Je mehr Elemente sich in Ihrem Postfach befinden, desto schwieriger und zeitaufwendiger kann es sein, Informationen zu finden und zu organisieren. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für mehr Übersichtlichkeit:

Leeren Sie den Ordner "Gelöschte Objekte"   Outlook speichert Elemente, die Sie löschen, standardmäßig im Ordner Gelöschte Objekte. Sie können den Inhalt dieses Ordners manuell löschen, damit die Größe des Ordners sowie Ihres Postfaches nicht zu sehr anwächst; Sie können den Inhalt aber auch beim Schließen von Outlook automatisch löschen lassen. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Wörter gelöschte Elemente entfernen eingeben und dann auf Suchen klicken.

Sichern Sie selten verwendete Elemente in einer oder mehreren separaten Archivdateien, und löschen Sie abgelaufene Elemente   Das Feature AutoArchivierung verschiebt alte Elemente aus Ihrem Postfach an einen Archivspeicherort, an dem sie für den späteren Zugriff zur Verfügung stehen, und löscht Elemente, deren Inhalt abgelaufen und nicht mehr gültig ist. Auf diese Weise wird die Größe Ihres Postfaches reduziert, und Sie finden oft benötigte Informationen schneller und leichter. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent das Wort archivieren eingeben und dann auf Suchen klicken.

Tipp

Löschen oder verarbeiten Sie eingehende E-Mails automatisch mit Hilfe von Regeln und der E-Mail-Filter für Junk-E-Mails und nicht jugendfreien Inhalt   Regeln sind Konfigurationen bestimmter Bedingungen und ausgelöster Aktionen, mit denen Nachrichten automatisch verwaltet und verarbeitet werden können. Wenn Sie z. B. zu einer Verteilerliste gehören, deren Mitglieder einen wöchentlichen Statusbericht erhalten, können Sie diese Nachrichten mit Hilfe einer Regel automatisch löschen oder weiterleiten, wenn Sie der Bericht nicht interessiert. Mit dem Regel-Assistenten können Sie Regeln erstellen, die Microsoft Outlook automatisch anwendet, wenn Nachrichten in Ihrem Posteingangeingehen, oder wenn andere Bedingungen erfüllt werden. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Wörter Regeln erstellen eingeben und dann auf Suchen klicken.

Die Filter für Junk-E-Mails und E-Mails mit nicht jugendfreiem Inhalt verschieben solche Nachrichten automatisch aus Ihrem Posteingang in den Ordner Junk-E-Mail, Gelöschte Objekte oder einen anderen von Ihnen angegebenen Ordner. Sie können auch eine Regel erstellen, die diese Art von E-Mails automatisch löscht. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Wörter Junk-E-Mail eingeben und dann auf Suchen klicken.

Sie sollten Ihr Postfach so organisieren, dass zusammengehörige Informationen auch zusammen aufbewahrt werden, so dass Sie das Gesuchte einfach finden und bei Bedarf auch gleich ergänzende Informationen einsehen können. Es gibt allerdings verschiedene Möglichkeiten zum Organisieren zusammengehöriger Elemente in Ihrem Postfach. Vielleicht möchten Sie ja alle Nachrichten eines Diskussionsfadens über einen bestimmten Lieferanten gruppieren. Oder es sollen alle E-Mails, Besprechungen sowie alle anderen Outlook-Elemente und Dokumente, die sich auf diesen Lieferanten beziehen, zusammen angezeigt werden. Zu einem späteren Zeitpunkt kann es erforderlich sein, alle Informationen zusammenzufassen, die sich nicht nur auf einen bestimmten, sondern auf alle Lieferanten beziehen. Wie können Sie Ihre Informationen aus all diesen verschiedenen Blickwinkeln betrachten? Vorgehensweise:

