsächlichen Versendeort der Nachricht zu ermitteln. Aus Sicherheitsgründen unterbinden einige Unternehmen und Internetdienstanbieter, dass ihre SMTP-Server Nachrichten mit Antwortdomänennamen senden, die nicht mit dem E-Mail-Server übereinstimmen. In diesem Fall können Sie das Antwortfeld nicht ändern und den SMTP-Server nicht verwenden.

AnzeigenHerstellen einer Verbindung zum SMTP-Server Ihres persönlichen Internetdienstanbieters über eine DFÜ-Verbindung

Richten Sie Ihr persönliches Internetdienstanbieter-Konto so ein, dass Sie E-Mails normal empfangen (POP3 und IMAP) und senden (SMTP) können. Stellen Sie immer dann eine DFÜ-Verbindung zu Ihrem Internetdienstanbieter her, wenn Sie Nachrichten über diesen Internetdienstanbieter senden möchten.

Diese Option steht am Arbeitsplatz auf Grund der verwendeten Telefonanlagen oder eines fehlenden Modems in der Regel nicht zur Verfügung.

AnzeigenHerstellen einer Verbindung zum SMTP-Server Ihres persönlichen Internetdienstanbieters über das Netzwerk

Richten Sie Ihr persönliches Internetdienstanbieter-Konto so ein, dass Sie E-Mails normal empfangen (POP3 und IMAP) und senden (SMTP) können. Stellen Sie jedes Mal eine Verbindung mit dem E-Mail-Server des Internetdienstanbieters über das Netzwerk an Ihrem Arbeitsplatz her, wenn Sie Nachrichten über diesen Internetdienstanbieter senden möchten.

Für diese Option ist es erforderlich, dass Ihr persönlicher Internetdienstanbieter einen bestimmten Grad an E-Mail-Weiterleitung ermöglicht.

AnzeigenWas bedeutet E-Mail-Weiterleitung?

Unter E-Mail-Weiterleitung versteht man das Verwenden eines SMTP-Servers, der sich nicht in Ihrem eigenen Netzwerk befindet, zum Übertragen Ihrer Nachricht an einen E-Mail-Server in einem weiteren Netzwerk, das nicht mit dem Netzwerk des von Ihnen verwendeten E-Mail-Servers übereinstimmt. Die meisten Internetdienstanbieter unterbinden die E-Mail-Weiterleitung, da sie meistens von den Absendern unaufgeforderter, kommerzieller Massen-E-Mails dazu verwendet wird, den E-Mail-Server eines anderen Unternehmens zum Senden solcher unaufgeforderten E-Mails zu missbrauchen. Die Vorteile dieser Vorgehensweise für einen Junk-E-Mail-Absender sind: Servicevereinbarungen mit dem eigenen Internetdienstanbieter werden nicht verletzt, und die Ressourcen eines anderen Unternehmens werden mit dem Senden von E-Mails belastet.

Ihr Internetdienstanbieter kann Sie darüber informieren, welche Optionen Ihnen in diesem Zusammenhang zur Verfügung stehen. Unter anderem haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Fordern Sie vor dem Senden (SMTP) von E-Mails zuerst die POP3-Authentifizierung an. Wenn Sie über einen POP3-Server beim Internetdienstanbieter auf Ihre E-Mails zugreifen, wird der von Ihnen verwendeten IP-Adresse die Berechtigung erteilt, auch E-Mails über den SMTP-E-Mail-Server zu senden. Dieses Feature können Sie beim Erstellen oder Anzeigen eines E-Mail-Kontos in Outlook aktivieren, indem Sie auf Weitere Einstellungen und dann auf die Registerkarte Postausgangsserver klicken. Stellen Sie sicher, dass die Option Vor dem Senden bei Posteingangsserver anmelden aktiviert ist.
  • Fordern Sie ein Kennwort für den Zugriff auf einen SMTP-Server an. Dieses Feature können Sie beim Erstellen oder Anzeigen eines E-Mail-Kontos in Outlook aktivieren, indem Sie auf Weitere Einstellungen und dann auf die Registerkarte Postausgangsserver klicken. Stellen Sie sicher, dass die Option Der Posteingangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung aktiviert ist und dass Sie den Benutzernamen und das Kennwort eingegeben haben.
  • Ermöglichen Sie die E-Mail-Weiterleitung von bestimmten Internetdienstanbieter-Adressen oder -Domänen. So wäre z. B. denkbar, dass Ihr persönlicher Internetdienstanbieter seinen E-Mail-Server so konfiguriert, dass E-Mails, die von der IP-Adresse Ihres Arbeitsplatzes kommen, akzeptiert werden. Ihr Internetdienstanbieter kann Sie darüber informieren, ob diese Option verfügbar ist.

AnzeigenTrennen Sie die Posteingänge verschiedener Konten mit Hilfe von Ordnern und Regeln

Standardmäßig werden in Outlook alle neuen E-Mails im Ordner Posteingang abgelegt. Sie können eine Spalte zu einer Ansicht (Konto) hinzufügen, aus der hervorgeht, von welchem Konto die E-Mail-Nachricht abgerufen wurde. Mit Hilfe von Ordnern und Filtern können Sie Ihre E-Mails jedoch für jedes Konto getrennt verwalten.

Erstellen Sie in der Ordnerliste unter Posteingang einen neuen Ordner, dessen Name mit einem Unterstrich beginnt, wie z. B. _Posteingang-persönliche Mail. Durch den Unterstrich wird der neue Posteingang direkt unter dem Haupt-Posteingang angelegt. Sie können für jedes Konto einen solchen benutzerdefinierten Posteingang erstellen.

Jetzt müssen Sie Filterregeln erstellen, damit die Nachrichten automatisch an den richtigen Ordner gesendet werden, wenn Outlook neue E-Mails abruft.

  1. Klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Organisieren.

  2. Schaltflächensymbol

  3. Klicken Sie auf Regel-Assistent und dann auf Neu.
  4. Klicken Sie auf Regel ohne Vorlage erstellen, dann auf Nachrichten bei Ankunft prüfen und anschließend auf Weiter.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen über Konto Kontoname, und klicken Sie im Feld darunter auf das unterstrichene Wort Kontoname.
  6. Klicken Sie auf den Namen des sekundären E-Mail-Kontos, dann auf OK und anschließend auf Weiter.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen diese in den Ordner Zielordner verschieben, und klicken Sie im Feld darunter auf das unterstrichene Wort Zielordner.
  8. Klicken Sie in der Liste auf den sekundären Ordner Posteingang, dann auf OK und anschließend zweimal auf Weiter.
  9. Geben Sie im Feld Geben Sie bitte einen Namen für diese Regel an eine beliebige Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

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