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Für dieses Verfahren wird Microsoft Exchange Server benötigt.

Möchten Sie E-Mails, die von einem Absender außerhalb Ihres Unternehmens gesendet wurden, gleich erkennen können? Dies ist möglich, wenn der Absender nicht Exchange Server verwendet.

Das Erkennen solcher E-Mail-Nachrichten kann aus mehreren Gründen nützlich sein:

• Wenn Sie E-Mails von Kunden oder externen Geschäftspartnern erhalten, können Sie diese Nachrichten sofort erkennen und bearbeiten.

• Wenn es sich bei den von außerhalb empfangenen E-Mails in der Regel um kommerzielle Massen-E-Mails handelt, können Sie diese automatisch aus dem Posteingang entfernen und so die Anzahl der eingehenden Nachrichten reduzieren.

Sie können eine Regel erstellen, mit der Nachrichten, die von einem Absender außerhalb Ihres Unternehmens gesendet wurden, erkannt werden. Eine solche Regel überprüft, ob in der E-Mail-Adresse des Absenders das Symbol "@" vorhanden ist.

Wenn dies der Fall ist, können Sie in Microsoft Outlook® festlegen, wie die Nachricht automatisch behandelt werden soll. Wenn die Nachricht von einer Person gesendet wurde, der Sie schnell antworten möchten, können Sie festlegen, dass ein benutzerdefinierter Sound abgespielt oder eine bestimmte Meldung angezeigt wird. Sie können auch einstellen, dass die Nachricht mit einer hohen Wichtigkeit versehen oder zur Nachverfolgung gekennzeichnet wird. Handelt es sich um eine kommerzielle E-Mail, können Sie die Nachricht löschen oder in einen angegebenen Ordner verschieben lassen.

So richten Sie die Regel ein: