Wenn Sie einer Person häufig E-Mail-Nachrichten senden, können Sie den Vorgang des Erstellens und Adressierens der Nachricht automatisieren. Mit Microsoft Outlook® können Sie der Symbolleiste eine benutzerdefinierte Schaltfläche hinzufügen, mit der eine Liste der Personen geöffnet wird, denen Sie am häufigsten E-Mail-Nachrichten senden. Mit einem Klick können Sie dann eine neue, an die gewünschte Person adressierte Nachricht erstellen. Und wenn Sie regelmäßig E-Mail-Nachrichten mit der gleichen Betreffzeile wie z. B. einen wöchentlichen Statusbericht versenden, können Sie auch Nachrichten mit automatisch ausgefüllter Betreffzeile erstellen.

Zum Erstellen einer benutzerdefinierten Empfängerliste sind zwei Schritte erforderlich. Als Erstes erstellen Sie die Symbolleisten-Schaltfläche. Dann fügen Sie die E-Mail-Adressen und Betreffzeilen hinzu.

Erstellen einer benutzerdefinierten Symbolleisten-Schaltfläche

1. Klicken Sie dazu im Menü Extras auf Anpassen und dann auf die Registerkarte Befehle.
2. Klicken Sie in der Liste Kategorien auf Neues Menü.
3. Klicken Sie in der Liste Befehle auf Neues Menü, und ziehen Sie den Befehl auf die Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste los, wenn der Mauszeiger I-förmig dargestellt wird.
4. Klicken Sie auf der Symbolleiste mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Neues Menü und im Kontextmenü auf Name. Geben Sie anschließend einen Namen für die neue Schaltfläche ein.

Hinzufügen von E-Mail-Adressen und Betreffzeilen

1. Klicken Sie in der Liste Kategorien aus Schritt 2 auf Datei.
2. Klicken Sie in der Liste Befehle auf E-Mail-Nachricht, und ziehen Sie die Schaltfläche auf die benutzerdefinierte Menüschaltfläche, die Sie zur Symbolleiste hinzugefügt haben. Wenn Sie den Mauszeiger einige Zeit über der benutzerdefinierten Schaltfläche verweilen lassen, wird ein graues Feld angezeigt. Ziehen Sie den Befehl E-Mail-Nachricht in das graue Feld, und lassen Sie die Maustaste los. Wenn Sie einen weiteren Befehl hinzufügen, wird kein graues Feld mehr angezeigt. Legen Sie den Befehl über dem zuvor hinzugefügten Befehl ab.
   
   Wenn Sie ein anderes Symbol verwenden möchten, wählen Sie den Befehl mit dem gewünschten Symbol aus der Liste Befehle. Wenn Sie z. B. eine Verteilerliste hinzufügen, können Sie den Befehl Verteilerliste wählen, um das Symbol für die Verteilerliste zu verwenden.
   
3. Klicken Sie auf der Symbolleiste mit der rechten Maustaste auf E-Mail-Nachricht und im Kontextmenü auf Name, und geben Sie den Namen der Person, der Verteilerliste oder des Alias ein, der bzw. dem Sie den Befehl zuweisen möchten.
4. Zeigen Sie im Kontextmenü auf Hyperlink zuweisen, und klicken Sie auf Öffnen.
5. Klicken Sie unter Link zu: auf E-Mail-Adresse.
6. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse der Person, Verteilerliste oder des Alias ein, der bzw. dem Sie den Befehl zuweisen möchten. Wenn diese automatisch adressierte Nachricht auch eine Standardbetreffzeile erhalten soll, beispielsweise Statusbericht, geben Sie den Text in das Feld Betreff ein.

Wiederholen Sie diese Schritte für jede Person, Gruppe oder Standardbetreffzeile, die Sie der Schaltfläche hinzufügen möchten.