Was bedeuten die Einstellungen für AutoArchivierung?

Die AutoArchivierung hilft bei der Verwaltung des Speicherplatzes in Ihrem Postfach oder auf dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Server, indem Elemente automatisch an einen Archivierungsspeicherort verschoben werden. Je nach den festgelegten Optionen führt die AutoArchivierung eine oder beide der folgenden Aktionen aus:

  • Verschiebt Elemente von ihrem ursprünglichen Speicherort, wobei es sich normalerweise um einen Ihrer aktiven Ordner handelt, in einen Archivierungsordner

AnzeigenWohin werden meine Elemente verschoben?

Die Archivdatei ist eine Outlook-Datendatei (PST). Bei der ersten Ausführung wird die Archivdatei automatisch erstellt. Wo die Datei erstellt wird, ist von dem auf Ihrem Computer ausgeführten Betriebssystem abhängig.

  • Windows 7     C:\Benutzer\IhrBenutzerName \Eigene Dokumente\Outlook-Dateien\Archive.pst
  • Windows Vista     C:\Benutzer\IhrBenutzerName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
  • Windows XP     C:\Dokumente und Einstellungen\IhrBenutzerName \Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst

AnzeigenDie in diesem Artikel aufgeführten Ordner sind nicht auffindbar

Einige der Ordner sind ggf. ausgeblendet. Gehen Sie zum Anzeigen ausgeblendeter Ordner in Windows wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.
  • Klicken Sie auf Ordneroptionen.

Geben Sie zum Suchen der Ordneroptionen im Suchfeld oben im Fenster Ordneroptionen ein. Geben Sie in der Systemsteuerung von Windows XP den Begriff Ordneroptionen im Feld Adresse ein.

  • Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Liste Erweiterte Einstellungen unter Dateien und Ordner und unter Versteckte Dateien und Ordner die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen aus.

  • Abgelaufene Elemente, d. h. Elemente, die ihre Ablaufzeit überschritten haben, werden dauerhaft gelöscht

 Hinweis   Wenn Sie festlegen, dass Elemente gelöscht werden sollen, werden sie nicht archiviert. Wenn Sie festlegen, dass Elemente archiviert werden sollen, können sie bei einer AutoArchivierung nicht gelöscht werden. Nachdem Elemente archiviert wurden, können sie nur noch manuell gelöscht werden.

Weitere Informationen zum AutoArchivierungsfeature finden Sie unter Verwenden der AutoArchivierung zum Sichern oder Löschen von Elementen.

Ablaufzeiten für Outlook-Elemente

Jedes Outlook-Element, dessen Ablaufzeit überschritten ist, wird in das nächste AutoArchiv eingeschlossen, es sei denn, das Element wurde speziell für den Ausschluss markiert. Die standardmäßige Ablaufzeit für jeden Outlook-Ordner ist wie folgt:

Ordner Ablaufzeit
"Posteingang" und "Entwürfe" 6 Monate
"Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente" 2 Monate
Postausgang 3 Monate
Kalender 6 Monate
Aufgaben 6 Monate
Notizen 6 Monate
Journal 6 Monate

 Hinweis   Für von Ihnen erstellte Ordner, die die gleichen Elementtypen enthalten wie die Ordner Posteingang, Kalender, Aufgaben, Notizen oder Journal, gilt dieselbe Standardablaufzeit von sechs Monaten, so zum Beispiel für einen von Ihnen für Statusberichte von Mitarbeitern erstellten Mail-Ordner oder einen für persönliche Kontakte erstellten Kontakteordner.

