Wechseln zwischen Offline- und Onlinebetrieb

Bei Microsoft Office Outlook 2007 haben Sie die Möglichkeit, mit dem E-Mail-Server entweder online oder offline zu arbeiten. Dies erfolgt entweder automatisch oder nur bei manueller Festlegung.

Inhalt dieses Artikels


Informationen zur Arbeit im Offlinemodus

Bei der Arbeit mit Outlook und dem E-Mail-Server im Onlinemodus empfangen Sie neue Nachrichten sofort beim Eintreffen der Nachrichten, und zu sendende Nachrichten werden sofort gesendet. In manchen Situationen ist das Arbeiten im Onlinemodus jedoch nicht von Vorteil. Dies trifft beispielsweise zu, wenn aufgrund des Standorts keine Netzwerkverbindung verfügbar ist. In einem anderen Fall möchten Sie möglicherweise nicht im Onlinemodus arbeiten (selbst wenn eine Verbindung verfügbar ist), um anfallende Gebühren für die Verbindung zu vermeiden.

Wenn Ihr Konto sich mit Microsoft Exchange verbindet, werden die Nachrichten im Postfach des Servers gespeichert. Bei hergestellter Verbindung zum Server und beim Arbeiten im Onlinemodus stehen Ihnen alle Funktionen von Outlook zur Verfügung. Dazu zählt das Öffnen/Löschen von Elementen und das Verschieben von Elementen zwischen Ordnern. Wenn Sie allerdings offline arbeiten, geht der Zugriff auf alle Elemente auf dem Server verloren. In diesem Fall sind Offlineordner nützlich. Sie werden in einer Offlineordnerdatei (OST-Datei) auf dem Computer gespeichert.

Die OST-Datei ist ein Replikat bzw. eine Kopie des Exchange-Postfachs. Beim Arbeiten im Onlinemodus wird die OST-Datei automatisch mit dem Server synchronisiert. Somit sind beide Versionen gleich, und Änderungen an der einen Version werden auch an der anderen vorgenommen. Sie können Outlook zum automatischen Starten im Offlinemodus konfigurieren, wenn keine Verbindung zu Exchange hergestellt werden kann. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, zwischen dem Offline- und Onlineverbindungsstatus manuell zu wechseln, und können angeben, welche Exchange-Ordner lokal auf dem Computer stets aktualisiert werden sollen.

Wenn Sie ein Exchange-Konto verwenden, empfiehlt sich das Arbeiten im Exchange-Cache-Modus. Bei Verwendung des Exchange-Cache-Modus werden die meisten Gründe für den Offlinebetrieb beseitigt. Eine unterbrochene Netzwerkverbindung beeinträchtigt Ihre Arbeit im Grunde nicht, da Sie weiterhin mit Ihren Elementen arbeiten können.

Im Exchange-Cache-Modus wird eine Offlineordnerdatei (OST) erstellt und standardmäßig verwendet. Anschließend wird eine synchronisierte Kopie der Elemente aller Ordner des Postfachs heruntergeladen und verwaltet. Sie arbeiten also mit den Informationen auf dem Computer, während Outlook die Synchronisierung mit dem Server vornimmt.

Ihre Arbeit wird weder davon beeinflusst, ob Sie von unterwegs, von Zuhause, vom Büro oder von einem Flugzeug aus arbeiten, noch von Netzwerkänderungen bzw. der Verfügbarkeit des Netzwerks. Wenn die Verbindung mit Exchange unterbrochen wird, können Sie trotzdem mit den Daten weiterarbeiten. Bei Wiederherstellung der Verbindung werden Änderungen automatisch von Outlook synchronisiert, sodass die Ordner und Elemente auf dem Server wieder mit den auf dem Computer befindlichen identisch sind. Das Verwalten der Serververbindung und das Aktualisieren der Daten werden von Outlook vorgenommen. Sie müssen weder in den Offlinebetrieb wechseln noch versuchen, die Verbindung zum Server  wiederherzustellen, da diese Vorgänge automatisiert sind.

Im Exchange-Cache-Modus müssen Sie auch keine Übermittlungsgruppen einrichten, da in diesem Modus die Ordner ausgewählt werden, die offline verfügbar sein sollen, und diese regelmäßig synchronisiert werden.

Der einzige mögliche Grund für Sie, offline zu arbeiten, ist u. U. eine bessere Kontrolle darüber, welche Elemente auf die lokale Kopie Ihres Exchange-Postfachs heruntergeladen werden. Dies könnte relevant sein, wenn Sie ein Verbindungsgerät bzw. einen Verbindungsdienst verwenden, bei dem Gebühren nach übertragener Datenmenge berechnet werden. Der Exchange-Cache-Modus hält alle Elemente auf dem neuesten Stand. Im Offlinebetrieb können Sie Übermittlungsgruppen verwenden, um den Typ und Umfang der synchronisierten Informationen zu definieren.

