Leidet die Übersichtlichkeit Ihres Postfachs unter der Vielzahl von E-Mail-Nachrichten? Statt die immer größer werdende Zahl der Nachrichten immer neu zu organisieren, können Sie Ihre Nachrichten mit Hilfe des Regel-Assistenten automatisch verarbeiten und organisieren. Nachdem Sie mit dem Regel-Assistenten eine Regel erstellt haben, wendet Outlook diese Regel an, sobald eine Nachricht in Ihrem Postfach eingeht, oder wenn Sie eine Nachricht senden.

Was ist eine Regel?

In Microsoft Outlook wird unter einer Regel eine Gruppe von Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen verstanden, die durch ein Ereignis ausgelöst werden und E-Mail-Nachrichten automatisch verarbeiten und organisieren.

Sie können sich die Beziehungen zwischen Ereignis, Bedingung, Aktion und Ausnahme wie folgt vorstellen:

• Ein Ereignis löst die Regel aus. So können Sie z. B. Nachrichten bei Ankunft prüfen als Ereignis wählen.
• Eine Bedingung gibt die Nachrichten an, auf die die Regel angewendet wird. So können Sie z. B. die nur an mich gesendet wurde oder die meinen Namen im Feld "Cc" enthält als Bedingung auswählen. Sie können eine oder mehrere Bedingungen auswählen. Keine Bedingung auszuwählen, ist dasselbe wie alle Bedingungen auszuwählen.
• Eine Aktion gibt an, was mit den Nachrichten geschehen soll, die die Bedingungen erfüllen. Sie können eine, mehrere oder keine Aktionen auswählen. So können Sie z. B. diese löschen auswählen, wenn Sie keine Nachrichten lesen möchten, bei denen das Wort "Witze" in der Betreffzeile vorkommt.
• Eine Ausnahme legt fest, auf welche Nachrichten die Regel nicht angewendet wird. Sie können eine, mehrere oder keine Ausnahmen auswählen. Eine Regel wird nicht auf eine Nachricht angewendet, wenn mindestens eine der angegebenen Ausnahmen zutrifft. So können Sie z. B. alle Nachrichten löschen, bei denen das Wort "Witze" in der Betreffzeile vorkommt, mit Ausnahme der Nachrichten von Ihrem Cousin (dessen Witze sind wirklich gut).

Verwendungszwecke von Regeln

Es können automatisch die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

• Verschieben von Nachrichten in einen bestimmten Ordner in Abhängigkeit vom Absender.
• Verschieben bestimmter Nachrichten (z. B. Abwesenheitsbenachrichtigungen) in einen anderen Ordner.
• Löschen von Nachrichten in einer Unterhaltung.
• Kennzeichnen von Nachrichten einer bestimmten Person.
• Einrichten einer Benachrichtigung (z. B. einer Nachricht oder eines Sounds), wenn wichtige Nachrichten ankommen.
• Weiterleiten einer Nachricht an eine Person oder Verteilerliste.
• Einrichten einer automatischen Beantwortung von bestimmten Nachrichtentypen durch den Server mit einer von Ihnen erstellten Nachricht.
• Zuweisen von Kategorien zu gesendeten Nachrichten in Abhängigkeit vom Inhalt der Nachrichten.
• Um eine bestimmte Zeitspanne verzögertes Senden von Nachrichten.
• Starten eines Programms.

Organisieren der Ausführung von Regeln

Festlegen der Reihenfolge, in der Regeln ausgeführt werden

• Beachten Sie bei der Festlegung der Reihenfolge Folgendes: Regeln auf dem Server (z. B. Microsoft Exchange Server) werden immer zuerst ausgeführt, gefolgt von den Regeln in dem auf Ihrem Computer installierten Outlook-Programm.
• Innerhalb dieser beiden Kategorien können Sie die Reihenfolge, in der Regeln ausgeführt werden, frei festlegen, indem Sie die Regeln in der Liste Regeln in dieser Reihenfolge anwenden des Regel-Assistenten nach oben oder unten verschieben. Wählen Sie einfach eine Regel aus, und klicken Sie auf Nach oben oder Nach unten.
• Wenn Regeln nur auf Nachrichten auf Ihrem Computer angewendet werden sollen, müssen Sie nur auf diesem Computer als Bedingung festlegen.
• Um zu vermeiden, dass mehrere Regeln auf dieselbe Nachricht angewendet werden (damit z. B. keine nachgeordnete Regel die Ergebnisse einer zuvor ausgeführten Regel wieder ändert), müssen Sie keine weiteren Regeln anwenden als Aktion auswählen.

Vermeiden von Fehlern bei der Erstellung von Regeln

• Erstellen Sie Regeln auf Grundlage einer Nachricht, um Tippfehler zu vermeiden. Öffnen Sie eine Nachricht, und klicken Sie im Menü Aktionen auf Regel erstellen. Viele Bedingungen und Ausnahmen werden automatisch für Sie eingetragen.
• Um neu erstellte Regeln zu testen, klicken Sie auf Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner "Posteingang" befinden.
• Sichern Sie Ihre Regeln durch Exportieren in eine RWZ-Datei. Klicken Sie im Dialogfeld Regel-Assistent (Menü Extras, Befehl Regel-Assistent) auf Optionen und dann auf Regeln exportieren. Sie können diese Datei sogar auf einem anderen Computer oder einem Laptop importieren, um die Regeln nicht erneut erstellen zu müssen und das Risiko von Fehlern zu reduzieren.

Beschleunigen der Regelverarbeitung

• Vermeiden Sie Bedingungen und Ausnahmen, die im Nachrichtentext nach Wörtern suchen. Wenn Ihre E-Mail-Nachrichten etwas länger sind, kann dieser Vorgang lange dauern.
• Wählen Sie als Bedingung mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse oder mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse anstelle von an Personen oder Verteilerliste gesendet oder von Personen oder Verteilerliste aus. Die Suche nach einem bestimmten Namen oder Wort in den Feldern An und Von verläuft schneller als die Suche in Verteilerlisten.