Bestimmen des Alters eines Elements

Elementtyp Beginn der Ablaufzeit
E-Mail-Nachricht Empfangsdatum/-uhrzeit oder Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung der Nachricht. Es gilt der spätere Zeitpunkt.
Kalenderbesprechung, -ereignis und -termin Datum der letzten Änderung und Speicherung des Elements, wobei der spätere Zeitpunkt gilt. Serienelemente unterliegen nicht der AutoArchivierung.
Aufgabe Datum der Erledigung oder Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung der Aufgabe. Nicht als erledigt markierte Aufgaben werden nicht automatisch archiviert. Anderen Benutzern zugewiesene Aufgaben werden nur archiviert, wenn sie als erledigt markiert sind.
Notiz Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung der Notiz.
Journaleintrag Datum der Erstellung des Journaleintrags oder Zeitpunkt der letzten Änderung und Speicherung des Eintrags.
Kontakt Kontakte werden nicht standardmäßig archiviert. Sie können sie jedoch manuell archivieren.

Einstellungen und Optionen für die AutoArchivierung

In den folgenden Beschreibungen finden Sie die Einstellungen und Optionen, die beim Anpassen der AutoArchivierung angewendet werden können.

Feld 'Einstellungen für die AutoArchivierung'

AutoArchivierung alle n Tage   Wählen Sie aus, wie häufig die AutoArchivierung ausgeführt werden soll. Wenn zahlreiche Elemente gleichzeitig archiviert werden, beeinträchtigt dies möglicherweise die Leistung Ihres Computers. Daher empfiehlt es sich, die AutoArchivierung häufiger durchzuführen, um die Anzahl der zu verarbeitenden Elemente zu reduzieren.

Zum Ausschalten der AutoArchivierung deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.

AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen   Wählen Sie aus, ob eine Erinnerung angezeigt werden soll, bevor die AutoArchivierung Ihre Outlook-Elemente verarbeitet. Wenn die Bestätigungsmeldung angezeigt wird, können Sie in der Erinnerung auf Nein klicken, um die AutoArchivierungssitzung abzubrechen.

Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)   Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Nachrichten zu löschen, nachdem deren Ablaufzeit überschritten wurde.

Alte Elemente archivieren oder löschen   Aktivieren Sie diese Option, Wenn Sie die nachfolgenden Einstellungen festlegen oder ändern möchten. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird die AutoArchivierung mit den Standardeinstellungen ausgeführt.

Archivordner in Ordnerliste anzeigen   Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens legen Sie fest, dass der Archivordner zusammen mit den anderen Arbeitsordnern im Navigationsbereich angezeigt wird. Auch wenn Sie diese Option nicht verwenden, können Sie Ihren Archivordner weiterhin öffnen – klicken Sie auf die Registerkarte Datei, dann auf die Registerkarte Öffnen, und klicken Sie anschließend auf Outlook-Datendatei öffnen.

Elemente löschen, wenn älter als   Geben Sie die Ablaufzeit an, nach der Elemente archiviert werden sollen, und zwar in Tagen, Wochen oder Monaten. Sie können einen Zeitraum zwischen einem Tag und maximal 60 Monaten konfigurieren.

Alte Elemente verschieben nach   Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alte Elemente zu archivieren, anstatt sie automatisch zu löschen. Der Standardordner wird in dem Feld angezeigt. Wenn Sie einen anderen Ordner verwenden möchten, geben Sie den Speicherort des Ordners ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen. Mit der Auswahl dieser Option wird die Option Elemente dauerhaft löschen deaktiviert.

Elemente dauerhaft löschen   Mit dieser Option werden alle abgelaufenen Elemente gelöscht. Sie werden nicht verschoben, und es wird keine Archivkopie erstellt. Mit der Auswahl dieser Option wird die Option Alte Elemente verschieben nach deaktiviert.

Einstellungen auf alle Ordner anwenden   Mit dieser Option werden die Einstellungen für die AutoArchivierung einschließlich der von Ihnen vorgenommenen Änderungen auf alle Ordner angewendet. Wenn Sie für einzelne Ordner eindeutige Einstellungen festlegen möchten, wählen Sie diese Option nicht aus. Klicken Sie stattdessen mit der rechten Maustaste auf den Ordner, klicken Sie auf Eigenschaften, und wechseln Sie zur Registerkarte AutoArchivierung, um die Einstellungen des gewünschten Ordners zu ändern.

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Zutreffend für:
Outlook 2010