Durch das Veröffentlichen Ihres Zeitplanes machen Sie ihn für alle Benutzer verfügbar, die sonst keinen Zugriff auf Ihren Kalender haben. Fordern Sie auch andere Benutzer zum Veröffentlichen ihrer Zeitpläne auf, denn diese Vorgehensweise erleichtert das Koordinieren und Planen von Besprechungen ungemein.

Zeitpläne in Microsoft Outlook® können auf unterschiedliche Weise veröffentlicht werden. Sie können beispielsweise nur Ihre freien und gebuchten Zeiten veröffentlichen, die dann anderen Benutzern im Fall einer Besprechungsanfrage oder eines Kalenders für eine Gruppe, der sie angehören, angezeigt wird. Sie können aber auch einmal im Monat einen Snapshot Ihres Kalenders für andere Benutzer veröffentlichen.

Veröffentlichen Sie Ihre freien und gebuchten Zeiten

Sie können Ihre freien und gebuchten Zeiten in einem freigegebenen Ordner von Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Service oder eines anderen Internet- oder Intranetstandortes veröffentlichen. Wenn Sie den Zugriff auf die Informationen reglementieren möchten, veröffentlichen Sie mithilfe des Frei/Gebucht-Service. Nur andere Mitglieder dieses Dienstes, die Sie explizit für das Anzeigen Ihrer freien und gebuchten Zeiten autorisieren, können auf die veröffentlichten Informationen zugreifen. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Benutzer Outlook 2002 verwenden. Wenn diese Benutzer eine Besprechung mit Ihnen planen möchten, werden Ihre gebuchten Zeiten nach der Veröffentlichung automatisch als schattierte Leiste auf der Registerkarte Terminplanung in der Besprechungsanfrage angezeigt. Dadurch wissen diese Benutzer, zu welchen Zeiten Sie bereit gebucht sind. Outlook aktualisiert die im Frei/Gebucht-Service veröffentlichten Informationen regelmäßig, so dass sie Ihren aktuellen Zeitplan wiedergeben.

Alternativ können Sie Ihre Informationen zu freien und gebuchten Zeiten auch im Intranet oder an einem anderen Standort im Internet als dem Frei/Gebucht-Service veröffentlichen. Dazu sind keine Autorisierung oder Mitgliedschaft erforderlich. Andere Benutzer greifen auf die Informationen zu, indem Sie zu der jeweiligen Adresse gehen. Wenn Sie den Speicherort in den Frei/Gebucht-Einstellungen in Outlook angegeben haben, werden die Informationen anderen Benutzern im Fall einer Besprechungsanfrage oder eines Kalenders für eine Gruppe, der sie angehören, angezeigt.

Unabhängig von der Methode, die Sie zum Veröffentlichen Ihres Zeitplanes verwenden, werden keine Details zu Ihren anderen Besprechungen und Terminen angezeigt.

Speichern Sie einen Outlook-Kalender als Webseite

Statt Ihre freien und gebuchten Zeiten zu veröffentlichen, können Sie einmal im Monat einen Snapshot Ihres Kalenders mit den gebuchten Zeiten auf einer Webseite veröffentlichen. Bei Bedarf können Sie dort auch Details zu Ihren Besprechungen und Terminen veröffentlichen. Andere Benutzer können diese Informationen dann zum Planen von Besprechungen nutzen, an denen Sie teilnehmen sollen. Diese Benutzer können jedoch keine Informationen auf dieser Seite eingeben. Zudem wird die Webseite nicht automatisch aktualisiert, wenn Sie Termine in Ihrem Kalender hinzufügen, entfernen oder ändern. Daher müssen Sie den Kalender jedes Mal speichern, wenn Sie die Webversion aktualisieren möchten.