Was geschieht, wenn Sie kein Exchange-Konto verwenden? Viele Benutzer verwenden ein POP3- oder IMAP-Konto des jeweiligen Internetdienstanbieters (ISP) oder ein HTTP-Konto wie Microsoft Windows Live Mail. Wenn Sie online sind, ist folglich eine Verbindung zum E-Mail-Server verfügbar, und Outlook sendet und empfängt Nachrichten für Exchange-, IMAP- und HTTP-E-Mail-Konten sofort. Für POP3-E-Mail-Konten werden die Nachrichten nur dann sofort gesendet, wenn auf der Registerkarte E-Mail-Setup (Menü Extras, Befehl Optionen) das Kontrollkästchen Bei bestehender Verbindung sofort senden aktiviert ist. Im Offlinebetrieb verwenden alle Konten die geplanten Übermittlungszeiten des Dialogfelds Übermittlungsgruppen. Auch sind bei IMAP-E-Mail-Konten Ordner im Offlinemodus nicht verfügbar.

Beim Arbeiten im Offlinemodus stellt Outlook eine Verbindung zum E-Mail-Server nur dann her, wenn Sie dies auswählen. Außerdem versucht Outlook im Offlinemodus nicht, eine Verbindung zum E-Mail-Server herzustellen, um neue Nachrichten abzurufen, für den Download markierte Kopfzeilen herunterzuladen oder Nachrichten zu senden.

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Wenn Sie über ein Microsoft Exchange-Konto verfügen

Sie müssen Outlook neu starten, um zwischen Online- und Offlinebetrieb zu wechseln. Verwenden Sie den Exchange-Cache-Modus, der mehr Flexibilität beim Wechseln zwischen dem Online- und Offlineverbindungsstatus bietet.

Verwenden Sie zum schnellen Arbeiten im Offlinebetrieb die Outlook-Standardeinstellungen. Befolgen Sie zum Anpassen der Einstellungen (einschließlich der Angabe des Speicherorts für die Offlineordnerdatei (OST)) die Anweisungen zum benutzerdefinierten Einrichten.

Schnelles Einrichten

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Offline arbeiten.

Befehl Offline arbeiten im Menü Datei

  1. Klicken Sie zum Einrichten einer Offlineordnerdatei (OST) auf OK.

Das Kontrollkästchen Bei jedem Start Offline- oder Onlinemodus wählen ist standardmäßig aktiviert. Wenn Outlook bei verfügbarer Verbindung stets online verwendet werden soll, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

Nach Erstellen der OST-Datei – beim Schließen und Neustarten von Outlook – muss das Exchange-Postfach mit der OST-Datei synchronisiert werden. Am schnellsten erfolgt dies mit folgendem Verfahren: Zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen, und klicken Sie auf Alle senden/empfangen.

Benutzerdefiniertes Einrichten

Gehen Sie wie folgt vor, um die Einstellungen der Offlineordnerdatei (OST) wie den Speicherort der Datei auf dem Computer anzupassen:

  1. Falls nicht bereits geschehen, erstellen Sie eine Offlineordnerdatei (OST).

AnzeigenErstellen einer Offlineordnerdatei (OST)

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail das Exchange-Konto aus, und Sie dann auf Ändern.
  3. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und anschließend auf Einstellungen für Offlineordner.
  5. Geben Sie im Feld Datei den Pfad der Datei ein, die Sie als OST-Datei verwenden möchten.

Der Standarddateiname lautet Outlook.ost. Ist diese Datei bereits vorhanden, werden Sie aufgefordert, einen neuen Namen einzugeben.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail das Exchange-Konto aus, klicken Sie auf Ändern.
  3. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Starten von Outlook im Offlinemodus     Klicken Sie auf Verbindung manuell prüfen und anschließend auf Offline arbeiten (Einwählverbindung).
  • Auswählen bei jedem Start von Outlook, ob offline oder online gearbeitet wird     Klicken Sie auf Verbindung manuell prüfen, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verbindungstyp bei jedem Start auswählen.
  • Herstellen einer ständigen Verbindung zum Netzwerk     Klicken Sie auf Verbindung manuell prüfen und anschließend auf Netzwerkverbindung herstellen.
  • Automatische Erkennung durch Outlook, ob eine Verbindung zum Server verfügbar ist     Klicken Sie auf Verbindung automatisch prüfen. Kann Outlook keine Verbindung zum E-Mail-Server herstellen, wird Outlook automatisch im Offlinemodus gestartet.

 Hinweis    Geben Sie im Feld Sek. bis zum Serververbindungstimeout eine entsprechende Zahl ein, um die Zeitdauer zum Warten auf eine Antwort vom Server festzulegen, bevor Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu wiederholen oder offline zu arbeiten.

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Wenn Sie das Exchange-Konto im Exchange-Cache-Modus verwenden

  • Klicken Sie im Menü Datei auf Offline arbeiten.

Befehl Offline arbeiten im Menü Datei

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Wenn Sie ein POP3-, IMAP- oder HTTP-Konto verwenden

  • Klicken Sie im Menü Datei auf Offline arbeiten.

Befehl Offline arbeiten im Menü Datei

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Zutreffend für:
Outlook 2007