Häufig erfordern einzelne Projekte, wie beispielsweise die Vorbereitung einer Präsentation, die Mitarbeit mehrerer Personen. In diesem Fall möchten Sie u. U. die Arbeitsfortschritte der einzelnen Mitarbeiter überwachen, um den termingerechten Abschluss des Projekts zu gewährleisten. Wenn Sie in Microsoft Outlook 2002 das Projekt als einzelne Aufgabe mehreren Personen zuweisen, wird die Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste nicht aktualisiert. Wie lässt sich dieses Problem lösen?

Teilen Sie das Projekt in mehrere Einzelaufgaben auf, und geben Sie jeweils den Namen des Projekts als Teil des Aufgabennamens an. Weisen Sie die einzelnen Aufgaben dann jeweils einer Person zu. Sie könnten ein Präsentationsprojekt z. B. in zwei Aufgaben mit folgenden Titeln aufteilen: Ausarbeiten einer Verkaufspräsentation: Thomas Tanner; Ausarbeiten einer Verkaufspräsentation: Andrea Büchner. Nachdem Sie jede Aufgabe erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe zuordnen, und vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern auf der Registerkarte Aufgabe aktiviert ist. Wenn Sie auch Statusberichte erhalten möchten, aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist.

Während die einzelnen Personen an ihren Aufgaben arbeiten, erhalten Sie Statusberichte, mit denen Sie den Fortschritt ablesen, das Projekt termingerecht abwickeln und Ihren Vorgesetzten zufrieden stellen können.