Es wäre doch schön, während des Urlaubs verschiedene Antwortnachrichten automatisch zu senden. Sie könnten z. B. eine Antwort an Geschäftspartner und eine andere an Freunde schicken. Das geht mit dem Regel-Assistenten und Microsoft Outlook®-Vorlagen. So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Antwort für eine Gruppe von Personen.

Anmerkung  Die Antworten werden nur gesendet, wenn Outlook ausgeführt wird. Wenn Sie Microsoft Exchange Server verwenden, können Sie eine Variation der Regel erstellen . Der Server sendet dann die Antworten automatisch, unabhängig davon, ob Outlook ausgeführt wird.

Erstellen Sie zuerst eine Vorlage für die automatische Antwort.

Um eine Nachricht als Vorlage zu speichern, müssen Sie Microsoft Word als standardmäßigen E-Mail-Editor zeitweilig deaktivieren.

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht in Outlook.
2. Geben Sie im Nachrichtentext die Informationen ein, die in der benutzerdefinierten Antwort erscheinen sollen.
3. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
4. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Antwortvorlage ein.
5. Klicken Sie im Feld Dateityp auf Outlook-Vorlage und dann auf Speichern.
6. Klicken Sie im Menü Datei auf Schließen, und wenn eine Aufforderung zum Speichern erscheint, klicken Sie auf Nein.

Erstellen Sie dann eine Regel zum automatischen Senden einer Antwort.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regel-Assistent.
2. Klicken Sie in der Liste Änderungen in diesem Ordner anwenden auf den Posteingang, für den die Regel erstellt werden soll.
3. Klicken Sie auf Neu.
4. Klicken Sie auf Mit leerer Regel beginnen.
5. Klicken Sie auf Nachrichten bei Ankunft prüfen und dann auf Weiter.
6. Aktivieren Sie in der Liste Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen? das Kontrollkästchen die von einer Person/Verteilerliste kommt.
7. Klicken Sie in der Liste Regelbeschreibung auf die unterstrichene Wortgruppe einer Person/Verteilerliste.
8. Geben Sie im Feld Namen eingeben oder auswählen die Namen aller Personen ein, die die benutzerdefinierte Antwort erhalten sollen, und klicken Sie nach jedem eingegebenen Namen auf Von.
9. Klicken Sie auf OK und dann auf Weiter.
10. Aktivieren Sie in der Liste Was soll mit dieser Nachricht passieren? das Kontrollkästchen diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.
11. Klicken Sie in der Liste Regelbeschreibung auf die unterstrichene Wortgruppe einer bestimmten Vorlage.
12. Klicken Sie in der Liste Suchen in auf Vorlagen im Dateisystem.
13. Klicken Sie auf die oben erstellte Vorlage, dann auf Öffnen und auf Weiter.
14. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben allen gewünschten Ausnahmen, und klicken Sie auf Weiter.
15. Geben Sie im Feld Geben Sie bitte einen Namen für diese Regel ein einen Namen für die Regel ein.
16. Klicken Sie anschließend auf Speichern, Fertig stellen und danach auf OK.

Anmerkung   Damit diese Regel für alle Konten und Posteingänge gilt, klicken Sie auf Diese Regel für alle Konten erstellen.

Das war alles. Wenn Sie jetzt eine Nachricht von einer der in Schritt 8 angegebenen Personen empfangen, erhält diese automatisch Ihre benutzerdefinierte Antwort.

Wichtig  Wenn Sie eine Regel einrichten, jemandem automatisch zu antworten, sendet der Regel-Assistent für jede von dieser Person empfangene Nachricht eine Antwort.