• Erstellen Sie Ordner zum Organisieren zusammengehöriger Elemente  Verwenden Sie für die verschiedenen Typen von Outlook-Elementen und E-Mail-Konten, mit denen Sie arbeiten, unterschiedliche Ordner. So können Sie z. B. separate E-Mail-Ordner für persönliche E-Mails, E-Mails, die sich auf Lieferanten beziehen und E-Mails zu einem bestimmten Projekt erstellen. Sie brauchen dann nicht mehr unzählige Nachrichten in Ihrem Posteingang durchsuchen, sondern können direkt den Ordner mit den benötigten Elementen öffnen. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Wörter Ordner verwenden eingeben und dann auf Suchen klicken.
• Kategorisieren Sie Ihre Informationen   Eine Kategorie besteht aus einem oder mehreren Schlüsselwörtern, die Sie einem Element zuweisen, um es besser verfolgen zu können. Verwenden Sie dieselbe Kategorie für verschiedene Typen von Elementen, die zusammen gehören, aber in verschiedenen Ordnern gespeichert sind. So können Sie z. B. alle Besprechungen, Kontakte und Nachrichten verfolgen, die sich auf Ihre Lieferanten im Ausland beziehen, indem Sie eine Kategorie mit der Bezeichnung Auslandslieferanten erstellen und ihr diese Elemente zuweisen.

  Kategorien geben Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, Elemente zu verfolgen, ohne sie in separaten Ordnern zu speichern. So können Sie zum Beispiel geschäftliche und persönliche Aufgaben in derselben Aufgabenliste führen und die Kategorien Geschäft und Persönlich verwenden, um die Aufgaben getrennt anzuzeigen. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, geben Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent den Begriff Kategorie ein, und klicken Sie dann auf Suchen.

• Ordnen Sie Elemente einem bestimmten Kontakt zu   Sie können beliebige Outlook-Elemente und Microsoft Office-Dokumente mit einem Kontakt verknüpfen und so Ihre Aktivitäten verfolgen, die sich auf diesen Kontakt beziehen. So können Sie z. B. alle Nachrichten, Besprechungen, Dokumente und andere Elemente verfolgen, die sich auf einen bestimmten Lieferantenkontakt beziehen. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Wörter Kontaktelement verknüpfen eingeben und dann auf Suchen klicken.
• Heben Sie Elemente farbig oder durch Formatierung hervor   Wenn lange Listen von Elementen, wie z. B. Nachrichten, angezeigt werden, ist es schwierig, die benötigten Elemente zu finden. Damit sich bestimmte Elemente, wie z. B. ein bestimmter Lieferant, von anderen abheben, können Sie die entsprechenden Nachrichten in Outlook durch Farbe und Textformatierung automatisch hervorheben. Erstellen Sie dafür eine neue Ansicht der Elementliste, oder passen Sie die aktuelle Ansicht so an, dass die Elemente automatisch formatiert werden. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Wörter Elemente hervorheben eingeben und dann auf Suchen klicken. Sie können auch das Fenster Organisieren verwenden, um bestimmte Nachrichten, wie z. B. die von einer bestimmten Person gesendeten Nachrichten oder Junk-E-Mail, farbig hervorzuheben.

  Im Kalender können Sie einzelne oder wiederkehrende Termine und Besprechungen manuell farbig hervorheben, oder Sie verwenden Regeln, um Elementen, die bestimmte Bedingungen erfüllen (Verwendung eines bestimmten Wortes im Betreff oder Senden einer Besprechungsanfrage durch eine bestimmte Person), automatisch eine Farbe zuzuweisen. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Wörter Farbe im Kalender eingeben und dann auf Suchen klicken.

• Organisieren Sie Elemente automatisch mit Regeln   Sie können Elemente in Abhängigkeit von bestimmten Kriterien (z. B. wer ist der Absender oder wie lautet die Betreffzeile) automatisch in andere Ordner verschieben oder Nachrichten auf Grundlage Ihres Inhalts Kategorien zuweisen. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Wörter Regeln erstellen eingeben und dann auf Suchen klicken.

Nachdem Sie Informationen in Ordnern organisiert oder Elementen Kategorien zugewiesen haben, können Sie die Informationen mit Hilfe von Ansichten in der gewünschten Art und Weise anzeigen. Ansichten stellen unterschiedliche temporäre Sichtweisen Ihrer Informationen dar, so dass Sie z. B. alle Nachrichten nach dem Unterhaltungsthema gruppieren oder alle Aufgaben anzeigen können, die überfällig sind. Es gibt bereits vordefinierte Ansichten. Darüber hinaus können Sie auch Ansichten anpassen, indem Sie mit Filtern zeitweilig alle Elemente ausblenden, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, Sortierungen vornehmen oder Gruppen erstellen. Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie im Office-Assistenten oder auf der Registerkarte Antwort-Assistent die Wörter Elemente im Outlook-Fenster anzeigen eingeben und dann auf Suchen klicken.