Beim Projektmanagement müssen Sie darauf achten, dass Aufgaben pünktlich und in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden. Angenommen, Sie bauen eine Garage. Das Betonfundament muss fertig gestellt sein, bevor der Holzrahmen gebaut wird.

Microsoft Project ist ein leistungsstarkes, flexibles Tool für das Projektmanagement, das Sie verwenden können, um einfache oder komplexe Projekte zu steuern. Es hilft Ihnen bei der Planung und Nachverfolgung aller Aktivitäten, sodass Sie immer auf dem Laufenden sind.

Microsoft Project erstellt anhand der von Ihnen eingegebenen Informationen über das Projekt einen Zeitplan. Dieser beinhaltet die einzelnen Arbeitsschritte, die während des Projekts erledigt werden müssen, so genannte Aufgaben, sowie, wenn erforderlich, die Ressourcen (Personen, Ausrüstung und Material), die für die Ausführung der Aufgaben erforderlich sind. Wenn sich Informationen über das Projekt nach der Erstellung des Zeitplans ändern, können Sie die Aufgaben und/oder Ressourcen aktualisieren und die Änderungen werden von Microsoft Project im Zeitplan angepasst.

Wenn Sie für Aufgaben Dauer und Abhängigkeiten eingeben, berechnet Microsoft Project das Start- und Enddatum für jede Aufgabe. Sie können Ressourcen in das Projekt eingeben und den Aufgaben zuordnen, um darzustellen, welche Ressource für die Erledigung der Aufgaben verantwortlich ist und um die erforderliche Ausrüstung sowie die erforderlichen Materialien zu berechnen.

Wenn Sie Ressourcen eingeben, werden die Zeitpläne für Aufgaben von Microsoft Project in Abhängigkeit von der Arbeit der Ressourcen, den Einheiten und den in die Kalender eingetragenen Arbeitszeiten aktualisiert. Andere Elemente, z. B. Einschränkungen, Vorlaufzeiten sowie Rücklaufzeiten, können sich auf den Zeitplan auswirken. Es ist also wichtig, diese Auswirkungen zu kennen, da Ihnen dies hilft, den Zeitplan entsprechend zu verwalten und anzupassen.

Nach der Erstellung des Zeitplans können Sie beliebige Aufgaben und Ressourcen einfügen und den Zeitplan von Microsoft Project anpassen lassen. Von diesem Zeitpunkt an sind Sie auch in der Lage, den Status des Projekts nachzuverfolgen. Für den Großteil können Sie den Status nachverfolgen, indem Sie Informationen über den Aufgabenstatus mit Teammitgliedern austauschen und die aktuellsten Statusinformationen in den Projektplan einfügen.

Um Informationen über den Aufgabenstatus auszutauschen, können Sie Microsoft Project Central verwenden. Hierbei handelt es sich um ein webbasiertes Begleitprogramm für Microsoft Project, mit dessen Hilfe Sie mit Ihren Teammitgliedern Informationen über das Projekt austauschen können.

Importieren von Aufgaben aus anderen Office-Programmen

Wenn Sie Aufgaben in anderen Microsoft Office XP-Programmen nachverfolgen, z. B. in Outlook oder Microsoft Excel, kann es vorkommen, dass die Aufgabenliste nun möglicherweise ein kleines Projekt darstellt und Sie die Zeitplanfeatures von Microsoft Project nutzen möchten. Mithilfe von Microsoft Project können Sie die Aufgabeninformationen aus dem Programm importieren und mit den entsprechenden Feldern in Microsoft Project verknüpfen.